在分派前收集发票背景信息
只有当发票记录包含足够背景信息时，审批路径才有意义。AP 应在审核开始前收集供应商、金额、到期日、采购或合同背景信息，以及佐证文件。
- 供应商、发票编号、发票日期、到期日、金额和税额。
- PO、合同、采购申请或成本中心参考信息。
- 发票文件、佐证文件、收货凭证和申请人备注。
- AP 负责人、编码状态和首次审核状态。
指南
发票审批与应付账款核对清单指南
在打开模板前，先规划发票审批字段、AP 审核步骤、挂起原因、编码依据和付款就绪状态。
当发票、编码说明、供应商背景、审批信息和付款就绪状态分散在不同位置时，发票审批就容易失控。本指南可帮助 AP 团队定义核对清单字段，让每张发票都能被清晰审核、付款，或在明确原因下进入挂起状态。
从这里开始： 应付账款发票审批工作流将编码审核与审批决定分开
编码和审批相关，但并不相同。编码用于确认发票应归属到哪里；审批用于确认发票是否可以进入付款流程。
- 总账科目、部门、项目、成本中心和分摊说明。
- 编码审核人、编码状态、缺失信息和异常原因。
- 审批人、审批决定、退回原因和决定日期。
- 当编码或审批受阻时的挂起状态。
让 AP 挂起状态清晰可见
挂起记录应包含原因、负责人、到期日和下一步动作。否则发票看似仍在处理中，但没人能判断付款为何被阻止。
- 挂起原因，例如缺少 PO、价格不匹配、缺少收货凭证、重复单据或供应商问题。
- 异常负责人和下一次跟进日期。
- 按到期日和挂起原因查看账龄。
- 阻塞问题解除后的放行就绪状态。
将审批连接到付款就绪状态
即使发票已获批准，仍需完成付款准备。请将付款方式、付款批次、ACH 就绪状态、汇款状态和放行负责人保留在 AP 跟踪记录中。
- 付款方式、申请付款日期、付款批次和放行状态。
- 在需要时审核 ACH 或银行信息。
- 供应商付款跟踪器状态和汇款备注。
- 当发票关联到计划义务时的合同付款里程碑。
AP 核对清单
发票审批与 AP 核对清单字段
使用这份核对清单，在同一条工作流记录中管理发票审核、编码、挂起和付款就绪状态。
核对区域需采集内容需避免的阻塞项负责人
发票标识供应商、发票编号、日期、到期日、金额、文件。重复或缺失的发票背景信息。AP
采购背景PO、合同、收货凭证、采购申请、申请人。审批无法核实业务原因。申请人或采购团队
编码总账科目、部门、项目、分摊、编码审核人。发票无法进入审批或付款流程。AP 或会计
审批审批人、决定、退回原因、备注、审批日期。缺乏可说明依据的付款决定。审批人
付款就绪状态挂起原因、付款方式、放行负责人、付款批次。已批准发票仍错过付款窗口。AP 或资金团队
模板
将发票审批连接到 AP 控制
使用这份核对清单定义发票审核字段，再将发票审批连接到 AP 跟踪、付款申请、ACH 放行和供应商付款模板。
最适合开始使用的模板最佳起点：发票审批工作流
当您需要在一个工作流中统一管理发票编码审核、审批决定、挂起原因、佐证文件、到期日和 AP 状态时，请从这里开始。
应付账款发票审批工作流将供应商发票按科目编码审核、审批状态、挂起原因、异常负责人、审计轨迹和付款批次放行准备情况进行分派与跟进。
应付账款跟踪器按供应商、发票编号、金额、到期日、编码状态、暂缓原因、异常负责人和付款批次就绪状态跟踪 AP 发票。
发票申请在审核或安排付款前，收集包含收款方信息、发票参考信息和 AP 负责人信息的发票申请。
付款申请表集中收集付款申请，清晰展示收款方信息、支持文件和审批就绪状态，再进行资金支付。
ACH 付款申请表收集 ACH 付款申请，包括供应商银行信息、发票金额、到期日、汇款说明、审批状态以及付款批次放行跟踪。
供应商付款跟踪器通过跟踪发票冻结、汇款时间和付款状态，在供应商跟进积压之前掌握供应商付款情况。探索相关 AP 与财务模板
查看 AP 发票与付款工作流
常见问题
关于发票审批与 AP 核对清单的常见问题
发票审批与 AP 跟踪器有什么区别？
发票审批用于将某一张具体发票按流程分派审核。AP 跟踪器则为财务团队提供更全面的待处理视图，涵盖发票、挂起、账龄、负责人和付款就绪状态。
发票审批核对清单应包含哪些内容？
应包括发票标识、供应商、金额、到期日、PO 或合同参考、编码、佐证文件、审批决定、挂起原因和付款就绪状态。
什么时候应将发票设为挂起？
当缺少必要背景信息、编码未完成、金额与预期不符、审批受阻，或供应商/付款信息需要审核时，应将发票设为挂起。
下一步
打开发票审批工作流模板
先预览 Jodoo 模板，再根据您的流程调整发票编码、审批队列、挂起原因、AP 状态和付款就绪设置。