Software zur Verwaltung von Vertragsverlängerungen
Software für rechtzeitige Vertragsverlängerungen
Machen Sie aus jedem näher rückenden Ablaufdatum eine terminierte Entscheidung. Stellen Sie dafür Leistung, Pflichten, Risiken, Nutzung und kaufmännischen Kontext bereit – bevor automatische Verlängerungen oder Kündigungsfristen die Entscheidung vorwegnehmen.
Melden Sie sich an, um diese befüllte Ansicht zu prüfen. Installieren Sie anschließend die App mit Beispieldaten, um Beziehungen, Workflow und Dashboards zu testen.
Was Software für Vertragsverlängerungen leisten muss
Software für das Vertragsverlängerungsmanagement sollte aus Ablaufdatum und Kündigungsregel den letzten sicheren Handlungstermin berechnen, Entscheidungsnachweise zusammenführen, einen Verantwortlichen zuweisen, die Empfehlung zur Freigabe leiten und die genehmigte Entscheidung dokumentieren. Eine Kalendererinnerung allein erklärt nicht, ob verlängert, neu verhandelt, befristet fortgeführt oder beendet werden soll.
- Kündigungstermin und Ablaufdatum getrennt halten
- Die Empfehlung enthält Nachweise und kaufmännischen Kontext
- Verlängerung, Neuverhandlung, befristete Fortführung und Beendigung bleiben eindeutige Entscheidungen
Vor Ablauf der Kündigungsfrist
Vom frühen Hinweis zur freigegebenen Verlängerungsentscheidung
Der Workflow beginnt vor der Kalendererinnerung und endet erst, wenn der gewählte Weg einen Verantwortlichen hat.
Prüfzeitraum eröffnen
Berechnen Sie den internen Handlungstermin aus der vertraglichen Kündigungsfrist und legen Sie anschließend Verantwortlichen und Priorität fest.
Entscheidungsgrundlagen zusammentragen
Führen Sie Serviceleistung, Nutzung, Pflichten, Risiken, Ausgaben, Alternativen und Anforderungen der Stakeholder in einer Prüfung zusammen.
Kaufmännischen Weg festlegen
Empfehlen Sie Verlängerung, Neuverhandlung, eine befristete Laufzeitverlängerung oder Beendigung und halten Sie Begründung sowie vorgeschlagenen Wert sichtbar.
Prüfen und bei Lücken zurückgeben
Prüfende können den belegten Weg freigeben oder die Unterlagen zurückgeben, wenn Nachweise, Befugnisse oder Bedingungen unvollständig sind.
Entscheidung umsetzen
Verfolgen Sie Mitteilung, Verhandlung, Vertragsänderung, Ersatzbeschaffung oder Abschlussarbeiten anhand der vereinbarten Termine.
Ergebnis dokumentieren
Verknüpfen Sie die endgültige Entscheidung und geänderte Termine wieder mit dem Vertrag, damit sie im nächsten Zyklus verfügbar sind.
Was in die Entscheidungsunterlagen gehört
Geben Sie Prüfenden die Fakten, die die Entscheidung beeinflussen
Gute Entscheidungsunterlagen sind kompakt genug für eine zügige Entscheidung und belastbar genug für deren Begründung.
| Entscheidungsgrundlage | Beantwortete Frage | Beispielnachweis |
|---|---|---|
| Zeitplanung | Welcher Termin ist der letzte sichere Handlungstermin für diesen Weg? | Ablaufdatum, Kündigungsfrist sowie Bedingungen für Beendigung und Laufzeitverlängerung |
| Leistung | Hat der Vertragspartner die vereinbarte Leistung erbracht? | SLA-Ergebnisse, Servicegutschriften, Vorfälle und Abnahmeprotokolle |
| Pflichten | Sind wesentliche Verpflichtungen erfüllt oder strittig? | Zugewiesene Pflichten, Nachweisstatus und offene Ausnahmen |
| Kaufmännische Aspekte | Was ändert sich bei Verlängerung oder Neuverhandlung? | Aktueller Wert, vorgeschlagener Wert, Nutzung, Preisänderung und Alternativen |
| Risiko | Welche Risiken bestehen fort, ändern sich oder entfallen? | Erkenntnisse zu Sicherheit, Versicherung, Abhängigkeiten sowie rechtlichen und betrieblichen Risiken |
| Übergang | Kann das Unternehmen den Vertrag sicher beenden oder den Anbieter wechseln? | Datenrückgabe, Ablöseplan, Vorlaufzeit und Abschlussaufgaben |
Portfoliosteuerung
Priorisieren Sie Entscheidungen nach ihren Folgen, nicht nur nach dem Ablaufdatum
Zwei Verträge können am selben Tag auslaufen und dennoch sehr unterschiedliche Aufmerksamkeit erfordern.
Jetzt kritisch
Kündigungsfrist versäumt, Risiko einer automatischen Verlängerung, hohe Wechselkosten oder ungelöster wesentlicher Vertragsverstoß.
