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Workflow-Pakete
Auftragsmanagement-Workflow: von der Erfassung bis zum Abschluss
Auftragsmanagement-Workflow

Auftragsmanagement-Workflow: von der Erfassung bis zum Abschluss

Bilden Sie Entscheidungen, Verantwortliche, Nachweise, Ausnahmewege und Systemübergaben ab, die einen Kundenauftrag von der Erfassung bis zum bestätigten Abschluss führen.

Diesen Auftragsworkflow nutzenWorkflow-Schritte ansehen

Ein Auftragsmanagement-Workflow legt fest, wer welche Entscheidung trifft, welche Nachweise erforderlich sind, wohin ein Auftrag zurückgehen kann und wie sich die aktuelle Kundenzusage von der Erfassung bis zum Abschluss verändert. Ein automatisiertes Auftragsmanagementsystem sollte wiederholbare Weiterleitungen, Benachrichtigungen und Datensatzaktualisierungen koordinieren und Ausnahmeentscheidungen klar zuordnen. ERP-, Bestands-, WMS-, E-Commerce-, Versand- und Buchhaltungssysteme können weiterhin für Spezialtransaktionen verantwortlich bleiben.

Auftragsworkflow in JodooJodoo-Auftragsmanagement-Workflow mit Prüfung, Liefer- und Zusagebestätigung, Ausnahmefreigabe, Erfüllung, Liefer- und Rechnungsprüfung, Rückläufen und AbschlussDen tatsächlichen Entscheidungsweg des Auftrags prüfenPrüfung, Zusage, Ausnahmen, Erfüllung, Lieferung, Rechnungsprüfung und AbschlussNutzen Sie in Jodoo
Workflow und zugehörige Betriebsdatensätze ansehen

Von der Prozesskarte zu Auftrag, Ausnahme, Erfüllung, Rechnung und Dashboard wechseln

Der Workflow ist nur nützlich, wenn jede Entscheidung zum gesteuerten Datensatz, den Nachweisen, der verantwortlichen Person und der nächsten Maßnahme führt.

Auftragsmanagement-Workflow und DatensätzeWorkflow, Kundenaufträge, Ausnahmen, Erfüllung, Rechnungsnachverfolgung und Steuerungszentrale
Diesen Auftragsworkflow nutzen ↗
Jodoo-Workflow-Designer mit Erfassung und Prüfung von Kundenaufträgen, Lieferbestätigung, Ausnahmefreigabe, Erfüllung, Liefer- und Rechnungsprüfung sowie Abschluss
Auftrag von der Erfassung bis zum bestätigten Abschluss weiterleitenFühren Sie Arbeit durch Prüfung, Liefer- und Zusagebestätigung, Ausnahmefreigabe, Erfüllung, Liefer- und Rechnungsprüfung bis zum endgültigen Abschluss – mit Rückläufen bei unvollständigen Informationen oder Nachweisen.
Workflow-Phasen

So sind die Vorlagen im Prozess miteinander verbunden

01

Auftrag erfassen und prüfen

Erfassen Sie Kunde, Kanal, Auftragsreferenz, Positionen, Wunschtermine, Konditionen, Verantwortliche und Anhänge. Unvollständige oder ungültige Aufträge werden zurückgegeben, bevor eine Zusage bestätigt wird.

Vorlage für Tracker für SonderbestellungenVerfolgen Sie Sonderbestellungen mit Kundenanfrage, Artikeldetails, Lieferantenstatus, erwartetem Datum, zuständige Person, Ausnahmen und Kundennachverfolgung.Vertriebs-Pipeline-TrackerVerfolgen Sie aktive Deals mit Phase, Verantwortliche, Forecast-Betrag, nächstem Schritt, Überalterungsrisiko, festgefahrenen Opportunities und Nachverfolgung durch Vertriebsmitarbeitende, bevor der Forecast kippt.
02

Lieferfähigkeit, Konditionen und Zusage bestätigen

Prüfen Sie erforderliche kaufmännische Freigaben, Liefer- oder Leistungskapazität, bestätigte Mengen, Erfüllungsort, Teilplan und den Termin, den das Team verlässlich zusagen kann.

Vorlage für Tracker für SonderbestellungenVerfolgen Sie Sonderbestellungen mit Kundenanfrage, Artikeldetails, Lieferantenstatus, erwartetem Datum, zuständige Person, Ausnahmen und Kundennachverfolgung.Bestell-TrackerVerfolgen Sie freigegebene Bestellungen nach der Genehmigung mit Lieferantenbestätigungen, zugesagten Lieferterminen, Überfälligkeitsstatus und nächsten Schritten in einem zentralen Live-Tracker.
03

Änderungen und Ausnahmen entscheiden

Leiten Sie Preis-, Kredit-, Spezifikations-, Mengen-, Liefer-, Termin-, Storno-, Zustell- und Rechnungsausnahmen mit Frist, Nachweis und Rücklauf an den richtigen Verantwortlichen weiter.

Vorlage für Tracker für SonderbestellungenVerfolgen Sie Sonderbestellungen mit Kundenanfrage, Artikeldetails, Lieferantenstatus, erwartetem Datum, zuständige Person, Ausnahmen und Kundennachverfolgung.Bestell-TrackerVerfolgen Sie freigegebene Bestellungen nach der Genehmigung mit Lieferantenbestätigungen, zugesagten Lieferterminen, Überfälligkeitsstatus und nächsten Schritten in einem zentralen Live-Tracker.
04

Auftrag erfüllen und Lieferung bestätigen

Verfolgen Sie bestätigte und gelieferte Mengen, verbleibende Zusagen, Blocker, Liefernachweise, Kundenkommunikation und das Ergebnis teilweiser oder fehlgeschlagener Erfüllung.

LieferauftragsformularVerwalten Sie Lieferauftrag, Kunde oder Standort, Artikelliste, Dispatch-zuständige Person, Lieferfenster, Nachweisnotiz und Abschlussstatus.Vorlage für Tracker für SonderbestellungenVerfolgen Sie Sonderbestellungen mit Kundenanfrage, Artikeldetails, Lieferantenstatus, erwartetem Datum, zuständige Person, Ausnahmen und Kundennachverfolgung.Formular für WareneingängeErfassen Sie Wareneingänge mit Bestellnummer, Lieferant, SKU, Menge, Zustand, Abweichung, Fotos und Einlagerungsstatus in einem Workflow.
05

Rechnungsbereitschaft prüfen und abschließen

Bestätigen Sie Liefernachweise, Rechnungsstatus, Abweichungen, Fakturierungsverantwortlichen, Zahlungsnachverfolgung, ungelöste Aufgaben und den endgültigen Abschlussgrund.

Vorlage für Auftragsverfolgung und RechnungsstellungVerfolgen Sie Kundenaufträge, Erfüllung auf Positionsebene, Liefernachweise, Rechnungsbereitschaft, Fälligkeiten, Zahlungsstatus, Abweichungen, Verantwortliche und nächste Schritte.Vorlage für Tracker für SonderbestellungenVerfolgen Sie Sonderbestellungen mit Kundenanfrage, Artikeldetails, Lieferantenstatus, erwartetem Datum, zuständige Person, Ausnahmen und Kundennachverfolgung.
Verknüpfte Details

Wichtige Details von der Anfrage bis zur Nachverfolgung beibehalten

  • Kunde, Auftragsreferenz, Positionen, Mengen, Konditionen, Wunschtermine, Anhänge und Verantwortliche gehen von der Erfassung in die Prüfung über.
  • Prüfergebnis, Preis- oder Kreditausnahme, Lieferengpass, bestätigte Menge, Erfüllungsort und vorgeschlagene Zusage gehen in Entscheidung und Bestätigung über.
  • Genehmigte Änderung, Vorher- und Nachher-Werte, Auswirkungen, überarbeitete Zusage, Kundenreaktion, Verantwortlicher und Zeitstempel bleiben mit der Auftragshistorie verbunden.
  • Erfüllte und gelieferte Mengen, Nachweise, Fehlmengen- oder Schadensgrund, offene Zusage und nächster Schritt gehen in die Lieferprüfung ein.
  • Lieferergebnis, Rechnungsbereitschaft, Abweichung, Fakturierungsverantwortlicher, Rechnungs- und Fälligkeitstermine sowie offene Nachverfolgung bestimmen, ob der Abschluss zulässig ist.
Bester Startpunkt

Wählen Sie die erste Vorlage nach Engpass

  • Beginnen Sie mit Erfassung und Prüfung, wenn unvollständige Aufträge oder unklare Konditionen in den Betrieb gelangen.
  • Fügen Sie ein Zusage-Gate hinzu, wenn Wunschtermine ohne Liefer- oder Kapazitätsbestätigung als verbindlich behandelt werden.
  • Definieren Sie ausdrückliche Ausnahmewege, wenn Änderungen, Fehlmengen, Kredit-, Liefer- oder Rechnungsblocker keinen klaren Entscheidungsverantwortlichen haben.
  • Ergänzen Sie Erfüllung auf Positionsebene und Rechnungsbereitschaft, wenn ein einzelner Auftragsstatus Teillieferungen oder Fakturierungssperren verdeckt.
  • Integrieren Sie Systeme erst, nachdem Datensatzverantwortung, Ausnahmebehandlung, fehlgeschlagene Übergaben und Abstimmungsverantwortung eindeutig geregelt sind.
Enthaltene Vorlagen

Vorlagen, die dieses Workflow-Paket unterstützen

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Auftragsmanagement-Software zur Steuerung von Kundenaufträgen

Steuern Sie Kundenaufträge von der Erfassung und Prüfung über Zusage, Ausnahmen, Erfüllung und Lieferung bis zur Rechnungsnachverfolgung und zum Abschluss in einem konfigurierbaren Arbeitsbereich.

Vorlage für Auftragsverfolgung und Rechnungsstellung / Vorlage für Tracker für Sonderbestellungen / Bestell-Tracker5 Vorlagen

Vertriebsauftragsmanagement-Software für B2B-Teams

Verbinden Sie die Erfassung von B2B-Kundenbestellungen, kaufmännische Prüfung, Zusagetermine, Auftragsänderungen, Erfüllung, Liefernachweise, Rechnungsübergabe und verbindliche Nachverfolgung.

Vorlage für Auftragsverfolgung und Rechnungsstellung / Vorlage für Tracker für Sonderbestellungen / Lieferauftragsformular8 Vorlagen

Software für Bestellmanagement

Steuern Sie Bestellanforderungen, Freigaben, Lieferantenbeauftragung, Lieferung, Wareneingang, Ausnahmen und Abschluss mit konfigurierbarer Bestellmanagement-Software.

Bestellanforderung / Bestellfreigabe / Bestell-Tracker7 Vorlagen

Software zur Nachverfolgung von Bestellungen

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Bestell-Tracker / Bestellanforderung / Bestellfreigabe
Leitfäden

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Leitfaden für Auftragsmanagementsysteme

Auftragsmanagementsystem: Definition, Funktionen, Architektur und Beispiele

Ein Auftragsmanagementsystem verbindet die Kundenzusage mit Prüfung, Bestätigung, Ausnahmeentscheidungen, Auftragserfüllung, Lieferung, Rechnungsübergabe und Abschluss.

FAQs

Häufige Fragen zu diesem Workflow-Paket

Was ist ein Auftragsmanagement-Workflow?

Ein Auftragsmanagement-Workflow ist der kontrollierte Pfad, der einen Kundenauftrag durch Erfassung, Prüfung, Zusage, Änderungsentscheidungen, Erfüllung, Lieferung, Rechnungsprüfung und Abschluss führt. Er definiert Verantwortliche, Ein- und Ausgangsbedingungen, Nachweise, Ausnahmewege und Rückläufe.

Was sind die wichtigsten Schritte eines Auftragsmanagement-Workflows?

Ein praxistauglicher Workflow erfasst und prüft den Auftrag, bestätigt Konditionen und Lieferfähigkeit, setzt die Zusage, leitet Änderungen und Ausnahmen weiter, verfolgt Erfüllung und Lieferung, prüft die Rechnungsbereitschaft, klärt Abweichungen und schließt die verbleibende Zusage ab.

Wie sollten Auftragsausnahmen behandelt werden?

Erfassen Sie Ausnahmetyp, Schweregrad, betroffene Position oder Zusage, Auswirkung, Nachweis, Entscheidungsverantwortlichen, Frist, Ergebnis, überarbeitete Zusage, Kundenreaktion, Lösung und Historie. Eine zurückgegebene oder abgelehnte Entscheidung darf frühere Daten nicht löschen.

Ersetzt ein Auftragsworkflow ERP oder WMS?

Nicht unbedingt. Der Workflow kann menschliche Prüfungen, Entscheidungen, Ausnahmen, Nachweise, Zuständigkeiten und Nachverfolgung koordinieren, während ERP-, WMS-, Bestands-, E-Commerce-, Versand- und Buchhaltungssysteme weiterhin Spezialtransaktionen führen.

Kann Jodoo einen Auftragsmanagement-Workflow abbilden?

Ja. Teams können Datensätze, Formulare, verknüpfte Positionsdaten, Prüfregeln, Workflow-Knoten, bedingte Verzweigungen, Freigaben, Rückläufe, Benachrichtigungen, Berechtigungen, Arbeitslisten, Dashboards, Historie und Integrationen rund um den Auftragsprozess konfigurieren.

Nächster Schritt

Starten Sie mit der passendsten Vorlage und passen Sie dann den Workflow an

Sehen Sie sich die erste Vorlage in diesem Workflow-Paket in der Vorschau an und passen Sie dann Felder, Verantwortliche, Status und Automatisierungen für Ihr Team an.

Startvorlage in der Vorschau ansehen