ซอฟต์แวร์จัดการการต่ออายุสัญญา
ซอฟต์แวร์ต่ออายุสัญญาสำหรับการตัดสินใจก่อนกำหนดแจ้ง
เปลี่ยนทุกวันหมดอายุที่ใกล้เข้ามาให้เป็นการตัดสินใจที่มีวันที่ชัดเจน พร้อมข้อมูลผลการดำเนินงาน ภาระผูกพัน ความเสี่ยง การใช้งาน และบริบทเชิงพาณิชย์ที่ผู้ตรวจสอบต้องใช้ ก่อนที่การต่ออายุอัตโนมัติหรือเงื่อนไขการแจ้งจะตัดสินใจแทนคุณ
ลงชื่อเข้าใช้เพื่อตรวจสอบมุมมองที่มีข้อมูลนี้ จากนั้นติดตั้งแอปพร้อมข้อมูลตัวอย่างเพื่อทดสอบความสัมพันธ์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ด
ซอฟต์แวร์ต่ออายุสัญญาต้องทำอะไรได้บ้าง
ซอฟต์แวร์จัดการการต่ออายุสัญญาควรคำนวณวันดำเนินการสุดท้ายที่ปลอดภัยจากวันหมดอายุและเงื่อนไขการแจ้ง รวบรวมหลักฐานที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ มอบหมายผู้รับผิดชอบ ส่งต่อคำแนะนำ และเก็บหลักฐานว่าอนุมัติอะไรไว้ การแจ้งเตือนในปฏิทินเพียงอย่างเดียวไม่สามารถอธิบายได้ว่าควรต่ออายุ เจรจาใหม่ ขยายเวลา หรือยุติสัญญา
- วันแจ้งและวันหมดอายุยังคงแยกจากกัน
- คำแนะนำต้องมีหลักฐานและบริบทเชิงพาณิชย์ประกอบ
- ต่ออายุ เจรจาใหม่ ขยายเวลา และยุติสัญญา ต้องเป็นการตัดสินใจที่ระบุไว้อย่างชัดเจน
ก่อนถึงกำหนดแจ้ง
เปลี่ยนจากสัญญาณล่วงหน้าไปสู่การตัดสินใจต่ออายุที่ได้รับอนุมัติ
เวิร์กโฟลว์ที่มีประโยชน์เริ่มก่อนการแจ้งเตือนในปฏิทิน และจะจบลงเมื่อแนวทางที่เลือกมีผู้รับผิดชอบแล้วเท่านั้น
เปิดช่วงเวลาตรวจสอบ
คำนวณวันดำเนินการจากระยะเวลาการแจ้งตามสัญญา แล้วกำหนดผู้รับผิดชอบและระดับความสำคัญของการต่ออายุ
รวบรวมหลักฐานประกอบการตัดสินใจ
นำผลการให้บริการ การใช้งาน ภาระผูกพัน ความเสี่ยง ค่าใช้จ่าย ทางเลือก และความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาไว้ในการตรวจสอบเดียวกัน
เลือกแนวทางเชิงพาณิชย์
เสนอให้ต่ออายุ เจรจาใหม่ ขยายเวลาแบบจำกัดระยะเวลา หรือยุติสัญญา พร้อมแสดงเหตุผลและมูลค่าที่เสนออย่างชัดเจน
ตรวจสอบและส่งกลับเมื่อข้อมูลยังไม่ครบ
ผู้ตรวจสอบสามารถอนุมัติแนวทางที่มีหลักฐานครบ หรือส่งชุดข้อมูลกลับเมื่อหลักฐาน อำนาจอนุมัติ หรือเงื่อนไขยังไม่ครบถ้วน
ดำเนินการตามการตัดสินใจ
ติดตามงานแจ้ง การเจรจา การแก้ไขสัญญา การเปลี่ยนสัญญา หรือการปิดงานตามกำหนดวันที่ตกลงกัน
เก็บผลลัพธ์ไว้เป็นหลักฐาน
เชื่อมการตัดสินใจสุดท้ายและกำหนดวันที่เปลี่ยนแปลงกลับไปยังข้อตกลงสำหรับรอบถัดไป
ข้อมูลที่ควรอยู่ในชุดข้อมูลการต่ออายุ
มอบข้อเท็จจริงที่มีผลต่อคำตอบให้ผู้ตรวจสอบ
ชุดข้อมูลการต่ออายุที่ดีต้องกระชับพอให้ตัดสินใจได้ และมีรายละเอียดมากพอให้ชี้แจงได้
| ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ | คำถามที่ต้องตอบ | ตัวอย่างหลักฐาน |
