วางแผนฟิลด์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนการตรวจสอบของ AP เหตุผลในการพักรายการ หลักฐานการลงรหัส และความพร้อมในการชำระเงินก่อนเปิดใช้เทมเพลต
การอนุมัติใบแจ้งหนี้มักสะดุดเมื่อใบแจ้งหนี้ บันทึกการลงรหัส ข้อมูลผู้ขาย การอนุมัติ และความพร้อมในการชำระเงินกระจายอยู่คนละที่ คู่มือนี้ช่วยให้ทีม AP กำหนดฟิลด์เช็กลิสต์ที่ทำให้แต่ละใบแจ้งหนี้ตรวจสอบได้ ชำระได้ หรือพร้อมพักรายการพร้อมเหตุผลที่ชัดเจน
เริ่มจาก: เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ APเส้นทางการอนุมัติจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อเรคคอร์ดใบแจ้งหนี้มีข้อมูลครบเพียงพอ ทีม AP ควรเก็บข้อมูลผู้ขาย ยอดเงิน วันที่ครบกำหนด ข้อมูลการสั่งซื้อหรือสัญญา และไฟล์ประกอบก่อนเริ่มการตรวจสอบ
การลงรหัสและการอนุมัติมีความเกี่ยวข้องกัน แต่ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน การลงรหัสยืนยันว่าใบแจ้งหนี้ควรถูกบันทึกไว้ที่ใด ส่วนการอนุมัติยืนยันว่าใบแจ้งหนี้สามารถเดินหน้าสู่การชำระเงินได้หรือไม่
การพักรายการควรมีเหตุผล เจ้าของงาน วันที่ครบกำหนด และการดำเนินการถัดไป ไม่เช่นนั้นใบแจ้งหนี้จะดูเหมือนยังเปิดค้างอยู่ แต่ไม่มีใครบอกได้ว่าทำไมการชำระเงินจึงถูกบล็อก
ใบแจ้งหนี้ที่อนุมัติแล้วก็ยังต้องเตรียมการชำระเงิน ควรเก็บวิธีชำระเงิน รอบการจ่าย ความพร้อมของ ACH สถานะการแจ้งการโอน และเจ้าของการปล่อยจ่ายไว้ในเส้นทางงานของ AP
ใช้เช็กลิสต์นี้เพื่อให้การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ การลงรหัส การพักรายการ และความพร้อมในการชำระเงินอยู่ในเรคคอร์ดเวิร์กโฟลว์เดียวกัน
ใช้เช็กลิสต์เพื่อกำหนดฟิลด์การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ แล้วเชื่อมการอนุมัติใบแจ้งหนี้เข้ากับการติดตาม AP คำขอชำระเงิน การปล่อยจ่าย ACH และเทมเพลตการชำระเงินให้ผู้ขาย
เริ่มที่นี่เมื่อใบแจ้งหนี้ต้องมีการตรวจสอบการลงรหัส การตัดสินใจอนุมัติ เหตุผลในการพักรายการ ไฟล์ประกอบ วันที่ครบกำหนด และสถานะ AP อยู่ในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ APส่งต่อใบแจ้งหนี้จากผู้ขายผ่านการตรวจสอบการลงบัญชี สถานะการอนุมัติ เหตุผลการพักรายการ ผู้รับผิดชอบกรณียกเว้น ประวัติการตรวจสอบ และความพร้อมก่อนปล่อยเข้ารอบการชำระเงิน
ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้าติดตามใบแจ้งหนี้ AP ตามผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน วันครบกำหนด สถานะการลงรหัส เหตุผลการพักรายการ เจ้าของงานข้อยกเว้น และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงิน
คำขอใบแจ้งหนี้รวบรวมคำขอใบแจ้งหนี้พร้อมรายละเอียดผู้รับเงิน ข้อมูลอ้างอิงใบแจ้งหนี้ และผู้รับผิดชอบ AP ที่มองเห็นได้ก่อนเริ่มการตรวจสอบหรือกำหนดรอบการชำระเงิน
ฟอร์มคำขอชำระเงินรวบรวมคำขอชำระเงินพร้อมรายละเอียดผู้รับเงิน เอกสารประกอบ และความพร้อมสำหรับการอนุมัติให้มองเห็นได้ก่อนปล่อยเงิน
ฟอร์มคำขอชำระเงินผ่าน ACHรวบรวมคำขอชำระเงินผ่าน ACH พร้อมรายละเอียดบัญชีธนาคารของผู้ขาย ยอดตามใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด รายละเอียดประกอบการโอนเงิน สถานะการอนุมัติ และการติดตามการปล่อยจ่ายในรอบการจ่ายเงิน
ตัวติดตามการชำระเงินให้ผู้ขายติดตามการจ่ายเงินให้ผู้ขายด้วยการดูใบแจ้งหนี้ที่ถูกระงับ ช่วงเวลาการโอนเงิน และสถานะการชำระเงิน ก่อนที่การติดตามผู้ขายจะกลายเป็นงานค้างสะสมการอนุมัติใบแจ้งหนี้คือการส่งต่อใบแจ้งหนี้แต่ละใบผ่านขั้นตอนการตรวจสอบ ส่วนตัวติดตาม AP ช่วยให้ทีมการเงินเห็นภาพรวมของงานค้างทั้งหมด ทั้งใบแจ้งหนี้ การพักรายการ อายุค้าง เจ้าของงาน และความพร้อมในการชำระเงิน
ควรมีข้อมูลระบุตัวตนของใบแจ้งหนี้ ผู้ขาย ยอดเงิน วันที่ครบกำหนด ข้อมูลอ้างอิง PO หรือสัญญา การลงรหัส ไฟล์ประกอบ ผลการอนุมัติ เหตุผลในการพักรายการ และความพร้อมในการชำระเงิน
ควรพักใบแจ้งหนี้เมื่อข้อมูลที่จำเป็นไม่ครบ การลงรหัสยังไม่สมบูรณ์ ยอดเงินไม่ตรงตามที่คาดไว้ การอนุมัติติดขัด หรือรายละเอียดผู้ขาย/การชำระเงินต้องได้รับการตรวจสอบเพิ่มเติม
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับการลงรหัสใบแจ้งหนี้ คิวการอนุมัติ เหตุผลในการพักรายการ สถานะ AP และความพร้อมในการชำระเงินให้เข้ากับกระบวนการของคุณ
