Máy tính xách tay và bộ sạc: đã hoàn thành
Kỹ thuật viên ghi thông tin chuẩn bị và nhận thiết bị. Chỉ tác vụ này hoàn thành; yêu cầu vẫn mở.
Thực hiện trọn vẹn yêu cầu dịch vụ
Tiếp nhận nhu cầu của nhân viên, phê duyệt cam kết, phân công tác vụ thực hiện và xác nhận dịch vụ đã được bàn giao đầy đủ.
Khám phá với dữ liệu mẫu. Điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem và quy trình cho đội ngũ.
Từ yêu cầu của nhân viên đến bàn giao được xác nhận
Chọn dịch vụ đã được xác định rõ
Nhân viên chọn một dịch vụ hiện có. Loại yêu cầu, mục tiêu hoàn thành, người phụ trách dịch vụ và yêu cầu phê duyệt được lưu cùng yêu cầu.
Chỉ phê duyệt khi cần
Văn phòng phẩm thông thường có thể được lên kế hoạch cấp phát ngay mà không cần phê duyệt. Yêu cầu thiết bị và quyền truy cập phải chờ người được chỉ định phê duyệt; được duyệt chưa có nghĩa là đã được bàn giao.
Phân công công việc thực tế
Tạo tác vụ riêng cho từng hạng mục cần bàn giao. Chuẩn bị máy tính xách tay và giao đế kết nối tại bàn có thể có người phụ trách, ngày thực hiện, hướng dẫn và thông tin hoàn thành riêng.
Xác nhận đã bàn giao đầy đủ
Người yêu cầu nhận tác vụ xác nhận. Hệ thống chặn xác nhận tiếp nhận khi còn tác vụ bắt buộc chưa xong hoặc bị vướng mắc, nên hoàn thành một hạng mục không thể đóng toàn bộ yêu cầu.
Máy tính xách tay đã sẵn sàng. Đế kết nối thì chưa.
Bàn giao một phần
Đế kết nối tại bàn: vẫn đang được giao xử lý
Người phụ trách bàn giao thấy tác vụ còn lại và hạn hoàn thành. Nhân viên chưa phải xác nhận đã nhận đủ bộ thiết bị khi thực tế còn thiếu.
Phê duyệt để cho phép thực hiện quyết định—không làm chậm mọi yêu cầu
Dịch vụ thông thường
Bỏ qua bước phê duyệt nếu chính sách dịch vụ không yêu cầu. Vẫn giữ người phụ trách tác vụ và xác nhận bàn giao, thay vì thêm phê duyệt cho mọi hành động.
Cam kết chi phí hoặc quyền truy cập
Dùng tác vụ phê duyệt có người được chỉ định. Người xét duyệt có thể phê duyệt, trả lại để chỉnh sửa hoặc từ chối. Người yêu cầu không chọn thay quyết định của người xét duyệt trên biểu mẫu ban đầu.
Hỏi đáp về thực hiện dịch vụ
Yêu cầu dịch vụ khác phiếu hỗ trợ như thế nào?
Yêu cầu dịch vụ đề nghị cung cấp một dịch vụ như thiết lập thiết bị hoặc cấp quyền truy cập được phép. Phiếu hỗ trợ báo vấn đề ngoài dự kiến, như máy tính xách tay không sạc được. Hãy tách biệt việc thực hiện dịch vụ đã xác định với giải quyết vấn đề, kể cả khi cùng một nhóm phụ trách.
Các nhóm khác nhau có thể phụ trách từng phần của một yêu cầu không?
Có. Liên kết từng tác vụ thực hiện với yêu cầu và giao cho người chịu trách nhiệm tương ứng. Yêu cầu lưu thông tin tổng thể về dịch vụ; mỗi tác vụ có thời hạn và thông tin hoàn thành riêng.
Điều gì xảy ra khi mới bàn giao một phần dịch vụ?
Các tác vụ đã xong vẫn được ghi nhận hoàn thành, nhưng chưa thể xác nhận tiếp nhận yêu cầu khi còn tác vụ bắt buộc chưa xong hoặc bị vướng mắc. Nhờ đó, phần đã bàn giao được thể hiện rõ, thay vì coi tác vụ hoàn thành đầu tiên là kết quả của cả yêu cầu.
Nên xử lý thay đổi yêu cầu sau phê duyệt như thế nào?
Trả lại tác vụ liên quan để làm rõ khi tác vụ còn mở. Nếu phạm vi hoặc chi phí thay đổi đáng kể sau phê duyệt, hãy ghi nhận thay đổi và xin phê duyệt mới trước khi thực hiện phần việc bổ sung. Không ghi đè quyết định cũ khiến người đọc hiểu rằng phạm vi mới đã được duyệt từ trước.
Ứng dụng này có tự tạo tài khoản hoặc triển khai thiết bị không?
Không. Ứng dụng điều phối yêu cầu, việc phê duyệt của con người, tác vụ thực hiện và xác nhận tiếp nhận. Quản trị viên có thẩm quyền thực hiện cấp phát kỹ thuật trong hệ thống liên quan rồi ghi nhận kết quả.
Chọn bước tiếp theo cho đội ngũ
Bắt đầu từ một dịch vụ nhân viên thường yêu cầu
Cài ứng dụng mẫu, chọn một dịch vụ rồi điều chỉnh khâu tiếp nhận và tác vụ thực hiện cho phù hợp với đội ngũ.