실종된 데이터, 부합성, 보유 및 반환된 승인에서 일상적인 청구서를 분리합니다.
가이드
매입채무 워크플로 자동화 가이드
송장 접수, 대조, 계정과목 지정, 승인, 예외 처리, 지급 준비, 매입채무 보고를 아우르는 자동화 프로세스를 구축합니다.
매입채무 워크플로 자동화는 각 송장을 처리에 필요한 데이터, 담당자, 결정, 예외, 지급 준비 상태와 연결합니다. 이 가이드는 실제 운영 흐름과 각 계층을 담당할 시스템을 정하고, 작동하는 Jodoo 매입채무 추적 앱을 확인한 뒤 자사의 재무 프로세스에 맞게 조정하도록 돕습니다.
여기서 시작: 매입채무 추적기직접적인 답변
매입채무 자동화란 무엇인가요?
결제해야 하는 계정 업무 흐름 자동화는 청구서가 어떻게 수신되고, 검증되고, 일치하고, 코딩되며, 승인되고, 해결되고, 지불에 준비되고, 조화되는지를 조정합니다. 청구서를 담당자, 의사결정 규칙, 기한, 예외, 증빙 자료 및 상태 이력와 연결하여 AP는 무엇이 준비되어 있는지, 무엇이 차단되어 있는지 그리고 누가 다음으로 행동하는지 볼 수 있습니다.
회계 결제 프로세스 자동화는 모든 단계를 하나의 제품이 소유해야 할 필요가 없습니다. 자동화된 계정 결제 업무 흐름은 일반적으로 OCR 또는 문서 처리를 캡처, Jodoo를 구성 가능한 검토 및 예외 추적, 그리고 ERP 또는 회계 플랫폼을 게시 및 지불에 사용합니다.
직무의 우선 순위는 우편 상자 순서보다는 정해진 날짜, 연령, 값, 차단기 및 준비량에 따라다.
검토된 맥락, 결과, 댓글, 귀환 이유 및 상태 이력를 검색할 수 있도록 하십시오.
회계 결제 자동화 프로세스
청구서 수신에서 조정을 위한 워크플로을 구축
각 단계에 최소한의 기록, 명시적인 통제와 이름을 붙인 담당자를 부여하세요. 일상적인 전달을 자동화하면서 부합, 실종 데이터, 반환된 결정 및 실패한 통합이 해결해야 할 작업으로 가시적으로 유지됩니다.
- 01
수신 및 등록
청구서 파일, 공급자, 번호, 금액, 날짜, 통화, 소스 및 입력 담당자.
필요한 필드 및 청구서가 검토되기 전에 두 번의 참조 확인 - 02
유효성 및 일치
PO, 영수권, 계약, 세금, 은행 세부 사항 및 추출 신뢰의 맥락
라이트 부합 또는 불확실한 값이 지정된 인증 담당자에게 전달됩니다. - 03
코드 및 분류
법인, 부서, GL 계정, 비용 센터, 프로젝트, 카테고리 및 회계 담당자
실종되거나 논란의 여지가 있는 코딩을 숨기도록 허가하는 것을 방지한다. - 04
승인 또는 해결
찬성, 임대, 결정, 의견, 이유 반환, 근거 유지, 그리고 격화 날짜.
승인 및 예외는 청구서 버전과 비즈니스 맥락에 연결되어 검토되어야 합니다. - 05
지불 준비
지불 방법, 실행, 결제 날짜, 준비 상태, 발매 담당자 및 최종 차단기.
결제 승인과 집행의 별도의 승인. - 06
포스트 및 조화
ERP 또는 회계 참조, 결제 상태, 송금, 조정 결과 및 클로즈링 이력.
권위 있는 금융 체계가 결과를 확인했을 때만 닫는다.
수동과 자동 AP
수신함 추적을 눈에 보이는 제어 장치와 예외로 대체
자동화는 작업을 제어하는 방식을 바꾸어야 하며, 같은 이메일 체인을 다른 도구로 옮기기만 하는 것이 아닙니다. 수동 오류 포인트를 대신할 기록, 규칙, 담당자 및 측정과 비교하십시오.
