Quy trình quản lý đơn hàng

Quy trình quản lý đơn hàng: Từ tiếp nhận đến đóng hồ sơ

Lập bản đồ quyết định, người phụ trách, bằng chứng, nhánh xử lý ngoại lệ và bàn giao hệ thống để đưa đơn của khách từ lúc tiếp nhận đến khi xác nhận đóng hồ sơ.

Dùng quy trình đơn hàng nàyXem các bước quy trình

Quy trình hệ thống quản lý đơn hàng xác định ai quyết định việc gì, cần bằng chứng nào, đơn có thể được trả về ở đâu và cam kết hiện tại với khách thay đổi thế nào từ lúc tiếp nhận đến đóng hồ sơ. Hệ thống quản lý đơn hàng tự động nên điều phối định tuyến, cảnh báo và cập nhật bản ghi lặp lại, đồng thời giữ rõ trách nhiệm đối với quyết định ngoại lệ. ERP, hệ thống tồn kho, WMS, thương mại điện tử, vận chuyển và kế toán vẫn có thể phụ trách các giao dịch chuyên sâu.

Quy trình đơn hàng trong Jodoo

Quy trình quản lý đơn hàng Jodoo với xác thực, xác nhận nguồn cung và cam kết, phê duyệt ngoại lệ, thực hiện, đánh giá giao hàng và hóa đơn, hướng trả lại và đóng đơn

Xem hướng ra quyết định thực tế của đơn hàngXác thực, cam kết, ngoại lệ, thực hiện, giao hàng, đánh giá hóa đơn và đóng đơnSử dụng trong Jodoo

Xem quy trình và các hồ sơ vận hành

Đi từ sơ đồ quy trình đến đơn hàng, ngoại lệ, thực hiện, hóa đơn và bảng điều khiển

Quy trình chỉ hữu ích khi mỗi quyết định đều truy cập được hồ sơ, bằng chứng, người phụ trách và hành động tiếp theo mà nó kiểm soát.

Trình thiết kế quy trình Jodoo hiển thị tiếp nhận đơn hàng khách, xác thực, xác nhận nguồn cung, phê duyệt ngoại lệ, thực hiện, đánh giá giao hàng và hóa đơn, cùng bước đóng đơn — **Đưa đơn hàng từ tiếp nhận đến khi đóng đã xác nhận**Đưa công việc qua xác thực, xác nhận nguồn cung và cam kết, phê duyệt ngoại lệ, thực hiện, đánh giá giao hàng và hóa đơn, rồi đóng cuối cùng; có hướng trả lại khi thông tin hoặc bằng chứng chưa đầy đủ.

Các giai đoạn quy trình

Cách các mẫu được kết nối trong toàn bộ quy trình

Tiếp nhận và xác minh đơn

Ghi nhận khách hàng, kênh, mã tham chiếu, dòng hàng, ngày yêu cầu, điều khoản, người phụ trách và tệp đính kèm; sau đó trả lại đơn thiếu hoặc không hợp lệ trước khi xác nhận bất kỳ cam kết nào.

Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệtTheo dõi đơn hàng đặc biệt với yêu cầu của khách hàng, chi tiết mặt hàng, trạng thái nhà cung cấp, ngày dự kiến, người phụ trách, ngoại lệ và theo dõi tiếp với khách hàng.Công cụ theo dõi pipeline bán hàngTheo dõi các giao dịch đang diễn ra theo giai đoạn, người phụ trách, giá trị dự báo, bước tiếp theo, rủi ro tồn đọng, cơ hội bị đình trệ và hoạt động theo dõi tiếp trước khi dự báo bị lệch.

Xác nhận nguồn cung, điều khoản và cam kết

Kiểm tra nhu cầu phê duyệt thương mại, năng lực cung ứng hoặc dịch vụ, số lượng đã xác nhận, địa điểm thực hiện, kế hoạch giao một phần và ngày mà đội ngũ có thể cam kết một cách có trách nhiệm.

Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệtTheo dõi đơn hàng đặc biệt với yêu cầu của khách hàng, chi tiết mặt hàng, trạng thái nhà cung cấp, ngày dự kiến, người phụ trách, ngoại lệ và theo dõi tiếp với khách hàng.Trình theo dõi đơn mua hàngTheo dõi đơn đặt hàng đã phát hành sau phê duyệt với xác nhận nhà cung cấp, ngày giao cam kết, trạng thái tồn đọng và bước tiếp theo trong một nơi.

Ra quyết định về thay đổi và ngoại lệ

Chuyển ngoại lệ về giá, tín dụng, quy cách, số lượng, nguồn cung, ngày, hủy, giao hàng và hóa đơn đến đúng người phụ trách, kèm thời hạn, bằng chứng và luồng trả về.

Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệtTheo dõi đơn hàng đặc biệt với yêu cầu của khách hàng, chi tiết mặt hàng, trạng thái nhà cung cấp, ngày dự kiến, người phụ trách, ngoại lệ và theo dõi tiếp với khách hàng.Trình theo dõi đơn mua hàngTheo dõi đơn đặt hàng đã phát hành sau phê duyệt với xác nhận nhà cung cấp, ngày giao cam kết, trạng thái tồn đọng và bước tiếp theo trong một nơi.

Thực hiện đơn và xác nhận giao hàng

Theo dõi số lượng đã xác nhận và đã giao, cam kết còn lại, vướng mắc, bằng chứng giao hàng, trao đổi với khách và kết quả của việc thực hiện một phần hoặc thất bại.

Biểu mẫu lệnh giao hàngQuản lý lệnh giao hàng, khách hàng hoặc địa điểm, danh sách mặt hàng, người phụ trách điều phối, khung thời gian giao hàng, ghi chú xác nhận và trạng thái hoàn tất.Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệtTheo dõi đơn hàng đặc biệt với yêu cầu của khách hàng, chi tiết mặt hàng, trạng thái nhà cung cấp, ngày dự kiến, người phụ trách, ngoại lệ và theo dõi tiếp với khách hàng.Biểu mẫu nhận hàngGhi nhận phiếu nhận hàng với PO, nhà cung cấp, SKU, số lượng, tình trạng, chênh lệch, ảnh và trạng thái cất kho trong một quy trình.

Rà soát khả năng lập hóa đơn và đóng hồ sơ

Xác nhận bằng chứng giao hàng, trạng thái hóa đơn, chênh lệch, người phụ trách lập hóa đơn, theo dõi thanh toán, việc chưa giải quyết và lý do cuối cùng cho phép đóng đơn.

Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơnTheo dõi đơn hàng của khách, tình trạng thực hiện từng dòng, bằng chứng giao hàng, mức độ sẵn sàng lập hóa đơn, hạn thanh toán, trạng thái thanh toán, sai lệch, người phụ trách và bước tiếp theo.Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệtTheo dõi đơn hàng đặc biệt với yêu cầu của khách hàng, chi tiết mặt hàng, trạng thái nhà cung cấp, ngày dự kiến, người phụ trách, ngoại lệ và theo dõi tiếp với khách hàng.

Chi tiết được kết nối

Giữ nhất quán thông tin quan trọng từ yêu cầu đến theo dõi tiếp

Khách hàng, mã đơn, dòng hàng, số lượng, điều khoản, ngày yêu cầu, tệp đính kèm và người phụ trách được chuyển từ khâu tiếp nhận sang xác minh.
Kết quả xác minh, ngoại lệ về giá hoặc tín dụng, hạn chế nguồn cung, số lượng đã xác nhận, địa điểm thực hiện và cam kết đề xuất được chuyển sang bước quyết định và xác nhận.
Thay đổi đã duyệt, giá trị trước và sau, tác động, cam kết sửa đổi, phản hồi của khách, người phụ trách và dấu thời gian luôn liên kết với lịch sử đơn.
Số lượng đã thực hiện và giao, bằng chứng, lý do thiếu hoặc hư hỏng, cam kết còn mở và bước tiếp theo được chuyển sang rà soát giao hàng.
Kết quả giao hàng, mức độ sẵn sàng lập hóa đơn, chênh lệch, người phụ trách lập hóa đơn, ngày hóa đơn và ngày đến hạn cùng việc chưa xử lý quyết định liệu có thể đóng hồ sơ hay không.

Điểm bắt đầu phù hợp nhất

Chọn mẫu đầu tiên theo điểm nghẽn

Bắt đầu với tiếp nhận và xác minh khi đơn thiếu thông tin hoặc điều khoản chưa rõ vẫn đi vào vận hành.
Thêm cổng cam kết khi ngày khách yêu cầu đang bị coi là ngày cam kết dù chưa xác nhận nguồn cung hoặc năng lực.
Thêm nhánh ngoại lệ rõ ràng khi thay đổi, thiếu hàng, tín dụng, giao hàng hoặc vướng mắc hóa đơn chưa có người chịu trách nhiệm quyết định.
Theo dõi thực hiện theo dòng hàng và mức độ sẵn sàng lập hóa đơn khi một trạng thái đơn duy nhất đang che khuất giao một phần hoặc hóa đơn bị giữ.
Chỉ tích hợp sau khi đã làm rõ quyền sở hữu bản ghi, xử lý ngoại lệ, bàn giao thất bại và trách nhiệm đối soát.

Mẫu đi kèm

Các mẫu hỗ trợ gói quy trình này

Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn

Theo dõi đơn hàng của khách, tình trạng thực hiện từng dòng, bằng chứng giao hàng, mức độ sẵn sàng lập hóa đơn, hạn thanh toán, trạng thái thanh toán, sai lệch, người phụ trách và bước tiếp theo.

Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệt

Theo dõi đơn hàng đặc biệt với yêu cầu của khách hàng, chi tiết mặt hàng, trạng thái nhà cung cấp, ngày dự kiến, người phụ trách, ngoại lệ và theo dõi tiếp với khách hàng.

Biểu mẫu lệnh giao hàng

Quản lý lệnh giao hàng, khách hàng hoặc địa điểm, danh sách mặt hàng, người phụ trách điều phối, khung thời gian giao hàng, ghi chú xác nhận và trạng thái hoàn tất.

Trình theo dõi đơn mua hàng

Theo dõi đơn đặt hàng đã phát hành sau phê duyệt với xác nhận nhà cung cấp, ngày giao cam kết, trạng thái tồn đọng và bước tiếp theo trong một nơi.

Công cụ theo dõi pipeline bán hàng

Theo dõi các giao dịch đang diễn ra theo giai đoạn, người phụ trách, giá trị dự báo, bước tiếp theo, rủi ro tồn đọng, cơ hội bị đình trệ và hoạt động theo dõi tiếp trước khi dự báo bị lệch.

Biểu mẫu nhận hàng

Ghi nhận phiếu nhận hàng với PO, nhà cung cấp, SKU, số lượng, tình trạng, chênh lệch, ảnh và trạng thái cất kho trong một quy trình.

Quy trình kinh doanh liên quan

Khám phá các tình huống sử dụng đằng sau quy trình này

5 mẫu

Phần mềm quản lý đơn hàng giúp kiểm soát toàn bộ đơn của khách

Kiểm soát đơn hàng của khách từ khâu tiếp nhận, xác minh, cam kết giao hàng, xử lý ngoại lệ đến hoàn tất đơn, giao hàng, theo dõi hóa đơn và đóng hồ sơ trong một không gian làm việc có thể tùy chỉnh.

Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn / Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệt / Trình theo dõi đơn mua hàng 5 mẫu

Phần mềm quản lý đơn bán hàng dành cho đội ngũ B2B

Liên kết việc tiếp nhận PO của khách hàng B2B, xác minh điều kiện thương mại, ngày cam kết, thay đổi đơn, tiến độ thực hiện, bằng chứng giao hàng, bàn giao hóa đơn và công việc theo dõi có người chịu trách nhiệm.

Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn / Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệt / Biểu mẫu lệnh giao hàng 8 mẫu

Phần mềm quản lý đơn đặt hàng

Yêu cầu mua quyền điều khiển, phê chuẩn, nhà cung cấp, giao hàng, nhận ngoại lệ, và đóng cửa với phần mềm quản lý mua hàng có thể cấu hình.

Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng / Trình theo dõi đơn mua hàng 7 mẫu

Phần mềm theo dõi đơn đặt hàng

Theo dõi đơn đặt hàng từ yêu cầu và phê duyệt đến xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng, thay đổi và theo dõi tiếp khi nhận hàng.

Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng

Hướng dẫn

Làm rõ tiêu chí cho quy trình này

Hướng dẫn hệ thống quản lý đơn hàng

Hệ thống quản lý đơn hàng: Định nghĩa, tính năng, kiến trúc và ví dụ

Hệ thống quản lý đơn hàng liên kết cam kết với khách cùng các bước xác minh, cam kết, quyết định ngoại lệ, thực hiện, giao hàng, bàn giao hóa đơn và đóng hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp về gói quy trình này

Quy trình quản lý đơn hàng là gì?

Quy trình quản lý đơn hàng là lộ trình có kiểm soát đưa đơn của khách qua các bước tiếp nhận, xác minh, cam kết, quyết định thay đổi, thực hiện, giao hàng, rà soát hóa đơn và đóng hồ sơ. Quy trình xác định người phụ trách, điều kiện vào và ra, bằng chứng, nhánh ngoại lệ và luồng trả về.

Các bước chính trong quy trình quản lý đơn hàng là gì?

Một quy trình thực tế sẽ tiếp nhận và xác minh đơn, xác nhận điều khoản và nguồn cung, đặt cam kết, chuyển thay đổi và ngoại lệ, theo dõi thực hiện và giao hàng, rà soát khả năng lập hóa đơn, xử lý chênh lệch và đóng phần cam kết còn lại.

Nên xử lý ngoại lệ đơn hàng như thế nào?

Ghi nhận loại ngoại lệ, mức độ nghiêm trọng, dòng hàng hoặc cam kết bị ảnh hưởng, tác động, bằng chứng, người quyết định, hạn xử lý, kết quả, cam kết sửa đổi, phản hồi của khách, cách giải quyết và lịch sử. Một quyết định bị trả lại hoặc từ chối không được xóa dữ liệu trước đó.

Quy trình đơn hàng có thay thế ERP hoặc WMS không?

Không nhất thiết. Quy trình có thể điều phối việc xác minh của con người, quyết định, ngoại lệ, bằng chứng, trách nhiệm và theo dõi; còn ERP, WMS, hệ thống tồn kho, thương mại điện tử, vận chuyển và kế toán tiếp tục phụ trách các giao dịch chuyên sâu.

Jodoo có thể xây dựng quy trình quản lý đơn hàng không?

Có. Đội ngũ có thể cấu hình bản ghi, biểu mẫu, dữ liệu dòng hàng liên quan, quy tắc xác minh, nút quy trình, nhánh điều kiện, phê duyệt, luồng trả về, thông báo, quyền, hàng đợi, bảng điều khiển, lịch sử và tích hợp quanh quy trình đơn hàng.

Bước tiếp theo

Bắt đầu từ mẫu phù hợp nhất, rồi điều chỉnh quy trình

Xem trước mẫu đầu tiên trong gói quy trình này, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, người phụ trách, trạng thái và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.

Xem trước mẫu khởi đầu

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá