Các đội ngũ dịch vụ hiện trường, điều phối, kỹ thuật viên và vận hành dịch vụ quản lý bản ghi nhật ký cuộc gọi dịch vụ với người phụ trách và theo dõi trạng thái.
Mẫu nhật ký cuộc gọi dịch vụ
Quản lý nhật ký cuộc gọi dịch vụ bằng các bản ghi có cấu trúc cho khách hàng, địa điểm, vấn đề, mức độ ưu tiên, kỹ thuật viên, khung lịch hẹn, trạng thái công việc, linh kiện, bằng chứng và ghi chú xử lý.
Dành cho quản lý dịch vụ cần theo dõi lịch sử cuộc gọi, người phụ trách là kỹ thuật viên, rủi ro SLA, việc chờ linh kiện, cập nhật cho khách hàng và trạng thái hoàn tất.
Tùy chỉnh biểu mẫu, dạng xem, vai trò, tự động hóa và bảng tổng quan để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Nhật ký cuộc gọi dịch vụ đang hoạt động, rồi tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Các đội ngũ dịch vụ hiện trường và điều phối dùng Nhật ký cuộc gọi dịch vụ này để quản lý công việc tại chỗ, hiển thị rõ người phụ trách và lưu giữ lịch sử dịch vụ có thể tìm kiếm.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Quản lý xem xét công việc đang mở, các mục theo dõi tiếp quá hạn và xu hướng ngoại lệ từ bảng tổng quan.
Đội ngũ thay thế bảng tính tĩnh bằng lịch sử quy trình có thể tìm kiếm và có bằng chứng đi kèm.
Đội ngũ vận hành chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và theo dõi tiếp nhật ký cuộc gọi dịch vụ.
Quản lý xem xét khối lượng công việc của người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các mục theo dõi tiếp quá hạn.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Bản ghi công việc trong nhật ký cuộc gọi dịch vụ
Ghi nhận khách hàng, địa điểm, vấn đề, mức độ ưu tiên, kỹ thuật viên, khung lịch hẹn, trạng thái công việc, linh kiện, bằng chứng và ghi chú xử lý trong một quy trình dịch vụ hiện trường có cấu trúc.
Điều phối và theo dõi tiếp với kỹ thuật viên
Theo dõi kỹ thuật viên được phân công, khung giờ dịch vụ, rủi ro SLA, việc chờ linh kiện, cập nhật cho khách hàng và hành động tiếp theo.
Bảng tổng quan vận hành dịch vụ
Giám sát công việc đang mở, trạng thái điều phối, khối lượng công việc của kỹ thuật viên, lượt ghé thăm quá hạn, vướng mắc về linh kiện và xu hướng hoàn tất.
Thành phần bao gồm
- Nhật ký cuộc gọi dịch vụ
- Nhật ký hành động và theo dõi tiếp
- Sổ theo dõi kiểm soát
- Hàng đợi nhật ký cuộc gọi dịch vụ
- Bảng tổng quan nhật ký cuộc gọi dịch vụ
- Nhắc nhở người phụ trách theo dõi tiếp
- Thông báo leo thang
- Điều phối viên dịch vụ
- Kỹ thuật viên hiện trường
- Vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Kết nối chi tiết nhật ký cuộc gọi dịch vụ, người phụ trách, trạng thái, bằng chứng và hành động tiếp theo trong một quy trình.
- Làm nổi bật ngoại lệ, công việc quá hạn, bản ghi bị chặn và khoảng trống theo dõi tiếp trước khi chúng làm chậm đội ngũ.
- Cung cấp cho quản lý các bản ghi có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, bối cảnh kiểm toán và cải tiến quy trình.
- Giữ cho khâu tiếp nhận tuyến đầu, bàn giao rà soát và bằng chứng hoàn tất luôn hiển thị với đúng người.