AP단계수동 워크플로자동 제어측정
청구서 수입청구서는 별도의 우편 상자 또는 파일로 도착하고 AP는 동일한 맥락을 재생합니다.구조화된 입력 기록은 필요한 필드를 검증하고 소스 파일을 첨부합니다.첫 번째 통과의 완전성과 재작업률
대조검토자들은 각 시스템에서 청구서, 구매 주문, 영수권 및 계약을 비교한다.일치하는 결과와 차이점은 증빙 자료로 적절한 예외 담당자에게 전달됩니다.부합률, 예외 연령 및 가치
코딩GL, 비용 센터, 프로젝트 및 세금 질문들은 이메일 또는 채팅을 통해 전달됩니다.요구되는 코딩 필드, 유효성 상태 및 반환 된 이유들은 청구서 기록에 남아 있습니다.코딩 사이클 시간 및 수익률
승인AP는 청구서를 전송하고 누가 결정해야 하는지 또는 왜 지연되는지 반복적으로 묻습니다.규칙은 승인자를 지정하고, 의사 결정의 맥락을 유지하며, 늦은 작업을 확대합니다.승인 시간 및 늦은 결정
지급 준비 상태승인을 통해 청구서가 예정되어 있거나 납부되었음을 증명하는 증빙 자료로 취급한다.승인, 결제 준비, 석방, 지불 상태 및 화해는 분리된 국가입니다.지불할 준비가 되어 있는 배후 및 미흡한 유가 날짜
감사 후속금융은 메시지, 파일 및 회계 시스템 메모에서 이력를 재구성합니다.청구서는 담당자, 결정, 예외, 증빙 자료 및 금융 시스템 참조를 보관합니다.추적 가능한 기록과 증빙 자료 격차
일치 및 예외 논리
각 청구서 경로를 다른 컨트롤로 지정합니다
모든 청구서를 이 일치하는 것으로 설명하지 마십시오. 비교된 것이 무엇이며, 어떤 용납 능력이 실패했는지, 차이점의 담당자 누구이며, 보관권이 공개되기 전에 어떠한 증빙 자료가 필요한지 정의하십시오.
승인을 받기 전에 사업적 맥락을 검증
판매자, 요청자, 계약 또는 서비스 증빙 자료, 코딩, 사업 담당자 및 구매 주문이 존재하지 않는 경우 예외 이유를 요구합니다.
비완성 또는 지원되지 않은 청구서를 승인 줄을 들어가기 전에 돌려보내십시오.청구서를 구매 주문과 비교
청구서와 PO 사이의 기록적인 가격, 양, 통화, 세금, 공급자 및 라인 수준의 차이가
용납성 오류를 지정된 구매자, 요청자 또는 AP 예외 담당자에게 보내십시오.결정에 수신증서를 추가
결제 준비 전에 청구서를 구매 주문과 상품 또는 서비스 영수증과 비교하십시오.
부족, 손상된 물건, 부분 인수 및 시간 차이가 해결될 때까지 눈에 띄도록 하십시오.복제 및 공급자 데이터 변경을 유지하십시오
플래그 복제 참조, 비정상적인 금액, 은행 세부 사항 변경, 세금 문제 또는 독립적인 검토를 위한 불확실한 추출된 값.
예외를 해결하는 사람을 정책이 요구하는 경우에 지불을 허가하는 사람과 분리한다.Jodoo AP실무에서의 워크플로
청구서 입력, 상태 기록 및 고령화 대시보드를 검사
기록에 따라AP팀의 사용은 검토 및 예외 후속을 통해 청구서를 이동합니다.Jodoo앱을 사용해서 워크플로을 프로세스에 맞게 조정합니다.
올바른 AP 계층을 선택
어디Jodoo과 전문가를 언제 이용해야 하는지에AP플랫폼
Jodoo금융 기록에 대한 구성 가능한 워크플로과 예외 계층으로 가장 강력합니다. 이러한 핵심 요구 사항이 있을 때 전문 시스템에서 캡처, 게시 및 지불을 유지하십시오.
- 청구서 필드, 승인 경로, 예외 이유 및 담당자의 줄을 따라야 합니다.
- AP는 상기, 상태 이력, 뒷받침 증빙 자료 및 구성 가능한 대시보드가 필요합니다.
- 기존 회계나 ERP 시스템을 보완할 수 있는 검토 계층이 필요합니다.
- 대량 터치리스 OCR, 전자 청구서 또는 공급자 네트워크가 필수적입니다.
- 네이티브 ERP 일치, 세금 검증, 사기 통제 또는 결제 실행은 주요 요구 사항입니다.
- 금융은 AP 제품 자체를 게시, 결제 및 권위있는 리저 결과를 소유하기 위해 필요로합니다.
시스템 경계
어떤 시스템이 캡처, 워크플로우 및 금융 진실을 소유하는지 결정하십시오
AP 자동화는 종종 한 가지 이상의 제품을 포함합니다. 각 계층에 명확한 작업을 할당하고 소프트웨어를 선택하기 전에 식별자, 동기화 방향, 오류 담당자 및 조정 증빙 자료를 명시적으로 설정하십시오.
