Руководство

Руководство по согласованию счетов и чек-листу по кредиторской задолженности

Заранее продумайте поля для согласования счетов, этапы проверки кредиторской задолженности, причины удержания, подтверждение кодирования и готовность к оплате до открытия шаблона.

Согласование счетов дает сбои, когда сами счета, примечания по кодированию, данные о поставщике, согласования и готовность к оплате хранятся в разных местах. Это руководство поможет командам по расчетам с поставщиками определить поля чек-листа, благодаря которым каждый счет можно проверить, оплатить или удержать с понятной причиной.

Проверить чек-лист по счетамОткрыть шаблон согласования счетов

Начните с: Рабочий процесс согласования счетов AP

Фиксируйте контекст счета до маршрутизации

Маршрут согласования полезен только в том случае, если запись счета содержит достаточно контекста. До начала проверки команда по расчетам с поставщиками должна зафиксировать поставщика, сумму, срок оплаты, данные о закупке или договоре и подтверждающий файл.

Поставщик, номер счета, дата счета, срок оплаты, сумма и налог.
Ссылка на PO, договор, запрос на закупку или центр затрат.
Файл счета, подтверждающие документы, подтверждение получения и примечания заявителя.
Ответственный по кредиторской задолженности, статус кодирования и статус первой проверки.

Разделяйте проверку кодирования и решение о согласовании

Кодирование и согласование связаны, но это не одно и то же. Кодирование подтверждает, куда относится счет; согласование подтверждает, можно ли передавать его к оплате.

Счет главной книги (GL), подразделение, проект, центр затрат и примечания по распределению.
Проверяющий кодирование, статус кодирования, недостающая информация и причина исключения.
Согласующий, решение по согласованию, причина возврата и дата решения.
Статус удержания, если кодирование или согласование заблокировано.

Делайте удержания по кредиторской задолженности видимыми

Удержание должно иметь причину, ответственного, срок и следующее действие. Иначе счет выглядит открытым, но никто не понимает, почему оплата заблокирована.

Причина удержания, например отсутствие PO, расхождение в цене, отсутствие подтверждения получения, дубликат или проблема с поставщиком.
Ответственный за исключение и дата следующего последующего действия.
Просрочка по сроку оплаты и причине удержания.
Готовность к выпуску после устранения блокирующего фактора.

Свяжите согласование с готовностью к оплате

Даже согласованные счета нужно подготовить к оплате. Храните способ оплаты, платежный цикл, готовность ACH, статус уведомления об оплате и ответственного за выпуск в рамках истории по кредиторской задолженности.

Способ оплаты, запрошенная дата оплаты, платежный цикл и статус выпуска.
Проверка ACH или банковских реквизитов, если это требуется.
Статус трекера оплаты поставщику и примечания по уведомлению об оплате.
Этап оплаты по договору, если счет привязан к плановым обязательствам.

Чек-лист по кредиторской задолженности

Поля чек-листа для согласования счетов и кредиторской задолженности

Используйте этот чек-лист, чтобы вести проверку счета, кодирование, удержания и готовность к оплате в одной записи рабочего процесса.

Область чек-листаЧто фиксироватьКакого блокера избежатьОтветственный

Идентификация счетаПоставщик, номер счета, дата, срок оплаты, сумма, файл.Дубликат или отсутствие контекста по счету.Команда по расчетам с поставщиками

Контекст закупкиPO, договор, подтверждение получения, запрос на закупку, заявитель.При согласовании нельзя подтвердить бизнес-основание.Заявитель или команда закупок

КодированиеСчет главной книги (GL), подразделение, проект, распределение, проверяющий кодирование.Счет нельзя передать на согласование или оплату.Команда по расчетам с поставщиками или бухгалтерия

СогласованиеСогласующий, решение, причина возврата, примечания, дата согласования.Нет обоснованного решения по оплате.Согласующий

Готовность к оплатеПричина удержания, способ оплаты, ответственный за выпуск, платежный цикл.Даже согласованные счета не попадают в окно оплаты.Команда по расчетам с поставщиками или казначейство

Шаблоны

Свяжите согласование счетов с контролем кредиторской задолженности

Используйте чек-лист, чтобы определить поля для проверки счетов, а затем свяжите согласование счетов с учетом кредиторской задолженности, запросом на оплату, выпуском ACH и шаблонами оплаты поставщиков.

Лучший шаблон для стартаОптимальная отправная точка: рабочий процесс согласования счетов

Начните здесь, если вам нужен единый рабочий процесс для проверки кодирования счетов, принятия решений по согласованию, указания причин удержания, хранения подтверждающих файлов, сроков оплаты и статуса по кредиторской задолженности.

Рабочий процесс согласования счетов APНаправляйте счета поставщиков на проверку кодов учета, согласование, разбор причин блокировки, обработку исключений, аудитный след и контроль готовности к оплате.

Трекер счетов к оплатеОтслеживайте счета к оплате по поставщику, номеру счета, сумме, сроку оплаты, статусу кодирования, причине удержания, ответственному за обработку исключений и готовности к запуску платежей.

Запрос на счетСобирайте запросы на счета с данными получателя платежа, ссылками на счет и указанием ответственного в AP до начала проверки или планирования оплаты.

Форма запроса на оплатуСобирайте запросы на оплату с данными получателя, подтверждающими документами и статусом готовности к согласованию до перечисления средств.

Форма запроса на ACH-платежСобирайте запросы на ACH-платежи с банковскими реквизитами поставщика, суммой счета, сроком оплаты, контекстом назначения платежа, статусом согласования и отслеживанием включения в платежный цикл.

Трекер выплат поставщикамОтслеживайте выплаты поставщикам, включая заблокированные счета, сроки перевода средств и статус оплаты, до того как необходимость связаться с поставщиками превратится в накопившуюся очередь задач.

Связанные группы шаблонов

Изучите связанные шаблоны для кредиторской задолженности и финансов

Шаблоны согласования для финансов Шаблоны рабочих процессов закупок Шаблоны управления поставщиками

Связанный рабочий процесс

Посмотрите рабочий процесс счетов кредиторской задолженности и платежей

Пакет рабочих процессов по кредиторской задолженности, согласованию счетов и контролю платежей Пакет рабочих процессов контроля согласований в финансах

Часто задаваемые вопросы

Вопросы о согласовании счетов и чек-листах по кредиторской задолженности

Чем согласование счета отличается от трекера по кредиторской задолженности?

Согласование счета направляет конкретный счет по маршруту проверки. Трекер по кредиторской задолженности дает финансовой команде более широкий обзор очереди по счетам, удержаниям, просрочке, ответственным и готовности к оплате.

Что должно входить в чек-лист согласования счета?

Включите идентификацию счета, поставщика, сумму, срок оплаты, ссылку на PO или договор, кодирование, подтверждающие файлы, решение по согласованию, причину удержания и готовность к оплате.

Когда счет нужно поставить на удержание?

Поставьте счет на удержание, если отсутствует обязательный контекст, кодирование не завершено, сумма не соответствует ожиданиям, согласование заблокировано или нужно проверить данные поставщика либо платежные реквизиты.

Следующий шаг

Открыть шаблон рабочего процесса согласования счетов

Просмотрите шаблон Jodoo, а затем адаптируйте кодирование счетов, очереди согласования, причины удержания, статус по кредиторской задолженности и готовность к платежу под свой процесс.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы