Công cụ theo dõi và sổ đăng ký hợp đồng đã ký
Theo dõi hợp đồng: ngày, người phụ trách và bước tiếp theo
Thay danh sách hợp đồng tĩnh bằng một sổ đăng ký có thể vận hành, kết nối từng thỏa thuận đã ký với các bản ghi tái tục, nghĩa vụ, bằng chứng, gia hạn thời hạn hiện tại và ngoại lệ để thông tin luôn được cập nhật.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem chế độ hiển thị đã điền sẵn này, sau đó cài đặt App cùng dữ liệu mẫu để kiểm thử các mối liên kết, quy trình và bảng tổng quan.
Một công cụ theo dõi hợp đồng hữu ích cần hiển thị gì?
Phần mềm theo dõi hợp đồng cần duy trì một bản ghi thỏa thuận đáng tin cậy và hiển thị các ngày quan trọng, người phụ trách, giá trị, rủi ro cùng hành động tiếp theo chi phối công việc sau khi ký. Người dùng phải có thể đi từ tín hiệu cấp danh mục đến đúng bản ghi tái tục, nghĩa vụ hoặc ngoại lệ mà không phải dựng lại bối cảnh trong một bảng tính khác.
- Một thỏa thuận làm điểm neo cho các bản ghi liên quan
- Hạn thông báo theo hợp đồng không bị che khuất bởi ngày hết hạn
- Các tín hiệu trên bảng tổng quan dẫn đến sổ đăng ký công việc
Bảng tính tùy chọn có thể chỉnh sửa
Tải xuống bảng tính khởi đầu cho vận hành hợp đồng
Sử dụng bảng tính có thể chỉnh sửa khi một điều phối viên cần sổ đăng ký hợp đồng thiết thực. Bốn trang tính bao quát thỏa thuận, rà soát tái tục, nghĩa vụ và yêu cầu kéo dài thời hạn hiện tại; ứng dụng Jodoo đã có dữ liệu vẫn là phương án kết nối cho quy trình cộng tác và lịch sử xử lý.
- Bản ghi mẫu giả lập
- Công thức ngày và danh sách trạng thái được kiểm soát
- Các trang tính về thỏa thuận, tái tục, nghĩa vụ và kéo dài thời hạn
Bản ghi thỏa thuận
Giữ ổn định sổ đăng ký hợp đồng khi các bản ghi liên quan thay đổi
Thỏa thuận là điểm neo, không phải nơi dồn mọi sự kiện và quyết định lặp lại.
| Trường dữ liệu thỏa thuận | Vì sao thông tin này thuộc về đây | Thông tin nào nên được lưu ở nơi khác |
|---|---|---|
| Thông tin nhận diện và đối tác | Cung cấp khóa danh mục ổn định | Nhiệm vụ định kỳ và bằng chứng |
| Ngày có hiệu lực, ngày hết hạn và hạn thông báo | Chi phối thời gian trong vòng đời hợp đồng | Lịch sử từng lời nhắc |
| Người phụ trách và phòng ban | Xác lập trách nhiệm | Mọi cộng tác viên hoặc người phê duyệt |
| Giá trị và đơn vị tiền tệ | Hỗ trợ xác định mức ưu tiên và rà soát | Hóa đơn và bút toán sổ cái |
| Rủi ro và trạng thái | Ưu tiên những mục cần chú ý | Câu hỏi và phát hiện rủi ro chi tiết |
| Hành động quan trọng tiếp theo | Giúp bản ghi có thể đưa vào xử lý | Toàn bộ lịch sử tái tục hoặc ngoại lệ |
Không chỉ là một hàng dữ liệu phẳng
Liên kết công việc lặp lại thay vì thêm nhiều cột
Một bản ghi liên quan riêng biệt giúp lưu giữ lịch sử và cho phép mỗi loại công việc có các trường dữ liệu phù hợp.
Rà soát tái tục
Ngày quan trọng, bộ hồ sơ, đề xuất, giá trị đề xuất và quyết định cuối cùng.
Nghĩa vụ hợp đồng
Bên chịu trách nhiệm, tần suất lặp lại, hạn hoàn thành, minh chứng và trạng thái thực hiện.
Bằng chứng đã gửi
Tài liệu hoặc dữ liệu, ngày của bằng chứng, trạng thái rà soát và kết luận của người rà soát.
Ngoại lệ
Mức độ nghiêm trọng, người phụ trách, tác động, hạn xử lý và việc đóng ngoại lệ có thể xác minh.
Kéo dài thời hạn và sửa đổi hợp đồng
Kỳ hạn hiện tại, kỳ hạn đề xuất, tác động, giá trị và kết quả phê duyệt.
