Операционные команды подают данные заявки на закупку вместе с документами и контекстом, которые нужны проверяющим.
Шаблон формы заявки на закупку
Собирайте первичный запрос на закупку до того, как он станет заказом на закупку, событием сорсинга или рабочим процессом последующего взаимодействия с поставщиком.
Для команд закупок, которым нужен единый канал приема заявок с бизнес-потребностью, контекстом расходов, предпочтительными поставщиками, файлами и маршрутизацией к команде закупок.
Настраивайте формы, представления, роли и автоматизации под свой рабочий процесс. Откройте предпросмотр рабочего процесса формы заявки на закупку, а затем настройте шаблон под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой предпросмотрПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Открыть предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды закупок используют эту форму заявки до начала формального процесса закупки. Она собирает бизнес-потребность, бюджетный контекст, информацию о предпочтительном поставщике, вложения и комментарии заявителя, чтобы команда закупок могла решить, следует ли перевести работу в сорсинг, проверку поставщика, дальнейшую работу по договору или запрос на закупку.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Проверяющие видят, чего не хватает, до передачи позиции в последующие процессы.
Владельцы процессов сокращают доработки из-за неполных заявок, отсутствующих файлов или повторных последующих действий.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Прием заявок в рабочем процессе закупок.
Собирайте ключевые поля, контекст, ответственных и вспомогательные сведения, необходимые для каждой заявки на закупку.
Прием заявок и готовность к проверке.
Собирайте данные, необходимые проверяющим, заранее отмечайте недостающую информацию и переводите полные заявки на следующий этап.
Обновления статуса и совместная работа.
Отслеживайте ход выполнения, согласования, комментарии, напоминания и передачи задач в одном общем рабочем процессе.
Прозрачность статуса заявок.
Предоставьте командам доступные для поиска записи, историю ответственных и видимость статусов для отчетности и повторяющейся работы.
Включенные компоненты
- Форма заявки на закупку
- Заметки по дальнейшей работе с заявкой
- Список заявок на закупку
- Очередь новых заявок
- Очередь проверки заявок
- Уведомление ответственного
- Напоминание о неполной заявке
- Напоминание о статусе
- Сотрудник первой линии
- Менеджер
- Операционная команда
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Держите статус заявки на закупку, ответственных и следующие шаги видимыми в одном общем рабочем процессе.
- Собирайте информацию, которая нужна проверяющим, до того как заявка на закупку перейдет в последующие процессы.
- Сокращайте количество неполных заявок, отсутствующих файлов и лишних доработок.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Список заявок на закупку.
Проверяйте входящие заявки на закупку, недостающую информацию и последние обновления в одной очереди.
Форма заявки на закупку.
Собирайте данные заявки на закупку, сопроводительные файлы и заметки по проверке в одной форме приема заявки.
Список заявок на закупку.
Проверяйте входящие заявки на закупку, недостающую информацию и последние обновления в одной очереди.
Как это работает
От настройки до запуска
Заявитель заполняет форму заявки на закупку, указывая ключевые данные, файлы и вспомогательный контекст.
Проверяющие оценивают полноту, отмечают недостающую информацию и при необходимости запрашивают обновления.
Когда заявка готова, запись переходит в последующий процесс проверки, согласования или выполнения.
Команды сохраняют поданную запись для последующих действий, отчетности и справки на будущее.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что входит в этот шаблон формы заявки на закупку?
Он включает сбор заявок, представления для проверки и напоминания, чтобы команды могли собирать и проверять заявки на закупку без потери ключевых данных.
Можно ли настроить поля и рабочий процесс?
Да. Вы можете изменить поля формы, логику проверки, статусы рассмотрения, представления и автоматизации под свой процесс.
Можно ли использовать шаблон на мобильных устройствах?
Да. Команды могут отправлять, проверять и обновлять записи с компьютера или мобильных устройств.
Могут ли проверяющие выявлять неполные заявки до их передачи дальше?
Да. Команды могут проверять заявки, отмечать недостающую информацию, уведомлять заявителей и переводить полные записи на следующий шаг рабочего процесса.
Для кого лучше всего подходит этот шаблон?
Он полезен для команд закупок, финансов и управления поставщиками, которым нужны единые данные заявки до передачи запросов в сорсинг, согласование или последующее взаимодействие с поставщиком.
Может ли ИИ помочь адаптировать этот шаблон?
Да. ИИ может помочь настроить поля, представления, автоматизации и шаги рабочего процесса под ваш процесс приема заявок на закупку после запуска из шаблона.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.