Aliran kerja persetujuan faktur
Memiliki routing review, wewenang, keputusan, pengembalian, pengecualian, pengingat, dan jalur audit sebelum persiapan pembayaran.
Gunakan Jodoo untuk lapisan persetujuan yang dapat dikonfigurasi.Templat Alur Persetujuan Faktur
Arahkan faktur melalui validasi utang usaha, tinjauan keuangan, persetujuan anggaran, penanganan pengecualian, dan kesiapan pembayaran dengan riwayat keputusan yang jelas.
Untuk tim utang usaha dan keuangan yang membutuhkan satu catatan faktur, alur persetujuan lima tahap, log keputusan, dan dasbor SLA persetujuan.
Masuk atau buat akun untuk membuka template kerja. Kemudian menyesuaikan bidang, reviewers, aturan pengecualian, pengingat, dan dashboard ke kontrol AP Anda.
Aplikasi persetujuan faktur JodooBeban kerja persetujuan
Gunakan templat persetujuan fakturTinjau beban kerja berisi data contoh, alur persetujuan lima tahap, log keputusan, dan struktur catatan sebelum menyesuaikannya.Buka templat
Jawaban langsung
Alur persetujuan faktur mengendalikan keputusan sebelum pembayaran
Aliran kerja harus menghubungkan faktur, bukti pendukung, validasi AP, rute pengulas, keputusan persetujuan, penanggung jawab pengecualian, dan status kesiapan pembayaran. Itu memberi keuangan satu catatan untuk memeriksa alih-alih membangun kembali persetujuan dari email, obrolan, dan spreadsheet.
- 01
Penangkapan
Asupan pemohon atau APCatat vendor, referensi faktur, tanggal, jumlah, mata uang, tujuan, dan file pendukung.
- 02
Validasi
Rekening yang harus dibayarPeriksa kesempurnaan, risiko duplikat, konteks vendor, jumlah, pajak, tanggal jatuh tempo, dan setiap pengecualian yang memblokir review.
- 03
Ulasan
Reviewer KeuanganKonfirmasi konteks pengkodean, kecocokan kebijakan, bukti pendukung, kepemilikan pengawas, dan rute yang diperlukan untuk faktur.
- 04
Persetujuan atau mengembalikan
penanggung jawab anggaran atau pengembalianMenerima, menolak atau mengembalikan faktur dengan keputusan, komentar, cap waktu dan penanggung jawab pengecualian yang belum diselesaikan.
- 05
Keadaan pelepasan
penanggung jawab AP atau penyediaan pembayaranTanda-tanda faktur yang disetujui siap untuk persiapan pembayaran sambil menjaga pelaksanaan pembayaran di sistem keuangan atau perbankan.
Pengesahan faktur diJodoo
Tinjau catatan faktur, alur persetujuan, log keputusan, dan dasbor yang sebenarnya
Ikuti satu aplikasi Jodoo di seluruh permukaan keuangan yang benar-benar dibutuhkan: pengambilan faktur terstruktur, jalur persetujuan langsung, sejarah keputusan, dan visibilitas manajemen. Buka tampilan untuk melanjutkan ke aplikasi yang dapat dikonfigurasi.
Panduan pengecualian
Invoice bersih rute dan pengecualian persetujuan berbeda
Proses persetujuan faktur yang berguna lebih dari sekadar memindahkan setiap faktur melalui satu jalur bahagia. Bukti yang hilang, ketidakcocokan, ambang kebijakan, dan penolakan membutuhkan penanggung jawab eksplisit dan bukti disimpan.
Jalur invoiceSinyal kontrolJalur alur kerjaBukti yang disimpan
Faktur rutinDukungan lengkap, vendor yang dikenal, nilai biasa, dan tidak ada perbedaan atau pengecualian kebijakan.Validasi AP → tinjauan keuangan → persetujuan anggaran → kesiapan pembayaran.File faktur, pemiliknya, keputusan, komentar, timestamp, dan status kesiapan akhir.
Bukti yang hilang atau salahFaktur, penerimaan, alokasi atau konteks bisnis yang diperlukan hilang atau tidak konsisten.Kembali ke pengawas dengan alasan dan simpan sejarah tinjauan asli.Alasan pengembalian, barang yang hilang, penanggung jawab bertanggung jawab, pengajuan ulang, dan versi ditinjau.
Perkalian atau jumlah yang tidak cocokPenjual, nomor faktur, jumlah, pajak, atau kewajiban sumber tidak setuju.Tempatkan faktur di tempat tunggu dan berikan AP, pengadaan, atau pemohon untuk menyelesaikannya.Hasil yang tidak sesuai, alasan, respon penanggung jawab, koreksi, dan disposisi akhir.
