Mẫu xác nhận chính sách

Theo dõi xác nhận chính sách theo nhân viên, phiên bản chính sách, ngày đến hạn, chữ ký, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất.

Xem trước mẫu trực tiếpDùng mẫu

Được xây dựng cho các đội ngũ HR và tuân thủ cần bằng chứng đã xem xét, khả năng theo dõi hạn chót và bản ghi rõ ràng hơn về ai đã xác nhận từng chính sách.

Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình của Biểu mẫu xác nhận chính sách, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.

Quy trình tương tácXem trước chính

Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp

Tổng quan

Mẫu này giúp bạn quản lý gì

Các đội ngũ HR và tuân thủ dùng mẫu này khi nhân viên cần xác nhận họ đã đọc cẩm nang, quy định an toàn, chính sách bảo mật hoặc bản cập nhật quy trình. Mẫu này giữ phiên bản chính sách, chữ ký nhân viên, hạn chót, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất trong cùng một nơi để việc theo dõi tiếp luôn rõ ràng trước khi các xác nhận bị bỏ sót.

Phù hợp với ai

Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này

nhân viên và quản lý gửi thông tin xác nhận chính sách với thông tin nhân viên, phiên bản chính sách, ngày xác nhận, chữ ký, ngày đến hạn, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất.

người rà soát HR và tuân thủ kiểm tra các xác nhận còn thiếu, phản hồi trễ hạn, ghi chú ngoại lệ và bằng chứng kiểm toán trước khi bản ghi được chuyển tiếp.

người phụ trách chính sách theo dõi các xác nhận đang mở, nhân viên quá hạn, các phiên bản chính sách và bằng chứng hoàn tất từ một không gian làm việc chung.

Bao gồm những gì

Các quy trình và thành phần có trong mẫu này

Quy trình chính

Tiếp nhận biểu mẫu xác nhận chính sách.

Thu thập thông tin nhân viên, phiên bản chính sách, ngày xác nhận, chữ ký, ngày đến hạn, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất mà không buộc đội ngũ phải dựng lại ngữ cảnh về sau.

Định tuyến rà soát và quyết định.

Chuyển các xác nhận còn thiếu, phản hồi trễ hạn, ghi chú ngoại lệ và bằng chứng kiểm toán đến đúng người phụ trách, với trạng thái, bình luận và nhắc nhở hiển thị rõ ràng.

Hiển thị ngoại lệ và theo dõi tiếp.

Theo dõi các xác nhận đang mở, nhân viên quá hạn, các phiên bản chính sách và bằng chứng hoàn tất để dễ xử lý hơn các công việc tồn đọng lâu ngày, thông tin còn thiếu và ngoại lệ chưa được giải quyết.

Bản ghi sẵn sàng cho báo cáo.

Lưu giữ lịch sử có thể tìm kiếm, quyết định của người phụ trách, dấu thời gian và ghi chú theo dõi tiếp để phục vụ kiểm toán và các công việc lặp lại.

Thành phần bao gồm

Biểu mẫu

Biểu mẫu xác nhận chính sách
Ghi chú theo dõi tiếp hồ sơ gửi

Chế độ xem

Danh sách biểu mẫu xác nhận chính sách
Hàng đợi hồ sơ gửi mới
Hàng đợi rà soát hồ sơ gửi

Tự động hóa

Thông báo cho người phụ trách
Nhắc nhở hồ sơ gửi chưa hoàn chỉnh
Nhắc nhở trạng thái

Vai trò

Người dùng tuyến đầu
Quản lý
Đội ngũ vận hành

Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này

Vì sao quy trình này hiệu quả

Lưu toàn bộ thông tin nhân viên, phiên bản chính sách, ngày xác nhận, chữ ký, ngày đến hạn, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất trong một bản ghi sẵn sàng để rà soát.
Hiển thị rõ các xác nhận còn thiếu, phản hồi trễ hạn, ghi chú ngoại lệ và bằng chứng kiểm toán trước khi công việc chuyển sang bước tiếp theo.
Mang đến cho các đội ngũ HR, tuân thủ và vận hành một góc nhìn chung về các xác nhận đang mở, nhân viên quá hạn, các phiên bản chính sách và bằng chứng hoàn tất.

Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới

Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp

Xem trước mẫu

Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính

Policy Acknowledgement Form Queue preview. — Hàng đợi biểu mẫu xác nhận chính sách.
Rà soát các xác nhận đang mở, nhân viên quá hạn, các phiên bản chính sách và bằng chứng hoàn tất từ một hàng đợi dùng chung.

