Jadwalkan demoDaftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDashboardIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplateBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Jadwalkan demoDaftar
Template AI
Panduan
Panduan Persetujuan Keuangan
Panduan Checklist Persetujuan Faktur dan Utang Usaha (AP)
Panduan

Panduan Checklist Persetujuan Faktur dan Utang Usaha (AP)

Rencanakan field persetujuan faktur, langkah review AP, alasan hold, bukti coding, dan kesiapan pembayaran sebelum membuka template.

Persetujuan faktur sering bermasalah saat faktur, catatan coding, konteks vendor, persetujuan, dan kesiapan pembayaran tersebar di tempat yang berbeda. Panduan ini membantu tim AP menentukan field checklist yang membuat setiap faktur mudah direview, siap dibayarkan, atau siap ditahan dengan alasan yang jelas.

Tinjau checklist fakturBuka template persetujuan faktur
Workflow Persetujuan Invoice APMulai dari: Workflow Persetujuan Invoice AP
01

Catat konteks faktur sebelum mengatur routing

Alur persetujuan hanya berguna jika record faktur memuat konteks yang cukup. AP perlu mencatat vendor, jumlah, tanggal jatuh tempo, konteks pembelian atau kontrak, dan file pendukung sebelum review dimulai.

  • Vendor, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, jumlah, dan pajak.
  • Referensi PO, kontrak, permintaan pembelian, atau cost center.
  • File faktur, dokumen pendukung, bukti penerimaan, dan catatan pengaju.
  • Owner AP, status coding, dan status review pertama.
02

Pisahkan review coding dari keputusan persetujuan

Coding dan persetujuan saling terkait, tetapi tidak sama. Coding memastikan ke mana faktur harus dimasukkan; persetujuan memastikan apakah faktur dapat lanjut ke pembayaran.

  • Akun GL, departemen, proyek, cost center, dan catatan alokasi.
  • Peninjau coding, status coding, informasi yang kurang, dan alasan pengecualian.
  • Pemberi persetujuan, keputusan persetujuan, alasan pengembalian, dan tanggal keputusan.
  • Status hold saat coding atau persetujuan terhambat.
03

Buat hold AP terlihat jelas

Hold harus memiliki alasan, owner, tanggal jatuh tempo, dan tindakan berikutnya. Jika tidak, faktur terlihat masih terbuka tetapi tidak ada yang tahu mengapa pembayaran terhambat.

  • Alasan hold seperti PO belum ada, selisih harga, bukti penerimaan belum ada, duplikasi, atau masalah vendor.
  • Owner pengecualian dan tanggal tindak lanjut berikutnya.
  • Aging berdasarkan tanggal jatuh tempo dan alasan hold.
  • Kesiapan rilis setelah hambatan diselesaikan.
04

Hubungkan persetujuan ke kesiapan pembayaran

Faktur yang sudah disetujui tetap memerlukan persiapan pembayaran. Simpan metode pembayaran, payment run, kesiapan ACH, status remitansi, dan owner rilis dalam jejak AP.

  • Metode pembayaran, tanggal pembayaran yang diminta, payment run, dan status rilis.
  • Review detail ACH atau bank jika diperlukan.
  • Status pelacak pembayaran vendor dan catatan remitansi.
  • Milestone pembayaran kontrak saat faktur terkait dengan kewajiban terjadwal.
Checklist AP

Field checklist persetujuan faktur dan AP

Gunakan checklist ini untuk menyimpan review faktur, coding, hold, dan kesiapan pembayaran dalam record workflow yang sama.

Area checklistApa yang perlu dicatatHambatan yang perlu dihindariOwner
Identitas fakturVendor, nomor faktur, tanggal, tanggal jatuh tempo, jumlah, file.Konteks faktur duplikat atau tidak lengkap.AP
Konteks pembelianPO, kontrak, bukti penerimaan, permintaan pembelian, pengaju.Persetujuan tidak dapat memverifikasi alasan bisnisnya.Pengaju atau tim pembelian
CodingAkun GL, departemen, proyek, alokasi, peninjau coding.Faktur tidak bisa lanjut ke persetujuan atau pembayaran.AP atau akuntansi
PersetujuanPemberi persetujuan, keputusan, alasan pengembalian, catatan, tanggal persetujuan.Tidak ada dasar keputusan pembayaran yang dapat dipertanggungjawabkan.Pemberi persetujuan
Kesiapan pembayaranAlasan hold, metode pembayaran, owner rilis, payment run.Faktur yang sudah disetujui tetap melewatkan tenggat pembayaran.AP atau treasury
Template

Hubungkan persetujuan faktur ke kontrol AP

Gunakan checklist ini untuk menentukan field review faktur, lalu hubungkan persetujuan faktur ke pelacakan AP, permintaan pembayaran, rilis ACH, dan template pembayaran vendor.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Workflow Persetujuan Faktur

Mulai dari sini saat faktur memerlukan review coding, keputusan persetujuan, alasan hold, file pendukung, tanggal jatuh tempo, dan status AP dalam satu workflow.

Workflow Persetujuan Invoice APWorkflow Persetujuan Invoice APAtur routing invoice vendor melalui review coding, status persetujuan, alasan penahanan, owner pengecualian, jejak audit, dan kesiapan rilis payment run.Pelacak Utang UsahaPelacak Utang UsahaLacak faktur AP berdasarkan vendor, nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, status coding, alasan hold, owner pengecualian, dan kesiapan payment run.Permintaan InvoicePermintaan InvoiceKumpulkan permintaan invoice dengan detail penerima pembayaran, referensi invoice, dan penanggung jawab AP yang terlihat sebelum review atau penjadwalan pembayaran dimulai.Formulir Permintaan PembayaranFormulir Permintaan PembayaranKumpulkan permintaan pembayaran dengan detail penerima pembayaran, dokumen pendukung, dan kesiapan persetujuan yang terlihat sebelum dana dicairkan.Formulir Permintaan Pembayaran ACHFormulir Permintaan Pembayaran ACHKumpulkan permintaan pembayaran ACH dengan detail bank vendor, nilai invoice, tanggal jatuh tempo, konteks remittance, status persetujuan, dan pelacakan rilis payment run.Pelacak Pembayaran VendorPelacak Pembayaran VendorLacak pencairan pembayaran vendor beserta invoice yang tertahan, waktu remittance, dan status pembayaran sebelum tindak lanjut ke pemasok berubah menjadi backlog.
FAQ

Pertanyaan tentang persetujuan faktur dan checklist AP

Apa bedanya persetujuan faktur dengan pelacak AP?

Persetujuan faktur mengarahkan satu faktur tertentu melalui proses review. Pelacak AP memberi tim keuangan tampilan backlog yang lebih luas untuk faktur, hold, aging, owner, dan kesiapan pembayaran.

Apa saja yang harus ada dalam checklist persetujuan faktur?

Sertakan identitas faktur, vendor, jumlah, tanggal jatuh tempo, referensi PO atau kontrak, coding, file pendukung, keputusan persetujuan, alasan hold, dan kesiapan pembayaran.

Kapan faktur harus diberi hold?

Beri hold pada faktur saat konteks yang dibutuhkan belum lengkap, coding belum selesai, jumlah tidak sesuai ekspektasi, persetujuan terhambat, atau detail vendor/pembayaran perlu direview.

Langkah berikutnya

Buka template workflow persetujuan faktur

Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan coding faktur, antrean persetujuan, alasan hold, status AP, dan kesiapan pembayaran dengan proses Anda.

Pratinjau template ini