Pisahkan faktur rutin dari data yang hilang, ketidakcocokan, penyimpanan, dan persetujuan kembali.
Panduan
Panduan Otomatisasi Alur Kerja Utang Usaha
Bangun proses otomatis untuk penerimaan, pencocokan, dan pengodean faktur, persetujuan, pengecualian, kesiapan pembayaran, serta pelaporan utang usaha.
Otomatisasi alur kerja utang usaha menghubungkan setiap faktur dengan data, penanggung jawab, keputusan, pengecualian, dan status kesiapan pembayaran yang diperlukan. Panduan ini membantu Anda menentukan proses operasional, menetapkan sistem yang bertanggung jawab di setiap lapisan, dan meninjau aplikasi pelacak utang usaha Jodoo yang berfungsi sebelum menyesuaikannya dengan proses keuangan Anda.
Mulai dari: Pelacak Utang UsahaJawaban langsung
Apa itu otomatisasi utang usaha?
Akuntansi pembayaran otomatisasi alur kerja mengkoordinasikan bagaimana sebuah faktur diterima, divalidasi, disesuaikan, dikodekan, disetujui, diselesaikan, dipersiapkan untuk pembayaran, dan diselaraskan. Ini menghubungkan faktur ke penanggung jawab, aturan keputusan, tanggal jatuh tempo, pengecualian, bukti, dan sejarah status sehingga AP dapat melihat apa yang siap, apa yang diblokir, dan siapa yang bertindak selanjutnya.
Akuntansi pembayaran proses otomatisasi tidak memerlukan satu produk untuk memiliki setiap langkah. Aliran kerja akun otomatis yang dapat dibayar biasanya menggunakan OCR atau pemrosesan dokumen untuk pengambilan, Jodoo untuk pemeriksaan konfigurasi dan tindak lanjut pengecualian, dan platform ERP atau akuntansi untuk posting dan pembayaran.
Prioritaskan pekerjaan berdasarkan tanggal jatuh tempo, usia, nilai, pemblokir, dan kesiapan daripada urutan kotak masuk.
Jaga konteks, hasil, komentar, alasan kembali, dan sejarah status yang ditinjau dapat dicari.
Proses otomatisasi rekening yang harus dibayar
Membangun alur kerja dari penerimaan faktur hingga rekonsiliasi
Berikan setiap tahap catatan minimal, kontrol eksplisit, dan penanggung jawab bernama. Otomatiskan penyerahan rutin sambil menjaga ketidaksesuaian, data yang hilang, keputusan yang dikembalikan, dan integrasi gagal terlihat sebagai pekerjaan yang harus diselesaikan.
- 01
Menerima dan mendaftar
File faktur, vendor, nomor, jumlah, tanggal, mata uang, sumber, dan penanggung jawab intake.
Bidang yang diperlukan dan cek referensi duplikat sebelum faktur masuk dalam tinjauan. - 02
Validasi dan cocok
PO, penerimaan, kontrak, pajak, rincian bank, dan konteks kepercayaan ekstraksi jika berlaku.
Perbedaan rute atau nilai yang tidak pasti ke penanggung jawab validasi yang disebutkan. - 03
Kode dan klasifikasi
Entitas, departemen, akun GL, pusat biaya, proyek, kategori, dan penanggung jawab akuntansi.
Hindari persetujuan dari menyembunyikan kode yang hilang atau diperdebatkan. - 04
Persetujuan atau resolusi
Mendukung, ambang batas, keputusan, komentar, kembali alasan, menahan alasan, dan tanggal eskalasi.
Pertahankan persetujuan dan pengecualian terkait dengan versi faktur dan konteks bisnis ditinjau. - 05
Bersiaplah untuk pembayaran
Metode pembayaran, berjalan, tanggal jatuh tempo, status kesiapan, penanggung jawab rilis, dan pemblokir akhir.