Eskalieren Sie sofort an die entscheidungsverantwortliche Person und legen Sie den rechtlichen beziehungsweise kaufmännischen Weg fest.
Entscheidung fällig
Die Kündigungsfrist läuft und die Unterlagen sind für die Prüfung ausreichend vollständig.
Leiten Sie die Empfehlung mit Befugnis, Begründung und vorgeschlagenem Wert zur Entscheidung weiter.
Nachweislücke
Der Termin ist bekannt, doch Nachweise zu Leistung, Pflichten, Risiko oder Nutzung sind unvollständig.
Weisen Sie den fehlenden Nachweis vor dem Prüftermin zu.
Im Plan
Verantwortlicher, Termine, Unterlagen und nächster Kontrollpunkt sind aktuell.
Halten Sie den Fall sichtbar, ohne künstliche Dringlichkeit zu erzeugen.
Wo Jodoo passt
Verlängerungsarbeit rund um den unterzeichneten Vertrag koordinieren
Belassen Sie juristische Spezialarbeit im dafür vorgesehenen System. Nutzen Sie Jodoo dort, wo sich der Geschäftsprozess nach Vertragsart, Verantwortlichem oder Verlängerungsweg unterscheidet.
Besonders geeignet für Jodoo
Vertragsregister, Kündigungstermine, Entscheidungsunterlagen, Freigabe-Routing, Laufzeitverlängerungen, Pflichten, Nachweise, Ausnahme-Warteschlangen und Portfolio-Dashboards.
Im spezialisierten CLM belassen
Klauselbibliotheken, Dokumentenerstellung, Redlining, Verhandlungsportale, E-Signatur und KI-gestützte Klauselprüfung, wenn dies der Hauptbedarf ist.
In Stunden anpassen statt in Release-Zyklen
Ein geschulter Business-Administrator kann häufig in 2–8 Stunden ein Feld, einen Prüfpfad, eine gefilterte Warteschlange oder eine Dashboard-Kennzahl ergänzen und dabei stabile Vertrags-IDs beibehalten.
Systeme verbinden, denen Ihr Team bereits vertraut
Belassen Sie Rechtsdokumente, ERP-Verpflichtungen und Identitätsdaten in ihren Quellsystemen. Tauschen Sie stabile IDs und die für den Verlängerungsprozess benötigten Termine aus.
Praktische Fragen
Fragen, die Teams vor dem Ablösen ihrer Verlängerungs-Tabellen stellen
Klären Sie Termine, Zuständigkeiten, Nachweise, Automatisierung und den Einsatzbereich einer konfigurierbaren App für Vertragsverlängerungen.
Was ist der Unterschied zwischen Ablaufdatum und Kündigungsfrist?
Das Ablaufdatum markiert das Ende der aktuellen Laufzeit. Die Kündigungsfrist ist der letzte vertragliche Termin für die Mitteilung über Verlängerung, Nichtverlängerung oder Kündigung. Der interne Entscheidungstermin sollte in der Regel vor beiden liegen.
Kann Jodoo Erinnerungen für Vertragsverlängerungen senden?
Ja. Teams können Datumsfelder, Zuständigkeiten, Workflow und Automatisierung nutzen, um Aufgaben vor einem Mitteilungs- oder Entscheidungstermin anzukündigen oder weiterzuleiten. Ein guter Aufbau zeigt außerdem, welchen Nachweis und welche Handlung die Erinnerung verlangt.
Wie gehen wir mit automatisch verlängernden Verträgen um?
Erfassen Sie Kündigungsregel und nächste Kündigungsfrist, kennzeichnen Sie das Risiko der automatischen Verlängerung, eröffnen Sie die Entscheidung frühzeitig und dokumentieren Sie, dass die gewählte Mitteilung oder Verlängerungsmaßnahme abgeschlossen wurde.
Soll jede Vertragsverlängerung denselben Freigabeweg nutzen?
Nein. Leiten Sie nach wesentlichen Faktoren wie Wert, Risiko, Laufzeitänderung, Geschäftskritikalität oder Empfehlung weiter. Halten Sie risikoarme Verlängerungen kurz und sichern Sie bei Ausnahmen eine stärkere Prüfung.
Ersetzt dies eine vollständige CLM-Plattform?
Nicht, wenn Ihr Hauptbedarf Vertragsentwurf, Klauselbibliotheken, Redlining, Verhandlung, E-Signatur oder KI-Extraktion ist. Jodoo eignet sich für die operative Arbeit rund um Termine, Verantwortliche, Nachweise, Entscheidungen und Umsetzung.
Tatsächliche Verlängerungsfälle prüfen
Öffnen Sie die Fristen, Empfehlungen und Ausnahmen hinter den Portfolio-Kennzahlen
Die App enthält Beispiele für planmäßige, entscheidungsreife, überfällige und abgeschlossene Fälle sowie für Neuverhandlung und Beendigung. So können Sie den Prozess vor der Anpassung bewerten.