Daftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDasborIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplatBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Daftar
Template AI
Panduan
Panduan Persetujuan Keuangan
Daftar Periksa Otomatisasi Alur Kerja Faktur
Panduan

Daftar Periksa Otomatisasi Alur Kerja Faktur

Gunakan delapan titik kontrol untuk memeriksa penerimaan, pencocokan, pengodean, persetujuan, pengecualian, dan kesiapan pembayaran faktur.

Tinjau checklist fakturBuka template persetujuan faktur
Aktifasi invoice WorkflowMulai dari: Aktifasi invoice Workflow
Ulasan AP praktis

Delapan kontrol untuk diverifikasi sebelum faktur mencapai pembayaran

Otomatisasi alur kerja invoice memindahkan satu faktur melalui input terstruktur, validasi, pencocokan, pengkodean, persetujuan, resolusi pengecualian, dan penyerahan siap pembayaran. Gunakan kontrol di bawah ini untuk mengkonfirmasi apa yang harus ditinjau, mengapa itu penting, dan bukti apa yang seharusnya tetap dalam catatan.

Ulasan keseluruhan akuntansi workflow yang harus dibayar
01
Identitas fakturAsupan AP
Verifikasi
Penjual, nomor faktur, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo, mata uang, subtotal, pajak, dan total hadir.
Mengapa penting
Identifikasi yang hilang membuat pemeriksaan duplikat, penuaan, dan rekonsiliasi downstream tidak dapat diandalkan.
Bukti
Faktur sumber, referensi faktur unik, total yang ditangkap, dan hasil cek duplikat.
02
Kontrol vendorpenanggung jawab utama AP atau vendor
Verifikasi
Rekam penjual, rincian surat kepada, konteks pajak, dan perubahan rincian bank diverifikasi.
Mengapa penting
Perubahan vendor yang sensitif dapat mengarahkan pembayaran kembali atau menciptakan kesalahan pajak dan data induk.
Bukti
Rekam vendor aktif, verifikasi perubahan independen, dan korespondensi pendukung.
03
Konteks pembelianPengaju atau tim pembelian
Verifikasi
PO, kontrak, permintaan pembelian, pelamar atau alasan non-PO yang disetujui terhubung.
Mengapa penting
Penyetujui harus melihat kewajiban bisnis, ruang lingkup, dan akuntabilitas pelamar.
Bukti
PO, kontrak, permintaan, penerimaan atau pembuktian dokumentasi non-PO.
04
Hasil pertandinganAP, pembeli, atau penanggung jawab penerima
Verifikasi
Hasil harga, kuantitas, resi, pajak, mata uang dan toleransi dicatat jika berlaku.
Mengapa penting
Ketidaksesuaian harus menjadi pengecualian milik, bukan menghilang dalam status pending generik.
Bukti
Hasil pertandingan, jumlah perbedaan, aturan toleransi, penanggung jawab pengecualian, dan resolusi.
05
Kodepenanggung jawab akuntansi atau anggaran
Verifikasi
Entitas, akun GL, departemen, pusat biaya, proyek, alokasi, dan pengulas kode lengkap.
Mengapa penting
Persetujuan tidak dapat memperbaiki faktur yang ditugaskan kepada entitas, akun, atau periode yang salah.
Bukti
Nilai pengkodean, detail alokasi, reviewer, status review, dan sejarah koreksi.
06
Keputusan persetujuanPengesahan yang ditugaskan
Verifikasi
Persetujuan, ambang batas, keputusan, tanggal, komentar, alasan pengembalian, dan versi faktur yang ditinjau disimpan.
Mengapa penting
Keputusan yang dapat dipertahankan harus menunjukkan siapa yang menyetujui versi mana di bawah otoritas mana.
Bukti
Memvalidasi identitas, keputusan, timestamp, komentar, ambang batas dan versi faktur.
07
Pengecualian atau penahananpenanggung jawab pengecualian
Verifikasi
Pegang alasan, penanggung jawab, tindakan berikutnya, tanggal jatuh tempo, bukti, dan status eskalasi terlihat.
Mengapa penting
Holding yang tidak dimiliki menciptakan risiko penundaan pembayaran bahkan ketika rute persetujuan itu sendiri benar.
Bukti
Tangkapan alasan, penanggung jawab yang ditugaskan, tanggal tindak lanjut, bukti resolusi, dan keputusan pelepasan.
08
Transfer pembayaranAP atau tim treasury
Verifikasi
Metode pembayaran, berjalan, status kesiapan, penanggung jawab rilis, referensi ERP, dan pemblokir akhir diketahui.
Mengapa penting
Persetujuan hanya sebuah keputusan; pembayaran masih membutuhkan transfer terkontrol ke sistem keuangan.
Bukti
Status kesiapan, referensi pelaksanaan pembayaran, penanggung jawab rilis, referensi ERP, dan hasil akhir.
Logika routing