OCR 또는 지능형 문서 처리
이 계층을 사용하여 청구서 파일을 분류하고 필드를 추출하고 신뢰도를 점수하며 유효성을 위해 불확실한 값을 노트합니다.
추출은 사업 승인, 예외 담당, 출입 또는 결제 통제를 대체하지 않습니다.Jodoo AP기록 및 후속
구성 가능한 기록, 양식, 상태 이력, 담당자 줄을, 리마인더, 승인, 예외 로그 및 청구서를 둘러싼 대시보드를 사용하십시오.
청구서를 게시하고 지불하는 시스템을 금융 잔액과 거래에 대한 권한으로 유지하십시오.회계 또는 ERP
금융 시스템을 사용하여 공급자의 기본 데이터, 출력, 세금 처리, 일반 리저, 결제 실행 및 조화를 위해 사용합니다.
동기화 방향, 레코드 식별자, 실패 담당자 및 송신 중 보존된 증빙 자료를 정의하십시오.운영조치
매출액과 예외를 측정합니다.
프로세스가 더 쉽게 운영되고 있는지, 막힌 청구서가 통제된 결과로 나아가고 있는지 여부를 나타내는 조치를 사용하십시오.
- 수입의 완전성
- 필요한 공급자, 금액, 날짜, 파일 및 코딩 컨텍스트와 함께 검토를 입력하는 청구서.
- 예외 백업
- 부합 또는 유지 이유, 담당자, 연령, 유가 날짜 및 가치에 따라 청구서를 열십시오.
- 승인 주기 시간
- 재검토 준비 상태에서 기록된 승인, 반환 또는 거부까지의 시간이 흘렀습니다.
- 지급 준비 상태
- 아직 출시 차단기를 가지고 있거나 결제 맥락이 없어지거나 다음 조치가 늦어지는 승인된 청구서
- 추적 가능성
- 연결된 상태 이력, 결정 증빙 자료, 금융 시스템 참조 및 클로즈링 결과와 관련된 청구서.
이전AP검토
AP자동화는 전체 인 Faktura 기록에 달려 있습니다. 공급자, 코딩 또는 구매 컨텍스트가 없어지는 것은 여전히 수동 추적을 만듭니다.
- 공급업체, 인보이스 번호, 인보이스 날짜, 지급 기한, 금액, 파일.
- PO, 계약, 요청자, 코스트 센터, 부서, 코딩 필드.
- AP담당자, 코딩 상태, 첫 번째 검토 상태 및 실종 정보 깃발.
- 중복, 불일치 또는 예외 표시.
보류 및 반려된 항목을 명확히 표시
보류된 인보이스는 일반 백로그처럼 보여서는 안 됩니다. 사유, 담당자, 다음 조치, 기한이 필요합니다.
- 보류 사유, 반려 사유, 해결 담당자, 후속 조치 날짜.
- 승인 담당자, 결정 상태, 검토 메모, 에스컬레이션 플래그.
- 지급 기한, 보류 사유, 담당자, 공급업체별 경과 기간.
- 보류 요인이 해소된 후의 지급 실행 준비 상태.
승인을 지급 실행과 연결
승인 된 청구서는 여전히 통제된 지불 준비가 필요합니다.AP기록
- 지급 방법, 지급 실행 회차, 지급 실행 담당자, 지급 상태.
- 필요한 경우 ACH 또는 은행 검토.
- 공급업체 지급 추적기와 송금 메모.
- 관련된 경우 계약 지급 마일스톤 또는 예정된 지급 의무.
AP워크플로 필드
매입채무 자동화 필드
이 필드를 사용하여 청구서를 입력합니다.AP한 워크플로에서 검토, 보유, 승인 및 지불 준비
AP단계수집 항목방지할 문제책임자
접수공급업체, 인보이스, 금액, 지급 기한, 파일, PO.인보이스 맥락 누락.AP
코딩GL 계정, 부서, 프로젝트, 코스트 센터.승인 또는 지급 불가.회계팀
승인승인자, 결정, 메모, 반려 사유.지급 결정 누락.승인자
보류보류 사유, 해결 담당자, 후속 조치 날짜.침묵AP배후AP또는 요청자
지급 준비 상태지급 방법, 지급 실행 담당자, 실행 상태.승인 후 미지급 인보이스.AP또는 재무
템플릿
인보이스 승인을 지급 준비 상태와 연결
가이드에서 정의를 사용하세요AP워크플로 필드, 그리고 청구서 승인, 지불 요청, ACH 공개, 공급자 결제 추적 및 계약 지불 일정을 연결합니다.
