Sổ đăng ký tài liệu
Dự án, số tài liệu, tiêu đề, bộ môn, loại, phiên bản, người khởi tạo, trạng thái, tệp hiện hành và gói liên quan.
Tình huống sử dụng
Phần mềm kiểm soát tài liệu xây dựng cho rà soát và phân phối
Kiểm soát bản vẽ, thông số kỹ thuật, hồ sơ trình duyệt, phiên bản, chuyển giao, xác nhận và trạng thái bị thay thế.
- Nắm rõ phiên bản hiện hành theo dự án và bộ môn
- Lưu giữ lịch sử rà soát và phân phối
- Hồ sơ tài liệu được gắn với quyết định dự án
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.
Đội ngũ xây dựng quản lý bản ghi rà soát bên ngoài hệ thống kiểm soát tài liệu chính thức.Điều phối viên dự án theo dõi lịch sử quyết định và hàng đợi rà soát đang mở.Thêm bộ môn, trạng thái phiên bản, tuyến rà soát, trường chuyển giao, quy tắc xác nhận hoặc màn hình rà soát quá hạn mà không phải lập trình lại hệ thống tài liệu.
Những gì đội ngũ này cần kiểm soát
Kiểm soát danh tính tài liệu, phiên bản, rà soát, phê duyệt, phân phối, xác nhận, trạng thái bị thay thế và việc sử dụng trong dự án.
Phần mềm kiểm soát tài liệu xây dựng cần trả lời được phiên bản sửa đổi nào đang có hiệu lực, ai đã rà soát, ai đã nhận, tài liệu phục vụ quyết định hoặc công việc nào và liệu phiên bản lỗi thời còn được lưu hành hay không. Quy trình phải giữ nguyên sổ đăng ký và lịch sử chuyển giao tài liệu, đồng thời liên kết tài liệu với RFI, hồ sơ trình duyệt, thay đổi và việc sử dụng tại hiện trường.
Các bản ghi tạo nên kết quả
Giữ từng hồ sơ tài liệu xây dựng được kiểm soát được liên kết từ cập nhật đầu tiên đến quyết định cuối cùng
Sổ đăng ký tài liệu, rà soát và phê duyệt, và chuyển giao và thay thế phiên bản được giữ cùng nhau để đội ngũ này thấy trạng thái, tác động, bằng chứng, trách nhiệm và hành động tiếp theo.
Rà soát và phê duyệt
Người cần rà soát, giai đoạn rà soát, hạn xử lý, nhận xét, kết luận xử lý, người phê duyệt, điều kiện và ngày phê duyệt.
Chuyển giao và thay thế phiên bản
Mục đích phát hành, người nhận, phiên bản đã chuyển, xác nhận đã nhận, phiên bản bị thay thế, hành động thu hồi và bằng chứng.
Cách công việc được luân chuyển
Cách hồ sơ tài liệu xây dựng được kiểm soát được xử lý từ đầu đến cuối
Giữ người phụ trách, ngày tháng, nhận xét, tệp đính kèm, quyết định và ngoại lệ được liên kết trong khi hồ sơ tài liệu xây dựng được kiểm soát được xử lý qua bốn bước này.
- 1Đăng ký tài liệu, bộ môn, phiên bản và người cần rà soát
- 2Chuyển qua rà soát, nhận xét, phê duyệt và phát hành có kiểm soát
- 3Phân phối phiên bản hiện hành và xác nhận đã nhận
- 4Thay thế phiên bản cũ nhưng vẫn lưu toàn bộ lịch sử
Thay đổi hồ sơ tài liệu xây dựng được kiểm soát mà không phải chờ bản phát hành có lập trình
- Đưa Sổ đăng ký tài liệu, Rà soát và phê duyệt, Chuyển giao và thay thế phiên bản vào một ứng dụng dành cho Nhân sự kiểm soát tài liệu, kỹ sư dự án và điều phối viên xây dựng.
- Thiết lập người phụ trách, hạn xử lý và quy tắc khi đội ngũ thực hiện Phân phối phiên bản hiện hành và xác nhận đã nhận.
- Cho phép quản trị viên dự án thêm các trường, vai trò, lời nhắc, màn hình đã lọc và bảng điều khiển hỗ trợ Nắm rõ phiên bản hiện hành theo dự án và bộ môn.
- Cho phép người rà soát mở trực tiếp Sổ đăng ký tài liệu hoặc Chuyển giao và thay thế phiên bản mỗi khi kiểm tra Hồ sơ tài liệu được gắn với quyết định dự án.
Nhận biết khi nào môi trường dữ liệu chung đầy đủ phải giữ vai trò nguồn chính thức
Dùng môi trường dữ liệu chung, nền tảng tài liệu BIM, hệ thống quản lý hồ sơ, chữ ký số hoặc tài liệu theo quy định chuyên biệt khi cần đánh dấu gốc, phối hợp mô hình, hồ sơ bất biến hoặc kiểm soát hợp đồng.
Khác biệt thiết thực của cách làm không cần lập trình
Điều chỉnh quy tắc rà soát và phân phối theo loại tài liệu
Thêm bộ môn, trạng thái phiên bản, tuyến rà soát, trường chuyển giao, quy tắc xác nhận hoặc màn hình rà soát quá hạn mà không phải lập trình lại hệ thống tài liệu.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
5 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
5 mẫu
Phần mềm RFI xây dựng cho quyết định nhanh và có thể truy vết
Kiểm soát câu hỏi xây dựng, tham chiếu bản vẽ/thông số, người rà soát, phản hồi, tác động và quyết định quá hạn.