Policy Acknowledgement Form preview. — Biểu mẫu xác nhận chính sách.
Thu thập thông tin nhân viên, phiên bản chính sách, ngày xác nhận, chữ ký, ngày đến hạn, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất trong một bản ghi có cấu trúc.

Policy Acknowledgement Form Dashboard preview. — Bảng tổng quan biểu mẫu xác nhận chính sách.
Theo dõi các xác nhận đang mở, nhân viên quá hạn, các phiên bản chính sách và bằng chứng hoàn tất trên các bản ghi đang mở và đã hoàn tất.

Cách hoạt động

Từ thiết lập đến triển khai

Người gửi mở biểu mẫu xác nhận chính sách và cung cấp thông tin nhân viên, phiên bản chính sách, ngày xác nhận, chữ ký, ngày đến hạn, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất.

Người rà soát HR và tuân thủ xem xét bản ghi, yêu cầu bổ sung thông tin còn thiếu và ghi lại quyết định hoặc ngoại lệ.

Người phụ trách cập nhật trạng thái, phân công theo dõi tiếp và giúp người yêu cầu hoặc các bên liên quan nắm được tiến độ khi công việc được xử lý.

Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm cùng với quyết định, bằng chứng, dấu thời gian và lịch sử theo dõi tiếp để phục vụ báo cáo hoặc kiểm toán.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi thường gặp về mẫu này

Mẫu xác nhận chính sách này bao gồm những gì?

Mẫu bao gồm thông tin nhân viên, phiên bản chính sách, ngày xác nhận, chữ ký, ngày đến hạn, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất, cùng với các chế độ xem rà soát, theo dõi trạng thái và ghi chú theo dõi tiếp cho các đội ngũ HR, tuân thủ và vận hành.

Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?

Có. Bạn có thể thay đổi trường dữ liệu trên biểu mẫu, logic xác thực, chế độ xem, trạng thái, vai trò, bảng tổng quan và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.

Đội ngũ có thể dùng trên thiết bị di động không?

Có. Các đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.

Người rà soát có thể phát hiện thông tin còn thiếu trước khi công việc được chuyển tiếp không?

Có. Người rà soát có thể đánh dấu thông tin còn thiếu, yêu cầu cập nhật, phân công người phụ trách và theo dõi các xác nhận còn thiếu, phản hồi trễ hạn, ghi chú ngoại lệ và bằng chứng kiểm toán.

Mẫu này phù hợp nhất với ai?

Mẫu này phù hợp nhất với các đội ngũ HR, tuân thủ và vận hành cần cách rõ ràng hơn để quản lý các xác nhận đang mở, nhân viên quá hạn, các phiên bản chính sách và bằng chứng hoàn tất.

AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?

Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình xác nhận chính sách của bạn.

Tình huống sử dụng

Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này

11 mẫu

Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng

Lập kế hoạch rà soát quyền truy cập người dùng với danh mục quyền truy cập, xác nhận của người phụ trách, ghi chú ngoại lệ, tác vụ thu hồi, bằng chứng và theo dõi trạng thái sẵn sàng cho kiểm toán.

Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN 33 mẫu

Quy trình vận hành nhân sự

Lập kế hoạch quy trình vận hành nhân sự cho yêu cầu, tiếp nhận nhân viên mới, nghỉ việc, nghỉ phép, thiết bị, đào tạo, xác nhận đã đọc chính sách và thay đổi hồ sơ nhân viên.

Biểu mẫu yêu cầu của nhân viên / Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép / Biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép 8 mẫu

Kiểm soát tài liệu & quản lý SOP

Kiểm soát SOP, hướng dẫn công việc, phiên bản tài liệu, xác nhận đã đọc, phê duyệt thay đổi và bàn giao đào tạo bằng các mẫu được kết nối.

Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Phần mềm hướng dẫn công việc / Phần mềm kiểm soát thay đổi 9 mẫu

Quản lý đào tạo & năng lực

Theo dõi yêu cầu đào tạo theo vai trò, chứng nhận nhân viên, ngày hết hạn, người phụ trách gia hạn, minh chứng hoàn thành và khoảng trống về mức độ sẵn sàng.

Ma Trận Đào Tạo Theo Vai Trò / Trình theo dõi chứng chỉ nhân viên / Theo dõi hết hạn chứng chỉ 64 mẫu

Kiểm soát Back Office

Kết nối các quy trình hợp đồng, nhà cung cấp, tài chính, quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, bằng chứng kiểm toán và khắc phục bằng các mẫu Jodoo có thể chỉnh sửa.

Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng 12 mẫu

Kiểm soát yêu cầu truy cập & dịch vụ CNTT

Quản lý yêu cầu cấp quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, rà soát giấy phép, tài sản CNTT, truy cập VPN và quyền truy cập đặc quyền, ngoại lệ chính sách và bàn giao thay đổi.

Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Mẫu biểu mẫu yêu cầu quyền truy cập thư mục 13 mẫu

Kiểm toán nội bộ & Kiểm soát bằng chứng

Theo dõi danh sách kiểm tra kiểm toán nội bộ, phát hiện, yêu cầu cung cấp bằng chứng, kiểm tra kiểm soát, hành động khắc phục, người phụ trách, hạn xử lý và đóng hồ sơ.

Trình theo dõi phát hiện kiểm toán / Danh sách kiểm tra kiểm soát nội bộ / Trình theo dõi yêu cầu bằng chứng 17 mẫu

Mẫu quy trình truy cập và bảo mật

Dùng trung tâm này cho yêu cầu truy cập, rà soát quyền hạn, kiểm soát khách đến thăm, xử lý ngoại lệ và các quy trình vận hành liên quan đến bảo mật.

Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN 37 mẫu

Mẫu yêu cầu nhân viên cho HR

Khám phá các mẫu HR cho yêu cầu nghỉ phép, công việc onboarding, phê duyệt bảng chấm công, đào tạo nhân viên, hoàn chi phí và theo dõi nhân viên.

Biểu mẫu yêu cầu của nhân viên / Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép / Biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép

Bộ quy trình

Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ

12 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Kết nối yêu cầu tiếp nhận, checklist nhân viên mới, tác vụ thiết lập, thiết bị, quyền truy cập, xác nhận chính sách, đào tạo và trạng thái sẵn sàng.

01 Tiếp nhận yêu cầu onboarding02 Phân công tác vụ sẵn sàng03 Điều phối thiết bị và quyền truy cập04 Hoàn tất đào tạo và mức độ sẵn sàngYêu cầu tiếp nhận nhân sự mới / Danh sách kiểm tra nhân viên mới / Danh sách kiểm tra thiết lập cho nhân viên mới 8 mẫu

Bộ quy trình thôi việc nhân viên

Kết nối danh sách kiểm tra thôi việc, thu hồi quyền truy cập, hoàn trả tài sản, bàn giao tài liệu, chuyển giao kiến thức, phê duyệt và bằng chứng hoàn tất.

01 Mở bản ghi thôi việc02 Thu hồi tài sản và quyền truy cập03 Hoàn tất tài liệu và bàn giao04 Đóng bản ghi thôi việcDanh sách kiểm tra nghỉ việc nhân viên / Danh sách kiểm tra nghỉ việc nhân viên / Phiếu hoàn trả tài sản nhân viên 8 mẫu

Bộ quy trình thay đổi thông tin nhân viên

Kết nối các thay đổi thông tin nhân viên, thay đổi trạng thái, yêu cầu thay đổi, yêu cầu tài liệu, người phụ trách rà soát, phê duyệt và lịch sử cập nhật.

01 Tiếp nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát thay đổi trạng thái hoặc thay đổi nhạy cảm03 Thu thập tài liệu hỗ trợ04 Xác nhận cập nhật và hoàn tấtBiểu mẫu thay đổi thông tin nhân viên / Biểu mẫu thay đổi trạng thái nhân viên / Biểu mẫu yêu cầu thay đổi thông tin nhân viên 8 mẫu

Bộ quy trình xác nhận chính sách

Kết nối biểu mẫu xác nhận chính sách, bản ghi nhân viên, nhiệm vụ onboarding, minh chứng đào tạo, ngoại lệ, nhắc nhở và trạng thái rà soát.

01 Giao yêu cầu xác nhận chính sách02 Liên kết onboarding và đào tạo03 Quản lý ngoại lệ và nhắc nhở04 Rà soát minh chứng hoàn thànhBiểu mẫu xác nhận chính sách / Theo dõi đào tạo nhân viên / Biểu mẫu yêu cầu đào tạo 8 mẫu

Bộ quy trình yêu cầu đào tạo nhân viên

Kết nối yêu cầu đào tạo, phê duyệt của quản lý, rà soát ngân sách, lên lịch khóa học, xác nhận hoàn thành, gia hạn và trình theo dõi đào tạo nhân viên.

