01
請求書情報AP 摂取量
- 検証
- 売り手,請求書番号,請求書の日付,期限,通貨,サブトータル,税額および総額が表示されています.
- 重要な理由
- 失踪した識別子は 重複のチェック,老化,下流和解を信頼できないようにします
- 証跡
- ソース請求書,単一の請求書参照,収録された総額および複製チェック結果.
ガイド
請求書ワークフロー自動化チェックリスト
8つの確認項目を使って、請求書の受付、照合、勘定科目の設定、承認、例外対応、支払準備を点検します。
どこから始めるか: 請求書承認作業流程実践的なAPレビュー
請求書が支払われる前に確認する8つのチェック
請求書ワークフロー自動化により,構造化された受付,検証,マッチング,コーディング,承認,例外解消および支払い準備の送付を通じて1つの請求書を移動します. 下記のチェックを用い,何を検討すべきか,なぜ重要なのか,どの証跡が記録に残るべきかを確認します.
完全会計の支払いのワークフローをレビューする02
売り手制御APまたはベンダーマスター担当者
- 検証
- 売り手の記録,送金詳細,税務背景,銀行細部の変化は確認されます.
- 重要な理由
- 敏感なベンダー変更は,支払いを再向したり,税金やマスターデータエラーを引き起こす可能性があります.
- 証跡
- アクティブベンダー記録,独立した変更確認,対応通信
03
購買情報申請者または購買担当者
- 検証
- PO,契約,購入要求,申請者または承認されたPO以外の理由が接続されています.
- 重要な理由
- 承認者は事業の義務,範囲,そして請求者の責任について知っておく必要があります.
- 証跡
- PO,契約,要求,領収または文書化されたPO以外の理由.
04
試合結果AP,購入者,または受領担当者
- 検証
- 価格,数量,領収書,税金,通貨および寛容の結果が該当する場合には記録されます.
- 重要な理由
- 不一致は,一般的な待機状態の中で消失するのではなく,独自の例外となるべきです.
- 証跡
- マッチ結果 差額 許容規則 例外担当者 解析
05
コード付け会計または予算担当者
- 検証
- 事業所,GLアカウント,部門,コストセンター,プロジェクト,配分,およびコーディングレビューは完了します.
- 重要な理由
- 承認は,間違った企業,口座,または期間に割り当てられた請求書を固定することはできません.
- 証跡
- コード値,割り当て詳細,レビュー者,レビュー状態,修正履歴.
06
承認判断割り当てられた承認者
- 検証
- 承認者,限界値,決定,日付,コメント,返還理由および審査された請求書バージョンは保存されます.
- 重要な理由
- 弁護すべき決定は 誰がどのバージョンを どの権限の下で承認したかを示す必要があります
- 証跡
- アイデンティティ,決定,タイムスタンプ,コメント,しきい値および請求書のバージョンを承認する.
07
例外または保留例外担当者
- 検証
- 理由,担当者,次の行動,期限,証跡,エスカレーション状態が目に見える.
- 重要な理由
- 持っていない保有物は,承認経路そのものが正しい場合でも遅滞の支払リスクを生み出します.
- 証跡
- 理由,指定担当者,追跡日期,解決証跡,解放決定.
08
支払いの手渡しAP財務省
- 検証
- 支払い方法,実行,準備状態,リリース担当者,ERP参照および最終ブロックが知られている.
- 重要な理由
- 承認は単なる決定であり,支払いは依然として金融システムへの制御された送付が必要である.
- 証跡
- 準備状態,決済実行基準,リリース担当者,ERP参照および最終結果.
ルーティング論理
経路清掃の請求書と例外は別途
有用な自動化とは一般的 承認の状態ではない. 通常の請求書と不一致,サポートされていないPOでない請求書,敏感なベンダー変更,または返済された承認を区別する決定です.
請求書経路制御テストワークフロー経路保存された証跡
清潔なPO請求書PO,領収書,価格,量,サプライヤー,通貨,税金は政策の許容範囲内です.コード確認と必要な承認レベルに移動する.PO,領収書,マッチ結果,コード化,承認決定
価格または量格差請求書は,許容される許容範囲を超えてPOまたは領収書とは異なる.購入者,申請者,または受領者の方に分別を割り当てます差額,理由,担当者の反応,修正または受け入れられた例外.