|---|---|---|
| กรอบเวลา | วันสุดท้ายที่ปลอดภัยสำหรับแนวทางนี้คือวันใด | วันหมดอายุ ระยะเวลาแจ้ง เงื่อนไขการยุติ และเงื่อนไขการขยายเวลา |
| ผลการดำเนินงาน | คู่สัญญาส่งมอบผลลัพธ์ตามสัญญาแล้วหรือไม่ | ผลลัพธ์ตาม SLA เครดิตค่าบริการ เหตุการณ์ผิดปกติ และบันทึกการรับมอบ |
| ภาระผูกพัน | ข้อผูกพันที่มีสาระสำคัญเสร็จสมบูรณ์แล้วหรือมีข้อโต้แย้ง | ภาระผูกพันที่มีผู้รับผิดชอบ สถานะหลักฐาน และข้อยกเว้นที่ยังเปิดอยู่ |
| เงื่อนไขเชิงพาณิชย์ | อะไรจะเปลี่ยนไปหากเราต่ออายุหรือเจรจาใหม่ | มูลค่าปัจจุบัน มูลค่าที่เสนอ การใช้งาน การเปลี่ยนแปลงราคา และทางเลือกอื่น |
| ความเสี่ยง | ความเสี่ยงที่ต้องรับต่อ เปลี่ยนแปลง หรือสิ้นสุดคืออะไร | ข้อค้นพบด้านความปลอดภัย ประกันภัย การพึ่งพา กฎหมาย และการดำเนินงาน |
| การเปลี่ยนผ่าน | ธุรกิจสามารถยุติสัญญาหรือเปลี่ยนผู้ให้บริการได้อย่างปลอดภัยหรือไม่ | การคืนข้อมูล แผนเปลี่ยนทดแทน ระยะเวลาดำเนินการ และงานปิดสัญญา |
การควบคุมพอร์ตโฟลิโอ
จัดลำดับความสำคัญของการตัดสินใจตามผลกระทบ ไม่ใช่ดูจากวันหมดอายุเพียงอย่างเดียว
สัญญาสองฉบับอาจหมดอายุวันเดียวกัน แต่ต้องการการดูแลที่แตกต่างกันมาก
เร่งด่วนในขณะนี้
พลาดกำหนดแจ้ง มีความเสี่ยงจากการต่ออายุอัตโนมัติ ต้นทุนการเปลี่ยนสูง หรือมีการผิดสัญญาที่มีสาระสำคัญและยังไม่ได้รับการแก้ไข
ส่งต่อผู้รับผิดชอบการตัดสินใจและแนวทางด้านกฎหมายหรือเชิงพาณิชย์ทันที
ถึงกำหนดตัดสินใจ
ช่วงเวลาการแจ้งเปิดอยู่ และชุดข้อมูลมีความครบถ้วนเพียงพอสำหรับการตรวจสอบ
ส่งต่อคำแนะนำพร้อมอำนาจอนุมัติ เหตุผล และมูลค่าที่เสนอ
หลักฐานยังไม่ครบ
มองเห็นกำหนดวันแล้ว แต่หลักฐานด้านผลการดำเนินงาน ภาระผูกพัน ความเสี่ยง หรือการใช้งานยังไม่ครบ
มอบหมายให้จัดหาหลักฐานที่ขาดก่อนการประชุมตรวจสอบ
ดำเนินการตามแผน
ผู้รับผิดชอบ กำหนดวัน ชุดข้อมูล และจุดตรวจสอบถัดไปเป็นข้อมูลปัจจุบัน
ทำให้เคสยังมองเห็นได้โดยไม่สร้างความเร่งด่วนเกินจริง
Jodoo เหมาะกับส่วนใด
ประสานงานการต่ออายุโดยอ้างอิงข้อตกลงที่ลงนามแล้ว
เก็บงานกฎหมายเฉพาะทางไว้ในระบบที่ออกแบบมาเพื่อรองรับงานนั้น และใช้ Jodoo เมื่อกระบวนการทางธุรกิจแตกต่างกันตามประเภทสัญญา ผู้รับผิดชอบ หรือแนวทางการต่ออายุ
Jodoo เหมาะอย่างยิ่งกับงานเหล่านี้
ทะเบียนข้อตกลง วันแจ้ง ชุดข้อมูลการต่ออายุ การส่งต่อเพื่ออนุมัติ การขยายเวลา ภาระผูกพัน หลักฐาน คิวข้อยกเว้น และแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอ
เก็บไว้ใน CLM เฉพาะทาง
คลังข้อสัญญา การสร้างเอกสาร การแก้ไขเอกสารพร้อมติดตามการเปลี่ยนแปลง พอร์ทัลการเจรจา ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และการดึงข้อสัญญาด้วย AI เมื่อสิ่งเหล่านี้เป็นความต้องการหลัก
