01
发票身份AP摄入量
- 检查
- 货物供应商，发票号码，发单日期，到期日期和货币，次总额，税收和总额都存在。
- 为什么这很重要
- 缺失的标识符使复制检查，老化和下游调整不可靠。
- 证据
- 来源账单，唯一的账单参考，捕获的总数和复制检查结果。
指南
发票工作流自动化检查清单
使用八道关卡检查发票接收、匹配、会计编码、审批、异常处理和付款准备是否完整。
从这里开始： 发票审批工作流实践性AP审查
在发票到达付款之前，必须进行八次检查
发票工作流自动化通过结构化的接入，验证，匹配，编码，批准，异常解决和付款准备的交付来移动一个账单。 使用下面的控制来确认必须审查什么，为什么重要，以及应该留在记录中哪些证据。
审查完整的账户付款工作流02
供应商控制AP或是供应商主持人
- 检查
- 经销商记录，转账详情，税收背景以及任何银行细节变化都得到验证。
- 为什么这很重要
- 敏感的供应商变化可能会转向支付或造成税收和主数据错误。
- 证据
- 活跃的供应商记录，独立的变化验证和支持通信。
03
购买环境申请人或买方
- 检查
- 合同，购买请求，申请人或未经批准的非PO理由
- 为什么这很重要
- 批准者需要了解申请人的业务义务，范围和责任。
- 证据
- 合同，请求，收件或文档证明的非PO理由。
04
匹配结果AP买家或收件主
- 检查
- 根据适用情况，记录价格，数量，收据，税收，货币和宽容结果。
- 为什么这很重要
- 异常应成为一个属于自己的异常，而不是在通用待定状态中消失。
- 证据
- 匹配结果，差异数量，宽容规则，异常负责人和分辨率。
05
编码账户或预算负责人
- 检查
- 实体，GL账户，部门，成本中心，项目，分配和编码审查员已完成。
- 为什么这很重要
- 批准不能固定分配给错误的实体，账户或期货的发票。
- 证据
- 编码值，分配细节，审查器，审查状态和纠正历史。
06
批准决定授权批准人
- 检查
- 确认，门，决定，日期，评论，返回理由以及审查的发票版本保留。
- 为什么这很重要
- 辩护的决定必须表明谁批准了哪种版本，根据什么权威。
- 证据
- 批准身份，决定，时间标签，评论，门和发票版本。
07
异常或保留异常负责人
- 检查
- 据了解，有原因，负责人，下一步行动，到期日期，证据和升级状态。
- 为什么这很重要
- 没有持有的股票即使批准路线本身正确，也会造成延迟支付风险。
- 证据
- 持有理由，分配的负责人，后续日期，解决证据和释放决定。
08
支付转移AP或是财政部
- 检查
- 已知付款方式，运行情况，准备状态，释放负责人，ERP参考和最终阻塞器。
- 为什么这很重要
- 批准只是一个决定；支付仍然需要控制地向金融系统转发。
- 证据
- 准备状态，付款运行参考，释放负责人，ERP参考和最终结果。
路由逻辑
路线清洁账单和异常方式
有用的自动化不是一个通用的"批准"状态。 它是决定将常规账单与不匹配，未支持的非PO账单，敏感的供应商变更或返回批准分开的决定。
发票路径控制测试工作流路线保存的证据
清洁的PO账单PO收件，价格，数量，供应商，货币和税款均属于政策宽容范围。转到编码确认和所需的批准水平。PO收件，匹配结果，编码和批准决定。
价格或数量不匹配发票与PO不同，或者超过允许的宽容度。保持和分配差别给买家，申请者或收件主。差异数量，原因，主人的反应，纠正或接受的异常。
其他非PO的发票没有购买订单，所以商业目的和权威必须以其他方式确定。要求申请人，合同或服务证据，编码和政策特定的批准。商业理由，来源协议，负责的负责人以及异常原因。
复制或供应商数据风险发票参考，金额，银行细节或供应商变化会引发敏感审查。停止正常路线，把记录送给一个独立的审查员。复制检查，改变证据，验证结果和审查员身份。
返回批准批准者不能决定，因为编码，证据，政策背景或发票本身是不完整的。返回一个名字的负责人，而不删除之前的决定历史记录。返回理由，要求进行纠正，重新提交日期和新发票版本。
实际上，Jodoo账单工作流
检查账单记录，工作流控制和决策历史
查看Jodoo如何结合发票记录与可配置的批准控制器和可复习的决策轨迹。打开链接的发票应用程序，然后将字段，阶段，审批者，提醒和排队调整到您的财务过程中。
不要摧毁国家
批准不是支付
保持这些里程碑分开，以便批准的账单不能在审批队列和权威金融系统之间消失。
- 01审核准备
需要的发票，供应商，购买，匹配和编码文本是完整的。
- 02Approved
授权批准者接受了审查的发票版本和条件。
- 03准备付款
没有未解决的保留留下，并且支付背景已通过释放检查。
- 04付款和调整
金融体系确认执行，参考和结局结果。
软件评估
在选择工具之前测试工作流层
有用的发票自动化产品应该使控制路径可见，而不假装取代拥有发布和支付的会计系统。
- 01可配置的输入
可以资助变化账单领域， 需要的证据， 状态， 没有重建进程的观点？
- 02异常路由
能不匹配， 缺失的收据， 复制品， 而敏感的供应商变化遵循不同的所有权路线？
- 03审批审计轨道
每个决定都保留批准，发票版本，评论，时间印和退货历史记录吗？
- 04金融系统的转让
它们是ERP否则会计参考，同步指导，失败的负责人和和解结果明确？
- 05SLA显度
能AP看到老龄化，迟到的决定，未解决的异常和即将到期的账单？
模板
连接发票批准到AP控制
使用检查列表定义发票审查领域，然后将发票批准连接到AP跟踪，付款请求，ACH发布和供应商支付模板。
最适合开始使用的模板最好的起点： 发票审批工作流
开始在这里，当账单需要在一个工作流中进行编码审查，批准决定，保留理由，支持文件，截止日期和AP状态时。
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查看AP账单和支付工作流
常见问题
关于发票批准和AP检查清单的问题
发票批准与AP跟踪器有什么区别？
发票批准通过审查传递一个特定的账单.AP跟踪器为金融提供了更广泛的账户，持有品，老龄化，负责人和准备支付情况的后期视图。
发票批准检查清单应该包含什么？
包含发行人，货物供应商的身份，额度，到期日期，PO或合同参考，编码，支持文件，批准决定，保留理由和付款准备。
什么时候应暂停发票？
要求缺少相关情况，编码不完整，额度不符合预期，批准被阻止或需要审查供应商/支付细节时，将发票暂停。
下一步
打开账单审批工作流模板
预览Jodoo模板，然后根据您的流程调整发票编码，批准队列，保留理由，AP状态和付款准备。