Lưu cùng nhau vấn đề, người phụ trách, hành động tiếp theo, hạn hoàn thành và thời gian thực làm. Bắt đầu với ứng dụng Jodoo để liên kết công việc, hoặc tải sổ tính Excel chỉnh sửa được cho sổ theo dõi dùng chung quy mô nhỏ.
Khám phá với dữ liệu mẫu. Điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem và quy trình cho đội ngũ.
Ba trang tính, trường hợp mẫu, danh sách thả xuống và công thức. Chuẩn bị sẵn cho 100 phiếu và 100 bản ghi công việc.
Tám trường hợp minh họa công việc đã phân công, đang chờ, mở lại, đã giải quyết và đã đóng. Theo dõi người phụ trách, hành động tiếp theo, thời hạn, mã tài sản và ghi chú giải quyết. Công thức hiển thị tuổi phiếu, số phút làm việc đã ghi và tình trạng thời hạn.
Ghi nhiều hoạt động theo một ID phiếu. Mỗi dòng lưu ngày làm việc, kỹ thuật viên, loại hoạt động, số phút, mô tả và ghi chú chỉnh sửa. Tổng thời gian mỗi phiếu được tính từ các bản ghi này.
Sửa các lựa chọn danh mục, độ ưu tiên, trạng thái và loại công việc. Dùng cách viết nhất quán khi phiếu hiện có còn được sử dụng, và mở rộng phạm vi xác thực nếu danh sách vượt quá số dòng đã chuẩn bị.
Chỉ ghi “Đang chờ” là chưa đủ. Ghi cần gì, ai sẽ lấy thông tin đó và ngày theo dõi tiếp. Sổ tính đánh dấu riêng phiếu mở chưa có ngày hành động với phiếu quá hạn.
Cập nhật phiếu hiện có và ghi công việc bổ sung theo ID của phiếu. Chỉ tạo phiếu khác khi là vấn đề riêng biệt, không chỉ vì có thêm cuộc trao đổi về cùng lỗi.
Ghi cách giải quyết và xác nhận người yêu cầu đã làm việc lại được chưa. Mở lại trường hợp nếu lỗi tái diễn, giữ ghi chú hữu ích thay vì ghi đè.
Tệp hữu ích khi một nhóm nhỏ thống nhất được ai sửa và sửa lúc nào. Tệp chuẩn bị sẵn 100 dòng phiếu và 100 dòng nhật ký công việc; cần mở rộng công thức và xác thực khi vượt các phạm vi đó.
Dùng bản ghi liên kết, tác vụ xét duyệt có người được giao, quy tắc phân công và chế độ xem vận hành khi nhiều người cùng duy trì quy trình. Cấu hình quyền và thông báo trong Jodoo thay vì kỳ vọng công thức Excel thực thi các kiểm soát đó.
Sổ tính XLSX có các trang tính Tickets, Work logs và Lists; tám phiếu mẫu; ví dụ nhật ký công việc; lựa chọn thả xuống; tổng thời gian từng phiếu; và chỉ báo thời hạn hành động tiếp theo. Không cần macro.
Đặt ngày đối chiếu tại As-of date trên trang tính Tickets. Mẫu dùng ngày cố định để tái hiện nhất quán các ví dụ. Chỉ báo so sánh ngày hành động tiếp theo với ngày đó; đây không phải phép tính SLA theo giờ làm việc.
Phạm vi chuẩn bị sẵn bao gồm 100 phiếu và 100 bản ghi công việc. Khi vượt phạm vi, mở rộng bảng, công thức, tổng cộng và nguồn danh sách thả xuống, rồi thử thêm một phiếu và một bản ghi công việc.
Điều đó phụ thuộc cách lưu trữ và chia sẻ. Bản thân tệp không thiết lập quyền người dùng, phân công tác vụ đáng tin cậy hay kiểm soát phê duyệt thay đổi. Dùng ứng dụng khi cần những khả năng đó.
Làm sạch ID và giá trị lựa chọn trước khi nhập. Nhập dòng không tự tạo bản ghi công việc liên kết, quy tắc định tuyến hay quy trình phê duyệt của ứng dụng; hãy cấu hình và kiểm tra các liên kết đó trong quá trình chuyển đổi.
Xem ứng dụng Jodoo đã có dữ liệu, hoặc dùng sổ tính làm bước khởi đầu rõ ràng trước khi thêm quy trình cho đội ngũ.
