Jadwalkan demoDaftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDashboardIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplateBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Jadwalkan demoDaftar
Template AI
Panduan
Panduan Persetujuan Keuangan
Panduan Workflow Otomatisasi Utang Usaha
Panduan

Panduan Workflow Otomatisasi Utang Usaha

Rencanakan workflow otomatisasi utang usaha untuk intake faktur, coding AP, persetujuan, hold, kesiapan pembayaran, dan dashboard tindak lanjut.

Otomatisasi AP berguna saat faktur, coding, persetujuan, hold, dan kesiapan pembayaran berjalan dalam satu workflow yang terlihat jelas. Gunakan panduan ini untuk menentukan field dan handoff di balik otomatisasi AP sebelum memilih template Jodoo yang paling sesuai.

Tinjau field otomatisasi APBuka pelacak AP
Pelacak Utang UsahaMulai dari: Pelacak Utang Usaha
01

Tangkap konteks faktur sebelum review AP

Otomatisasi AP bergantung pada record faktur yang lengkap. Vendor, coding, atau konteks pembelian yang tidak lengkap tetap akan menimbulkan tindak lanjut manual.

  • Vendor, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, jumlah, dan file.
  • PO, kontrak, pengaju, cost center, departemen, dan field coding.
  • Owner AP, status coding, status review pertama, dan penanda informasi kurang.
  • Indikator duplikat, ketidaksesuaian, atau pengecualian.
02

Buat hold dan item yang dikembalikan terlihat jelas

Faktur yang terblokir tidak boleh terlihat seperti backlog biasa. Faktur tersebut membutuhkan alasan, owner, tindakan berikutnya, dan tanggal jatuh tempo.

  • Alasan hold, alasan pengembalian, owner hambatan, dan tanggal tindak lanjut.
  • Owner persetujuan, status keputusan, catatan review, dan penanda eskalasi.
  • Umur tagihan berdasarkan tanggal jatuh tempo, alasan hold, owner, dan vendor.
  • Kesiapan rilis setelah hambatan diselesaikan.
03

Hubungkan persetujuan ke rilis pembayaran

Faktur yang sudah disetujui tetap membutuhkan persiapan pembayaran yang terkontrol. Pastikan metode pembayaran, kesiapan ACH, dan status rilis tetap terhubung ke record AP.

  • Metode pembayaran, kelompok pembayaran, penanggung jawab pencairan, dan status pembayaran.
  • Review ACH atau bank bila diperlukan.
  • Pelacak pembayaran vendor dan catatan pembayaran.
  • Milestone pembayaran kontrak atau kewajiban terjadwal bila relevan.
Field workflow AP

Field otomatisasi utang usaha

Gunakan field ini untuk menjaga intake faktur, review AP, hold, persetujuan, dan kesiapan pembayaran dalam satu workflow.

Tahap APYang perlu dicatatHambatan yang dihindariOwner
IntakeVendor, faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, file, PO.Konteks faktur tidak lengkap.AP
CodingAkun GL, departemen, proyek, cost center.Tidak bisa disetujui atau dibayar.Akuntansi
PersetujuanPemberi persetujuan, keputusan, catatan, alasan pengembalian.Tidak ada keputusan pembayaran.Pemberi persetujuan
HoldAlasan hold, owner hambatan, tanggal tindak lanjut.Backlog AP yang tidak terlihat.AP atau pengaju
Kesiapan pembayaranMetode pembayaran, penanggung jawab pencairan, status proses pembayaran.Faktur sudah disetujui tetapi belum dibayar.AP atau tim treasury
Template

Hubungkan persetujuan faktur ke kesiapan pembayaran

Gunakan panduan ini untuk menentukan field workflow AP, lalu hubungkan persetujuan faktur, permintaan pembayaran, rilis ACH, pelacakan pembayaran vendor, dan jadwal pembayaran kontrak.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Pelacak Utang Usaha

Mulai dari sini saat tim keuangan membutuhkan satu tampilan backlog untuk faktur, hold, coding, kesiapan pembayaran, tindak lanjut owner, dan status umur tagihan.

Pelacak Utang UsahaPelacak Utang UsahaLacak faktur AP berdasarkan vendor, nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, status coding, alasan hold, owner pengecualian, dan kesiapan payment run.Workflow Persetujuan Invoice APWorkflow Persetujuan Invoice APAtur routing invoice vendor melalui review coding, status persetujuan, alasan penahanan, owner pengecualian, jejak audit, dan kesiapan rilis payment run.Permintaan InvoicePermintaan InvoiceKumpulkan permintaan invoice dengan detail penerima pembayaran, referensi invoice, dan penanggung jawab AP yang terlihat sebelum review atau penjadwalan pembayaran dimulai.Formulir Permintaan PembayaranFormulir Permintaan PembayaranKumpulkan permintaan pembayaran dengan detail penerima pembayaran, dokumen pendukung, dan kesiapan persetujuan yang terlihat sebelum dana dicairkan.Formulir Permintaan Pembayaran ACHFormulir Permintaan Pembayaran ACHKumpulkan permintaan pembayaran ACH dengan detail bank vendor, nilai invoice, tanggal jatuh tempo, konteks remittance, status persetujuan, dan pelacakan rilis payment run.Template Formulir Otorisasi PembayaranTemplate Formulir Otorisasi PembayaranGunakan Formulir Otorisasi Pembayaran untuk mengumpulkan detail pembayaran, file, status peninjauan, keputusan pemilik, dan tindak lanjut AP.Pelacak Pembayaran VendorPelacak Pembayaran VendorLacak pencairan pembayaran vendor beserta invoice yang tertahan, waktu remittance, dan status pembayaran sebelum tindak lanjut ke pemasok berubah menjadi backlog.Pelacak Jadwal Pembayaran KontrakPelacak Jadwal Pembayaran KontrakLacak milestone pembayaran kontrak dengan vendor, nomor invoice, jumlah, tanggal jatuh tempo, prasyarat, status persetujuan, alasan penahanan, dan kesiapan siklus pembayaran.
FAQ

Pertanyaan tentang workflow otomatisasi AP

Apa itu otomatisasi utang usaha?

Otomatisasi utang usaha menata intake faktur, coding, persetujuan, penanganan pengecualian, dan kesiapan pembayaran agar tim AP dapat mengurangi tindak lanjut manual dan melihat backlog dengan jelas.

Apakah pelacak AP sama dengan persetujuan faktur?

Tidak. Persetujuan faktur mengatur routing satu faktur tertentu melalui proses review. Pelacak AP menampilkan backlog yang lebih luas di seluruh faktur, hold, owner, umur tagihan, dan kesiapan pembayaran.

Di mana persetujuan ACH masuk dalam otomatisasi AP?

Persetujuan ACH dilakukan setelah persetujuan faktur atau pembayaran, saat tim keuangan membutuhkan pemeriksaan detail bank, status rilis, konteks pembayaran, dan visibilitas owner pembayaran.

Langkah berikutnya

Buka template pelacak AP

Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan status faktur, coding, antrean persetujuan, alasan hold, kesiapan pembayaran, dan dashboard AP dengan proses Anda.

Pratinjau template ini