ФОРМАЛЬНОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКУПКИ
Форма заявки с данными для согласования
Преобразуйте принятую потребность в закупке в полную внутреннюю запись утверждения с количеством, спецификациями, учетными данными, бюджетом, маршрутом поставщика, согласующими и видимым результатом.
В отличие от короткой формы запроса, этот шаблон предназначен для формальной записи, утверждаемой проверяющими. Позиции и история решений остаются связанными, а не сводятся в одну длинную строку таблицы.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Проверить заявку, ее позиции и каждое решение
В заполненном примере учетные реквизиты, бюджет, сведения о поставщике, история согласования и результат готовности к PO связаны с одной заявкой.
Дать всем согласующим одинаковые факты без создания нечитаемой формы
Свяжите заголовок заявки, детализацию позиций, подтверждающие материалы и журнал решений, сохранив назначение каждого раздела.
- 01
Заголовок и деловое обоснование
Укажите инициатора, подразделение, исходный запрос, требуемую дату, срочность, итоговую сумму, категорию и результат, который поддерживает закупка.
- 02
Детализация позиций
Для каждого запрошенного компонента укажите товар или услугу, спецификацию, количество, единицу измерения, оценочную цену, центр затрат, место поставки, требуемую дату и статус позиции.
- 03
Маршрут бюджета и поставщика
Покажите доступный бюджет, владельца бюджета, действующего или нового поставщика, требования к предложениям и исключения по единственному источнику или условиям.
- 04
Согласование и следующее действие
Покажите текущий этап, назначенных согласующих, результат, комментарий к решению, срок, следующего ответственного и состояние записи: утверждена, возвращена, отклонена или готова к PO.
Назначить каждую группу полей ее фактическому владельцу
Ясная ответственность сокращает форму для каждой роли и уменьшает число случайных изменений.
| Группа полей | Кто заполняет | Кто использует |
|---|---|---|
| Потребность и сроки | Инициатор | Проверяющие от подразделения и закупок |
| Позиции и спецификация | Инициатор при поддержке закупщика | Закупщик, согласующие и принимающая сторона |
| Центр затрат и бюджет | Подразделение и владелец бюджета | Финансовая служба и согласующий сумму |
| Маршрут поставщика и коммерческих условий | Отдел закупок или закупщик | Проверяющий поставщика и утверждающий PO |
| Результат и обоснование | Назначенный согласующий | Инициатор, закупщик, аудит и последующие команды |
Определите комплектность до передачи заявки на согласование
Время согласования расходуется впустую, если проверяющий должен самостоятельно искать недостающие данные.
Спецификация пригодна для работы
Закупщик может понять, что приобретается, в каком количестве и к какому сроку, а также какой результат приемки товара или услуги важен.
Стоимость внутренне согласована
Сумма позиций соответствует итогу заявки, а оценка достаточно актуальна для запрашиваемого решения.
Владелец бюджета может принять решение
До бюджетного согласования видны центр затрат, категория, доступная сумма, сумма под риском и маршрут исключения.
Маршрут поставщика указан явно
В заявке указано, будет ли команда использовать утвержденного поставщика, проверять нового, сравнивать предложения или утверждать обоснованное исключение.
Используйте эту форму для формального утверждения, а не для каждой закупочной записи
Заявка — одна контролируемая запись в более длинном процессе закупки.
Начинайте здесь, если инициаторы знают требуемые данные
Формальный шаблон хорошо подходит обученным координаторам подразделений или ситуации, когда короткий предварительный запрос уже принят.
Для эпизодических запросов сотрудников используйте более короткую форму
Не заставляйте каждого сотрудника выбирать центры затрат, маршруты поставщиков или этапы согласования только потому, что эти данные нужны внутреннему процессу.
Передавайте утвержденные данные в ведущую систему заказов
Система PO или ERP может оставаться ответственной за юридически значимый выпуск заказа, приемку, бухгалтерский учет, налоги, сверку счета и оплату.
Сохранить исправление, не разрушая историю решений
Статус «Возвращено» — контролируемое состояние, а не неопределенный отказ или новая цепочка писем.
Указать точное исправление
Зафиксируйте, чего не хватает или что противоречиво, кто отвечает за исправление и когда оно должно быть выполнено.
Защитить поля, принадлежащие согласующему
Обычная форма запроса не должна позволять инициатору выбрать «Утверждено», изменить обоснование согласующего или сделать запись готовой к PO.
Повторно подать на правильный этап
Исправленная запись возвращается к решению, которое не было принято, не обходя проверку бюджета, подразделения, суммы или закупки.
Сохранять предыдущие подтверждения видимыми
Команда видит исходный запрос, предыдущее решение, исправленные значения, дату повторной подачи и окончательное решение без ручного сравнения вложений.
Настройте заявку по категории, подразделению и порогу
Jodoo позволяет администраторам одновременно менять формальную запись и порядок согласования.
- Показывайте поля объема работ для услуг и поля количества для товаров.
- Требуйте предложения или обоснование исключения только выше соответствующего порога.
- Добавляйте согласование подразделения, бюджета, закупок или руководства без дублирования формы.
- Создавайте из одних записей представления позиций, возвращенных задач, бюджета и готовности PO.
Вопросы о форма заявки на закупку
Используйте эти ответы, чтобы определить состав формальной заявки, способ хранения позиций и порядок исправления возвращенных задач.
Что такое форма заявки на закупку?
Это формальная внутренняя запись, которая описывает планируемую закупку, документирует позиции и обоснование, определяет учетные реквизиты и владельца бюджета, направляет на утверждение и сохраняет результат до создания заказа поставщику или обязательства.
Чем заявка отличается от заказа поставщику?
Заявка запрашивает внутреннее разрешение организации на покупку. Заказ поставщику — обычно внешний или зарегистрированный в ведущей системе документ, который направляется поставщику после внутреннего согласования и коммерческих проверок.
Хранить позиции во вложенной таблице или в отдельных записях?
Подходят оба варианта. Отдельные связанные записи позиций упрощают поиск, отчеты, назначение ответственных и последующую сверку; для небольших запросов вложенная таблица может быть проще. Выбирайте исходя из задач проверки и отчетности пользователей.
Как обрабатывать возвращенные заявки?
Зафиксируйте одно четкое исправление, ответственного и срок, защитите предыдущие решения и верните исправленную запись на этап, с которого она была возвращена. Не заставляйте инициатора создавать несвязанную замену.
Можно ли использовать разные поля и согласования для разных категорий?
Да. Jodoo может показывать условные поля и направлять процессы по категории, подразделению, сумме, срочности, маршруту поставщика или исключению. До запуска проверьте все поддерживаемые ветви и их права.
Проверьте формальную заявку, ее позиции и историю решений
Откройте заполненный пример с возвращенными, ожидающими, утвержденными, готовыми к PO и закрытыми заявками. Скопируйте приложение и адаптируйте учетные реквизиты, детализацию позиций, пороги, права согласующих и последующую передачу.
Открыть форму заявки