Phần mềm quản lý nghĩa vụ hợp đồng
Phần mềm nghĩa vụ hợp đồng: rõ trách nhiệm và bằng chứng
Chuyển các cam kết đã ký thành từng đầu việc đến hạn, chỉ định bên chịu trách nhiệm, xác định bằng chứng được chấp nhận và làm rõ các nghĩa vụ quá hạn, đang tranh chấp hoặc chưa được xác minh trước khi chúng gây bất ngờ về gia hạn hoặc tuân thủ.
Đăng nhập để xem chế độ hiển thị đã điền sẵn này, sau đó cài đặt App cùng dữ liệu mẫu để kiểm thử các mối liên kết, quy trình và bảng tổng quan.
Phần mềm quản lý nghĩa vụ cần làm được gì
Phần mềm quản lý nghĩa vụ hợp đồng cần chuyển các cam kết quan trọng trong thỏa thuận thành từng nghĩa vụ riêng biệt, có người phụ trách, ngày đến hạn, chu kỳ lặp lại, yêu cầu về bằng chứng, trạng thái xác minh và hướng xử lý ngoại lệ. Danh sách điều khoản chỉ có thể đưa vào hành động khi có người biết việc gì cần làm tiếp theo và cách chứng minh đã hoàn tất.
- Mỗi nghĩa vụ đều nêu rõ bên chịu trách nhiệm và người phụ trách nội bộ
- Bằng chứng có trạng thái xem xét riêng
- Các kết quả quá hạn, đang tranh chấp và được miễn trừ luôn được phân biệt rõ
Bản ghi vận hành nghĩa vụ
Ghi nhận đủ dữ liệu có cấu trúc để hành động mà không cần viết lại hợp đồng
Bản ghi nghĩa vụ liên kết trở lại thỏa thuận, đồng thời hiển thị các thông tin cần thiết để thực hiện.
Cam kết và phạm vi
Nêu rõ nội dung phải được bàn giao, đo lường, thanh toán, công bố, duy trì hoặc tránh thực hiện.
Các bên chịu trách nhiệm
Phân biệt bên chịu trách nhiệm theo hợp đồng với người phụ trách nội bộ điều phối công việc.
Thời hạn và chu kỳ lặp lại
Ghi lại quy tắc đến hạn một lần, hằng tháng, hằng quý, hằng năm hoặc theo sự kiện.
Bằng chứng được chấp nhận
Xác định báo cáo, chứng nhận, nhật ký, thông báo, phê duyệt hoặc bằng chứng khác cần cung cấp.
Mức độ ưu tiên và hệ quả
Dùng danh mục và mức độ nghiêm trọng để phân biệt việc theo dõi thông thường với rủi ro trọng yếu.
Trạng thái hiện tại
Thể hiện rõ các trạng thái dự kiến, đến hạn, quá hạn, đang tranh chấp, đã xác minh, được miễn trừ và đã đóng.
Từ cam kết đến bằng chứng
Vận hành vòng đời nghĩa vụ và bằng chứng có thể lặp lại
Công việc định kỳ cần có từng lần thực hiện và bằng chứng riêng, không thể chỉ dùng một ô “đã hoàn tất” cho mọi kỳ.
Diễn giải và ghi nhận
Tạo nghĩa vụ vận hành kèm tham chiếu đến thỏa thuận, bên chịu trách nhiệm và bằng chứng bắt buộc.
Lên lịch thực hiện
Đặt ngày đến hạn hiện tại cùng chu kỳ lặp lại hoặc sự kiện kích hoạt mà không làm mất điều khoản gốc.
Phân công và thực hiện
Giao nhiệm vụ cho người phụ trách nội bộ, đồng thời lưu các yếu tố phụ thuộc, bối cảnh và hành động tiếp theo.
Nộp bằng chứng
Đính kèm bằng chứng vào đúng lần thực hiện nghĩa vụ và lưu ngày của bằng chứng.
Xác minh hoặc yêu cầu bổ sung
Chấp nhận bằng chứng đầy đủ, yêu cầu làm rõ, từ chối bằng chứng đã hết hiệu lực hoặc ghi nhận tranh chấp.
Chuyển cấp và báo cáo
Mở một ngoại lệ khi thời hạn hoặc cách diễn giải có nguy cơ ảnh hưởng đến tuân thủ, giá trị hoặc việc gia hạn.
