Tại quầy kho
Đọc cùng lúc số lượng yêu cầu, được phép và đã xuất. Xác định yêu cầu nào vẫn giữ phụ tùng trước khi đồng ý cấp cho công việc khác.
Maintenance inventory software for available spare parts
Xem phụ tùng trên kệ, phần đã cam kết cho sửa chữa khác và phần thủ kho có thể xuất ngay.
Đăng nhập để xem trước hoặc cài đặt ứng dụng với dữ liệu mẫu giả định.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Có bảy chiếc trên kệ không có nghĩa cả bảy đều sẵn có
7Bộ lọc hiện có
Số dư thực tế sau khi một bộ lọc đã được xuất.
1Vẫn đang giữ trước
Bộ lọc thứ hai vẫn được phân bổ cho công việc chuẩn bị khí.
6Sẵn có cho công việc khác
Thủ kho có thể phân biệt hàng tự do với phần đã cam kết.
Ví dụ này bắt đầu với tám bộ lọc. Người duyệt cho phép hai, thủ kho xuất một. Tồn thực tế giảm xuống bảy và lượng giữ trước giảm còn một. Lượng sẵn có vẫn là sáu. Nếu tính lần xuất hai lần, lượng sẵn có sẽ bị giảm sai xuống năm.
Jodoo liên kết vị trí tồn kho, yêu cầu và bản ghi luân chuyển để tính các số lượng từ quyết định đã ghi nhận. Kho thứ hai có số dư riêng ngay cả khi lưu cùng mã phụ tùng.
Kết nối nhu cầu bảo trì với lần bàn giao thực tế
Công việc cung cấp bối cảnh cho yêu cầu
Kỹ thuật viên chọn công việc bảo trì, cặp ghép thiết bị và kho cấp hàng. Mô tả phụ tùng, ô kệ và đơn vị tồn kho lấy từ bản ghi liên kết; kỹ thuật viên nhập số lượng và thời điểm cần.
Người lập kế hoạch của công việc nhận nhiệm vụ rà soát. Yêu cầu bị trả lại có thể chỉnh sửa và gửi lại thay vì phê duyệt kèm ghi chú mà thủ kho phải tự diễn giải sau đó.
Giao dịch xuất ghi nhận những gì thực sự rời kho
Thủ kho ghi số lượng theo yêu cầu đã duyệt. Người rà soát kiểm tra và ghi sổ giao dịch. Xuất một phần để lại phần phân bổ chưa hoàn tất hiển thị rõ; yêu cầu đã duyệt không tự động được coi là giao đủ.
Nếu sửa chữa cần ít phụ tùng hơn, hãy giải phóng lượng phân bổ. Việc này giải phóng phần chưa xuất mà không tạo hoàn trả giả. Nếu phụ tùng đã rời kệ, hãy ghi hoàn trả thực tế theo lần xuất ban đầu.
Giao bước tiếp theo khác nhau cho thiếu hàng và phụ tùng đáng ngờ
| Tình huống | Đội ngũ nên làm gì | Điều không được xảy ra |
|---|---|---|
| Số lượng yêu cầu vượt lượng sẵn có | Chỉ cho phép người lập kế hoạch phân bổ lượng đang sẵn có và theo dõi tiếp nhu cầu còn lại. | Coi yêu cầu khẩn cấp là quyền xuất hàng không có sẵn. |
| Đề xuất phụ tùng thay thế | Rà soát cặp thiết bị–phụ tùng và mọi hạn chế phù hợp trước khi phân bổ. | Cho rằng kích thước khớp nhau đã chứng minh tính phù hợp. |
| Phụ tùng chưa dùng có thể bị hỏng | Tham chiếu lần xuất ban đầu và ghi hoàn trả là hỏng hoặc cần kiểm tra. | Cộng số lượng hoàn trả vào hàng sẵn có trước khi giải quyết tình trạng. |
| Nhà cung cấp giao trễ | Dùng hàng chờ thiếu hụt để liên hệ nhà cung cấp và xem lại ngày dự kiến của công việc. | Tính hàng dự kiến nhận như một lần giao đã hoàn tất. |
| Phụ tùng đã ngừng sử dụng | Giữ lịch sử và số dư thực tế nhưng dừng phân bổ mới. | Xóa mặt hàng danh mục và mất lý do cho những lần xuất cũ. |
Tìm việc hôm nay mà không phải dựng lại bảng tính
Trong khi lập kế hoạch bảo trì
So sánh ngày công việc với tồn thực tế và cam kết nhà cung cấp. Băng tải dừng hoạt động và thay bộ lọc định kỳ không nên là hai dòng không thể phân biệt.
