Thông tin cần có trong mọi yêu cầu
- Tài khoản phép phù hợp của nhân viên
- Ngày hoặc các ngày xin nghỉ và số giờ làm việc theo lịch
- Công việc khẩn cấp cần bàn giao
Mẫu biểu mẫu xin nghỉ
Xin nghỉ vài giờ hoặc cả ngày
Gửi yêu cầu ngắn gọn, nêu rõ thời gian bạn vắng mặt và công việc cần người làm thay. Quản lý có thể phê duyệt hoặc yêu cầu bổ sung thông tin trong cùng bản ghi.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem trước. Cài đặt kèm dữ liệu mẫu để tự thử tạo và xử lý yêu cầu và quyết định.
Yêu cầu ngắn gọn vẫn có thể trả lời đủ câu hỏi quan trọng
Yêu cầu nghỉ ba giờ của Noah
“Tôi muốn xin nghỉ thứ Sáu, ngày 11 tháng 9, từ 10:00 đến 13:00. Đây là ba giờ trong lịch làm việc của tôi. Leah có thể theo dõi điều phối giao hàng trong thời gian đó; tôi sẽ hoàn thành kiểm tra buổi sáng trước khi nghỉ.”
Cách viết yêu cầu mang tính minh họa. Quản lý vẫn cần đồng ý thời gian nghỉ và phương án làm thay.
- Khi nào
- Thứ Sáu, 10:00–13:00
- Bao nhiêu giờ
- 3 giờ làm việc theo lịch
- Công việc cần người làm thay
- Theo dõi điều phối giao hàng
- Phương án bàn giao đề xuất
- Leah làm thay; hoàn thành kiểm tra buổi sáng trước khi nghỉ
Viết ngắn gọn nhưng không mơ hồ
Bổ sung khi giúp ích cho quyết định
- Phân bổ thời gian rõ hơn khi nghỉ một phần ngày hoặc có lịch làm việc với số giờ khác nhau
- Người liên hệ dự kiến làm thay khi công việc không thể chờ
- Thông tin chính sách bổ sung chỉ khi bắt buộc
Yêu cầu ngắn vẫn được gửi đến người xét duyệt phụ trách tài khoản phép của nhân viên. Giải thích súc tích nhưng nêu đủ số giờ và công việc đến hạn khi nhân viên vắng mặt.
Mô tả rõ các kiểu nghỉ ngắn
Nghỉ vài giờ buổi chiều
Nêu giờ bắt đầu và kết thúc trong phần giải thích, đồng thời nhập số giờ theo lịch mà bạn sẽ nghỉ. Đề cập công việc đến hạn trong khoảng đó, không cần liệt kê toàn bộ nhiệm vụ.
Nghỉ cả ngày theo lịch bán thời gian
Một ngày làm việc có thể chỉ có sáu giờ. Dùng lịch làm việc của nhân viên thay vì tự động quy đổi một ngày thành tám giờ.
Yêu cầu nghỉ kéo dài qua cuối tuần
Khoảng ngày có thể bao gồm nhiều ngày theo lịch, còn số giờ xin nghỉ chỉ tính giờ làm việc đã lên lịch. Nêu các ngày làm việc được tính để quản lý kiểm tra.
Phản hồi hữu ích của quản lý cần nêu bước tiếp theo
“Vui lòng xác nhận ai sẽ theo dõi điều phối giao hàng từ 10:00 đến 13:00, rồi gửi lại.” Nhân viên biết cần sửa gì và tiếp tục dùng cùng yêu cầu.
“Đã phê duyệt với phương án bàn giao đã thống nhất.” Yêu cầu trở thành lịch nghỉ được duyệt và tài khoản ghi nhận số giờ tương ứng.
Nếu nhân viên không còn cần nghỉ, hãy dùng yêu cầu hủy được liên kết thay vì tự ý đổi ngày hoặc số giờ của yêu cầu đã được duyệt.
Xem khi nào số giờ đã duyệt ảnh hưởng đến số dư →Xin nghỉ khác với thông báo tình huống khẩn cấp
Yêu cầu nghỉ có kế hoạch cần một quyết định. Nếu ai đó đã đột xuất không thể có mặt, việc trước mắt là báo cho người giám sát và xác định công việc cần xử lý. Hãy dùng quy trình báo vắng mặt cho tình huống đó.
Câu hỏi về yêu cầu nghỉ ngắn
Làm sao để xin nghỉ chỉ hai hoặc ba giờ?
Chọn nghỉ một phần ngày, nhập số giờ theo lịch và giải thích khoảng thời gian. Nêu công việc cần bàn giao trong khoảng đó. Cùng một quy trình của quản lý có thể xử lý yêu cầu nghỉ ngắn hoặc cả ngày.
Biểu mẫu nên yêu cầu báo trước bao lâu?
Áp dụng chính sách của doanh nghiệp. Ví dụ này không có thời hạn báo trước chung được thiết lập sẵn. Thêm hướng dẫn rõ ràng vào biểu mẫu nếu từng loại phép yêu cầu thời gian báo trước khác nhau.
Tôi có cần giải thích cuộc hẹn riêng tư không?
Cung cấp thông tin theo chính sách áp dụng và nhu cầu bàn giao công việc. Đừng đưa chi tiết cá nhân hoặc y tế nhạy cảm chỉ để điền đầy một ô văn bản. Hạn chế truy cập đối với tài liệu thực sự cần thu thập.
Nếu chưa có ai đồng ý làm thay thì sao?
Nói rõ trong phần bàn giao thay vì ghi tên một người như thể họ đã xác nhận. Quản lý có thể trả lại yêu cầu hoặc giải quyết việc làm thay trước khi phê duyệt. Gửi biểu mẫu không đồng nghĩa người được đề xuất đã cam kết nhận việc.
Làm sao để đổi thời gian sau khi gửi yêu cầu?
Nếu yêu cầu vẫn đang xét duyệt, đề nghị người xét duyệt trả lại để bạn sửa cùng bản ghi rồi gửi lại. Nếu đã được duyệt, hãy yêu cầu hủy lịch nghỉ đó và gửi ngày hoặc số giờ thay thế. Đừng để cả hai yêu cầu cùng được duyệt cho một khoảng nghỉ.