Không phải mọi trường hợp không đạt đều giống nhau
Dùng các hướng xử lý riêng cho chậm trễ, thiếu bằng chứng và tranh chấp
Trạng thái rõ ràng giúp báo cáo phản ánh đúng thực tế và làm rõ hành động tiếp theo.
| Tình huống | Trạng thái bản ghi | Quyết định tiếp theo |
|---|---|---|
| Công việc chưa hoàn tất vào ngày đến hạn | Quá hạn | Khắc phục, miễn trừ, yêu cầu thực hiện hoặc chuyển cấp |
| Công việc có thể đã hoàn tất nhưng chưa có bằng chứng | Thiếu bằng chứng | Thu thập và xác minh bằng chứng được chấp nhận |
| Bằng chứng không đầy đủ hoặc đã hết hiệu lực | Cần làm rõ / đã hết hiệu lực | Trả lại và nêu rõ chính xác nội dung còn thiếu |
| Các bên không thống nhất về ý nghĩa hoặc phạm vi áp dụng | Đang tranh chấp | Ghi nhận cách diễn giải, thẩm quyền và phương án giải quyết |
| Rủi ro được chấp nhận vì một lý do cụ thể | Được miễn trừ | Lưu người phê duyệt, phạm vi, lý do và ngày hết hiệu lực |
| Bằng chứng đáp ứng yêu cầu | Đã xác minh | Đóng lần thực hiện hiện tại và lên lịch cho lần tiếp theo |
Phạm vi của hệ thống
Điều phối nghĩa vụ mà không giả định hệ thống có thể tự động diễn giải văn bản pháp lý
Jodoo cung cấp cho đội ngũ vận hành một lớp bản ghi và quy trình có thể cấu hình; việc diễn giải pháp lý vẫn thuộc trách nhiệm của con người hoặc hệ thống chuyên biệt.
Dùng Jodoo để triển khai thực hiện
Người phụ trách, ngày tháng, chu kỳ lặp lại, bằng chứng, xem xét, lời nhắc, ngoại lệ, quyền truy cập và bảng tổng quan.
Duy trì cơ chế kiểm soát việc diễn giải pháp lý
Cố vấn pháp lý hoặc người quản lý hợp đồng được ủy quyền sẽ quyết định về ý nghĩa chưa rõ ràng, khả năng thực thi, miễn trừ và biện pháp khắc phục.
Giúp việc kiểm tra bản hợp đồng đã ký luôn thuận tiện
Liên kết đến thỏa thuận đã ký và tham chiếu chính xác điều khoản thay vì sao chép các cách diễn đạt lại không được kiểm soát vào từng nhiệm vụ.
Điều chỉnh theo nhóm nghĩa vụ
Quản trị viên nghiệp vụ có thể thêm loại bằng chứng, luồng xem xét và hàng đợi cho bảo hiểm, SLA, báo cáo, thanh toán hoặc hoàn tất mà không cần xây dựng lại ứng dụng.
Câu hỏi thực tế
Các câu hỏi về cách đưa nghĩa vụ hợp đồng vào vận hành
Xác định người phụ trách, chu kỳ lặp lại, bằng chứng và cơ chế chuyển cấp trước khi nhập một danh sách dài các điều khoản.
Nội dung nào được xem là nghĩa vụ hợp đồng?
Nghĩa vụ trọng yếu là hành động, hạng mục bàn giao, khoản thanh toán, thông báo, tiêu chuẩn, nội dung công bố hoặc hạn chế bắt buộc gắn với một thỏa thuận. Hãy theo dõi những nội dung mà thời hạn, bằng chứng hoặc việc không thực hiện có ảnh hưởng đến hiệu suất, tuân thủ, giá trị hay rủi ro.
Nên theo dõi nghĩa vụ định kỳ như thế nào?
Giữ nguyên nghĩa vụ gốc và tạo hoặc lên lịch từng lần thực hiện riêng, mỗi lần có ngày đến hạn, trạng thái và bằng chứng riêng. Không ghi đè bằng chứng của quý trước khi chu kỳ tiếp theo bắt đầu.
“Đã hoàn tất” khác “Đã xác minh” như thế nào?
“Đã hoàn tất” nghĩa là bên chịu trách nhiệm báo cáo công việc đã được thực hiện. “Đã xác minh” nghĩa là người xem xét có thẩm quyền xác nhận bằng chứng đáp ứng yêu cầu hợp đồng. Một số hạng mục ít rủi ro có thể gộp hai bước; với nghĩa vụ trọng yếu, nên giữ hai bước riêng biệt.
Jodoo có thể quản lý cả nghĩa vụ của doanh nghiệp và nghĩa vụ của nhà cung cấp không?
Có. Hãy ghi riêng bên chịu trách nhiệm và người phụ trách điều phối nội bộ. Cách này hỗ trợ các nghĩa vụ mà doanh nghiệp của bạn, đối tác hoặc cả hai bên phải thực hiện.
Jodoo có tự động trích xuất nghĩa vụ từ hợp đồng không?
Ví dụ này không tuyên bố có tính năng tự động trích xuất điều khoản. Đội ngũ có thể trực tiếp ghi nhận các nghĩa vụ đã được xem xét hoặc tích hợp kết quả đã xác thực từ một quy trình trích xuất chuyên biệt.
Xem các cam kết phía sau chế độ xem tình trạng
Mở các bản ghi quá hạn, đang tranh chấp và thiếu bằng chứng, thay vì chỉ xem bảng tổng quan
Ứng dụng có dữ liệu mẫu hiển thị nghĩa vụ định kỳ, hoạt động xem xét bằng chứng, ngoại lệ và quy trình hoàn tất đã xác minh để bạn đánh giá mức độ phù hợp với danh mục hợp đồng.