라우팅 전에 송장 정보를 수집하세요
승인 경로는 송장 레코드에 충분한 정보가 담겨 있을 때만 의미가 있습니다. AP는 검토를 시작하기 전에 공급업체, 금액, 만기일, 구매 또는 계약 관련 정보, 첨부 파일을 수집해야 합니다.
- 공급업체, 송장 번호, 송장 일자, 만기일, 금액, 세금.
- PO, 계약, 구매 요청 또는 코스트 센터 참조.
- 송장 파일, 증빙 문서, 수령 증빙, 요청자 메모.
- AP 담당자, 코딩 상태, 1차 검토 상태.
가이드
송장 승인 및 매입채무 체크리스트 가이드
템플릿을 열기 전에 송장 승인 필드, AP 검토 단계, 보류 사유, 코딩 증빙, 지급 준비 상태를 설계하세요.
송장, 코딩 메모, 공급업체 정보, 승인 내역, 지급 준비 상태가 각각 따로 관리되면 송장 승인 프로세스는 쉽게 무너집니다. 이 가이드는 AP 팀이 각 송장을 검토 가능, 지급 가능 또는 명확한 사유와 함께 보류 상태로 관리할 수 있도록 체크리스트 필드를 정의하는 데 도움을 줍니다.
여기서 시작: AP 송장 승인 워크플로코딩 검토와 승인 결정을 분리하세요
코딩과 승인은 서로 연관되어 있지만 동일하지는 않습니다. 코딩은 송장이 어디에 귀속되는지를 확인하고, 승인은 해당 송장이 지급 단계로 진행될 수 있는지를 확인합니다.
- GL 계정, 부서, 프로젝트, 코스트 센터, 배부 메모.
- 코딩 검토자, 코딩 상태, 누락 정보, 예외 사유.
- 승인자, 승인 결정, 반려 사유, 결정 일자.
- 코딩 또는 승인이 막혔을 때의 보류 상태.
AP 보류 상태를 명확하게 표시하세요
보류에는 사유, 담당자, 만기일, 다음 조치가 있어야 합니다. 그렇지 않으면 송장은 처리 중으로 보이지만 왜 지급이 막혔는지 아무도 알 수 없습니다.
- PO 누락, 가격 불일치, 영수증 누락, 중복, 공급업체 이슈 등의 보류 사유.
- 예외 담당자와 다음 후속 조치 일자.
- 만기일 및 보류 사유 기준 에이징.
- 차단 사유 해소 후 지급 실행 준비 상태.
승인을 지급 준비 상태와 연결하세요
승인된 송장도 여전히 지급 준비가 필요합니다. 지급 방식, 지급 실행 배치, ACH 준비 상태, 송금 상태, 실행 담당자를 AP 처리 이력에 함께 연결해 두세요.
- 지급 방식, 요청 지급일, 지급 실행 배치, 실행 상태.
- 필요 시 ACH 또는 은행 정보 검토.
- 공급업체 지급 추적기 상태와 송금 메모.
- 송장이 예정된 지급 의무와 연결된 경우의 계약상 지급 마일스톤.
AP 체크리스트
송장 승인 및 AP 체크리스트 필드
이 체크리스트를 사용해 송장 검토, 코딩, 보류, 지급 준비 상태를 동일한 워크플로 레코드에서 관리하세요.
체크리스트 영역수집할 내용피해야 할 차단 요소담당자
송장 식별 정보공급업체, 송장 번호, 일자, 만기일, 금액, 파일.중복되거나 누락된 송장 정보.AP
구매 관련 정보PO, 계약, 수령 내역, 구매 요청, 요청자.승인자가 비즈니스상 사유를 확인할 수 없음.요청자 또는 구매팀
코딩GL 계정, 부서, 프로젝트, 배부, 코딩 검토자.송장이 승인 또는 지급 단계로 진행될 수 없음.AP 또는 회계팀
승인승인자, 결정, 반려 사유, 메모, 승인 일자.정당한 지급 결정을 내릴 수 없음.승인자
지급 준비 상태보류 사유, 지급 방식, 실행 담당자, 지급 실행 배치.승인된 송장이 지급 기한을 놓침.AP 또는 자금팀
템플릿
송장 승인을 AP 관리와 연결하세요
체크리스트로 송장 검토 필드를 정의한 다음, 송장 승인을 AP 추적, 지급 요청, ACH 지급 실행, 공급업체 지급 템플릿과 연결하세요.
시작하기 좋은 템플릿가장 적합한 시작점: 송장 승인 워크플로
송장 코딩 검토, 승인 결정, 보류 사유, 첨부 파일, 만기일, AP 상태를 하나의 워크플로에서 관리해야 할 때 여기서 시작하세요.
AP 송장 승인 워크플로공급업체 송장을 계정 코딩 검토, 승인 상태, 보류 사유, 예외 담당자, 감사 이력, 지급 처리 준비 상태까지 라우팅합니다.
매입채무 추적기공급업체, 송장 번호, 금액, 지급 기한, 코딩 상태, 보류 사유, 예외 담당자, 지급 실행 준비 상태별로 AP 송장을 추적합니다.
송장 요청검토나 지급 일정 수립이 시작되기 전에 수취인 정보, 송장 참조 정보, AP 담당자를 확인할 수 있도록 송장 요청을 접수합니다.
지급 요청 양식지급이 실행되기 전에 수취인 정보, 증빙 문서, 승인 준비 상태를 한눈에 확인할 수 있도록 지급 요청을 접수합니다.
ACH 지급 요청 양식공급업체 은행 정보, 청구서 금액, 지급 기한, 송금 관련 정보, 승인 상태, 지급 실행 승인 추적과 함께 ACH 지급 요청을 접수합니다.
공급업체 대금 지급 추적기공급업체 후속 조치가 밀리기 전에 보류된 청구서, 송금 시점, 지급 상태를 기준으로 공급업체 지급금을 추적합니다.관련 AP 및 재무 템플릿 살펴보기
AP 송장 및 지급 워크플로 보기
FAQ
송장 승인 및 AP 체크리스트 관련 질문
송장 승인은 AP 관리 추적표와 어떻게 다른가요?
송장 승인은 특정 송장을 검토 절차에 따라 라우팅합니다. 반면 AP 관리 추적표는 송장, 보류, 에이징, 담당자, 지급 준비 상태 전반에 걸친 더 넓은 백로그 관점을 재무팀에 제공합니다.
송장 승인 체크리스트에는 무엇이 포함되어야 하나요?
송장 식별 정보, 공급업체, 금액, 만기일, PO 또는 계약 참조, 코딩, 첨부 파일, 승인 결정, 보류 사유, 지급 준비 상태를 포함해야 합니다.
송장은 언제 보류해야 하나요?
필수 정보가 누락되었거나, 코딩이 완료되지 않았거나, 금액이 예상과 일치하지 않거나, 승인이 막혔거나, 공급업체 또는 지급 정보 검토가 필요한 경우 송장을 보류해야 합니다.
다음 단계
송장 승인 워크플로 템플릿 열기
Jodoo 템플릿을 미리본 뒤, 송장 코딩, 승인 대기열, 보류 사유, AP 상태, 지급 준비 상태를 팀의 프로세스에 맞게 조정하세요.