Сотрудники или руководители подразделений отправляют потребности в товарах, запросы по количеству и требованиям к срокам для закупки.
Шаблон формы запроса на закупку
Фиксируйте запросы на закупку со спецификациями позиций, бюджетным контекстом, данными заявителя и статусом согласования до начала сорсинга.
Создано для заявителей, команд закупок и финансов, которым нужны запросы на покупку, достаточно полные для согласования, сорсинга и последующих действий по PO.
Настройте поля запроса, правила маршрутизации, этапы согласования и обновления статуса под свой процесс. Откройте предпросмотр шаблона формы запроса на закупку, а затем настройте прием заявки, маршрутизацию и представления статуса под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой шаблонПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Открыть живой предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Сотрудники, руководители подразделений, команды закупок и финансовые партнеры используют эту форму запроса на закупку, чтобы фиксировать внутреннюю потребность в покупке до начала сорсинга или оформления заказа на закупку. В ней с первой передачи задачи видны спецификации позиций, количество, нужная дата, бизнес-цель, владелец бюджета, данные заявителя и статус согласования.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Команда закупок проверяет, включает ли запрос бизнес-обоснование, ответственного за бюджет и достаточно ли деталей для начала подбора поставщика.
Руководители отслеживают, какие запросы на закупку ожидают уточнения, а какие уже находятся на согласовании или в работе по подбору поставщика.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Прием запроса на закупку и сбор требований.
Собирайте запрашиваемые позиции, количество, требуемые даты, бюджеты и примечания по подбору поставщика в структурированном рабочем процессе запроса.
Прием запроса и дальнейшая работа с заявителем.
Фиксируйте детали запроса, назначайте ответственного и сохраняйте видимость обновлений для заявителя после отправки.
Прием заявок и готовность к проверке.
Проверяйте, включает ли каждый запрос характеристики позиции, бюджетный контекст и данные для маршрутизации до начала согласования или подбора поставщика.
Согласование, сравнение предложений и передача задачи в закупки.
Проводите запросы через согласование в подразделении, проверку предложений и последующие действия команды закупок, не теряя прозрачности по ответственному.
Очередь открытых запросов и видимость расходов.
Отслеживайте ожидающие запросы, ход подбора поставщика, согласованные расходы и статус исполнения в общих списках и дашбордах.
Включенные компоненты
- Запрос на закупку
- Журнал работы с заявителем
- Заметки по проверке заявки
- Сравнение предложений
- Очередь открытых запросов
- Очередь статусов заявителей
- Очередь новых заявок
- Очередь проверки заявок
- Напоминание о согласовании
- Уведомление об обновлении для заявителя
- Напоминание по заявке
- Напоминание о неполной заявке
- Заявитель
- Согласующий от подразделения
- Координатор закупок
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Фиксируйте бизнес-потребность, требуемые сроки и начальный бюджетный контекст до начала работы по подбору поставщика.
- Дайте команде закупок более чистый первый этап проверки запросов, которым все еще не хватает характеристик, вложений или комментариев руководителя.
- Сохраняйте видимость обновлений от заявителя и ответственности за закупку уже на этапе приема заявки, а не в разрозненной переписке.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Очередь открытых запросов.
Просматривайте входящие запросы на закупку по ответственному, статусу и следующему действию в одной общей очереди.
Запрос на закупку.
Фиксируйте потребности в позициях, количество и согласования, чтобы каждый запрос был готов к проверке, маршрутизации и последующим действиям.
Дашборд расходов по запросам.
Отслеживайте накопившиеся запросы, сроки в работе и пропускную способность на одном дашборде.
Как это работает
От настройки до запуска
Заявитель отправляет потребность в позиции, количество, сроки и сопроводительный контекст по закупке.
Команда закупок или финансовая команда проверяет запрос, запрашивает недостающие детали и подтверждает правильного ответственного.
Согласованные запросы переходят к подбору поставщика, сбору предложений или на следующий этап внутреннего согласования.
Запись запроса остается доступной для обновлений от заявителя, истории аудита и последующей передачи задачи.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Для чего используется форма запроса на закупку?
Форма запроса на закупку используется для сбора внутренних потребностей в покупке до начала сорсинга, согласования или работы с заказом на закупку. Она фиксирует требуемую позицию, бизнес-потребность, бюджетный контекст, сроки и данные заявителя.
Какую информацию должен включать запрос на закупку?
Обычно команды фиксируют сведения о позиции, количество, нужную дату, бизнес-цель, владельца бюджета, ориентировочную стоимость, согласующего и любые заметки о поставщике или сорсинге.
Могут ли сотрудники отправлять запросы на закупку с мобильного устройства?
Да. Заявители и проверяющие могут отправлять, обновлять и проверять статус запроса на закупку с компьютера или мобильных устройств.
Как заявители отслеживают статус запроса на закупку?
Общие очереди статусов и представления для заявителей показывают, ожидает ли запрос уточнения, находится на согласовании, в сорсинге или готов к следующей передаче задачи.
Кто использует шаблон запроса на закупку?
Он полезен сотрудникам, руководителям подразделений, командам закупок и финансов, которым нужен более чистый прием заявок на покупку до работы с поставщиком, коммерческим предложением или PO.
Может ли Jodoo AI адаптировать этот рабочий процесс запроса на закупку?
Да. AI может помочь настроить поля приема заявки, правила маршрутизации, обновления для заявителей и этапы передачи задачи под ваш процесс запросов на закупку.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
Пакеты рабочих процессов
Посмотрите, где этот шаблон подходит в полном рабочем процессе
Руководства
Спланируйте процесс за этим шаблоном
Руководство
Руководство по рабочему процессу и согласованию запроса на закупку
Продумайте поля, этапы согласования и передачи задачи в рабочем процессе запроса на закупку до открытия шаблона закупок.
РуководствоРуководство по полям и чек-листу заявки на закупку
Используйте это руководство, чтобы заранее определить поля заявки на закупку, подтверждающие материалы, бюджетные проверки и маршрутизацию согласования до начала закупки.
РуководствоРуководство по согласованию и отслеживанию заказов на закупку
Продумайте поля для согласования, передачи задачи команде закупок, подтверждения поставщиком, поставки и изменений в рабочем процессе отслеживания заказа на закупку.
РуководствоРуководство по порогам согласования бюджета и рабочему процессу
Определите пороги согласования бюджета, поля для подтверждающих данных, ответственных за проверку и обработку исключений перед запуском шаблона финансового согласования.
РуководствоРуководство по матрице сравнения поставщиков и критериям выбора
Создайте наглядную матрицу сравнения поставщиков с критериями, подтверждающими материалами, заметками по решению и передачей задачи после выбора.
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.