Dùng tám điểm kiểm soát để kiểm tra việc tiếp nhận, đối chiếu, hạch toán, phê duyệt, xử lý ngoại lệ và chuẩn bị thanh toán hóa đơn.
Bắt đầu từ: Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơnTự động hóa đơn chuyển một hóa đơn thông qua thu nhập có cấu trúc, xác nhận, phù hợp, mã hóa, phê duyệt, giải quyết ngoại lệ và giao dịch sẵn sàng thanh toán. Sử dụng các điều khiển dưới đây để xác nhận những gì phải được xem xét, tại sao nó quan trọng và bằng chứng nào nên được ghi lại.
Xem xét toàn bộ quy trình công việc phải trảTự động hóa hữu ích không phải là một trạng thái chung được chấp thuận. Đó là quyết định tách hóa đơn thường xuyên khỏi một hóa đơn không phù hợp, không hỗ trợ không có PO, thay đổi nhà cung cấp nhạy cảm hoặc phê duyệt trở lại.
Xem cách Jodoo kết hợp hồ sơ hóa đơn với các điều khiển chấp thuận có thể cấu hình và một con đường quyết định được xem xét. Mở ứng dụng hóa đơn liên kết, sau đó điều chỉnh các lĩnh vực, giai đoạn, phê duyệt, nhắc nhở và xếp hàng cho quy trình tài chính của bạn.
Giữ các milestone này tách biệt để một hóa đơn được phê duyệt không thể biến mất giữa hàng đợi chấp thuận và hệ thống tài chính có thẩm quyền.
Hồ sơ hóa đơn, nhà cung cấp, mua hàng, phù hợp và mã hóa cần thiết hoàn chỉnh.
Người chấp thuận được ủy quyền đã chấp nhận phiên bản hóa đơn và các điều kiện được xem xét.
Không có dấu vết bị trì hoãn chưa được giải quyết và bối cảnh thanh toán đã vượt qua kiểm tra phát hành.
Hệ thống tài chính xác nhận thực hiện, tham chiếu và kết quả đóng cửa.
Một sản phẩm tự động hóa đơn hữu ích nên làm cho con đường kiểm soát hiển thị mà không giả vờ thay thế hệ thống kế toán sở hữu việc gửi và thanh toán.
Tài chính có thể thay đổi các lĩnh vực hóa đơn, bằng chứng cần thiết, tình trạng và quan điểm mà không xây dựng lại quy trình?
Sự không phù hợp, biên lai bị mất, bản sao và sự thay đổi nhạy cảm của nhà cung cấp có thể theo các tuyến đường khác nhau?
Mỗi quyết định có lưu giữ thông tin chấp thuận, phiên bản hóa đơn, bình luận, dấu thời gian và lịch sử trả lại không?
ERP hay tài khoản tham chiếu, hướng đồng bộ hóa, người phụ trách thất bại và kết quả hòa giải có rõ ràng không?
AP có thể nhìn thấy sự già đi, các quyết định trễ, những ngoại lệ chưa được giải quyết và hóa đơn sắp hết hạn không?
Sử dụng danh sách kiểm tra để xác định các lĩnh vực xem xét hóa đơn, sau đó kết nối sự chấp thuận hóa đơn với theo dõi AP, yêu cầu thanh toán, bản phát hành ACH và mẫu thanh toán của nhà cung cấp.
Bắt đầu ở đây khi các hóa đơn cần xem xét mã hóa, quyết định phê duyệt, giữ lý do, tệp hỗ trợ, ngày hết hạn và trạng thái AP trong một quy trình công việc.
Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơnSử dụng mô hình quy trình công việc phê duyệt hóa đơn để xác nhận AP, đánh giá tài chính, phê chuẩn ngân sách, ngoại lệ, lịch sử quyết định và sẵn sàng thanh toán.
Trình theo dõi công nợ phải trảTheo dõi hóa đơn AP theo nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.
Biểu mẫu yêu cầu thanh toánGhi nhận yêu cầu thanh toán, tài liệu đính kèm, phê duyệt và trạng thái chi trả trong một quy trình tài chính được xây dựng trên Jodoo.Việc chấp thuận hóa đơn hướng đến một hóa đơn cụ thể thông qua xem xét. Một máy theo dõi AP cho tài chính một cái nhìn rộng hơn về các hóa đơn, giữ, lão hóa, người phụ trách và sẵn sàng thanh toán.
Bao gồm danh tính hóa đơn, nhà cung cấp, số tiền, ngày hết hạn, PO hoặc tham chiếu hợp đồng, mã hóa, hồ sơ hỗ trợ, quyết định phê duyệt, lý do giữ và sẵn sàng thanh toán.
Đặt hóa đơn chờ khi không có ngữ cảnh yêu cầu, mã hóa là không đầy đủ, số tiền không phù hợp với mong đợi, phê duyệt bị chặn hoặc chi tiết nhà cung cấp/ thanh toán cần được xem xét.
Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh mã hóa đơn, xếp hàng chấp thuận, giữ lý do, tình trạng AP và sẵn sàng thanh toán xung quanh quy trình của bạn.