Cara membersihkan faktur dan pengecualian secara berbeda

Otomatisasi yang berguna bukan status umum diperkenankan. Ini adalah keputusan yang memisahkan faktur rutin dari ketidakcocokan, tidak didukung non-PO faktur, perubahan vendor sensitif, atau persetujuan kembali.

Jalur invoiceTes kontrolJalur alur kerjaBukti yang disimpan
Pembersihan faktur POPO, resi, harga, kuantitas, pemasok, mata uang, dan pajak berada dalam toleransi kebijakan.Pindah ke konfirmasi pengkodean dan tingkat persetujuan yang diperlukan.PO, resi, hasil pertandingan, pengkodean, dan keputusan persetujuan.
Perbedaan harga atau kuantitasFaktur berbeda dari PO atau risit di luar toleransi yang diizinkan.Tetap dan atasi perbedaan kepada pembeli, pemohon, atau penanggung jawab yang menerima.Jumlah perbedaan, alasan, tanggapan penanggung jawab, koreksi, atau pengecualian yang diterima.
Faktur bukan POTidak ada pesanan pembelian, jadi tujuan bisnis dan otoritas harus ditetapkan dengan cara lain.Memerlukan pemberi permintaan, bukti kontrak atau layanan, pengkodean, dan persetujuan khusus kebijakan.Alasan bisnis, perjanjian sumber, penanggung jawab yang bertanggung jawab, dan alasan pengecualian.
Risiko duplikat atau data vendorReferensi faktur, jumlah, rincian bank, atau perubahan vendor memicu tinjauan sensitif.Hentikan rute normal dan kirim rekaman ke reviewer independen.Periksa ganda, perubahan bukti, hasil verifikasi, dan identitas reviewer.
Persetujuan yang dikembalikanPenyetujui tidak dapat memutuskan karena pengkodean, bukti, konteks kebijakan, atau faktur itu sendiri tidak lengkap.Kembali ke penanggung jawab yang disebutkan tanpa menghapus sejarah keputusan sebelumnya.Alasan pengembalian, koreksi yang diminta, tanggal pengajuan ulang, dan versi baru faktur.
Jodoo faktur workflow dalam praktik

Periksa catatan faktur, kontrol alur kerja, dan sejarah keputusan

Lihat bagaimana Jodoo menggabungkan catatan faktur dengan kontrol persetujuan yang dapat dikonfigurasi dan jalur keputusan yang dapat ditinjau. Buka aplikasi faktur yang terkait, lalu menyesuaikan bidang, tahap, persetujuan, pengingat, dan antrian untuk proses keuangan Anda.

Aktifasi invoice WorkflowPengambilan faktur, tahap persetujuan, keputusan, eskalasi, dan pelaporan SLA
Gunakan workflow invoice ini ↗
Formulir persetujuan faktur Jodoo dengan vendor, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, jumlah dan bidang pajak
Catatan faktur sebelum pemberian persetujuan dimulaiSimpan vendor, tanggal faktur, jumlah, pajak, file pendukung, konteks pembelian, dan bidang tinjauan dalam satu catatan.
Jangan runtuh negara-negara

Persetujuan bukan pembayaran

Pertahankan tonggak-tonggak ini terpisah sehingga faktur yang disetujui tidak bisa hilang di antara antrian persetujuan dan sistem keuangan berwibawa.

  1. 01Review siap

    Kontext faktur, vendor, pembelian, pencocokan dan pengkodean yang diperlukan lengkap.

