Линейные команды отправляют данные по общей заявке на закупку вместе с документами и контекстом, необходимыми проверяющим.
Шаблон формы общей заявки на закупку
Фиксируйте общие заявки на закупку с бюджетом, контекстом заявителя и данными для согласования, которые нужны проверяющим с самого начала.
Подходит для команд закупок и финансов, которым важно получить обоснование потребности, бюджетный контекст и данные заявителя до начала поиска поставщика.
Настраивайте формы, представления, роли и автоматизации под свой рабочий процесс. Просмотрите рабочий процесс формы общей заявки на закупку, а затем настройте шаблон под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой шаблонПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Открыть живой предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды закупок и финансов используют эту форму, чтобы собирать внутренние запросы на закупку до начала работы с поставщиками или оформления PO. Чаще всего задержки возникают из-за неполного обоснования потребности, неверного бюджетного кода или отсутствия срока, к которому нужен результат, из-за чего проверяющим приходится возвращаться к последующим уточнениям. Эта форма сохраняет контекст запроса, подтверждающие файлы и данные для согласования в одном месте с момента первой отправки.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Проверяющие видят, чего не хватает, до того как заявка перейдет в дальнейшую работу.
Владельцы процессов сокращают доработки из-за неполного приема заявки, отсутствующих файлов или повторных последующих уточнений.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Прием заявки в рабочем процессе общей заявки на закупку.
Собирайте ключевые поля, контекст, ответственных и сопроводительные данные, необходимые для каждой общей заявки на закупку.
Прием отправки и готовность к проверке.
Собирайте данные, нужные проверяющим, заранее отмечайте недостающую информацию и передавайте полные заявки на согласование закупки или команде закупок.
Обновления статуса и совместная работа.
Отслеживайте прогресс, согласования, комментарии, напоминания и передачи задачи в одном общем рабочем процессе.
Прозрачность по форме общей заявки на закупку.
Дайте командам доступ к поиску по записям, истории ответственных и статусам для отчетности и повторяющейся работы.
Включенные компоненты
- Форма общей заявки на закупку
- Заметки по последующим действиям по заявке
- Список форм общей заявки на закупку
- Очередь новых заявок
- Очередь проверки заявок
- Уведомление ответственного
- Напоминание о неполной заявке
- Напоминание о статусе
- Линейный сотрудник
- Менеджер
- Операционная команда
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Собирайте информацию, которая нужна проверяющим, до того как общая заявка на закупку перейдет в дальнейшую работу.
- Сокращайте число неполных заявок, отсутствующих файлов и лишних доработок на этапе приема.
- Храните каждую заявку в одной записи вместо того, чтобы заново собирать контекст из цепочек писем.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Список форм общей заявки на закупку.
Проверяйте входящие общие заявки на закупку, недостающую информацию и последние обновления в одной очереди.
Форма общей заявки на закупку.
Собирайте данные по общей заявке на закупку, подтверждающие файлы и заметки для проверки в одной форме приема заявки.
Список форм общей заявки на закупку.
Проверяйте входящие общие заявки на закупку, недостающую информацию и последние обновления в одной очереди.
Как это работает
От настройки до запуска
Заявитель заполняет форму общей заявки на закупку, добавляя ключевые данные, файлы и сопроводительный контекст.
Проверяющие оценивают полноту, отмечают недостающую информацию и при необходимости запрашивают обновления.
Когда заявка готова, запись переходит на согласование закупки, проверку командой закупок или последующее действие по PO.
Команды сохраняют отправленную запись доступной для последующих действий, отчетности и дальнейшего использования.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что входит в этот шаблон формы общей заявки на закупку?
Шаблон включает форму приема заявки, рабочие представления, такие как «Список форм общей заявки на закупку», «Очередь новых заявок» и «Очередь проверки заявок», а также автоматизации, такие как «Уведомление ответственного» и «Напоминание о неполной заявке», чтобы команды могли собирать и проверять общие заявки на закупку в Jodoo.
Можно ли настроить поля и рабочий процесс?
Да. Вы можете изменить поля формы, логику валидации, статусы проверки, представления и автоматизации под свой процесс.
Можно ли использовать шаблон на мобильных устройствах?
Да. Команды могут отправлять, проверять и обновлять записи с компьютера или мобильных устройств.
Могут ли проверяющие выявлять неполные заявки до их дальнейшего продвижения?
Да. Команды могут проверять заявки, отмечать недостающую информацию, уведомлять заявителей и передавать полные записи на согласование закупки или команде закупок.
