振り分け前に請求書の情報を揃える
承認フローは、請求書レコードに十分な情報が含まれていて初めて機能します。APは、レビュー開始前にベンダー、金額、支払期日、購買または契約情報、添付ファイルを登録する必要があります。
- ベンダー、請求書番号、請求日、支払期日、金額、税額。
- PO、契約、購買申請、またはコストセンターの参照情報。
- 請求書ファイル、関連書類、受領証跡、申請者メモ。
- AP担当者、コーディングステータス、初回レビューステータス。
ガイド
請求書承認と買掛金チェックリストガイド
テンプレートを開く前に、請求書承認フィールド、APレビュー手順、保留理由、コーディング根拠、支払い準備状況を設計します。
請求書、コーディングメモ、ベンダー情報、承認、支払い準備状況が別々の場所に分かれていると、請求書承認は機能しにくくなります。このガイドは、各請求書をレビュー可能、支払い可能、または明確な理由付きで保留可能にするためのチェックリストフィールドをAPチームが定義するのに役立ちます。
どこから始めるか: AP請求書承認ワークフローコーディングレビューと承認判断を分ける
コーディングと承認は関連していますが、同じものではありません。コーディングは請求書の計上先を確認し、承認は支払いに進めてよいかを確認します。
- GL勘定科目、部門、プロジェクト、コストセンター、配賦メモ。
- コーディングレビュー担当者、コーディングステータス、不足情報、例外理由。
- 承認者、承認判断、差し戻し理由、判断日。
- コーディングまたは承認が止まっている場合の保留ステータス。
AP保留を見える化する
保留には理由、担当者、期限、次のアクションが必要です。そうでないと請求書は未処理に見えても、なぜ支払いが止まっているのか誰にも分かりません。
- PO不足、価格不一致、受領証不足、重複、ベンダー問題などの保留理由。
- 例外対応の担当者と次回フォローアップ日。
- 支払期日と保留理由ごとの経過日数管理。
- 阻害要因解消後の支払い実行準備状況。
承認から支払い準備までつなげる
承認済みの請求書でも、支払い前の準備が必要です。支払い方法、支払い実行回、ACH準備状況、送金通知ステータス、実行担当者をAPの履歴に紐づけて管理します。
- 支払い方法、希望支払日、支払い実行回、実行ステータス。
- 必要に応じたACHまたは銀行口座情報の確認。
- ベンダー支払い管理ステータスと送金通知メモ。
- 請求書が定期的な支払い義務に紐づく場合の契約支払いマイルストーン。
APチェックリスト
請求書承認とAPチェックリストのフィールド
このチェックリストを使って、請求書レビュー、コーディング、保留、支払い準備状況を同じワークフローレコードで管理します。
チェックリスト領域登録内容避けるべき阻害要因担当者
請求書情報ベンダー、請求書番号、日付、支払期日、金額、ファイル。請求書情報の重複または不足。AP
購買情報PO、契約、受領情報、購買申請、申請者。承認時に業務上の理由を確認できない。申請者または購買担当者
コーディングGL勘定科目、部門、プロジェクト、配賦、コーディングレビュー担当者。請求書を承認または支払いに進められない。APまたは経理
承認承認者、承認判断、差し戻し理由、メモ、承認日。支払い判断の根拠を示せない。承認者
支払い準備状況保留理由、支払い方法、実行担当者、支払い実行回。承認済みでも支払いタイミングを逃す。APまたは財務
テンプレート
請求書承認をAP管理につなげる
このチェックリストで請求書レビューフィールドを定義し、その後、請求書承認をAP管理、支払い申請、ACH実行、ベンダー支払いテンプレートに連携します。
最初に使うのに最適なテンプレート最適な開始点：請求書承認ワークフロー
請求書のコーディングレビュー、承認判断、保留理由、添付ファイル、支払期日、APステータスを1つのワークフローで管理する必要がある場合は、ここから始めてください。
AP請求書承認ワークフローベンダー請求書を、勘定科目レビュー、承認ステータス、保留理由、例外担当者、監査証跡、支払実行リリース準備状況の確認を含む流れで振り分けます。
買掛金トラッカーベンダー、請求書番号、金額、支払期日、コード付与状況、保留理由、例外対応の担当者、支払実行の準備状況ごとにAP請求書を追跡します。
請求書申請支払先情報、請求書の参照情報、APの担当者をレビューや支払い予定の調整開始前に見える化した状態で、請求書申請を受け付けます。
支払依頼フォーム支払先情報、添付書類、承認準備状況を資金の支払い前に見える化しながら、支払依頼を受け付けます。
ACH支払申請フォームベンダーの銀行口座情報、請求金額、支払期日、送金情報の補足、承認ステータス、支払バッチのリリース状況を含むACH支払申請を収集します。
ベンダー支払管理請求書の保留、送金タイミング、支払ステータスを一元管理し、サプライヤーへのフォローアップが滞留する前に対応できます。関連するAP・財務テンプレートを見る
APの請求書・支払いワークフローを見る
FAQ
請求書承認とAPチェックリストに関する質問
請求書承認とAP管理はどう違いますか？
請求書承認は、特定の請求書をレビューの流れに沿って処理するものです。AP管理は、請求書、保留、経過日数、担当者、支払い準備状況を横断して把握するための、より広いバックログの見える化に役立ちます。
請求書承認チェックリストには何を含めるべきですか？
請求書情報、ベンダー、金額、支払期日、POまたは契約参照、コーディング、関連ファイル、承認判断、保留理由、支払い準備状況を含めてください。
どのような場合に請求書を保留にすべきですか？
必要な情報が不足している場合、コーディングが未完了の場合、金額が想定と一致しない場合、承認が止まっている場合、またはベンダー情報や支払い情報の確認が必要な場合は、請求書を保留にしてください。
次のステップ
請求書承認ワークフローテンプレートを開く
Jodooテンプレートをプレビューし、請求書コーディング、承認キュー、保留理由、APステータス、支払い準備状況を貴社のプロセスに合わせて調整してください。