Nhật ký RFI xây dựng / Biểu mẫu Yêu cầu Thông tin Xây dựng / Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình5 mẫuPhần mềm trình duyệt xây dựng cho rà soát và cho phép mua sắm
Kiểm soát gói hồ sơ trình duyệt, người rà soát, phiên bản, bằng chứng tuân thủ, quyết định và lệnh cho phép mua sắm.
Sổ đăng ký hồ sơ đệ trình / Nhật ký hồ sơ đệ trình xây dựng / Nhật ký RFI xây dựng5 mẫuPhần mềm quản lý hợp đồng xây dựng cho nghĩa vụ và thay đổi
Quản lý hợp đồng xây dựng, thông báo, nghĩa vụ, thay đổi, phê duyệt và hồ sơ gia hạn/hoàn tất.
Nhật ký lệnh thay đổi / Yêu cầu thay đổi hợp đồng / Nhật ký RFI xây dựngSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Phần mềm kiểm soát tài liệu xây dựng nên bao gồm những gì?
Phần mềm kiểm soát tài liệu xây dựng cần trả lời được phiên bản sửa đổi nào đang có hiệu lực, ai đã rà soát, ai đã nhận, tài liệu phục vụ quyết định hoặc công việc nào và liệu phiên bản lỗi thời còn được lưu hành hay không. Quy trình phải giữ nguyên sổ đăng ký và lịch sử chuyển giao tài liệu, đồng thời liên kết tài liệu với RFI, hồ sơ trình duyệt, thay đổi và việc sử dụng tại hiện trường.
Phần mềm quản lý tài liệu xây dựng nên có những chức năng nào?
Trang này giải thích tình huống sử dụng rộng hơn và liên kết đến các mẫu có thể hỗ trợ tình huống đó. Hãy dùng trang này khi bạn muốn so sánh các điểm bắt đầu trước khi mở một mẫu ứng dụng Jodoo có thể chỉnh sửa.
Có thể dùng Jodoo làm phần mềm quản lý tài liệu xây dựng không?
Jodoo phù hợp khi nhân sự kiểm soát tài liệu, kỹ sư dự án và điều phối viên xây dựng cần cấu hình hồ sơ tài liệu được kiểm soát theo quy trình riêng. Họ có thể thêm bộ môn, trạng thái phiên bản, tuyến rà soát, trường chuyển giao, quy tắc xác nhận hoặc màn hình rà soát quá hạn mà không phải lập trình lại hệ thống tài liệu. Đội ngũ có thể tự duy trì biểu mẫu, vai trò, lời nhắc, màn hình lọc và bảng điều khiển khi hồ sơ phát triển.
Nhận biết khi nào môi trường dữ liệu chung đầy đủ phải giữ vai trò nguồn chính thức
Dùng môi trường dữ liệu chung, nền tảng tài liệu BIM, hệ thống quản lý hồ sơ, chữ ký số hoặc tài liệu theo quy định chuyên biệt khi cần đánh dấu gốc, phối hợp mô hình, hồ sơ bất biến hoặc kiểm soát hợp đồng.
Đội xây dựng nên đánh giá ứng dụng này như thế nào?
Hãy thử một trường hợp bình thường và một trường hợp bị trễ, đình trệ, từ chối, vượt ngân sách hoặc chưa hoàn tất, từ lúc đăng ký tài liệu, bộ môn, phiên bản và người duyệt bắt buộc đến lúc thay thế phiên bản cũ nhưng vẫn lưu lịch sử. Kiểm tra xem phiên bản hiện hành có hiển thị theo dự án và bộ môn, hồ sơ tài liệu có gắn với quyết định dự án và mọi nội dung có truy ngược được về sổ tài liệu, bằng chứng cùng người chịu trách nhiệm hay không.
Bộ quy trình
Quy trình đầy đủ có bao gồm tình huống sử dụng này
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Hướng dẫn đánh giá giải pháp xây dựng
Hướng dẫn quy trình RFI, hồ sơ trình duyệt và lệnh thay đổi
Thiết kế hồ sơ RFI, hồ sơ trình duyệt và thay đổi riêng biệt nhưng liên kết người chịu trách nhiệm rà soát, ngày yêu cầu, tác động, phân phối, hành động hiện trường và kiểm soát dự án.
Hướng dẫn điều phối BIMQuy trình quản lý xây dựng BIM: từ vấn đề mô hình đến hành động tại hiện trường
Liên kết vấn đề BIM và tham chiếu mô hình với bước rà soát có người chịu trách nhiệm, RFI, cập nhật tài liệu, thay đổi, hành động hiện trường, xác minh và kiểm soát dự án, trong khi công việc tạo lập BIM vẫn nằm trong môi trường mô hình hóa của đội ngũ.
Cẩm nangHướng dẫn quy trình RFI, hồ sơ trình duyệt và lệnh thay đổi
Thiết kế hồ sơ RFI, hồ sơ trình duyệt và thay đổi riêng biệt nhưng liên kết người chịu trách nhiệm rà soát, ngày yêu cầu, tác động, phân phối, hành động hiện trường và kiểm soát dự án.
Bước tiếp theo
Kiểm thử một hồ sơ tài liệu xây dựng được kiểm soát thực tế từ lần cập nhật đầu tiên đến khi khép lại
Mở ứng dụng Jodoo đang hoạt động với một dự án hiện tại. Kiểm thử từ “Đăng ký tài liệu, bộ môn, phiên bản và người cần rà soát” đến “Thay thế phiên bản cũ nhưng vẫn lưu toàn bộ lịch sử”, sau đó thêm một trường hợp chậm, bị chặn, bị từ chối, vượt ngân sách hoặc chưa hoàn tất trước khi điều chỉnh trường, vai trò, lời nhắc, chế độ xem và bảng điều khiển.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.