Для кого лучше всего подходит этот шаблон?
Он полезен для команд закупок, финансов и управления поставщиками, которым нужен более стабильный процесс приема общих заявок на закупку до передачи работы на следующие этапы.
Может ли AI помочь адаптировать этот шаблон?
Да. AI поможет настроить поля, представления, автоматизации и шаги рабочего процесса под ваш процесс общей заявки на закупку после старта с этого шаблона.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
17 шаблонов
Автоматизация процессов закупок
Автоматизируйте прием заявок на закупку, маршрутизацию согласований, проверку поставщиков, сравнение вендоров, проверку рисков, передачу задачи команде закупок и отслеживание статуса.
Форма приема заявок на закупку / Форма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку29 шаблоновШаблоны рабочих процессов для закупок
Сравните шаблоны для приема заявок на покупку, закупочных заявок, согласований, контроля договоров и последующих действий по поиску поставщиков.
Форма приема заявок на закупку / Трекер заказов на закупку / Заявка на заказ на поставку11 шаблоновПО для электронных закупок
Настройте рабочие процессы электронных закупок для приема заявок на закупку, записей о поставщиках, согласований, отслеживания PO, соответствия требованиям и управления рисками поставщиков.
Форма приема заявок на закупку / Форма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку8 шаблоновСистема управления заказами на закупку
Выстройте управление заказами на закупку для заявок, согласований, передачи поставщикам, отслеживания заказов, изменений и процессов приемки.
Заявка на заказ на поставку / Согласование заказа на закупку / Трекер заказов на закупку9 шаблоновСистема заявок на закупку
Спланируйте систему заявок на закупку для приема заявок, учета бюджета, маршрутизации согласования, передачи задачи команде закупок, создания PO и видимости статуса для заявителя.
Форма общей заявки на закупку / Рабочий процесс согласования закупок / Форма запроса на закупкуПакеты рабочих процессов
Посмотрите, где этот шаблон подходит в полном рабочем процессе
10 шаблонов
Пакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO
Объедините прием заявок на закупку, проверку бюджета, последующие действия команды закупок, создание PO и отслеживание статуса PO в одном процессе закупок.
01 Зафиксируйте заявку на закупку02 Настройте маршрутизацию согласования и проверки бюджета03 Передайте согласованную потребность в работу по PO04 Отслеживайте изменения и статус заказаФорма приема заявок на закупку / Форма заявки на снабжение / Форма запроса на закупку13 шаблоновПакет рабочего процесса procure to pay
Объедините заявки на закупку, согласования, заказы на закупку, подтверждение приемки, проверку счетов и контроль оплаты в одном рабочем процессе procure to pay.
01 Зафиксируйте заявку на закупку02 Настройте согласования и передачу заказа на закупку03 Зафиксируйте подтверждение приемки04 Проверьте счет и контроль оплатыФорма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку / Шаблон приложения для согласования бюджетаСравнение ПО
Сравните варианты ПО, связанные с этим шаблоном
11 шаблонов
Лучшее ПО для закупок для малого бизнеса
Сравните решения для автоматизации закупок: заявки на покупку, согласования, записи о поставщиках, отслеживание заказов на покупку, проверки соответствия и риски поставщиков.
Форма приема заявок на закупку / Форма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку8 шаблоновЛучшее ПО для заказов на покупку для контроля рабочего процесса
Сравните варианты ПО для заказов на покупку по заявкам на PO, маршрутизации согласований, передаче поставщикам, отслеживанию заказов, приемке и управлению изменениями.
Заявка на заказ на поставку / Согласование заказа на закупку / Трекер заказов на закупкуРуководства
Спланируйте процесс за этим шаблоном
Руководство
Руководство по автоматизации процесса закупок
Спланируйте автоматизацию процесса закупок: от приема заявок и согласований до записей по поставщикам, заказов на покупку и последующих проверок на соответствие требованиям.
РуководствоКак настроить систему заказов на поставку
Настройте систему заказов на поставку с приемом заявок, маршрутизацией согласований, данными поставщика, отслеживанием PO, приемкой и контролем изменений.
РуководствоРуководство по рабочему процессу и согласованию запроса на закупку
Продумайте поля, этапы согласования и передачи задачи в рабочем процессе запроса на закупку до открытия шаблона закупок.
РуководствоРуководство по полям и чек-листу заявки на закупку
Используйте это руководство, чтобы заранее определить поля заявки на закупку, подтверждающие материалы, проверки бюджета и маршрутизацию согласования до начала закупки.
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.