Perkenalan terpisah dari otorisasi dan pelaksanaan pembayaran. - 06
Pos dan rekonsiliasi
Referensi ERP atau akuntansi, status pembayaran, pengiriman uang, hasil rekonsiliasi, dan sejarah penutupan.
Tutup hanya ketika sistem keuangan yang berwibawa mengkonfirmasi hasil.
Manual vs AP otomatis
Mengganti pengejaran kotak masuk dengan kontrol dan pengecualian yang terlihat
Automasi harus mengubah cara kerja dikendalikan, bukan hanya memindahkan rantai email yang sama ke alat lain. Bandingkan titik kegagalan manual dengan catatan, aturan, penanggung jawab, dan ukuran yang harus menggantikannya.
Tahap APAliran kerja manualKontrol otomatisPengukuran
Pendapatan invoiceFaktur datang melalui kotak masuk atau file terpisah dan AP memutar kembali konteks yang sama.Rekam input terstruktur memvalidasi bidang yang dibutuhkan dan menyimpan file sumber dilampirkan.Kekerapan pertama dan tingkat pengolahan ulang
PencocokanPara reviewer membandingkan faktur, pesanan pembelian, kuitansi, dan kontrak dalam sistem yang berbeda.Hasil yang cocok dan perbedaan rute ke penanggung jawab pengecualian yang tepat dengan bukti.Tingkat ketidakcocokan, usia pengecualian dan nilai
KodeGL, pusat biaya, proyek, dan pertanyaan pajak bergerak melalui email atau obrolan.Bidang pengkodean yang diperlukan, status validasi, dan alasan dikembalikan tetap dicatat dalam catatan faktur.Waktu siklus pengkodean dan tingkat pengembalian
PersetujuanAP mengirimkan faktur dan berulang kali bertanya siapa yang harus memutuskan atau mengapa itu tertunda.Aturan menugaskan pemberi persetujuan, menjaga konteks keputusan, dan meningkatkan pekerjaan terlambat.Waktu persetujuan dan keputusan tertunda
Kesiapan pembayaranPersetujuan diperlakukan sebagai bukti bahwa faktur telah dijadwalkan atau dibayar.Persetujuan, kesiapan pembayaran, pembebasan, status dibayar, dan rekonsiliasi tetap menjadi negara bagian yang terpisah.Keterlambatan siap untuk membayar dan tanggal jatuh tempo yang tidak terhitung
Pelaksanaan auditKeuangan membangun kembali sejarah dari pesan, file, dan catatan sistem akuntansi.Faktur menyimpan pemiliknya, keputusan, pengecualian, bukti dan referensi sistem keuangan.Catatan yang dapat dilacak dan kesenjangan bukti
Logika pencocokan dan pengecualian
Berikan setiap jalur faktur kontrol yang berbeda
Jangan mendeskripsikan setiap faktur sebagai matched. Jelaskan apa yang dibandingkan, toleransi mana yang gagal, siapa penanggung jawab perbedaan, dan bukti apa yang diperlukan sebelum penahan dapat dilepaskan.
Validasi konteks bisnis sebelum persetujuan
Minta pembekal, pemohon, bukti kontrak atau layanan, pengkodean, penanggung jawab bisnis, dan alasan pengecualian jika tidak ada pesanan pembelian.
Jalankan kembali faktur yang tidak lengkap atau tidak didukung sebelum mereka memasuki antrian persetujuan.Bandingkan faktur dengan pesanan pembelian
Rekam harga, kuantitas, mata uang, pajak, pemasok dan perbedaan tingkat garis antara faktur dan PO.
Kirim kegagalan toleransi ke pembeli, pelamar, atau penanggung jawab pengecualian AP yang disebutkan.Tambahkan bukti penerimaan ke keputusan
Bandingkan faktur dengan baik pesanan pembelian dan barang atau jasa resi sebelum siap pembayaran.