Trong buổi rà soát bổ sung hàng
Xem vị trí dưới mức tối thiểu và các theo dõi đang mở, đã đặt hoặc trễ. Xác nhận nguồn hàng đang về trước khi tạo thêm yêu cầu mua.
Ví dụ giữ số lượng theo từng phụ tùng và đơn vị tồn kho. Nó không cộng vòng bi, mét cáp và lít dầu thành một KPI “tổng tồn kho”.
Điều chỉnh quy tắc yêu cầu khi quy trình bảo trì thay đổi
Quy tắc mới cho phụ tùng quan trọng
Đội ngũ quyết định cảm biến thay thế cần tệp thông số và người lập kế hoạch rà soát. Quản trị viên được ủy quyền có thể thêm trường dữ liệu, đặt điều kiện hiển thị và điều chỉnh bước rà soát trong Jodoo.
Thay đổi này nên nằm trong cùng ứng dụng với cặp ghép thiết bị và vị trí tồn kho. Thủ kho không cần mở bảng tính riêng để biết yêu cầu mới.
Một hàng chờ khác cho thủ kho
Bắt đầu từ những phân bổ chưa hoàn tất. Thêm ngày cần, lọc theo kho và hiển thị các trường thủ kho dùng khi xuất. Giữ chế độ xem riêng cho theo dõi nhà cung cấp, nơi bộ phận mua hàng cần ngày cam kết và tham chiếu đơn mua.
Đây là lựa chọn cấu hình, không phải tuyên bố rằng mọi quy trình tồn kho đều có thể thay đổi mà không kiểm thử. Hãy kiểm tra lại một yêu cầu thông thường và một ngoại lệ trước khi áp dụng quy tắc mới.
Dùng đúng hệ thống cho từng phần của bảo trì
Dùng Jodoo cho quy trình yêu cầu và kho
Chọn Jodoo khi bản ghi liên kết, biểu mẫu có thể cấu hình và bàn giao cho người duyệt quan trọng hơn việc mua một bộ bảo trì cố định. Ví dụ cung cấp điểm khởi đầu đang hoạt động cho phân bổ, luân chuyển và theo dõi.
Giữ kiểm soát tồn kho chuyên sâu ở nơi cần thiết
Dùng CMMS hoặc ERP cho lập lịch bảo trì phòng ngừa, định giá tài chính, kiểm soát sê-ri/lô, ghi sổ ngoại tuyến và phân bổ tồn kho đồng thời bởi nhiều người khi đây là yêu cầu cốt lõi. Ví dụ này không minh họa các năng lực đó.
Đưa ra kết quả rõ ràng cho hoàn trả tạm giữ
Phụ tùng hoàn trả vẫn không sẵn có cho đến khi được kiểm tra. Trong Quyết định hoàn trả tạm giữ, chọn lần hoàn trả ban đầu và vị trí tồn kho, nhập số lượng đã kiểm tra rồi gửi quyết định cho người quản lý tồn kho.
| Quyết định | Tồn kho thực tế | Tồn kho sẵn sàng xuất |
|---|---|---|
| Đang chờ hoặc bị trả lại để sửa | Không đổi | Vẫn tạm giữ |
| Phê duyệt đưa về tồn kho sử dụng được | Không đổi—phụ tùng đã ở đây | Tăng theo số lượng được giải phóng |
| Phê duyệt loại bỏ | Giảm theo số lượng bị loại bỏ | Không đổi—phụ tùng chưa từng sẵn có |
Việc kiểm tra và quyết định vẫn liên kết với lần hoàn trả ban đầu. Kiểm tra số lượng tạm giữ còn lại trước mỗi quyết định để tránh giải phóng hoặc loại bỏ cùng một phụ tùng hai lần.
Đưa kho của bạn vào ứng dụng theo thứ tự này
Cài một bản sao riêng và rà soát dữ liệu mẫu
Theo dõi một yêu cầu qua phê duyệt và xuất một phần. Tách bản ghi giả định khỏi hàng tồn thực tế; không dùng chúng làm số dư đầu kỳ.
Thiết lập người dùng và dữ liệu chủ
Thêm thành viên, mã phụ tùng, đơn vị tồn kho và thiết bị. Giao người lập kế hoạch cho từng công việc và người quản lý cho từng vị trí tồn kho. Rà soát quyền biểu mẫu và nhiệm vụ của họ.
Kiểm đếm tồn kho và phê duyệt cặp ghép thiết bị
Tạo một vị trí cho từng phụ tùng và ô kệ, với ngày và số lượng đầu kỳ đã xác nhận. Ghi cặp ghép chính xác hoặc phương án thay thế đã duyệt trước khi kỹ thuật viên yêu cầu phụ tùng.
Chạy một yêu cầu thực trước khi mở quy trình cho mọi người
Chọn công việc và vị trí tồn kho, duyệt phân bổ rồi ghi xuất một phần. Kiểm tra lượng giữ trước còn lại cùng số dư trên kệ. Sau đó thực hành hoàn trả và quyết định kiểm tra.
Ứng dụng này dùng bản ghi liên kết, phép tính, quy trình phê duyệt và Automations Pro. Gói Miễn phí liệt kê năm người dùng và 10.000 lượt chạy Automations Pro mỗi năm; tích hợp qua API hoặc Webhook được liệt kê trong Enterprise. Xác nhận không gian làm việc của bạn chạy được phép tính và tự động hóa ghi sổ của ứng dụng trước khi dựa vào đó cho hàng tồn thực tế. Cài đặt mẫu không có nghĩa mọi năng lực đội ngũ cần đều miễn phí.
Chọn bước tiếp theo cho kho
Bắt đầu bằng danh sách phụ tùng được kiểm soát
Dùng các trang tồn kho, yêu cầu và luân chuyển của sổ làm việc, kèm giao dịch mẫu và công thức số lượng rõ ràng.
Tải mẫu tồn kho phụ tùngThiết lập quy trình trước
Thống nhất danh tính phụ tùng, đơn vị tồn kho, vị trí ô kệ và trách nhiệm với phương án thay thế cùng hoàn trả.
Đọc hướng dẫn quản lý phụ tùngCần quy trình bảo trì rộng hơn? Khám phá lệnh công việc và bảo trì phòng ngừa or bản ghi bảo trì thiết bị.
Câu hỏi về tồn kho bảo trì và phân bổ
Hai kho có thể cùng lưu một loại phụ tùng không?
Có. Hãy duy trì một mặt hàng trong danh mục và tạo vị trí tồn kho riêng cho từng kho hoặc ô kệ. Yêu cầu sẽ chọn vị trí cung ứng. Mười vòng bi ở xưởng khác không phải là mười vòng bi đang có tại quầy của bạn; việc di chuyển thực tế giữa các địa điểm cần được ghi nhận bằng một quy trình điều chuyển rõ ràng.
Yêu cầu đã được phê duyệt có nghĩa là phụ tùng đã rời khỏi kệ không?
Không. Phê duyệt cho phép và giữ trước một số lượng. Chỉ giao dịch xuất kho đã ghi sổ mới xác nhận việc lấy hàng thực tế và giảm phần giữ trước còn lại. Vì vậy, yêu cầu có thể đã được phê duyệt trong khi toàn bộ, một phần hoặc chưa có phần nào của số lượng được phép được xuất.
Phụ tùng chưa dùng sau khi sửa chữa được xử lý thế nào?
Ghi nhận hoàn trả theo giao dịch xuất kho ban đầu. Phụ tùng còn dùng được sẽ tăng lượng sẵn có; phụ tùng hỏng hoặc chưa rõ tình trạng được giữ lại để kiểm tra. Sau kiểm tra, một quyết định được rà soát riêng sẽ đưa số lượng đang giữ trở lại tồn kho sử dụng được hoặc cho phép loại bỏ. Việc hoàn trả không tự động khôi phục nhu cầu ban đầu của công việc. Nếu công việc không còn cần phụ tùng, hãy giải phóng riêng phần phân bổ chưa dùng.
Lượng bổ sung đã đặt mua có được tính là hàng sẵn có không?
Không. Cam kết của nhà cung cấp thuộc quy trình theo dõi bổ sung hàng. Số lượng chỉ nhập kho sau khi được kiểm nhận và ghi sổ. Hãy hiển thị ngày dự kiến để người lập kế hoạch phân biệt đơn hàng đang về với phụ tùng có thể lấy ngay.
Giải pháp này có thể thay thế sổ tồn kho trong ERP không?
Trước tiên, hãy xác định hệ thống nào sẽ giữ số dư tồn kho và các giao dịch đã duyệt sẽ được chuyển tới đó thế nào. Ví dụ này hỗ trợ yêu cầu bảo trì và luân chuyển trong kho, nhưng không thực hiện định giá tài chính, hạch toán sổ cái, truy xuất lô hoặc số sê-ri hay ngăn hai người cùng giữ trước một lượng hàng tại một thời điểm. Khi cần các kiểm soát đó, hãy tiếp tục dùng ERP làm hệ thống quản lý tồn kho chính.
Bắt đầu bằng một phụ tùng, một công việc và một yêu cầu
Khám phá chế độ xem tồn kho và lấy hàng mẫu, sau đó cài ứng dụng để điều chỉnh cho kho và người duyệt của bạn.