Người phụ trách pháp lý hoặc mua sắm theo dõi khoảng thời gian gia hạn, ngày thông báo và hoạt động sửa đổi trên các thỏa thuận đang có hiệu lực.
Mẫu Theo dõi hợp đồng
Giữ hợp đồng đã ký luôn dễ theo dõi sau khi ký kết với một công cụ theo dõi duy nhất cho gia hạn, sửa đổi và hạn chót thông báo.
Được xây dựng cho đội ngũ pháp lý, mua sắm và tài chính cần theo dõi rõ ràng thời hạn thông báo, hành động của đối tác và lịch sử sửa đổi sau khi ký.
Tùy chỉnh trạng thái, chế độ xem theo người phụ trách, quy tắc thời gian tồn đọng, bảng tổng quan và cảnh báo để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu theo dõi hợp đồng, sau đó điều chỉnh chế độ xem, quy tắc thời gian tồn đọng và cảnh báo theo đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ pháp lý, mua sắm và tài chính dùng mẫu này để quản lý hợp đồng sau khi ký. Rủi ro tăng lên khi thời hạn thông báo, yêu cầu sửa đổi và nghĩa vụ của đối tác bị phân tán trong thư mục và chuỗi email. Công cụ theo dõi này giúp hiển thị rõ các mốc ngày quan trọng, người phụ trách và lịch sử thay đổi để đội ngũ có thể hành động trước khi hết hạn gia hạn hoặc thời hạn tuân thủ.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Đội ngũ tài chính rà soát các hợp đồng gắn với nghĩa vụ, điều khoản thanh toán hoặc phê duyệt vẫn cần theo dõi tiếp.
Quản lý phát hiện các thỏa thuận sắp đến hạn, cập nhật đã cũ hoặc chưa có người phụ trách nội bộ rõ ràng.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Không gian làm việc hợp đồng.
Thu thập các trường dữ liệu chính, người phụ trách, ngày tháng và chi tiết theo dõi tiếp cho từng bản ghi hợp đồng.
Chế độ xem trạng thái hợp đồng và người phụ trách.
Rà soát hợp đồng theo người phụ trách, trạng thái, ngày đến hạn và thời gian tồn đọng mà không cần tạo lại báo cáo.
Hiển thị theo dõi tiếp hợp đồng.
Phát hiện bản ghi quá hạn, công việc bị đình trệ và xu hướng ngoại lệ trước khi chúng trở thành tồn đọng hoặc gây lỡ hạn.
Thành phần bao gồm
- Theo dõi hợp đồng
- Nhật ký cập nhật trạng thái
- Nhật ký theo dõi tiếp ngoại lệ
- Danh sách theo dõi hợp đồng
- Bảng tổng quan theo dõi
- Trình theo dõi thời gian tồn đọng và nút thắt
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở lệch trạng thái
- Cảnh báo theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Nhắc nhở trạng thái
- Thành viên nhóm
- Quản lý
- Người phụ trách quy trình
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ gia hạn, thời hạn thông báo, lịch sử sửa đổi và người phụ trách trong một chế độ vận hành duy nhất sau khi ký.
- Biết phản hồi từ đối tác hoặc phê duyệt nội bộ nào vẫn cần được xử lý trước khi quá hạn.
- Biến trạng thái hợp đồng từ nơi lưu trữ tĩnh thành hàng đợi chủ động cho nghĩa vụ, thay đổi và gia hạn.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách theo dõi hợp đồng.
Rà soát gia hạn, hạn chót thông báo, trạng thái sửa đổi và theo dõi tiếp với đối tác từ một danh sách hợp đồng đang được cập nhật.
Theo dõi hợp đồng.
Giữ hợp đồng luôn hiển thị với các trường dữ liệu, lịch sử trạng thái và hành động tiếp theo mà đội ngũ sử dụng hằng ngày.
Bảng tổng quan theo dõi.
Theo dõi khối lượng tồn đọng, thời gian tồn đọng và tiến độ xử lý từ một bảng tổng quan duy nhất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Các đội ngũ ghi lại từng thỏa thuận đang có hiệu lực cùng đối tác, người phụ trách nội bộ, ngày gia hạn và yêu cầu thông báo.
Người phụ trách cập nhật trạng thái sửa đổi, nghĩa vụ và ghi chú theo dõi tiếp khi hợp đồng thay đổi theo thời gian.
Các chế độ xem và bảng tổng quan làm nổi bật các kỳ gia hạn sắp đến, các rà soát bị chặn và những hợp đồng vẫn cần xử lý.
Các thỏa thuận đã đóng hoặc chấm dứt vẫn có thể tìm kiếm cùng đầy đủ lịch sử trạng thái và luồng phê duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Theo dõi hợp đồng này bao gồm những gì?
Bạn sẽ có các bản ghi theo dõi như Theo dõi hợp đồng, Nhật ký cập nhật trạng thái và Nhật ký theo dõi tiếp ngoại lệ; các chế độ xem bảng tổng quan và hàng đợi như Danh sách theo dõi hợp đồng, Bảng tổng quan theo dõi và Trình theo dõi thời gian tồn đọng và nút thắt; cùng các tự động hóa như Thông báo cho người phụ trách và Nhắc nhở lệch trạng thái, giúp đội ngũ có một nơi duy nhất để theo dõi thời hạn thông báo, người phụ trách và lịch sử thay đổi trước khi khối lượng tồn đọng lan rộng.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu cần theo dõi, hàng đợi theo người phụ trách, quy tắc thời gian tồn đọng, bảng tổng quan và lời nhắc xoay quanh thời hạn thông báo, người phụ trách và lịch sử thay đổi.
Đội ngũ có thể dùng trên thiết bị di động không?
Có. Người phụ trách và quản lý có thể rà soát thời hạn thông báo, người phụ trách và lịch sử thay đổi, cập nhật theo dõi tiếp và giữ hàng đợi luôn được xử lý trên thiết bị di động.
Quản lý có thể theo dõi người phụ trách, thời gian tồn đọng và công việc bị đình trệ không?
Có. Quản lý có thể xem các kỳ gia hạn sắp đến, các sửa đổi quá hạn, các nghĩa vụ còn mở và những hợp đồng vẫn cần hành động từ người phụ trách.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này phù hợp cho đội ngũ pháp lý, mua sắm và tài chính cần hiển thị theo thời gian thực về gia hạn, sửa đổi, nghĩa vụ và người phụ trách phía đối tác.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể điều chỉnh các trường dữ liệu theo dõi, bảng tổng quan, lời nhắc và các bước quy trình để phù hợp với cách đội ngũ của bạn quản lý gia hạn, sửa đổi và nghĩa vụ hợp đồng.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.