시작하기 좋은 템플릿가장 좋은 시작점: 매입채무 추적기
재무팀이 인보이스, 보류, 코딩, 지급 준비 상태, 담당자 후속 조치, 경과 기간 상태를 하나의 백로그 보기에서 관리해야 할 때 여기서 시작하세요.
매입채무 추적기공급업체, 송장 번호, 금액, 지급 기한, 코딩 상태, 보류 사유, 예외 담당자, 지급 실행 준비 상태별로 AP 송장을 추적합니다.
청구서 승인 워크플로청구서 승인 워크플로 템플릿을 사용AP공인, 재정 검토, 예산 승인, 예외, 결정 이력 및 지불 준비
송장 요청검토나 지급 일정 수립이 시작되기 전에 수취인 정보, 송장 참조 정보, AP 담당자를 확인할 수 있도록 송장 요청을 접수합니다.
지급 요청 양식Jodoo로 구축된 하나의 재무 워크플로에서 지급 요청, 증빙 문서, 승인, 지급 상태를 함께 관리하세요.
ACH 결제 신청서ACH 결제 요청은 공급자 은행 정보, 청구서 금액, 유가 날짜, 송금 컨텍스트, 승인 상태 및 지불 실행 발표 추적을 통해 수집됩니다.
지급 승인 양식 템플릿지급 승인 양식으로 결제 정보, 파일, 검토 상태, 담당자 결정, AP 후속 조치를 한곳에 수집하세요.
공급업체 대금 지급 추적기공급업체 후속 조치가 밀리기 전에 보류된 청구서, 송금 시점, 지급 상태를 기준으로 공급업체 지급금을 추적합니다.
계약 대금 지급 일정 추적기공급업체, 청구서 번호, 금액, 지급 예정일, 선행 조건, 승인 상태, 보류 사유, 지급 실행 준비 상태까지 계약 대금 지급 마일스톤을 추적합니다.관련 정보를 탐구AP그리고 금융 템플릿
AP청구서 및 지불 워크플로
자주 묻는 질문
질문AP자동화 워크플로
매입채무 자동화란 무엇인가요?
매입채무 자동화는 인보이스 접수, 코딩, 승인, 예외 처리, 지급 준비 상태를 구조화해 매입채무팀이 수동 후속 조치를 줄이고 백로그를 명확하게 파악할 수 있도록 합니다.
AP트래커는 청구서 승인을 하는 것과 같나요?
인조품 승인은 특정 인조품을 검토를 통해 전달합니다.AP트래커는 청구서, 보유자, 담당자, 노화 및 지불 준비에 대한 더 넓은 백록을 보여줍니다.
ACH 승인이 어디에 적합합니까?AP자동화?
ACH 승인은 인보이스 또는 지급 승인 이후, 재무팀이 은행 정보 확인, 실행 상태, 송금 정보, 지급 담당자 가시성을 필요로 할 때 적용됩니다.
AP 워크플로우 자동화는 회계나 ERP 소프트웨어를 대체하는가?
보통은 그렇지 회계나 ERP 소프트웨어는 공급자 주 데이터, 게시, 일반 대책서, 결제 실행 및 조화를 위한 권위를 유지해야 한다. 워크플로 계층은 그 시스템 주변에서 접수, 승인, 예외, 증빙 자료 및 준비도를 조정할 수 있습니다.
OCR와 지능형 문서 처리 방식은 어디에 적합합니까?
OCR 또는 지능형 문서 처리 방식은 입력된 청구서를 읽고, 문서를 분류하고, 필드를 추출하고, 유효성 확보를 위해 불확실한 값을 표시합니다. AP 워크플로우는 확인된 청구서를 일치, 코딩, 승인, 예외 해결 및 결제 준비로 로우팅합니다.
회계 결제 자동화 워크플로을 어떻게 테스트해야 하는가?
깨끗한 청구서, 복사본, PO 부합, 실종 코딩 값, 반환된 승인, 늦은 검토자 및 결제 지연을 실행합니다. 모든 예외는 담당자, 유가 날짜, 이력 및 지불 준비로 돌아가는 가시적인 경로를 가지고 있음을 확인합니다.
다음 단계
열어AP추적기 템플릿
미리 보시기 바랍니다Jodoo템플릿, 다음으로 청구서 상태, 코딩, 승인을 위한 줄을, 대기 이유, 지불 준비 및AP프로세스를 둘러싼 대시보드