ปรับใช้ได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง ไม่ต้องรอรอบการปล่อยระบบ
ผู้ดูแลระบบธุรกิจที่ผ่านการฝึกอบรมมักเพิ่มฟิลด์ เส้นทางตรวจสอบ คิวที่กรองแล้ว หรือเมตริกแดชบอร์ดได้ภายใน 2–8 ชั่วโมง โดยยังคงรักษา ID ข้อตกลงให้คงเดิม
เชื่อมต่อระบบที่ทีมของคุณไว้วางใจอยู่แล้ว
เก็บเอกสารกฎหมาย ข้อผูกพันใน ERP และข้อมูลตัวตนไว้ในระบบต้นทาง แล้วแลกเปลี่ยน ID ที่คงที่และกำหนดวันที่กระบวนการต่ออายุต้องใช้
คำถามที่พบบ่อยในการใช้งานจริง
คำถามที่ทีมมักถามก่อนเลิกใช้สเปรดชีตต่ออายุ
ทำความเข้าใจเรื่องกำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบ หลักฐาน ระบบอัตโนมัติ และจุดที่ App ต่ออายุที่กำหนดค่าได้เหมาะกับงานของคุณ
วันหมดอายุต่างจากกำหนดแจ้งอย่างไร
วันหมดอายุคือวันที่ระยะเวลาปัจจุบันสิ้นสุดลง ส่วนกำหนดแจ้งคือวันสุดท้ายตามสัญญาสำหรับแจ้งต่ออายุ ไม่ต่ออายุ หรือเลิกสัญญา โดยทั่วไปวันที่ควรตัดสินใจภายในทีมควรอยู่ก่อนทั้งสองวัน
Jodoo ส่งการแจ้งเตือนต่ออายุสัญญาได้หรือไม่
ได้ ทีมสามารถใช้ฟิลด์วันที่ ผู้รับผิดชอบ เวิร์กโฟลว์ และระบบอัตโนมัติ เพื่อแจ้งเตือนหรือกำหนดเส้นทางงานก่อนถึงกำหนดแจ้งหรือวันที่ต้องตัดสินใจ การออกแบบที่ดีควรแสดงด้วยว่าการแจ้งเตือนนั้นต้องการหลักฐานและการดำเนินการใด
เราควรจัดการสัญญาที่ต่ออายุอัตโนมัติอย่างไร
บันทึกระยะเวลาแจ้งและกำหนดแจ้งครั้งถัดไป ทำเครื่องหมายความเสี่ยงจากการต่ออายุอัตโนมัติ เปิดประเด็นให้ตัดสินใจแต่เนิ่น ๆ และเก็บหลักฐานว่าการแจ้งหรือการต่ออายุที่เลือกได้ดำเนินการเสร็จแล้ว
การต่ออายุทุกครั้งควรใช้เส้นทางอนุมัติเดียวกันหรือไม่
ไม่จำเป็น ควรกำหนดเส้นทางตามปัจจัยสำคัญ เช่น มูลค่า ความเสี่ยง การเปลี่ยนแปลงระยะเวลา ความสำคัญต่อธุรกิจ หรือข้อเสนอแนะ ให้การต่ออายุที่มีความเสี่ยงต่ำใช้เส้นทางสั้น ขณะเดียวกันยังคงการทบทวนที่เข้มงวดกว่าสำหรับกรณียกเว้น
สิ่งนี้ใช้แทนแพลตฟอร์ม CLM แบบครบวงจรได้หรือไม่
ไม่ใช่ หากความต้องการหลักของคุณคือการร่างสัญญา คลังข้อสัญญา การแก้ไขข้อความ การเจรจา ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หรือการดึงข้อมูลด้วย AI แต่เหมาะกับงานปฏิบัติการเกี่ยวกับกำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบ หลักฐาน การตัดสินใจ และการติดตามผล
ตรวจสอบกรณีการต่ออายุจริง
เปิดดูกำหนดเวลา คำแนะนำ และกรณียกเว้นเบื้องหลังตัวเลขสรุปของพอร์ตโฟลิโอ
แอปนี้มีตัวอย่างสถานะอยู่ระหว่างดำเนินการ ถึงกำหนดตัดสินใจ เกินกำหนด ดำเนินการเสร็จแล้ว การเจรจาใหม่ และการยุติ เพื่อให้คุณประเมินกระบวนการได้ก่อนนำไปปรับใช้