- Dùng bảng tổng quan để xem khối lượng công việc, xu hướng danh mục, hàng đợi theo người phụ trách và tiến độ đóng việc.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Nhật ký cuộc gọi dịch vụ
Ghi nhận chi tiết nhật ký cuộc gọi dịch vụ kèm tệp hỗ trợ, phân công người phụ trách, trạng thái rà soát và yêu cầu theo dõi tiếp.
Hàng đợi theo dõi tiếp nhật ký cuộc gọi dịch vụ
Ưu tiên công việc đang mở theo người phụ trách, trạng thái, ngày đến hạn, lý do ngoại lệ và hành động theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan kiểm soát nhật ký cuộc gọi dịch vụ
Theo dõi khối lượng công việc, cơ cấu trạng thái, mục quá hạn, xu hướng danh mục và tiến độ đóng việc từ bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên trong đội ngũ tạo bản ghi nhật ký cuộc gọi dịch vụ với thông tin bắt buộc và tệp hỗ trợ.
Người phụ trách liên quan rà soát bản ghi, giao hành động tiếp theo và cập nhật trạng thái.
Các hàng đợi hiển thị mục quá hạn, bị chặn, ưu tiên cao hoặc đang chờ phản hồi.
Bảng tổng quan tóm tắt khối lượng, cơ cấu trạng thái, danh mục, khối lượng công việc của người phụ trách và tiến độ đóng việc.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, rà soát kiểm toán và lập kế hoạch sau này.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu nhật ký cuộc gọi dịch vụ này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm biểu mẫu có cấu trúc, trường dữ liệu người phụ trách/trạng thái, ghi nhận bằng chứng, hàng đợi theo dõi tiếp, bảng tổng quan và bản ghi mẫu cho nhật ký cuộc gọi dịch vụ.
Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và bảng tổng quan không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh trường dữ liệu, giá trị tùy chọn, dạng xem, tự động hóa, quyền, bảng tổng quan và dữ liệu mẫu để phù hợp với quy trình của mình.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ vận hành và hỗ trợ cần bản ghi nhật ký cuộc gọi dịch vụ nhất quán, có người phụ trách rà soát và theo dõi tiếp.
Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi trường dữ liệu, trạng thái, vai trò, dạng xem, bảng tổng quan và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
4 mẫu
Phần mềm quản lý doanh nghiệp dịch vụ cho đội hiện trường
Kết nối khách hàng, địa điểm, thiết bị đã lắp đặt, nhu cầu dịch vụ, thực hiện hiện trường, theo dõi và bàn giao thương mại trong một không gian làm việc có thể cấu hình.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ / Mẫu nhật ký cuộc gọi dịch vụ / Mẫu biểu mẫu báo cáo dịch vụ hiện trường4 mẫuPhần mềm quản lý cuộc gọi dịch vụ từ tiếp nhận đến xử lý
Chuyển các cuộc gọi dịch vụ đến thành hồ sơ đầy đủ về khách hàng, địa điểm, thiết bị, mức ưu tiên, cam kết, lệnh công việc, cập nhật và kết quả giải quyết.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ / Mẫu nhật ký cuộc gọi dịch vụ / Mẫu biểu mẫu báo cáo dịch vụ hiện trường4 mẫuPhần mềm CRM dịch vụ hiện trường cho lịch sử dịch vụ
Kết nối tài khoản khách hàng, địa điểm dịch vụ, thiết bị đã lắp đặt, cuộc gọi, lệnh công việc, cam kết, kết quả hiện trường và hoạt động theo dõi trong một lịch sử dịch vụ.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ / Mẫu nhật ký cuộc gọi dịch vụ / Mẫu biểu mẫu báo cáo dịch vụ hiện trường4 mẫuPhần mềm dịch vụ hiện trường hậu mãi cho đại lý thiết bị
Kết nối địa điểm khách hàng, thiết bị có số sê-ri, thông tin bảo hành hoặc hợp đồng, cuộc gọi dịch vụ, phụ tùng, công việc kỹ thuật viên và lịch sử hậu mãi.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ / Mẫu nhật ký cuộc gọi dịch vụ / Mẫu biểu mẫu báo cáo dịch vụ hiện trường14 mẫuQuy trình vận hành dịch vụ tại địa phương
Quản lý báo cáo dịch vụ, phiếu công việc, lệnh công việc, bản ghi hoàn thành, báo cáo sự cố và theo dõi tiếp của kỹ thuật viên cho các đội ngũ dịch vụ tại địa phương.
