Используйте восемь контрольных этапов для проверки приема, сверки, кодирования и согласования счетов, обработки исключений и готовности к оплате.
Начните с: Процесс утверждения счетовАвтоматизация рабочего процесса счетов перемещает один счет через структурированный прием, валидацию, совпадение, кодирование, одобрение, разрешение исключения и передачу готовности к платежу. Используйте следующие элементы контроля, чтобы подтвердить, что нужно пересмотреть, почему это важно и какие доказательства должны оставаться в записи.
Просмотр полного рабочего процесса с учетом оплатыПолезная автоматизация не является общим утвержденным статусом. Это решение, которое отделяет рутинный счет от несоответствия, неподдерживаемого факта неPO, чувствительного изменения поставщика или возвращенного одобрения.
Посмотрите, как Jodoo объединяет учет счета с конфигурируемыми контрольными элементами одобрения и пересматриваемым следствием принятия решений. Откройте приложения с связанными ссылками фактуры, а затем адаптируйте поля, этапы, одобрения, напоминания и очереди к вашему финансовому процессу.
Сохраняйте эти этапы отдельно, чтобы утвержденный счет не мог исчезнуть между очередью одобрения и авторитетной финансовой системой.
Необходимый контекст счета, поставщика, покупки, совпадения и кодирования завершен.
Уполномоченный одобряющий принял пересмотренную версию и условия счета.
Никакие нерешенные остатки и контекст платежа не прошли проверку выпуска.
Финансовая система подтверждает выполнение, ссылку и итог закрытия.
Полезный продукт автоматизации счетов должен сделать дорогу контроля видимой, не притворяясь заменой системы учета, которая владеет размещением и оплатой.
Может ли финансирование изменить поля счетов, необходимые доказательства, статус и мнения без восстановления процесса?
Может ли несоответствие, отсутствие квитанции, дубликаты и чувствительные изменения в поставщике следовать по разным маршрутам?
Сохраняется ли в каждом решении утверждение, версия счета, комментарии, временная печать и история возвращения?
Являются ли ERP или учетная справка, направление синхронизации, владелец неисправности и результат примирения ясными?
Может ли AP видеть старение, задержанные решения, нерешенные исключения и фактуры, приближающиеся к сроку их истечения?
Используйте контрольный список для определения полей проверки счетов, а затем свяжите одобрение счета с отслеживанием AP, запросом оплаты, выпуском ACH и шаблонами платежей поставщика.
Начните здесь, когда счеты требуют пересмотра кодирования, принятия решений о одобрении, объяснений хранения, подтверждающих файлы, сроков истечения и статуса AP в одном рабочем процессе.
Процесс утверждения счетовИспользуйте шаблон рабочего процесса одобрения счета для проверки AP, финансового обзора, утверждения бюджета, исключений, истории принятия решений и готовности к платежам.
Трекер счетов к оплатеОтслеживайте счета к оплате по поставщику, номеру счета, сумме, сроку оплаты, статусу кодирования, причине удержания, ответственному за обработку исключений и готовности к запуску платежей.
Форма запроса на оплатуСобирайте запросы на оплату, подтверждающие документы, согласования и статус выплаты в одном финансовом рабочем процессе, созданном в Jodoo.Проведение проверки счета - направление одобрения конкретного счета. Трейкер AP дает финансовым средствам более широкий обзор задержек по счетам, держателям, старению, владельцам и готовности к платежам.
Включить идентификацию счета, поставщика, сумму, дату истечения срока, PO или справку о контракте, кодирование, подтверждающие файлы, решение о одобрении, основание задержания и готовность к оплате.
Оставлять счет в ожидании, когда отсутствует необходимый контекст, кодирование неполное, сумма не соответствует ожиданиям, одобрение заблокировано или детальные данные о поставщике/платежу требуют пересмотра.
Просмотреть шаблон Jodoo, а затем адаптировать кодирование счетов, очереди одобрения, причины задержки, статус AP и готовность к оплате вокруг вашего процесса.