Pastikan kekurangan, barang yang rusak, kuitansi parsial, dan perbedaan waktu terlihat sampai diselesaikan.Simpan duplikat dan perubahan data vendor
Referensi bendera duplikat, jumlah yang tidak biasa, perubahan rincian bank, masalah pajak, atau nilai ekstrak yang tidak pasti untuk tinjauan independen.
Pisahkan orang yang menyelesaikan pengecualian dari orang yang mengizinkan pembayaran jika kebijakan mengharuskan.Jodoo AP workflow dalam praktek
Periksa masuknya faktur, sejarah status, dan dashboard penuaan
Ikuti catatan yang digunakan tim AP untuk memindahkan faktur melalui tinjauan dan pengecualian tindak lanjut. Buka tampilan apa pun untuk menjelajahi aplikasi Jodoo dan menyesuaikan alur kerja dengan proses Anda.
Pilih lapisan AP yang tepat
Di mana Jodoo cocok dan kapan harus menggunakan platform AP spesialis
Jodoo paling kuat sebagai aliran kerja yang dapat dikonfigurasi dan lapisan pengecualian di sekitar catatan keuangan. Menjaga penangkapan, posting, dan pembayaran di sistem khusus ketika itu adalah persyaratan inti.
- Bidang faktur, jalur persetujuan, alasan pengecualian, dan antrian penanggung jawab harus sesuai dengan proses Anda.
- AP membutuhkan pengingat, sejarah status, bukti pendukung, dan dasbor yang dapat dikonfigurasi.
- Anda membutuhkan lapisan tinjauan yang dapat melengkapi sistem akuntansi atau ERP yang ada.
- OCR tanpa sentuhan volume tinggi, fakturasi elektronik atau jaringan pemasok wajib.
- Native ERP matching, validasi pajak, pengendalian penipuan, atau pelaksanaan pembayaran adalah persyaratan utama.
- Keuangan membutuhkan produk AP itu sendiri untuk memiliki posting, penyelesaian, dan hasil buku besar yang berwibawa.
Batas sistem
Memutuskan sistem mana yang memiliki penangkapan, alur kerja, dan kebenaran keuangan
Automasi AP sering mencakup lebih dari satu produk. Atribusi setiap lapisan pekerjaan yang jelas dan membuat pengidentifikasi, arah sinkronisasi, penanggung jawab kegagalan, dan bukti rekonsiliasi eksplisit sebelum memilih perangkat lunak.
OCR atau pengolahan dokumen cerdas
Gunakan lapisan ini untuk mengklasifikasikan file faktur, mengekstrak bidang, skor kepercayaan, dan rute nilai yang tidak pasti untuk validasi.
Ekstraksi tidak menggantikan persetujuan bisnis, kepemilikan pengecualian, posting, atau kontrol pembayaran.Jodoo AP catatan dan tindak lanjut
Gunakan catatan yang dapat dikonfigurasi, formulir, riwayat status, antrian penanggung jawab, pengingat, persetujuan, log pengecualian, dan dashboard di sekitar faktur.
Jaga sistem yang memposting dan membayar faktur berwenang untuk saldo keuangan dan transaksi.Akuntansi atau ERP
Gunakan sistem keuangan untuk data induk vendor, posting, pengolahan pajak, buku besar umum, eksekusi pembayaran, dan rekonsiliasi.
Tentukan arah sinkronisasi, pengidentifikasi catatan, penanggung jawab kegagalan, dan bukti yang disimpan di seluruh penyampaian.Operasi
Pengukuran aliran dan pengecualianbukan hanya volume faktur
Gunakan langkah-langkah yang mengungkapkan apakah proses menjadi lebih mudah untuk dioperasikan dan apakah faktur yang diblokir bergerak menuju hasil terkontrol.
- Kekuatan asupan
- Faktur masuk revisi dengan vendor yang diperlukan, jumlah, tanggal, file, dan konteks pengkodean.
- Keterlambatan pengecualian
- Buka faktur berdasarkan alasan, penanggung jawab, usia, tanggal jatuh tempo, dan nilai.
