Công cụ theo dõi đào tạo nhân viên
Xác định rõ người phụ trách và việc tiếp theo cho đào tạo quá hạn, buổi học vắng mặt và minh chứng bị trả về. Dùng công cụ theo dõi đào tạo Jodoo hoặc tải bản Excel.
Bắt đầu với ví dụ. Điều chỉnh cho đội ngũ của bạn.
Xử lý danh sách hằng tuần theo việc tiếp theo
Một nhiệm vụ đào tạo chưa hoàn tất cần cho điều phối viên biết phải làm gì, thay vì chỉ thêm một ô màu đỏ.
| Tình trạng phát hiện | Việc tiếp theo của điều phối viên | Chưa được tính là |
|---|---|---|
| Vắng buổi học | Ghi lý do, liên hệ nhân viên và sắp xếp buổi học thay thế. | Đã hoàn thành đào tạo |
| Đã qua hạn chót | Kiểm tra vướng mắc và thống nhất việc mới với người phụ trách. Giữ thông tin về lần chậm trễ ban đầu. | Nhiệm vụ đào tạo đã xử lý xong |
| Đã gửi minh chứng | Gửi kết quả hoàn thành và tệp minh chứng cho người xét duyệt. | Hoàn thành đã được chấp nhận |
| Minh chứng bị trả về | Giải thích phần còn thiếu và đặt việc theo dõi tiếp để sửa. | Yêu cầu đã đạt |
| Đã chấp nhận hoàn thành | Đóng nhiệm vụ học tập và kiểm tra yêu cầu riêng về chứng chỉ hoặc thực hành. | Quyền thực hiện nhiệm vụ không hạn chế |
Buổi học vắng mặt vẫn cần được lưu trong lịch sử
Noah vắng buổi học đã lên lịch
Điều phối viên giữ nhiệm vụ đào tạo và yêu cầu ban đầu của Noah, ghi nhận việc vắng mặt và giải thích lý do cần buổi thay thế. Buổi học tiếp theo và việc theo dõi tiếp hiển thị trên cùng bản ghi.
Điều gì giúp việc theo dõi tiếp hiệu quả?
- Có điều phối viên cụ thể, thay vì chỉ một cảnh báo quá hạn không ai phụ trách.
- Có buổi học thay thế hoặc việc tiếp theo cụ thể.
- Có lý do phân biệt nhân viên vắng mặt với đơn vị đào tạo hủy buổi học.
- Có bước xét duyệt hoàn thành sau khi buổi học mới thực sự diễn ra.
Làm rõ bước chuyển giao minh chứng
Gửi kết quả theo nhiệm vụ đào tạo đã có
Chọn nhiệm vụ đào tạo để giữ liên kết giữa nhân viên, yêu cầu chuyên môn và phiên bản đào tạo. Thêm ngày hoàn thành, kết quả và tệp minh chứng thay vì tạo một dòng bảng tính không liên quan.
Chấp nhận hoặc trả về kèm lý do
Người xét duyệt kiểm tra minh chứng liên quan. Bản ghi bị trả về vẫn mở để sửa; không được tính là hoàn thành đã được chấp nhận chỉ vì đã tải lên một tệp.
Hiển thị rõ yêu cầu tiếp theo
Một số nhiệm vụ đào tạo đáp ứng trọn vẹn yêu cầu. Những nhiệm vụ khác hỗ trợ chứng chỉ hoặc đánh giá thực hành. Dùng ma trận theo vai trò để xem phần còn lại, thay vì cho rằng mọi khóa học được chấp nhận đều đồng nghĩa với sẵn sàng làm việc hiện tại.
Điều chỉnh danh sách theo cách tổ chức đào tạo
Một buổi học nội bộ nhỏ và một đợt đào tạo chuyên môn đặt qua bên ngoài cần cách theo dõi tiếp khác nhau. Thêm mã đặt lịch, lý do hủy hoặc liên hệ của đơn vị cung cấp mà điều phối viên cần. Đổi chế độ xem để hiển thị việc đến hạn theo địa điểm, hoặc điều chỉnh quy tắc nhắc việc khi cần đặt lịch sớm hơn. Bạn có thể thực hiện các thay đổi này ngay trên những nhiệm vụ đào tạo hiện có, thay vì duy trì thêm một công cụ theo dõi rời rạc.
Sử dụng công cụ theo dõi đào tạo nhân viên
Nên ghi nhận một buổi học vắng mặt như thế nào?
Giữ nhiệm vụ đào tạo ban đầu, ghi nhận việc vắng mặt và lý do đổi lịch, rồi đặt buổi học thay thế và việc tiếp theo. Không nên gộp buổi vắng mặt vào tổng số chưa hoàn thành rồi mất dấu thông tin này.
Có nên đánh dấu hoàn thành đào tạo khi đã tham dự không?
Chỉ tham dự thôi thì chưa đủ. Hãy ghi nhận kết quả và minh chứng cần có cho nội dung đào tạo đó. Trong ứng dụng này, bản gửi hoàn thành vẫn ở trạng thái đang xét duyệt cho đến khi người xét duyệt chấp nhận.
Nhân viên có thể sửa bản gửi bị trả về không?
Quy trình lưu lý do trả về cùng bản gửi để nhân viên sửa và gửi xét duyệt lại. Trước khi cho phép nhân viên tự thao tác, hãy liên kết tài khoản thành viên và gán bộ quyền phù hợp trong không gian làm việc đã cài đặt.
Có thể bắt đầu theo dõi bằng Excel không?
Có. Tệp tải về gồm nhiệm vụ đào tạo có thể chỉnh sửa, bản ghi mẫu, danh sách thả xuống, công thức tính hạn chót và phần tổng hợp. Ứng dụng Jodoo bổ sung bản ghi liên kết và bước chuyển giao xét duyệt khi việc quản lý những phần này trong tệp trở nên khó khăn.
Theo dõi đào tạo định kỳ như thế nào?
Tạo nhiệm vụ đào tạo tiếp theo cho đợt mới và giữ lại bản ghi hoàn thành đã được chấp nhận trước đó. Với yêu cầu chuyên môn có ngày hết hạn, hãy liên kết công việc mới với một trường hợp gia hạn thay vì ghi đè bản ghi hoàn thành cũ.
Dùng kết quả đào tạo đã hoàn thành cho quyết định tiếp theo
Sử dụng công cụ theo dõi đào tạo
Khám phá bản ghi mẫu, rồi cấu hình yêu cầu, trường dữ liệu và chế độ xem làm việc cho đội ngũ của bạn.