Принять для оформления заявки
Отдел закупок подтверждает, что запрос содержит достаточно данных для добавления позиций, центра затрат, бюджета и согласующих.
ПЕРВИЧНЫЙ ЗАПРОС СОТРУДНИКА НА ЗАКУПКУ
Простая форма запроса на закупку
Соберите деловую потребность и практический контекст закупки в короткой форме, а затем предоставьте отделу закупок решить, уточнить, отклонить или сформировать формальную заявку.
Первая форма намеренно остается короткой. Центры затрат, пороги согласования, проверки поставщика и результаты, доступные только согласующим, относятся к последующим этапам, а не к первичному запросу сотрудника.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Запрашивать то, что знает сотрудник и что нужно проверяющему
Хорошая форма сокращает переписку, не требуя от каждого инициатора быть специалистом по закупкам.
- 01
Что требуется
Используйте понятное название и деловое обоснование. Инициатор должен описать желаемый результат, а не угадывать внутреннюю классификацию отдела закупок.
- 02
Когда и где это требуется
Укажите реалистичную требуемую дату и контекст поставки или услуги достаточно рано, чтобы отдел закупок мог оспорить невыполнимый срок.
- 03
Оценочная стоимость и сведения о поставщике
Запросите обоснованную оценку и укажите, известен ли предпочтительный поставщик, неизвестен или только предложен. Не заставляйте инициатора выдумывать формальную карточку поставщика.
- 04
Подтверждающие материалы, влияющие на проверку
Разрешите прикладывать спецификации, предложения, фотографии, технические задания или данные подписки, если они полезны. Объем обязательных вложений должен соответствовать масштабу закупки.
Не мешать сотруднику внутренними контролями, пока они не нужны
Соберите факты в форме, а затем добавьте профессиональные решения с помощью процесса.
| Поле | Запросить у сотрудника | Добавить при проверке |
|---|---|---|
| Потребность | Результат, товар или услуга, причина | Категория расходов и маршрут закупки |
| Сроки | Требуемая дата и практический крайний срок | Проверка срока поставки и срок согласования |
| Стоимость | Лучшая доступная оценка | Доступность бюджета и порог согласования |
| Поставщик | Известен, неизвестен или предложен | Статус поставщика, маршрут получения предложения и проверка исключения |
| Статус | Понятный текущий этап | Согласующий, обоснование, контроли и история аудита |
Сделать решение по первичному запросу понятным для инициатора
Отправкой работа не заканчивается. Из формы должен быть виден путь к уточнению или формальной заявке.
Задать один конкретный уточняющий вопрос
Верните конкретно недостающие количество, спецификацию, дату, обоснование или файл с указанием ответственного и срока.
Отклонить до возникновения лишней работы
Зафиксируйте, почему запрос не будет продолжен и какую альтернативу, действующий договор или следующий маршрут должен использовать сотрудник.
Показать текущий этап и следующее действие
Позвольте инициатору видеть, является ли запись новой, ожидает его ответа, принята или отклонена, вместо ручной рассылки сообщений о статусе.
Меняйте форму вместе с закупочной политикой
Бизнес-администраторы могут изменять данные, доступные инициаторам, не создавая новую версию электронной таблицы.
- Добавьте условные вопросы для подписок, услуг, оборудования или срочных случаев.
- Требуйте подтверждающие материалы только для тех категорий и сумм, где они действительно нужны.
- Направляйте принятые запросы нужному ответственному за закупку в зависимости от подразделения.
- Создавайте без программирования очереди статусов и уточнений для инициаторов.
Настройте форму под реальные запросы вашей команды
Разные закупки требуют разного контекста, но интерфейс для сотрудников может оставаться спокойным и единообразным.
Товары и оборудование
Укажите количество, место, требуемую дату, спецификацию, причину замены и требования совместимости.
Подписки и продления
Укажите пользователей, срок, текущего поставщика, дату продления, владельца со стороны бизнеса, контекст данных или безопасности и ожидаемую стоимость.
Профессиональные услуги
Укажите результат, объем работ, сроки, заинтересованное лицо, оценку, результаты оказания услуг и уже рассмотренных поставщиков.
Срочная замена
Укажите влияние на работу, временное решение, риск для безопасности или обслуживания и причину, по которой стандартный срок поставки неприемлем.
Этот шаблон отвечает за первичный прием, а не за весь процесс закупок
Используйте его как входную точку, а затем подключите правильный последующий контроль.
Используйте короткую форму для широкого участия сотрудников
Шаблон подходит организациям, которым нужна единая понятная отправная точка для разных подразделений и типов закупок.
Используйте формальную заявку, если учетные реквизиты уже известны
Если обученные инициаторы обычно знают центры затрат, позиции, налоговые или бухгалтерские данные, начинайте сразу с формы формальной заявки.
Разделяйте выбор поставщика и оплату
Выбор поставщика, переговоры по договору, выпуск PO, приемка, сверка счета и платеж требуют отдельных записей и ответственных.
Посмотреть, что происходит после отправки формы сотрудником
Пример содержит полные, неполные, принятые и отклоненные запросы, поэтому можно проследить входящее решение и следующего ответственного.
Вопросы о форма запроса на закупку
Эти ответы помогают сохранить форму сотрудника короткой и одновременно дать отделу закупок достаточно данных, чтобы принять, вернуть или отклонить запрос.
Что должна содержать форма запроса на закупку?
Укажите инициатора, подразделение, товар или услугу, деловую потребность, количество или объем, требуемую дату, оценочную стоимость, сведения о поставщике и полезные файлы. Профессиональные поля учета и согласования добавляйте позже, если инициаторы действительно не знают эти данные.
Запрос на закупку и заявка на закупку — одно и то же?
Команды используют эти термины по-разному. Полезно считать запрос коротким первичным обращением сотрудника, а заявку — формальной внутренней записью с позициями, учетными данными, проверкой бюджета, согласующими и историей решений.
Нужно ли коммерческое предложение для каждого запроса?
Нет. Объем подтверждающих материалов должен соответствовать категории, стоимости, статусу поставщика и политике. Для небольшой стандартной покупки предложение может не требоваться, а для услуги, нового поставщика или крупной закупки могут понадобиться несколько документов.
Могут ли сотрудники отправить форму со смартфона?
Да. Пример начинается с формы запроса размером с экран смартфона. Проверьте конкретные поля, загрузку файлов, права и отображение статуса инициатора на устройствах, которыми пользуются сотрудники.
Что происходит после отправки формы?
Отдел закупок проверяет комплектность, при необходимости запрашивает конкретное исправление и преобразует принятый запрос в формальную заявку и маршрут согласования. Инициатор должен видеть текущий этап и следующего ответственного.
Откройте форму запроса и протестируйте ее от имени сотрудника
Попробуйте короткий запрос на смартфоне, затем изучите заполненные представления первичного приема и возвращенных запросов. Скопируйте приложение и адаптируйте вопросы по категориям, подтверждающие материалы, маршруты и уведомления инициатора к своей политике.
Открыть форму запроса на закупку