Ai chưa nhận được phản hồi?
Thông báo của Maya đang chờ người giám sát. Giữ rõ trạng thái chờ phản hồi thay vì mặc định việc gửi biểu mẫu đã thông báo đến đúng người.
Phần mềm theo dõi nhân viên vắng mặt
Theo dõi vắng mặt và đảm bảo có người đảm nhận công việc
Xử lý khi nhân viên đột xuất không thể có mặt. Liên kết thông báo, việc khẩn cấp, người làm thay và theo dõi khi trở lại, không biến thông báo thành đơn xin nghỉ phép.
Đăng nhập để xem trước. Cài đặt kèm dữ liệu mẫu để tự thử tạo và xử lý thông báo và nhiệm vụ bố trí người thay.
Bắt đầu từ công việc không thể chờ
Vắng mặt đột xuất đặt ra nhiều câu hỏi khác nhau. Thông báo có thể đã được xác nhận tiếp nhận trong khi ca làm vẫn chưa có người thay. Ngày dự kiến trở lại có thể đã qua nhưng nhân viên chưa thực sự đi làm lại.
Công việc nào chưa có người nhận làm thay?
Việc kiểm tra điều phối giao hàng của Noah cần được xử lý. Tạo nhiệm vụ làm thay là bước bắt đầu bàn giao, chưa phải bằng chứng ai đó đã nhận việc.
Cần theo dõi việc trở lại của ai?
Một thông báo mẫu đã qua ngày dự kiến trở lại. Liên hệ nhân viên qua kênh đã thống nhất và cập nhật bản ghi; đừng suy ra họ đã trở lại chỉ từ lịch.
Làm rõ việc bàn giao cho người làm thay
Mô tả phần việc mà người khác có thể nhận. “Làm thay Noah” ít hữu ích hơn “Hoàn thành kiểm tra điều phối giao hàng buổi sáng trước giờ bàn giao 10:00”.
- 1
Nêu rõ công việc
Liên kết nhiệm vụ với thông báo vắng mặt. Ghi công việc hoặc ca làm, thời gian cần người thay, mức độ khẩn cấp và người dự kiến phụ trách.
- 2
Yêu cầu người phụ trách xác nhận nhận việc
Người được chọn nhận nhiệm vụ xác nhận nhận việc. Cho đến khi họ phản hồi, công việc vẫn nằm trong danh sách chờ nhận.
- 3
Tách riêng việc hoàn thành
Sau khi nhận việc, nhiệm vụ xác nhận hoàn thành được giao tiếp. Người giám sát có thể phân biệt “đã có người đồng ý làm” với “công việc đã xong”.
Ứng dụng điều phối con người và công việc. Nó không tự chọn người thay thế đủ năng lực, tối ưu số lượng nhân sự hay kiểm tra các hạn chế về sử dụng lao động.
Giữ thông báo đầu tiên ngắn gọn
Thu thập nhân viên, thời điểm bắt đầu vắng mặt, người báo, nhóm lý do khái quát và công việc khẩn cấp. Cho phép chọn “chưa biết ngày trở lại” để người báo không phải tự đặt ngày. Người giám sát được chỉ định của nhân viên nhận nhiệm vụ phản hồi.
Xem biểu mẫu thông báo vắng mặtHoàn tất việc theo dõi tiếp, không chỉ đóng mục trên lịch
- Ngày dự kiến trở lại thay đổi
- Cập nhật ngày dự kiến hoặc ghi nhận vẫn chưa xác định. Xem lại các nhiệm vụ làm thay có thời điểm kết thúc nay trở nên quá sớm.
- Nhân viên trở lại
- Tạo bản ghi theo dõi khi trở lại được liên kết, với ngày thực tế. Chỉ nêu các sắp xếp công việc mà người giám sát phụ trách cần biết.
- Cần theo dõi tiếp
- Hiển thị rõ ngày tiếp theo và hành động đã thống nhất. Khi hoàn tất xem xét, bản ghi vắng mặt gốc được cập nhật.