  2. 02Approved

    Penyetujui berwenang menerima versi dan kondisi faktur yang ditinjau.

  3. 03Siap untuk pembayaran

    Tidak ada sisa penahanan yang belum diselesaikan dan konteks pembayaran telah lulus pemeriksaan pelepasan.

  4. 04Dibayar dan disepakati

    Sistem keuangan mengkonfirmasi eksekusi, referensi, dan hasil penutupan.

Evaluasi perangkat lunak

Uji lapisan alur kerja sebelum memilih alat

Produk otomatisasi faktur yang berguna harus membuat jalur kontrol terlihat tanpa berpura-pura menggantikan sistem akuntansi yang memiliki posting dan pembayaran.

  1. 01
    Intake yang dapat dikonfigurasi

    Dapatkah dana mengubah bidang faktur, bukti yang diperlukan, status, dan pandangan tanpa membangun kembali proses?

  2. 02
    Panduan pengecualian

    Apakah ketidakcocokan, hilangnya kuitansi, duplikat, dan perubahan vendor sensitif dapat mengikuti rute yang berbeda?

  3. 03
    Jalur audit persetujuan

    Apakah setiap keputusan menyimpan persetujuan, versi faktur, komentar, timestamp, dan sejarah pengembalian?

  4. 04
    Perpindahan sistem keuangan

    Apakah ERP atau referensi akuntansi, arah sinkronisasi, penanggung jawab kegagalan dan hasil rekonsiliasi eksplisit?

  5. 05
    Visibilitas SLA

    Apakah AP dapat melihat penuaan, keputusan tertunda, pengecualian yang belum diselesaikan, dan faktur mendekati tanggal jatuh tempo mereka?

Pratinjau template persetujuan fakturMenjelajahi rekening pembayaran otomatisasi
Templat

Hubungkan persetujuan faktur ke kontrol AP

Gunakan checklist ini untuk menentukan kolom review faktur, lalu hubungkan persetujuan faktur ke pelacakan AP, permintaan pembayaran, rilis ACH, dan template pembayaran vendor.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Alur Kerja Persetujuan Faktur

Mulai dari sini saat faktur memerlukan review coding, keputusan persetujuan, alasan hold, file pendukung, tanggal jatuh tempo, dan status AP dalam satu alur kerja.

Aktifasi invoice WorkflowAktifasi invoice WorkflowGunakan template alur kerja persetujuan faktur untuk validasi AP, tinjauan keuangan, persetujuan anggaran, pengecualian, sejarah keputusan, dan kesiapan pembayaran.Pelacak Utang UsahaPelacak Utang UsahaLacak faktur AP berdasarkan vendor, nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, status coding, alasan hold, owner pengecualian, dan kesiapan payment run.Formulir Permintaan PembayaranFormulir Permintaan PembayaranKumpulkan permintaan pembayaran, dokumen pendukung, persetujuan, dan status pencairan dalam satu workflow keuangan yang dibuat di Jodoo.
Pertanyaan Umum

Pertanyaan tentang persetujuan faktur dan checklist AP

Apa bedanya persetujuan faktur dengan pelacak AP?

Persetujuan faktur mengarahkan satu faktur tertentu melalui proses review. Pelacak AP memberi tim keuangan tampilan backlog yang lebih luas untuk faktur, hold, aging, penanggung jawab, dan kesiapan pembayaran.

Apa saja yang harus ada dalam checklist persetujuan faktur?

Sertakan identitas faktur, vendor, jumlah, tanggal jatuh tempo, referensi PO atau kontrak, coding, file pendukung, keputusan persetujuan, alasan hold, dan kesiapan pembayaran.

Kapan faktur harus diberi hold?

Beri hold pada faktur saat konteks yang dibutuhkan belum lengkap, coding belum selesai, jumlah tidak sesuai ekspektasi, persetujuan terhambat, atau detail vendor/pembayaran perlu direview.

Langkah berikutnya

Buka template alur kerja persetujuan faktur

Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan coding faktur, antrean persetujuan, alasan hold, status AP, dan kesiapan pembayaran dengan proses Anda.

Pratinjau template ini