01 Tiếp nhận yêu cầu đào tạo02 Rà soát phê duyệt và ngân sách03 Theo dõi bằng chứng hoàn thành04 Quản lý gia hạn và liên kết với onboardingBiểu mẫu yêu cầu đào tạo / Theo dõi đào tạo nhân viên / Danh sách kiểm tra nhân viên mới 8 mẫu

Bộ quy trình Kiểm soát tài liệu & Rà soát SOP

Kết nối bản ghi tài liệu kiểm soát, sửa đổi SOP, hướng dẫn công việc, kiểm soát thay đổi, phê duyệt, xác nhận và bàn giao đào tạo.

01 Đăng ký tài liệu kiểm soát02 Định tuyến rà soát và phê duyệt03 Phát hành để xác nhận và đào tạo04 Rà soát hiệu lực và gia hạnSổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Phần mềm hướng dẫn công việc / Phần mềm kiểm soát thay đổi 8 mẫu

Bộ quy trình đào tạo, năng lực & chứng nhận

Kết nối yêu cầu đào tạo theo vai trò, chứng nhận của nhân viên, theo dõi hết hạn, người phụ trách gia hạn, minh chứng hoàn thành và bảng tổng quan mức độ sẵn sàng.

01 Lập bản đồ yêu cầu theo vai trò02 Phân công hoặc yêu cầu đào tạo03 Theo dõi minh chứng và thời hạn hết hạn04 Rà soát khoảng trống về mức độ sẵn sàngMa Trận Đào Tạo Theo Vai Trò / Trình theo dõi chứng chỉ nhân viên / Theo dõi hết hạn chứng chỉ 11 mẫu

Bộ mẫu quy trình yêu cầu cấp quyền truy cập

Kết nối tiếp nhận yêu cầu cấp quyền truy cập, phê duyệt của quản lý, quyền truy cập thư mục, yêu cầu phần mềm, tài sản IT, trạng thái cấp quyền và bằng chứng hoàn tất.

01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát phê duyệt và ngoại lệ03 Phối hợp cấp quyền và tài sản04 Hoàn tất bằng chứng truy cậpBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Mẫu biểu mẫu yêu cầu quyền truy cập thư mục 12 mẫu

Bộ quy trình yêu cầu thay đổi CNTT

Kết nối kiểm soát thay đổi, yêu cầu phần mềm, tác động quyền truy cập, rà soát giấy phép, tài sản CNTT, phê duyệt, tác vụ triển khai và bằng chứng xác thực.

01 Tiếp nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát tác động về quyền truy cập, giấy phép và rủi ro03 Điều phối triển khai04 Xác thực và hoàn tấtPhần mềm kiểm soát thay đổi / Biểu mẫu yêu cầu phần mềm / Mẫu biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềm 15 mẫu

Bộ mẫu quy trình kiểm soát yêu cầu truy cập & bảo mật

Kết nối các quy trình yêu cầu truy cập, thiết lập tài khoản, truy cập VPN và truy cập đặc quyền, ngoại lệ chính sách, xác nhận, kiểm soát khách ra vào và bàn giao chìa khóa.

01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát truy cập đặc quyền và truy cập từ xa03 Kiểm soát xác nhận và chìa khóa04 Theo dõi quyền ra vào của kháchBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN 29 mẫu

Bộ mẫu quy trình yêu cầu của nhân viên & tiếp nhận nhân viên mới

Kết nối các quy trình yêu cầu nghỉ phép, tác vụ tiếp nhận nhân viên mới, phê duyệt bảng chấm công, đào tạo nhân viên, hoàn trả chi phí, chấm công và thiết lập quyền truy cập.

01 Tiếp nhận yêu cầu của nhân viên02 Định tuyến phê duyệt của quản lý và HR03 Quản lý mức độ sẵn sàng tiếp nhận nhân viên mới04 Theo dõi đào tạo và công việc theo dõi tiếp với nhân viênBiểu mẫu yêu cầu của nhân viên / Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép / Biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép

So sánh phần mềm

So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này

14 mẫu

Phần mềm quản lý chất lượng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

So sánh các lựa chọn phần mềm quản lý chất lượng cho đánh giá, CAPA, sự không phù hợp, kiểm tra, sai lệch, kiểm soát thay đổi và bảng tổng quan chất lượng.

Mẫu danh sách kiểm tra kiểm soát chất lượng / Danh sách kiểm tra đánh giá chất lượng / Danh sách kiểm tra kiểm toán nội bộ

Hướng dẫn

Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này

Hướng dẫn

Thêm mẫu gần với quy trình này

Bắt đầu với mẫu này

Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn

Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.

Dùng mẫu