Quản lý cả tài liệu lẫn công việc liên quan
Mỗi tài liệu nghiệp vụ đều có hồ sơ dễ tìm, người phụ trách rõ ràng, trạng thái hiện tại, lịch sử xét duyệt và bước tiếp theo—không còn phải ghép lại quy trình từ thư mục và email.
Dùng Jodoo để liên kết tài liệu với biểu mẫu, người phụ trách, lượt xét duyệt, ngoại lệ và bảng điều khiển. Nếu lưu giữ hồ sơ, quản trị hồ sơ, e-discovery hoặc thu nhận khối lượng lớn là yêu cầu chính, hãy giữ lại kho tài liệu chuyên dụng.
Bắt đầu với gói Miễn phí Jodoo cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- Siêu dữ liệu có thể tìm kiếm và tệp được liên kết
- Trạng thái xét duyệt, trả lại, phê duyệt và phát hành
- Hàng đợi và bảng điều khiển mở được tài liệu phía sau từng tín hiệu
Xác định vấn đề khó nhất nằm ở tệp, ngữ cảnh hay quy trình xét duyệt
“Quản lý tài liệu” có thể chỉ nhiều công việc khác nhau. Hãy bắt đầu từ công việc đội ngũ cần cải thiện nhất.
- Tìm kiếm và cộng tác
Không gian làm việc với tệp
Chọn lưu trữ đám mây hoặc nền tảng nội dung khi chỉnh sửa, chia sẻ, tìm kiếm và truy cập tệp là vấn đề chính.
- Kiểm soát và lưu giữ
Kho tài liệu được quản trị
Dùng phần mềm tài liệu hoặc hồ sơ chuyên dụng khi thời hạn lưu giữ, legal hold, lưu trữ bất biến, thu nhận được chứng nhận hoặc kiểm soát hồ sơ chính thức quyết định việc mua.
- Luân chuyển và ra quyết định
Vận hành tài liệu
Dùng Jodoo khi điểm thiếu hụt nằm ở khâu tiếp nhận, siêu dữ liệu, trách nhiệm, xét duyệt, ngoại lệ, phê duyệt, phát hành, xác nhận và khả năng quan sát của quản lý.
Theo một tài liệu từ lúc tiếp nhận đến khi hoàn tất theo dõi
Hồ sơ cần cho biết ai xử lý tiếp theo và vì sao—không chỉ cho biết tệp nằm ở đâu.
- 01
Ghi nhận ngữ cảnh
Phân loại tài liệu, liên kết tệp, chỉ định người phụ trách và ghi lại đối tượng nghiệp vụ liên quan.
- 02
Kiểm tra mức độ sẵn sàng
Hiển thị siêu dữ liệu còn thiếu, sai phiên bản, hồ sơ gửi trùng và bằng chứng chưa đầy đủ trước khi xét duyệt.
- 03
Xét duyệt và quyết định
Gửi đúng phiên bản đến đúng người xét duyệt; lưu lại phê duyệt, trả lại, nhận xét, ngày tháng và việc ủy quyền.
- 04
Phát hành và theo dõi
Công bố hoặc bàn giao kết quả đã duyệt, xác nhận đã nhận khi cần và lên lịch cho lần rà soát tiếp theo.
Giữ những trường cần thiết để tìm kiếm, quyết định và hành động
Một hồ sơ làm việc có thể đồng thời cấp dữ liệu cho hàng đợi người phụ trách, góc nhìn người xét duyệt, danh sách phát hành và bảng điều khiển quản lý.
Nhận dạng
Mã tự sinh, tiêu đề, loại, khách hàng, tài sản, nhân viên, dự án hoặc chính sách liên quan
Đây có đúng là tài liệu và ngữ cảnh cần tìm không?
Phiên bản
Phiên bản hiện tại, phiên bản trước, tóm tắt thay đổi, ngày hiệu lực, tham chiếu bản bị thay thế
Phiên bản nào đang có hiệu lực và thay thế bản nào?
Công việc
Người phụ trách, người xét duyệt, người phê duyệt, trạng thái, hạn xử lý, lý do trả lại, bước tiếp theo
Ai phải làm gì tiếp theo?
Phân phối
Đối tượng nhận, kênh, xác nhận, đào tạo, lần rà soát tiếp theo
Kết quả đã duyệt đã đến đúng người chưa?
Thay đổi quy trình mà không tạo thêm một công cụ theo dõi rời rạc
Quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo có thể cập nhật ứng dụng khi loại tài liệu và trách nhiệm thay đổi.
Chỉ thêm một trường một lần
Thêm trường phân loại, độ nhạy cảm, bằng chứng hoặc xét duyệt vào hồ sơ và chỉ hiển thị trong những góc nhìn vai trò liên quan.
Thay đổi một quy tắc xét duyệt theo cách dễ kiểm tra
Thêm bước xét duyệt, quyết định, lý do trả lại, quy tắc hạn xử lý hoặc người phụ trách ngoại lệ rồi kiểm thử trên cùng hồ sơ vòng đời.
Tiếp tục dùng chung một bộ hồ sơ
Hàng đợi người phụ trách, danh sách xét duyệt, góc nhìn phát hành và chỉ số bảng điều khiển cập nhật từ cùng một nguồn thay vì các bảng tính sao chép.
Hiểu rõ mỗi hệ thống cần xử lý gì trước khi lựa chọn
Câu trả lời phù hợp nhất phụ thuộc vào công việc tài liệu mà đội ngũ muốn cải thiện.
Phần mềm quản lý tài liệu làm được gì?
Phần mềm giúp đội ngũ thu nhận, sắp xếp, tìm kiếm, truy cập, luân chuyển, xét duyệt, phê duyệt, chia sẻ và theo dõi tài liệu. Các sản phẩm khác nhau rõ rệt về chiều sâu kho tài liệu, độ linh hoạt quy trình, quản trị, thu nhận, cộng tác và quản lý hồ sơ.
Jodoo có thể lưu cả tệp lẫn siêu dữ liệu tài liệu không?
Biểu mẫu Jodoo có thể chứa tệp đính kèm và siêu dữ liệu có cấu trúc. Hãy kiểm thử kích thước, số lượng, xem trước, chỉnh sửa, lưu giữ, tìm kiếm và tích hợp; giữ nền tảng tệp hoặc hồ sơ chuyên dụng khi đây là yêu cầu trọng tâm.
Có nên thay thế SharePoint, Google Drive, Box hoặc Dropbox không?
Không nhất thiết. Các hệ thống đó có thể tiếp tục là không gian tệp được phê duyệt, còn Jodoo quản lý khâu tiếp nhận, quyết định, ngoại lệ, phân công, xác nhận và bảng điều khiển quanh từng tệp.
Nên thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu như thế nào?
Chạy một tài liệu bình thường, một hồ sơ thiếu thông tin, một bản sửa đổi bị trả lại, một phê duyệt quá hạn và một lần phát hành cần xác nhận. Bảo đảm mỗi tín hiệu trên bảng điều khiển mở đúng hồ sơ và bằng chứng phía sau.
Xây dựng luồng làm việc đầu tiên quanh một quyết định có thật
Chọn một tài liệu đội ngũ thường gặp khó khi xét duyệt hoặc phát hành, rồi kiểm thử hàng đợi người phụ trách, đường trả lại, bằng chứng phê duyệt và khả năng đi sâu từ bảng quản lý.