Bối cảnh đối tác
Trạng thái quan hệ, phạm vi đã ký kết, người phụ trách và mức rủi ro trên toàn bộ các thỏa thuận.
Chế độ xem cho từng câu hỏi
Dùng một nguồn dữ liệu với các chế độ xem công việc tập trung
Người phụ trách danh mục, người phụ trách hợp đồng và người rà soát nghĩa vụ không nên cùng phải dò một bảng có 30 cột.
Sổ đăng ký danh mục hợp đồng
Lọc theo đối tác, danh mục, người phụ trách, trạng thái, ngày hết hạn, hạn thông báo, giá trị và rủi ro.
Hàng đợi tái tục
Ưu tiên áp lực từ hạn thông báo, mức độ đầy đủ của hồ sơ, đề xuất và quyết định.
Hàng đợi nghĩa vụ
Xử lý các cam kết đến hạn, quá hạn, thiếu bằng chứng và có tranh chấp.
Bảng theo dõi ngoại lệ
Chuyển cấp xử lý các trường hợp không đáp ứng nghiêm trọng, kèm theo tác động, người phụ trách, ngày xử lý và hành động cần thực hiện.
Khi công cụ theo dõi là đủ
Chọn mức độ chuyên sâu phù hợp với công việc
Một công cụ theo dõi có thể cấu hình giúp điều phối công việc sau khi ký mà không cần có mọi chức năng của CLM.
Sử dụng mô hình này khi
Ưu tiên của bạn là một sổ đăng ký hợp đồng duy nhất, cho phép cấu hình ngày, quyền phụ trách và công việc liên quan đến gia hạn, nghĩa vụ, ngoại lệ.
Bổ sung CLM chuyên biệt khi
Soạn thảo, thư viện điều khoản, chỉnh sửa có đánh dấu, đàm phán, ký kết hoặc trích xuất bằng AI là các yêu cầu trọng tâm.
Tích hợp ERP khi
Cam kết mua hàng, thanh toán, hóa đơn, thuế và bút toán sổ cái cần được quản lý trong hệ thống tài chính.
Duy trì kho tài liệu
Lưu tài liệu đã ký và phiên bản được kiểm soát trong kho đã phê duyệt, sau đó liên kết với công cụ theo dõi.
Câu hỏi thực tế
Câu hỏi về việc thay thế bảng tính theo dõi hợp đồng
Làm rõ sổ đăng ký, các mối quan hệ, lời nhắc và ranh giới hệ thống trước khi di chuyển dữ liệu.
Công cụ theo dõi hợp đồng nên có những trường dữ liệu nào?
Bắt đầu với ID hợp đồng, tiêu đề, đối tác, danh mục, trạng thái, người phụ trách, phòng ban, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, hạn thông báo, điều khoản gia hạn, giá trị, tiền tệ, rủi ro và hành động quan trọng tiếp theo.
Tại sao không lưu nghĩa vụ trong các cột trên cùng hàng với hợp đồng?
Một hợp đồng có thể có nhiều nghĩa vụ định kỳ và nhiều lần nộp bằng chứng. Các bản ghi liên quan giúp duy trì riêng người phụ trách, hạn hoàn thành, trạng thái và lịch sử mà không khiến hàng hợp đồng trở nên khó quản lý.
Jodoo có thể thay thế bảng tính hợp đồng của chúng tôi không?
Có, nếu nhu cầu chính là các bản ghi, mối quan hệ, chế độ xem, lời nhắc, quy trình, quyền truy cập và bảng tổng quan có thể cấu hình. Hãy xác thực dữ liệu nguồn và mô hình phân công trách nhiệm trước khi nhập.
Người dùng có thể thay đổi công cụ theo dõi mà không cần lập trình viên không?
Quản trị viên nghiệp vụ đã qua đào tạo thường có thể thêm trường dữ liệu, trạng thái, chế độ xem theo vai trò hoặc chỉ số trên bảng tổng quan trong vài phút đến vài giờ. ID hợp đồng ổn định và các trường dữ liệu nguồn được kiểm soát vẫn cần được quản trị chặt chẽ.
Tệp hợp đồng đã ký nên được lưu ở đâu?
Sử dụng kho tài liệu được quản trị hoặc quy trình đính kèm đã phê duyệt làm nguồn bản ghi chính thức. Công cụ theo dõi cần liên kết đúng phiên bản đã ký với bản ghi hợp đồng.
Xem sổ đăng ký như một hệ thống vận hành
Mở các hợp đồng, quyết định liên quan và ngoại lệ trong toàn bộ danh mục
Ứng dụng có sẵn dữ liệu cho thấy sự khác biệt giữa một danh sách tĩnh và hoạt động sau ký kết được kết nối.