Bảng điều khiển theo dõi dự án

Bảng điều khiển dự án để quyết định nhanh hơn

Xem trạng thái, cột mốc, hành động quá hạn, chặn, cập nhật cũ và quyết định đang chờ, sau đó mở hồ sơ và chủ sở hữu đằng sau mỗi tín hiệu.

Một bảng điều khiển chỉ đáng tin cậy khi người ta có thể truy ra mỗi con số từ các ghi chép hiện tại và hành động mà không cần xây dựng lại câu trả lời ở nơi khác.

Xét nghiệm giải phẫu KPI

Định nghĩa dữ liệu và phản ứng đằng sau mỗi biện pháp của dự án.

Chỉ nên sử dụng một chỉ số khi người quản lý biết dự án hay hành động nào được tính và điều gì nên xảy ra tiếp theo.

Dự án đang gặp nguy hiểm hoặc bị chặn.

Tình trạng hiện tại của dự án và các vướng mắc chưa xử lý

Bảo vệ dự báo, thay đổi phạm vi, phân bổ lại quyền sở hữu, hoặc nâng cấp lựa chọn nhà tài trợ.

Các cột mốc đã quá hạn.

Hạn của các cột mốc chưa hoàn thành và bằng chứng hoàn tất

Xác nhận hồi phục, di chuyển dự báo, hoặc đóng hồ sơ với bằng chứng.

Hành động quá hạn

Các hành động chưa hoàn thành, người phụ trách và hạn xử lý

Đổi nhiệm vụ, lập kế hoạch lại, giải quyết tình trạng chặn hoặc tăng cấp.

Cập nhật trạng thái đã lỗi thời.

Ngày cập nhật gần nhất của các dự án đang hoạt động

Tìm hiểu các sự kiện hiện tại trước khi tin tưởng tín hiệu sức khỏe.

Quyết định đang chờ đợi.

Các quyết định đang chờ và hạn phản hồi

Đặt tên người chịu trách nhiệm về quyết định và làm cho ảnh hưởng của sự trì hoãn rõ ràng.
Từ tín hiệu đến phản ứng.

Theo dõi một cột mốc muộn suốt đường đến một kết quả ghi nhận.

Bảng điều khiển nên rút ngắn con đường ra quyết định hơn là che giấu chi tiết hoạt động.

01

Cột mốc muộn xuất hiện.

Mở cột mốc và bối cảnh dự án của nó.

Kiểm tra chủ sở hữu, ngày, tiến độ và bằng chứng.
02

Một blocker giải thích sự chậm trễ.

Mở trình chặn và các hành động liên quan.

Đặt công việc giải quyết hoặc yêu cầu một quyết định của nhà tài trợ.
03

Sự thay đổi dự báo.

Cập nhật hồ sơ dự án và thời gian báo cáo.

Giữ lại dự báo, lý do và các hành động tiếp theo đã được phê duyệt.
04

Phục hồi chấm dứt.

Đóng hành động/bị chặn với bằng chứng.

Cập nhật bảng điều khiển từ các ghi chép dự án cập nhật.
Ba thấu kính quản lý.

Cho mỗi vai trò biết những câu hỏi mà nó có thể trả lời.

Người tài trợ, người quản lý dự án và chủ công việc không cần cùng một bảng điều khiển.

Sponsor

Dự án nào cần quyết định, thay đổi phạm vi, thay đổi nguồn vốn, hoặc chấp nhận dự báo?

Sức khỏe, dự báo chuyển động, quyết định chờ, vật liệu ngăn chặn và kết quả mong đợi.

Quản lý dự án:

Người sở hữu, cột mốc, hành động, chặn hoặc cập nhật nào cần can thiệp bây giờ?

Công việc quá hạn/sớm hết hạn, cập nhật lỗi thời, ngoại lệ phụ thuộc và trạng thái phục hồi.

Chủ sở hữu công trình làm việc.

Tôi được mong đợi phải hoàn thành, cập nhật, chứng minh hay gia tăng những gì?

Công việc được giao, ngày hết hạn, bằng chứng cần thiết, các yếu tố ngăn chặn và các mục trả lại.

Các ghi chép bên dưới bảng điều khiển.

Giữ bảng điều khiển kết nối với việc cập nhật của nhân viên.

Chỉ có bảng điều khiển là không thể chạy được quá trình.

Sổ dự án

Sức khỏe hiện tại, chủ sở hữu, giai đoạn, dự báo, cập nhật mới nhất, cột mốc, và quyết định tiếp theo.

Vị trí của dự án đằng sau tín hiệu quỹ.

Cột mốc và hàng đợi hành động

Các cam kết, chủ sở hữu, ngày hết hạn, chặn, tiến độ và bằng chứng.

Công việc đằng sau thời gian và các biện pháp hoàn thành.

Đăng ký vấn đề và quyết định.

Tác động, tùy chọn, chủ sở hữu, ngày hết hạn, phản ứng và kết thúc.

Lựa chọn hoặc ngoại lệ đằng sau tín hiệu đỏ/hồng.

Cập nhật trạng thái

Sự kiện, câu chuyện, quyết định cần thiết và các hành động tiếp theo thay đổi trong một giai đoạn báo cáo.

Giao tiếp được sử dụng bên ngoài bảng điều khiển trực tiếp.
Hướng dẫn chọn bảng điều khiển Dashboard

Chọn một bảng điều khiển có thể trả lời câu hỏi quản lý tiếp theo.

