Учет и реестр подписанных договоров
Система учета договоров: сроки, ответственные и следующие действия
Замените статичный список договоров рабочим реестром: свяжите каждый подписанный договор с записями о продлении, договорных обязательствах, подтверждении исполнения, изменении срока действия и отклонениях, чтобы данные оставались актуальными.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Войдите, чтобы изучить заполненное представление, затем установите приложение с примерами данных и протестируйте связи, рабочий процесс и дашборды.
Что должен показывать удобный реестр договоров
Система учета договоров должна хранить единую достоверную карточку каждого договора и показывать ключевые даты, ответственных, сумму, риски и следующее действие для работы после подписания. Пользователь должен переходить от сигнала по портфелю прямо к нужной записи о продлении, обязательстве или отклонении, не восстанавливая данные вручную в другой таблице.
- Договор — основа для связанных записей
- Крайние сроки направления договорных уведомлений видны отдельно от дат окончания срока действия
- Сигналы на дашборде ведут прямо в рабочий реестр
Редактируемая рабочая книга (по желанию)
Скачайте базовую рабочую книгу для работы с договорами после подписания
Используйте редактируемую рабочую книгу, если реестр договоров ведет один координатор. Четыре листа охватывают договоры, рассмотрение продления, обязательства и запросы на продление срока; заполненное приложение Jodoo остается решением со связанными данными для совместной работы и ведения истории.
- Вымышленные примеры записей
- Формулы расчета дат и заданные списки статусов
- Листы договоров, продлений, обязательств и запросов на продление срока
Карточка договора
Сохраняйте стабильную структуру реестра договоров при изменении связанных записей
Карточка договора — основа, а не место для всех повторяющихся событий и решений.
| Поле договора | Зачем оно здесь | Что хранить в другом месте |
|---|---|---|
| Идентификатор договора и контрагент | Обеспечивает постоянный идентификатор в портфеле | Регулярные задачи и подтверждения исполнения |
| Даты вступления в силу и окончания действия, крайние сроки направления договорных уведомлений | Задает сроки этапов жизненного цикла | История отдельных напоминаний |
| Ответственный и подразделение | Закрепляет ответственность | Все участники и согласующие |
| Сумма и валюта | Помогает определить приоритет и провести проверку | Счета и бухгалтерские проводки |
| Риск и статус | Помогает определить, что требует внимания в первую очередь | Подробные вопросы и выводы по рискам |
| Следующее важное действие | Помогает сразу перейти к действию | Полная история продлений и отклонений |
Не ограничивайтесь одной строкой
Связывайте повторяющиеся задачи, а не добавляйте новые столбцы
Отдельная связанная запись сохраняет историю и позволяет использовать для каждого вида работы нужный набор полей.
Рассмотрение продлений
Сроки, комплект документов, рекомендация о продлении, предлагаемая сумма и итоговое решение.
Договорные обязательства
Сторона, ответственная за исполнение, периодичность, срок исполнения, подтверждение исполнения и статус исполнения.
Предоставленные подтверждения исполнения
Документ или данные, дата подтверждения исполнения, статус проверки и заключение проверяющего.
Отклонения
Критичность, ответственный, влияние, срок устранения и подтверждение закрытия.
Продление срока и изменение условий договора
Текущий срок действия, предлагаемый новый срок, влияние, сумма и результат согласования.
Данные о контрагенте
Статус отношений, объем договорных обязательств, ответственный и уровень риска по всем договорам.
Рабочие представления для разных задач
Единый источник данных и специализированные рабочие представления
Ответственным за портфель и за договор, а также проверяющему исполнение обязательств не нужно просматривать одну и ту же таблицу из 30 столбцов.
Реестр портфеля договоров
Фильтруйте по контрагенту, категории, ответственному, статусу, дате окончания срока действия, крайнему сроку направления договорного уведомления, сумме и риску.
Очередь продлений
Расставляйте приоритеты по близости срока уведомления о продлении, непродлении или расторжении, полноте комплекта документов, рекомендации о продлении и решению.
Очередь договорных обязательств
Договорные обязательства с приближающимся или пропущенным сроком исполнения, без подтверждения исполнения либо со спорным статусом.
Доска отклонений
Эскалируйте существенные нарушения с указанием последствий, ответственного, срока устранения и дальнейших действий.
Когда достаточно реестра
Выберите нужный уровень проработки под свою задачу
Настраиваемый реестр помогает координировать работу с договорами после подписания, не претендуя на полный набор функций CLM.
Когда подходит эта модель
Если вам прежде всего нужен единый реестр договоров с настраиваемыми датами, распределением ответственности и процессами продления, исполнения договорных обязательств и работы с отклонениями.
Когда стоит добавить специализированную CLM-систему
Если ключевые требования — подготовка договоров, библиотеки условий, согласование правок, переговоры, подписание или извлечение данных с помощью AI.
Когда нужна интеграция с ERP
Закупочные обязательства, платежи, счета, налоги и бухгалтерские проводки должны учитываться в финансовой системе.
Сохраните текущее хранилище документов
Храните подписанный договор и его актуальную контролируемую версию в утвержденном хранилище, а в реестре добавьте ссылку на нее.
Практические вопросы
Вопросы о замене таблицы для учета договоров
До переноса данных определите структуру реестра, связи, напоминания и границы систем.
Какие поля нужны в реестре договоров?
Начните с ID договора, названия, контрагента, категории, статуса, ответственного, подразделения, дат вступления в силу и окончания, крайнего срока направления договорного уведомления, условий продления, суммы, валюты, риска и следующего существенного действия.
Почему не стоит хранить договорные обязательства в столбцах строки договора?
По одному договору может быть много периодических договорных обязательств и подтверждений их исполнения. Связанные записи позволяют отдельно вести ответственных, сроки, статусы и историю, не перегружая строку договора.
Может ли Jodoo заменить нашу таблицу учета договоров?
Да, если вам прежде всего нужны настраиваемые записи, связи, представления, напоминания, рабочие процессы, права доступа и дашборды. Перед импортом проверьте исходные данные и модель ответственности.
Могут ли пользователи изменять реестр без разработчиков?
Обученный бизнес-администратор часто может добавить поле, статус, представление для роли или показатель дашборда за несколько минут или часов. Стабильные ID договоров и ключевые исходные поля должны оставаться под контролем.
Где хранить файл подписанного договора?
Используйте контролируемое хранилище документов или утвержденный порядок работы с вложениями как основной источник. В реестре к записи договора должна быть привязана правильная подписанная версия.
Реестр как рабочая система
Откройте договоры и связанные с ними решения и отклонения по всему портфелю
Приложение с заполненными данными показывает разницу между статичным списком и взаимосвязанной работой с договорами после подписания.