Hướng dẫn

Hướng dẫn danh sách kiểm tra phê duyệt hóa đơn và công nợ phải trả

Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu phê duyệt hóa đơn, các bước rà soát AP, lý do tạm giữ, bằng chứng hạch toán và trạng thái sẵn sàng thanh toán trước khi mở mẫu.

Phê duyệt hóa đơn dễ bị gián đoạn khi hóa đơn, ghi chú hạch toán, bối cảnh nhà cung cấp, phê duyệt và trạng thái sẵn sàng thanh toán nằm ở nhiều nơi khác nhau. Hướng dẫn này giúp đội ngũ AP xác định các trường dữ liệu trong danh sách kiểm tra để mỗi hóa đơn có thể được rà soát, thanh toán hoặc tạm giữ với lý do rõ ràng.

Xem danh sách kiểm tra hóa đơnMở mẫu phê duyệt hóa đơn

Bắt đầu từ: Quy trình phê duyệt hóa đơn AP

Ghi nhận bối cảnh hóa đơn trước khi định tuyến

Lộ trình phê duyệt chỉ hữu ích khi bản ghi hóa đơn chứa đủ bối cảnh. AP nên ghi nhận nhà cung cấp, số tiền, ngày đến hạn, thông tin mua hàng hoặc hợp đồng và tệp đính kèm trước khi bắt đầu rà soát.

Nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày hóa đơn, ngày đến hạn, số tiền và thuế.
Tham chiếu PO, hợp đồng, yêu cầu mua hàng hoặc trung tâm chi phí.
Tệp hóa đơn, tài liệu hỗ trợ, bằng chứng nhận hàng và ghi chú của người yêu cầu.
Người phụ trách AP, trạng thái hạch toán và trạng thái rà soát ban đầu.

Tách rà soát hạch toán khỏi quyết định phê duyệt

Hạch toán và phê duyệt có liên quan nhưng không giống nhau. Hạch toán xác nhận hóa đơn thuộc về đâu; phê duyệt xác nhận liệu hóa đơn có thể chuyển sang bước thanh toán hay không.

Tài khoản GL, phòng ban, dự án, trung tâm chi phí và ghi chú phân bổ.
Người rà soát hạch toán, trạng thái hạch toán, thông tin còn thiếu và lý do ngoại lệ.
Người phê duyệt, quyết định phê duyệt, lý do trả lại và ngày quyết định.
Trạng thái tạm giữ khi hạch toán hoặc phê duyệt bị chặn.

Hiển thị rõ các trường hợp tạm giữ của AP

Một trường hợp tạm giữ cần có lý do, người phụ trách, ngày đến hạn và hành động tiếp theo. Nếu không, hóa đơn trông như vẫn đang mở nhưng không ai biết vì sao thanh toán bị chặn.

Lý do tạm giữ như thiếu PO, chênh lệch giá, thiếu biên nhận, trùng lặp hoặc vấn đề từ nhà cung cấp.
Người phụ trách ngoại lệ và ngày theo dõi tiếp theo.
Thời gian tồn đọng theo ngày đến hạn và lý do tạm giữ.
Mức độ sẵn sàng giải ngân sau khi điểm chặn được xử lý.

Kết nối phê duyệt với trạng thái sẵn sàng thanh toán

Các hóa đơn đã được phê duyệt vẫn cần được chuẩn bị cho thanh toán. Hãy giữ phương thức thanh toán, đợt thanh toán, trạng thái sẵn sàng ACH, trạng thái chuyển tiền và người phụ trách giải ngân gắn liền với quy trình AP.

Phương thức thanh toán, ngày thanh toán được yêu cầu, đợt thanh toán và trạng thái giải ngân.
Rà soát ACH hoặc thông tin ngân hàng khi cần.
Trạng thái theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và ghi chú chuyển tiền.
Mốc thanh toán theo hợp đồng khi hóa đơn gắn với nghĩa vụ theo lịch.

Danh sách kiểm tra AP

Các trường dữ liệu cho danh sách kiểm tra phê duyệt hóa đơn và AP

Dùng danh sách kiểm tra này để giữ việc rà soát hóa đơn, hạch toán, tạm giữ và trạng thái sẵn sàng thanh toán trong cùng một bản ghi quy trình.