- Đã hoàn tất theo dõi
- Kết thúc theo dõi công việc nhưng giữ thông báo, việc bố trí làm thay và phản hồi đã ghi nhận. Đây không phải đánh giá sức khỏe đủ điều kiện làm việc.
Điều chỉnh thông báo theo công việc của đội ngũ
Bắt đầu từ việc bàn giao
Nhóm hỗ trợ khách hàng cần danh sách chờ xử lý và giờ bàn giao; nhóm điều phối giao hàng cần tuyến đường, việc kiểm tra xếp hàng hoặc lịch bàn giao.
Điều chỉnh thông báo và nhiệm vụ được giao
Quản trị viên có thể đổi các trường công việc bị ảnh hưởng, lựa chọn mức độ khẩn cấp, chế độ xem của người giám sát và hướng dẫn nhiệm vụ làm thay trong Jodoo. Liên kết giữa thông báo và nhiệm vụ vẫn được giữ nguyên.
Trước khi mời nhân viên, kết nối thành viên thực tế với bản ghi Nhân sự và gán các nhóm quyền báo vắng mặt, giám sát và làm thay. Kiểm tra từng vai trò bằng tài khoản riêng. Ví dụ công khai dùng nhân vật hư cấu và không chứng nhận cấu hình bảo mật thông tin cá nhân của doanh nghiệp bạn.
Vắng mặt đột xuất, nghỉ có kế hoạch hay giờ đã làm?
Nghỉ phép hoặc nghỉ có kế hoạch →
Dùng yêu cầu, quyết định phê duyệt và tài khoản phép liên quan.
Hạn mức PTO hoặc nghỉ ốm còn lại →
Xem số giờ được cấp và đã đặt nghỉ trong tài khoản, không dựa vào số thông báo vắng mặt.
Đây là ứng dụng điều phối vắng mặt và người làm thay. Hệ thống đi kèm không bao gồm tính lương, chấm công vào ca, hồ sơ nghỉ theo luật định, chứng nhận y tế hay chấm điểm kỷ luật tự động.
Để ghi nhận công việc đã thực hiện, khám phá công cụ theo dõi thời gian làm việc của nhân viên →
Câu hỏi về vắng mặt và bố trí người thay
Người giám sát có thể báo vắng mặt thay người khác không?
Có. Thông báo có lựa chọn nhân viên tự báo hoặc người giám sát báo thay. Cấp nhóm quyền báo thay có chọn lọc, tránh cho nhân viên truy cập không giới hạn vào bản ghi của nhau.
Nếu nhân viên chưa biết khi nào trở lại thì sao?
Chọn “Chưa biết” và để trống ngày dự kiến. Chỉ định người giám sát phụ trách và thống nhất cách cập nhật tình hình phù hợp. Cập nhật cùng thông báo khi tình hình rõ hơn.
Xác nhận tiếp nhận thông báo có nghĩa công việc bị ảnh hưởng đã có người làm thay không?
Không. Xác nhận tiếp nhận ghi lại phản hồi của người giám sát. Nhiệm vụ làm thay có người phụ trách, bước nhận việc và hoàn thành riêng, nên thông báo đã tiếp nhận không che khuất việc bàn giao chưa giải quyết.
Ứng dụng này có thể thay máy chấm công hoặc hệ thống tính lương không?
Không. Ứng dụng điều phối thông báo, người làm thay và theo dõi công việc khi trở lại. Nó không tính giờ đã làm, tiền lương theo luật định, khấu trừ lương hoặc điều kiện y tế.
Thông báo vắng mặt có nên làm giảm số dư PTO không?
Không tự động. Thông báo đột xuất và lịch nghỉ theo chính sách là các bản ghi khác nhau. Xác định loại phép và hạn mức áp dụng qua quy trình HR trước khi kết nối hai hệ thống.