01
發票身份AP攝入量
- 檢查
- 貨物供應商，發票號碼，發單日期，到期日期和貨幣，次總額，稅收和總額都存在。
- 為什麼這很重要
- 缺失的識別符號使複製檢查，老化和下游調整不可靠。
- 證據
- 來源賬單，唯一的賬單參考，捕獲的總數和複製檢查結果。
指南
發票工作流程自動化檢查清單
使用八道關卡檢查發票接收、核對、會計編碼、審批、例外處理和付款準備是否完整。
從這裡開始： 發票審批工作流實踐性AP審查
在發票到達付款之前，必須進行八次檢查
發票工作流自動化透過結構化的接入，驗證，匹配，編碼，批准，異常解決和付款準備的交付來移動一個賬單。 使用下面的控制來確認必須審查什麼，為什麼重要，以及應該留在記錄中哪些證據。
審查完整的賬戶付款工作流02
供應商控制AP或是供應商主持人
- 檢查
- 經銷商記錄，轉賬詳情，稅收背景以及任何銀行細節變化都得到驗證。
- 為什麼這很重要
- 敏感的供應商變化可能會轉向支付或造成稅收和主資料錯誤。
- 證據
- 活躍的供應商記錄，獨立的變化驗證和支援通訊。
03
購買環境申請人或買方
- 檢查
- 合同，購買請求，申請人或未經批准的非PO理由
- 為什麼這很重要
- 批准者需要了解申請人的業務義務，範圍和責任。
- 證據
- 合同，請求，收件或文件證明的非PO理由。
04
匹配結果AP買家或收件主
- 檢查
- 根據適用情況，記錄價格，數量，收據，稅收，貨幣和寬容結果。
- 為什麼這很重要
- 異常應成為一個屬於自己的異常，而不是在通用待定狀態中消失。
- 證據
- 匹配結果，差異數量，寬容規則，異常負責人和解析度。
05
編碼賬戶或預算負責人
- 檢查
- 實體，GL賬戶，部門，成本中心，專案，分配和編碼審查員已完成。
- 為什麼這很重要
- 批准不能固定分配給錯誤的實體，賬戶或期貨的發票。
- 證據
- 編碼值，分配細節，審查器，審查狀態和糾正歷史。
06
批准決定授權批准人
- 檢查
- 確認，門，決定，日期，評論，返回理由以及審查的發票版本保留。
- 為什麼這很重要
- 辯護的決定必須表明誰批准了哪種版本，根據什麼權威。
- 證據
- 批准身份，決定，時間標籤，評論，門和發票版本。
07
異常或保留異常負責人
- 檢查
- 據瞭解，有原因，負責人，下一步行動，到期日期，證據和升級狀態。
- 為什麼這很重要
- 沒有持有的股票即使批准路線本身正確，也會造成延遲支付風險。
- 證據
- 持有理由，分配的負責人，後續日期，解決證據和釋放決定。
08
支付轉移AP或是財政部
- 檢查
- 已知付款方式，執行情況，準備狀態，釋放負責人，ERP參考和最終阻塞器。
- 為什麼這很重要
- 批准只是一個決定；支付仍然需要控制地向金融系統轉發。
- 證據
- 準備狀態，付款執行參考，釋放負責人，ERP參考和最終結果。
路由邏輯
路線清潔賬單和異常方式
有用的自動化不是一個通用的"批准"狀態。 它是決定將常規賬單與不匹配，未支援的非PO賬單，敏感的供應商變更或返回批准分開的決定。
發票路徑控制測試工作流路線儲存的證據
清潔的PO賬單PO收件，價格，數量，供應商，貨幣和稅款均屬於政策寬容範圍。轉到編碼確認和所需的批准水平。PO收件，匹配結果，編碼和批准決定。
價格或數量不匹配發票與PO不同，或者超過允許的寬容度。保持和分配差別給買家，申請者或收件主。差異數量，原因，主人的反應，糾正或接受的異常。
其他非PO的發票沒有購買訂單，所以商業目的和權威必須以其他方式確定。要求申請人，合同或服務證據，編碼和政策特定的批准。商業理由，來源協議，負責的負責人以及異常原因。
複製或供應商資料風險發票參考，金額，銀行細節或供應商變化會引發敏感審查。停止正常路線，把記錄送給一個獨立的審查員。複製檢查，改變證據，驗證結果和審查員身份。
返回批准批准者不能決定，因為編碼，證據，政策背景或發票本身是不完整的。返回一個名字的負責人，而不刪除之前的決定歷史記錄。返回理由，要求進行糾正，重新提交日期和新發票版本。
實際上，Jodoo賬單工作流
檢查賬單記錄，工作流控制和決策歷史
檢視Jodoo如何結合發票記錄與可配置的批准控制器和可複習的決策軌跡。開啟連結的發票應用程式，然後將欄位，階段，審批者，提醒和排隊調整到您的財務過程中。
不要摧毀國家
批准不是支付
保持這些里程碑分開，以便批准的賬單不能在審批佇列和權威金融系統之間消失。
- 01稽核準備
需要的發票，供應商，購買，匹配和編碼文字是完整的。
- 02Approved
授權批准者接受了審查的發票版本和條件。
- 03準備付款
沒有未解決的保留留下，並且支付背景已透過釋放檢查。
- 04付款和調整
金融體系確認執行，參考和結局結果。
軟體評估
在選擇工具之前測試工作流層
有用的發票自動化產品應該使控制路徑可見，而不假裝取代擁有釋出和支付的會計系統。
- 01可配置的輸入
可以資助變化賬單領域， 需要的證據， 狀態， 沒有重建程序的觀點？
- 02異常路由
能不匹配， 缺失的收據， 複製品， 而敏感的供應商變化遵循不同的所有權路線？
- 03審批審計軌道
每個決定都保留批准，發票版本，評論，時間印和退貨歷史記錄嗎？
- 04金融系統的轉讓
它們是ERP否則會計參考，同步指導，失敗的負責人和和解結果明確？
- 05SLA顯度
能AP看到老齡化，遲到的決定，未解決的異常和即將到期的賬單？
範本
連線發票批准到AP控制
使用檢查列表定義發票審查領域，然後將發票批准連線到AP跟蹤，付款請求，ACH釋出和供應商支付模板。
最適合開始使用的範本最好的起點： 發票審批工作流
開始在這裡，當賬單需要在一個工作流中進行編碼審查，批准決定，保留理由，支援檔案，截止日期和AP狀態時。
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常見問題
關於發票批准和AP檢查清單的問題
發票批准與AP跟蹤器有什麼區別？
發票批准透過審查傳遞一個特定的賬單.AP跟蹤器為金融提供了更廣泛的賬戶，持有品，老齡化，負責人和準備支付情況的後期檢視。
發票批准檢查清單應該包含什麼？
包含發行人，貨物供應商的身份，額度，到期日期，PO或合同參考，編碼，支援檔案，批准決定，保留理由和付款準備。
什麼時候應暫停發票？
要求缺少相關情況，編碼不完整，額度不符合預期，批准被阻止或需要審查供應商/支付細節時，將發票暫停。
下一步
開啟賬單審批工作流模板
預覽Jodoo模板，然後根據您的流程調整發票編碼，批准佇列，保留理由，AP狀態和付款準備。