Tính năng, quy trình và ví dụ về phần mềm quản lý tài sản

Tính năng, quy trình và ví dụ quản lý tài sản: định nghĩa và mục đích

Hệ thống quản lý tài sản là sự kết hợp giữa hồ sơ, vai trò, chính sách, quy trình, kiểm soát, tích hợp và phần mềm để duy trì trách nhiệm đối với tài sản vật chất trong suốt vòng đời. Hệ thống phải trả lời được tài sản là gì, đang ở đâu, ai chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo, tình trạng ra sao và quyết định nào đang đến hạn.

• Duy trì một định danh duy nhất cho từng tài sản lâu bền.
• Gắn thay đổi người giữ và tình trạng với người chịu trách nhiệm.
• Dùng bảng điều khiển để làm rõ hồ sơ cần hành động, không chỉ tổng số tài sản.

Thiết lập dữ liệu nền cho tài sản

Xác định loại tài sản, định danh duy nhất, thẻ, địa điểm, chủ sở hữu, mức độ trọng yếu, tình trạng và nguồn dữ liệu chính thức trước khi nhập hồ sơ cũ.

Kiểm soát người giữ và điều chuyển

Kết nối phân bổ, bàn giao, chuyển giao, thu hồi, bên nhận, bằng chứng tình trạng, ngày tháng và quyết định tiếp nhận.

Kết nối kiểm tra và bảo trì

Chuyển phát hiện về tình trạng thành công việc được ưu tiên, xác minh, đánh giá khả dụng và quyết định đưa tài sản trở lại vận hành.

Quản lý kết quả vòng đời

Dựa trên bằng chứng và phê duyệt để phân bổ lại, gia hạn, thay thế, thanh lý, lưu trữ hoặc ngừng hồ sơ tài sản.

Xác định nội dung thuộc phạm vi vòng đời tài sản vật lý

Liệt kê các hệ thống đang nắm dữ liệu chính thức về danh tính, tài chính, kỹ thuật, vị trí, tệp, bảo trì hoặc tuân thủ của tài sản vật lý đã gắn thẻ. Làm rõ nguồn dữ liệu chính thức trước khi cấu hình tích hợp hoặc tạo trường trùng lặp.

• Hệ thống tài chính quản lý vốn hóa, khấu hao, giá trị sổ sách, thuế và ghi sổ cái.
• Dữ liệu GIS, đo từ xa, tự động phát hiện, MDM và dữ liệu CMMS hoặc EAM nâng cao vẫn nằm trong hệ thống chuyên dụng.
• Hệ thống tài sản nên liên kết hoặc tích hợp dữ liệu chính thức thay vì âm thầm sao chép.