Kiểm tra những gì đằng sau nó, ai có thể hành động, và cách nhìn có thể thích nghi nhanh như thế nào.

Kiểm tra dự án hoạt động

Chọn khoan xuống trực tiếp.

Mỗi tín hiệu đỏ, hồng, trễ, cũ kỹ hoặc bị chặn nên mở các hồ sơ dự án và các chủ sở hữu có thể thay đổi kết quả.

Kiểm tra danh mục quản lý điều hành

Chọn những định nghĩa nhất quán.

Các chỉ số sức khỏe, cột mốc, dự báo, rủi ro và quyết định phải sử dụng cùng một quy tắc trên tất cả các dự án và đơn vị kinh doanh.

Phân tích lịch sử xuyên hệ thống

Chọn một lớp BI.

Một sản phẩm kho hoặc BI mạnh hơn khi nhu cầu chính là phân tích lịch sử quy mô lớn trên nhiều hệ thống có thẩm quyền.

Quá trình hoạt động thay đổi nhanh chóng.

Chọn cấu hình thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

Người quản lý dự án nên có thể thêm một trường, bộ lọc, xem vai trò, nhắc nhở hoặc biểu đồ mà không cần chờ một phiên bản phần mềm.

Giữ cho cái nhìn phù hợp.

Thêm một quy tắc sức khỏe mới hoặc xem vai trò mà không cần xây dựng lại ứng dụng.

Bảng điều khiển nên thay đổi khi các câu hỏi quản lý thay đổi.

Xếp hàng thay đổi sản phẩm cố định.

Một thay đổi bảng điều khiển thông thường có thể chờ cho công việc mô hình dữ liệu, lập lịch phát triển, thử nghiệm và phối hợp phát hành.

Thay đổi do quản trị viên nghiệp vụ thực hiện trong Jodoo

Một người quản trị viên được đào tạo thường có thể thêm các trường nguồn, view, bộ lọc, nhắc nhở và biểu đồ cho một câu hỏi quản lý tập trung trong cùng một phiên làm việc.

  • Thêm “tình trạng cập nhật cũ sau bảy ngày”.
  • Tạo một bảng xem quyết định chỉ dành cho nhà tài trợ.
  • Trình lọc các bước ngoặt muộn theo chủ sở hữu và đơn vị kinh doanh.
  • Thêm biểu đồ trạng thái phục hồi mở hàng đợi hành động.
Câu hỏi thiết kế bảng điều khiển

Câu hỏi bảng điều khiển dự án

01KPI nào thuộc về bảng điều khiển theo dõi dự án?

Bắt đầu với sức khỏe, chuyển động dự báo, dấu mốc muộn, hành động quá hạn, chặn, cập nhật lỗi thời và quyết định đang chờ. Chỉ thêm một chỉ số khi nó mở một tập hợp ghi chép đã xác định và hỗ trợ một quyết định quản lý.

02Làm thế nào để ngăn chặn dữ liệu bảng điều khiển lỗi thời?

Đo độ mới của bản cập nhật, yêu cầu người sở hữu cho các ghi chép hoạt động, sử dụng nhắc nhở và các cửa sổ ngoại lệ, và làm cho mỗi biểu đồ khoan vào các ghi chép mà nó đếm.

03Liệu cùng một bảng điều khiển có thể phục vụ cho mọi vai trò không?

Không. Các nhà tài trợ cần các quyết định và dự báo phơi bày; các nhà quản lý dự án cần công việc và ngoại lệ; các chủ sở hữu công việc cần các nhiệm vụ được phân công, bằng chứng và ngày hết hạn.

04Khi nào một bảng điều khiển BI phù hợp hơn?

Dùng BI hoặc tầng kho dữ liệu khi nhu cầu chính là kết hợp phân tích lịch sử trên nhiều hệ thống, tập dữ liệu rất lớn, hoặc tính toán phức tạp. Dùng Jodoo khi người dùng phải mở các ghi chép hiện tại và thực hiện hành động tiếp theo.

05Một bảng điều khiển có thể theo dõi nhiều dự án không?

Có. Dùng trạng thái dự án, sức khỏe, chủ sở hữu, giai đoạn, đơn vị kinh doanh, ngày dự báo và cập nhật độ mới như bộ lọc danh mục. Giữ sổ đăng ký dự án bên dưới để mỗi người đếm có thể mở các ghi chép nó bao gồm.

06Điều gì sẽ xảy ra khi ai đó nhấn vào tín hiệu bảng điều khiển màu đỏ?

Mở dự án, cột mốc, hành động, chặn hoặc ghi chép quyết định được lọc đằng sau tín hiệu. Màn hình tiếp theo nên hiển thị chủ sở hữu chịu trách nhiệm, ngày hết hạn, bằng chứng hiện tại và phản ứng cần thiết - không phải là một biểu đồ tóm tắt khác.

Thử nghiệm với dự án của riêng mình.

Kiểm tra các thông tin chi tiết trước khi bạn tin tưởng vào bảng điều khiển.

Mở một tín hiệu đỏ hoặc hồng, kiểm tra chủ sở hữu và công việc đằng sau nó, sau đó ghi lại phản ứng thay đổi kết quả.

Mở bảng điều khiển dự án.