違うPO請求書購入命令は存在しないので,事業目的と権限を別の方法で確立する必要があります.要求者,契約またはサービス証明書,コード化および政策特有の承認を必要とする.ビジネス正当化,ソース合意,責任ある担当者,例外理由
複製またはベンダーデータリスク請求書参照,金額,銀行詳細,またはベンダー変更は敏感なレビューを誘発します.通常の経路を停止して 記録を独立した審査員に送る複製チェック,証跡変更,検証結果,審査員身分
差し戻しされた承認承認者は,コード化,証跡,政策文脈,または請求書そのものが不完全であるため決定することはできません.前回の決定履歴を消さずに 名前付きの担当者に返信する.返済理由,要求された修正,再提出日期,新しい請求書バージョン.
Jodoo実践で請求書の作業流程
請求書の記録,ワークフローの制御および意思決定履歴をチェック
Jodooが請求書の記録を 設定可能な承認制御と 再検討できる決定の軌跡にどのように組み合わせているかご覧ください. リンクされた請求書アプリを開いて,フィールド,段階,承認者,リマインダー者,並列を財務プロセスに適応してください.
国を崩壊させないで
承認は支払いではありません
これらのマイルストーンを別々に保持し,承認された請求書が承認行列と権威のある金融システムの間に消えることができないようにする.
- 01レビュー準備
必要な請求書,ベンダー,購入,マッチング,およびコーディングの文脈は完了です.
- 02Approved
認可された承認者は,審査された請求書と条件を受け入れました.
- 03支払いに準備
解決されていない拘束は残っていないし,支払文脈は放出チェックを通過していない.
- 04支払われ和解した
金融システムは実行,参照および終了結果を確認します
ソフトウェア評価
ツールを選択する前にワークフロー層をテストする
有用な請求書の自動化製品では,送信と支払いを所有する会計システムを置き換えようとしないように制御経路を可視にする必要があります.
- 01設定可能な摂取量
資金は,プロセスを再構築せずに請求書フィールド,必要な証跡,状態,見解を変更できるのか?
- 02例外のルーティング
不一致,欠落の領収書,複製品,そして敏感な販売者変更は 異なる所有路線を追いかけるか?
- 03承認監査経路
すべての決定は承認書,請求書のバージョン,コメント,タイムスタンプ,返済履歴を保持していますか?
- 04金融制度の引き継ぎ
ERPまたは会計基準,同期方向性,故障の担当者および和解結果が明示されているか?
- 05SLAの可視性
時代遅れの決定,未解決な例外や期限に近づいている請求書を APが見ることができるか?
テンプレート
請求書承認をAP管理につなげる
このチェックリストで請求書レビューフィールドを定義し、その後、請求書承認をAP管理、支払い申請、ACH実行、ベンダー支払いテンプレートに連携します。
最初に使うのに最適なテンプレート最適な開始点：請求書承認ワークフロー
請求書のコーディングレビュー、承認判断、保留理由、添付ファイル、支払期日、APステータスを1つのワークフローで管理する必要がある場合は、ここから始めてください。
関連性を探求するAP金融の模様
参照してくださいAP請求書と支払い作業流程
よくある質問
請求書承認とAPチェックリストに関する質問
請求書承認とAP管理はどう違いますか？
請求書承認は、特定の請求書をレビューの流れに沿って処理するものです。AP管理は、請求書、保留、経過日数、担当者、支払い準備状況を横断して把握するための、より広いバックログの見える化に役立ちます。
請求書承認チェックリストには何を含めるべきですか？
請求書情報、ベンダー、金額、支払期日、POまたは契約参照、コーディング、関連ファイル、承認判断、保留理由、支払い準備状況を含めてください。
どのような場合に請求書を保留にすべきですか？
必要な情報が不足している場合、コーディングが未完了の場合、金額が想定と一致しない場合、承認が止まっている場合、またはベンダー情報や支払い情報の確認が必要な場合は、請求書を保留にしてください。
次のステップ
請求書承認ワークフローテンプレートを開く
Jodooテンプレートをプレビューし、請求書コーディング、承認キュー、保留理由、APステータス、支払い準備状況を貴社のプロセスに合わせて調整してください。