Kecualian ambang batas atau kebijakanJumlah, kategori, departemen, atau jenis pengecualian membutuhkan otoritas yang berbeda.Tambahkan persetujuan yang diperlukan atau meningkat sebelum kesiapan pembayaran dapat ditetapkan.Aturan routing, dasar otoritas, peninjauan tambahan, keputusan, dan pengecualian.
Faktur yang ditolakKewajiban ini tidak sah, tidak didukung, duplikat, diperdebatkan, atau kebijakan luar.Tutup rute persetujuan tanpa menandai faktur siap untuk pembayaran.Alasan penolakan, penanggung jawab keputusan, tanggal, pemasok atau pelamar tindak lanjut, dan status.
Pilih lapisan yang tepat
Pisahkan alur persetujuan dari otomatisasi AP, akuntansi, dan pemindaian dokumen
Lapisan-lapisan ini dapat terhubung, tapi mereka memecahkan masalah yang berbeda. Mempertahankan batas yang jelas membantu pembeli mengevaluasi Jodoo tanpa membingungkan alur kerja persetujuan yang dapat dikonfigurasi dengan platform akuntansi, pembayaran, atau pengambilan faktur lengkap.
Otomatisasi rekening yang harus dibayar
mencakup siklus operasi yang lebih luas dari penerimaan faktur dan pencocokan melalui persetujuan, pengecualian, kesiapan pembayaran, dan pelaporan AP.
Penggunaan ketika persetujuan adalah bagian dari proses AP yang lebih luas.ERP atau sistem akuntansi
Memiliki vendor yang berwibawa, pembelian, pajak, akuntansi, buku besar, pembayaran, dan catatan keuangan.
Simpan kebenarannya dalam sistem keuangan.OCR atau penangkapan faktur
Mengekstrak bidang dan file faktur sebelum orang atau aturan memvalidasi informasi dan rute keputusan.
Tambahkan ketika ekstraksi dokumen adalah bottleneck.FAQs
Pertanyaan tentang alur kerja persetujuan faktura
Apa itu aliran kerja persetujuan faktur?
Aliran kerja persetujuan faktur memindahkan faktur dari pengambilan dan validasi AP melalui keputusan keuangan atau anggaran yang diperlukan, penanganan pengecualian, dan kesiapan pembayaran sambil mempertahankan reviewer, keputusan, komentar, bukti, dan timestamp.
Apa langkah-langkah yang harus dimasukkan dalam alur kerja persetujuan faktura?
Aliran kerja praktis termasuk pengambilan faktur, komprehensi dan cek duplikat, tinjauan keuangan, persetujuan berbasis otoritas, pengendalian pengembalian atau penolakan, kepemilikan pengecualian, peringatan, dan kesiapan pembayaran yang jelas Permasalahan.
Bagaimana harus ditangani pengecualian persetujuan faktur?
Bukti yang hilang, duplikat, perbedaan jumlah, pengecualian kebijakan, dan faktur ditolak harus meninggalkan jalur rutin, menerima penanggung jawab nama dan alasan, dan tetap terlihat sampai diperbaiki, ditutup, atau dikembalikan untuk persetujuan.
Apa perbedaan antara persetujuan faktur dan otomatisasi rekening yang harus dibayar?
Persetujuan faktur berfokus pada rute tinjauan, otoritas, keputusan, pengembalian, dan sejarah audit. Automasi rekening yang harus dibayar lebih luas dan juga dapat mencakup pengambilan faktur, pencocokan, konteks vendor, persiapan pembayaran, rekonsiliasi, dan pelaporan AP.
Apakah persetujuan faktur berarti itu telah dibayar?
Tidak, tidak. Persetujuan menyetujui faktur untuk langkah keuangan berikutnya. Pembebasan pembayaran, pelaksanaan, penyelesaian dan rekonsiliasi harus tetap menjadi negara yang terpisah milik sistem akuntansi, ERP, perbankan atau pembayaran yang tepat.
Apakah template persetujuan faktur dapat disesuaikan?
Ya, aku tahu. Tim dapat menyesuaikan bidang faktur, tahap pengawasan, aturan otoritas, alasan pengecualian, pengingat, izin, jurnal keputusan, dashboard, dan penyerahan ke sistem keuangan mereka.
Template terkait
Template lain yang dekat dengan alur kerja ini
Mulai dengan alur persetujuan faktur ini
Uji satu faktur dari pengajuan hingga siap dibayar
Buka aplikasi Jodoo, tinjau catatan faktur dan alur persetujuan, lalu sesuaikan kolom, peninjau, aturan pengecualian, pengingat, dan dasbor dengan kontrol utang usaha Anda.