- Waktu siklus persetujuan
- Waktu berlalu dari status siap untuk ditinjau hingga persetujuan, pengembalian, atau penolakan yang tercatat.
- Kesiapan pembayaran
- Faktur yang disetujui yang masih memiliki pemblokir rilis, konteks pembayaran hilang, atau tindakan berikutnya tertunda.
- Ketertelusuran
- Invoice dengan riwayat status terkait, bukti keputusan, referensi sistem keuangan dan hasil penutupan.
Tangkap konteks faktur sebelum review AP
Otomatisasi AP bergantung pada record faktur yang lengkap. Vendor, coding, atau konteks pembelian yang tidak lengkap tetap akan menimbulkan tindak lanjut manual.
- Vendor, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, jumlah, dan file.
- PO, kontrak, pengaju, cost center, departemen, dan field coding.
- Owner AP, status coding, status review pertama, dan penanda informasi kurang.
- Indikator duplikat, ketidaksesuaian, atau pengecualian.
Buat hold dan item yang dikembalikan terlihat jelas
Faktur yang terblokir tidak boleh terlihat seperti backlog biasa. Faktur tersebut membutuhkan alasan, owner, tindakan berikutnya, dan tanggal jatuh tempo.
- Alasan hold, alasan pengembalian, owner hambatan, dan tanggal tindak lanjut.
- Owner persetujuan, status keputusan, catatan review, dan penanda eskalasi.
- Umur tagihan berdasarkan tanggal jatuh tempo, alasan hold, owner, dan vendor.
- Kesiapan rilis setelah hambatan diselesaikan.
Hubungkan persetujuan ke rilis pembayaran
Faktur yang sudah disetujui tetap membutuhkan persiapan pembayaran yang terkontrol. Pastikan metode pembayaran, kesiapan ACH, dan status rilis tetap terhubung ke record AP.
- Metode pembayaran, kelompok pembayaran, penanggung jawab pencairan, dan status pembayaran.
- Review ACH atau bank bila diperlukan.
- Pelacak pembayaran vendor dan catatan pembayaran.
- Milestone pembayaran kontrak atau kewajiban terjadwal bila relevan.
Field workflow AP
Field otomatisasi utang usaha
Gunakan field ini untuk menjaga intake faktur, review AP, hold, persetujuan, dan kesiapan pembayaran dalam satu workflow.
Tahap APYang perlu dicatatHambatan yang dihindariOrang yang bertanggung jawab
AsupanVendor, faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, file, PO.Konteks faktur tidak lengkap.AP
KodeAkun GL, departemen, proyek, cost center.Tidak bisa disetujui atau dibayar.Akuntansi
PersetujuanPemberi persetujuan, keputusan, catatan, alasan pengembalian.Tidak ada keputusan pembayaran.Pemberi persetujuan
TungguAlasan hold, owner hambatan, tanggal tindak lanjut.Backlog AP yang tidak terlihat.AP atau pengaju
Kesiapan pembayaranMetode pembayaran, penanggung jawab pencairan, status proses pembayaran.Faktur sudah disetujui tetapi belum dibayar.AP atau tim treasury
Templat
Hubungkan persetujuan faktur ke kesiapan pembayaran
Gunakan panduan ini untuk menentukan field workflow AP, lalu hubungkan persetujuan faktur, permintaan pembayaran, rilis ACH, pelacakan pembayaran vendor, dan jadwal pembayaran kontrak.
Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Pelacak Utang Usaha
Mulai dari sini saat tim keuangan membutuhkan satu tampilan backlog untuk faktur, hold, coding, kesiapan pembayaran, tindak lanjut owner, dan status umur tagihan.
Pelacak Utang UsahaLacak faktur AP berdasarkan vendor, nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, status coding, alasan hold, owner pengecualian, dan kesiapan payment run.
Aktifasi invoice WorkflowGunakan template alur kerja persetujuan faktur untuk validasi AP, tinjauan keuangan, persetujuan anggaran, pengecualian, sejarah keputusan, dan kesiapan pembayaran.
Permintaan InvoiceKumpulkan permintaan invoice dengan detail penerima pembayaran, referensi invoice, dan penanggung jawab AP yang terlihat sebelum review atau penjadwalan pembayaran dimulai.
Formulir Permintaan PembayaranKumpulkan permintaan pembayaran, dokumen pendukung, persetujuan, dan status pencairan dalam satu workflow keuangan yang dibuat di Jodoo.
Formulir permintaan pembayaran ACHKumpulkan permintaan ACH, detail bank vendor, nilai faktur, jatuh tempo, persetujuan, dan status pelepasan pembayaran.
Template Formulir Otorisasi PembayaranGunakan Formulir Otorisasi Pembayaran untuk mengumpulkan detail pembayaran, file, status peninjauan, keputusan pemilik, dan tindak lanjut AP.
Pelacak Pembayaran VendorLacak pencairan pembayaran vendor beserta invoice yang tertahan, waktu remittance, dan status pembayaran sebelum tindak lanjut ke pemasok berubah menjadi backlog.
Pelacak Jadwal Pembayaran KontrakLacak milestone pembayaran kontrak dengan vendor, nomor invoice, jumlah, tanggal jatuh tempo, prasyarat, status persetujuan, alasan penahanan, dan kesiapan siklus pembayaran.Jelajahi template AP dan keuangan terkait
Lihat workflow faktur AP dan pembayaran
Pertanyaan Umum
Pertanyaan tentang workflow otomatisasi AP
Apa itu otomatisasi utang usaha?
Otomatisasi utang usaha menata intake faktur, coding, persetujuan, penanganan pengecualian, dan kesiapan pembayaran agar tim AP dapat mengurangi tindak lanjut manual dan melihat backlog dengan jelas.
Apakah pelacak AP sama dengan persetujuan faktur?
Tidak. Persetujuan faktur mengatur routing satu faktur tertentu melalui proses review. Pelacak AP menampilkan backlog yang lebih luas di seluruh faktur, hold, owner, umur tagihan, dan kesiapan pembayaran.
Di mana persetujuan ACH masuk dalam otomatisasi AP?
Persetujuan ACH dilakukan setelah persetujuan faktur atau pembayaran, saat tim keuangan membutuhkan pemeriksaan detail bank, status rilis, konteks pembayaran, dan visibilitas owner pembayaran.
Apakah otomatisasi alur kerja AP menggantikan perangkat lunak akuntansi atau ERP?
Biasanya tidak. Perangkat lunak akuntansi atau ERP harus tetap berwibawa untuk data induk vendor, posting, buku besar umum, eksekusi pembayaran, dan rekonsiliasi. Lapisan alur kerja dapat mengkoordinasikan asupan, persetujuan, pengecualian, bukti, dan kesiapan di sekitar sistem itu.
Di mana OCR dan pemrosesan dokumen cerdas cocok?
OCR atau pengolahan dokumen cerdas membaca faktur yang masuk, mengklasifikasikan dokumen, mengekstrak bidang, dan menandai nilai-nilai tidak pasti untuk validasi. Aliran kerja AP kemudian mengarahkan faktur yang divalidasi melalui pencocokan, pengkodean, persetujuan, resolusi pengecualian, dan kesiapan pembayaran.
Bagaimana harus diuji aliran kerja otomatisasi rekening yang dibayarkan?
Luncurkan faktur bersih, duplikat, PO yang tidak sesuai, nilai kode yang hilang, persetujuan kembali, reviewer tertunda, dan penahanan pembayaran. Konfirmasi bahwa setiap pengecualian memiliki penanggung jawab, tanggal jatuh tempo, sejarah, dan jalur terlihat kembali ke siap pembayaran.
Langkah berikutnya
Buka template pelacak AP
Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan status faktur, coding, antrean persetujuan, alasan hold, kesiapan pembayaran, dan dashboard AP dengan proses Anda.