Báo cáo dịch vụ HVAC / Báo cáo dịch vụ kiểm soát dịch hại / Phiếu công việc cảnh quan64 mẫuPhần mềm, ứng dụng và mẫu quản lý dịch vụ hiện trường
Chọn hướng quản lý dịch vụ hiện trường phù hợp cho chăm sóc khách hàng, lập lịch, điều phối, công việc di động, lệnh công việc, vận hành theo ngành hoặc một mẫu chuyên biệt.
Phần mềm điều phối lệnh công việc / Biểu mẫu yêu cầu lệnh công việc số / Phần mềm điều phối dịch vụBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
14 mẫu
Gói quy trình báo cáo dịch vụ
Kết nối báo cáo dịch vụ, lịch hẹn, phiếu công việc, lệnh công việc, minh chứng hoàn thành, ghi chú của kỹ thuật viên và hoạt động theo dõi tiếp với khách hàng.
01 Ghi nhận lịch hẹn và bối cảnh công việc02 Hoàn tất bản ghi dịch vụ03 Kết thúc công việc với minh chứng04 Rà soát kỹ thuật viên và hoạt động theo dõi tiếp dịch vụBáo cáo dịch vụ HVAC / Báo cáo dịch vụ kiểm soát dịch hại / Phiếu công việc cảnh quan58 mẫuBộ quy trình điều phối dịch vụ hiện trường và bảo trì
Kết nối yêu cầu công việc, điều phối, lên lịch kỹ thuật viên, theo dõi bảo trì, dịch vụ tòa nhà và các quy trình lịch hẹn theo từng ngành nghề.
01 Tiếp nhận nhu cầu dịch vụ02 Điều phối và phân công công việc03 Lên lịch hẹn theo ngành nghề04 Theo dõi tiếp công việc bảo trìMẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ / Mẫu lệnh công việc dịch vụ hiện trường / Mẫu biểu mẫu điều phối kỹ thuật viên22 mẫuGói quy trình điều phối dịch vụ hiện trường
Kết nối cuộc gọi dịch vụ, lệnh công việc, điều phối kỹ thuật viên, khung giờ hẹn, phiếu công việc, yêu cầu linh kiện, báo cáo, xác nhận hoàn tất và bàn giao.
01 Ghi nhận cuộc gọi dịch vụ02 Phân công kỹ thuật viên và lên lịch ghé thăm03 Hỗ trợ công việc tại hiện trường04 Kết thúc công việc và bàn giao theo dõi tiếpMẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ / Mẫu lệnh công việc dịch vụ hiện trường / Mẫu biểu mẫu điều phối kỹ thuật viênSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
4 mẫu
Phần mềm CRM dịch vụ hiện trường tốt nhất cho đội dịch vụ
So sánh các lựa chọn CRM dịch vụ hiện trường theo khách hàng, địa điểm, tài sản đã lắp đặt, yêu cầu dịch vụ, chuyến thăm hiện trường, ngoại lệ, theo dõi và lịch sử dịch vụ.
Mẫu nhật ký cuộc gọi dịch vụ / Mẫu lệnh công việc dịch vụ hiện trường / Mẫu báo cáo chuyến dịch vụ tại hiện trường17 mẫuPhần mềm lập lịch dịch vụ hiện trường tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
So sánh bốn lựa chọn lập lịch cho doanh nghiệp nhỏ bằng cách thử tiếp nhận cuộc gọi, mức sẵn sàng, lịch hẹn, điều phối, hoàn tất trên di động, sắp lịch lại và theo dõi.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ / Mẫu nhật ký cuộc gọi dịch vụ / Mẫu biểu mẫu đặt lịch dịch vụMẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.