Hạng mục kiểm traThông tin cần ghi nhậnĐiểm chặn cần tránhNgười phụ trách

Thông tin nhận diện hóa đơnNhà cung cấp, số hóa đơn, ngày, ngày đến hạn, số tiền, tệp.Trùng lặp hoặc thiếu bối cảnh hóa đơn.AP

Bối cảnh mua hàngPO, hợp đồng, biên nhận, yêu cầu mua hàng, người yêu cầu.Người phê duyệt không thể xác minh lý do nghiệp vụ.Người yêu cầu hoặc bộ phận mua hàng

Hạch toánTài khoản GL, phòng ban, dự án, phân bổ, người rà soát hạch toán.Hóa đơn không thể chuyển sang phê duyệt hoặc thanh toán.AP hoặc kế toán

Phê duyệtNgười phê duyệt, quyết định, lý do trả lại, ghi chú, ngày phê duyệt.Không có quyết định thanh toán đủ căn cứ.Người phê duyệt

Sẵn sàng thanh toánLý do tạm giữ, phương thức thanh toán, người phụ trách giải ngân, đợt thanh toán.Hóa đơn đã phê duyệt vẫn lỡ thời điểm thanh toán.AP hoặc ngân quỹ

Mẫu

Kết nối phê duyệt hóa đơn với kiểm soát AP

Dùng danh sách kiểm tra để xác định các trường dữ liệu rà soát hóa đơn, sau đó kết nối phê duyệt hóa đơn với các mẫu theo dõi AP, yêu cầu thanh toán, giải ngân ACH và thanh toán cho nhà cung cấp.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu phù hợp nhất: Quy trình phê duyệt hóa đơn

Bắt đầu tại đây khi hóa đơn cần được rà soát mã hạch toán, đưa ra quyết định phê duyệt, ghi nhận lý do tạm giữ, đính kèm tệp hỗ trợ, ngày đến hạn và trạng thái AP trong cùng một quy trình.

Quy trình phê duyệt hóa đơn APĐịnh tuyến hóa đơn nhà cung cấp qua bước rà soát mã hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ, dấu vết kiểm toán và mức độ sẵn sàng để phát hành trong đợt thanh toán.

Trình theo dõi công nợ phải trảTheo dõi hóa đơn AP theo nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.

Yêu cầu hóa đơnThu thập yêu cầu hóa đơn với thông tin người thụ hưởng, tham chiếu hóa đơn và người phụ trách AP được hiển thị rõ trước khi bắt đầu rà soát hoặc lên lịch thanh toán.

Biểu mẫu yêu cầu thanh toánThu thập yêu cầu thanh toán với thông tin người thụ hưởng, tài liệu đính kèm và trạng thái sẵn sàng phê duyệt hiển thị rõ trước khi giải ngân.

Biểu mẫu yêu cầu thanh toán ACHThu thập yêu cầu thanh toán ACH với thông tin ngân hàng của nhà cung cấp, số tiền hóa đơn, ngày đến hạn, thông tin chuyển tiền, trạng thái phê duyệt và theo dõi phát hành đợt thanh toán.

Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấpTheo dõi chi trả cho nhà cung cấp với các hóa đơn bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán trước khi việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp trở thành tồn đọng.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu liên quan cho AP và tài chính

Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quy trình mua sắm Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem quy trình hóa đơn AP và thanh toán

Gói quy trình công nợ phải trả, phê duyệt hóa đơn và kiểm soát thanh toán Gói quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về phê duyệt hóa đơn và danh sách kiểm tra AP

Phê duyệt hóa đơn khác gì với trình theo dõi AP?

Phê duyệt hóa đơn dùng để định tuyến một hóa đơn cụ thể qua các bước rà soát. Trình theo dõi AP mang lại cho bộ phận tài chính góc nhìn tổng thể hơn về tồn đọng hóa đơn, tình trạng tạm giữ, thời gian tồn đọng, người phụ trách và mức độ sẵn sàng thanh toán.

Danh sách kiểm tra phê duyệt hóa đơn nên bao gồm những gì?

Nên bao gồm thông tin nhận diện hóa đơn, nhà cung cấp, số tiền, ngày đến hạn, tham chiếu PO hoặc hợp đồng, hạch toán, tệp hỗ trợ, quyết định phê duyệt, lý do tạm giữ và trạng thái sẵn sàng thanh toán.

Khi nào nên tạm giữ một hóa đơn?

Nên tạm giữ hóa đơn khi thiếu thông tin bắt buộc, hạch toán chưa hoàn tất, số tiền không khớp với kỳ vọng, phê duyệt bị chặn hoặc thông tin nhà cung cấp/thanh toán cần được rà soát.

Bước tiếp theo

Mở mẫu quy trình phê duyệt hóa đơn

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh mã hạch toán hóa đơn, hàng đợi phê duyệt, lý do tạm giữ, trạng thái AP và mức độ sẵn sàng thanh toán theo quy trình của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá