Tài khoản phép
Chọn nhân viên và kỳ chính sách áp dụng.
Tài khoản cung cấp thông tin nhân viên và người xét duyệt phụ trách, tránh liên kết bản ghi bằng tên nhập tay.
Ngày nghỉ, số giờ theo lịch và bàn giao
Biểu mẫu nghỉ phép giúp quản lý có đủ thông tin để xử lý
Thu thập tài khoản phép áp dụng, ngày xin nghỉ, số giờ làm việc theo lịch và thông tin bàn giao. Gửi yêu cầu đến người xét duyệt được chỉ định và lưu phản hồi cùng bản ghi.
Đăng nhập để xem trước. Cài đặt kèm dữ liệu mẫu để tự thử tạo và xử lý yêu cầu và quyết định.
Thu thập đủ thông tin để ra quyết định
Nhân viên điền yêu cầu. Quản lý ghi nhận quyết định. Tách riêng trách nhiệm giúp biểu mẫu dễ điền và kết quả đáng tin cậy hơn.
Ngày bắt đầu và kết thúc
Nêu thời gian nhân viên sẽ vắng mặt.
Biểu mẫu không chấp nhận ngày kết thúc trước ngày bắt đầu hoặc yêu cầu nằm ngoài kỳ của tài khoản đã chọn.
Số giờ làm việc theo lịch
Nhập số giờ nhân viên lẽ ra phải làm việc nếu không nghỉ.
Chỉ có ngày tháng thì chưa thể làm rõ lịch bán thời gian, ngày làm ngắn, cuối tuần hoặc ngày lễ.
Hình thức nghỉ và giải thích
Chọn nghỉ cả ngày, một phần ngày hoặc theo lịch làm việc có số giờ khác nhau.
Giải thích lịch làm việc có số giờ khác nhau để người xét duyệt kiểm tra số giờ mà không cần trao đổi riêng.
Bàn giao và người làm thay
Nêu công việc quan trọng và người dự kiến làm thay.
Quản lý có thể xem phương án đã đầy đủ chưa trước khi ghi nhận quyết định bố trí người làm thay.
Hệ thống tự tạo mã yêu cầu. Nhân viên không tự chọn người phê duyệt hoặc điền các trường phê duyệt, số giờ đã đặt nghỉ hay kết quả hủy.
Giải thích số giờ, không chỉ nêu ngày nghỉ
“Tôi làm sáu giờ mỗi ngày trong ba ngày này. Oliver sẽ phụ trách cập nhật hằng ngày cho khách hàng khi tôi vắng mặt.”
Thông tin đó cho quản lý biết cách tính thời gian và công việc đã có người đảm nhận. “Nghỉ ba ngày” chưa trả lời được cả hai câu hỏi. Ví dụ này dùng cùng yêu cầu 18 giờ được hiển thị trong tài khoản phép liên kết.
Áp dụng chính sách của doanh nghiệp về thời gian báo trước, điều kiện được nghỉ và thông tin bắt buộc. Biểu mẫu này không tính quyền lợi theo luật định hay xác định loại nghỉ mà nhân viên có quyền sử dụng theo pháp luật.
Xem ví dụ xin nghỉ vài giờ →Cho nhân viên biết điều gì xảy ra sau khi gửi
Yêu cầu đang chờ xử lý
Việc gửi yêu cầu tạo nhiệm vụ cho người xét duyệt được thiết lập trên tài khoản. Số giờ mới được đề nghị, chưa được ghi nhận vào lịch nghỉ.
Thiếu thông tin
Người xét duyệt có thể trả yêu cầu kèm nhận xét. Nhân viên sửa cùng bản ghi đó rồi gửi lại.
Quản lý phê duyệt
Sau các bước kiểm tra số dư và người làm thay thông thường, quyết định phê duyệt sẽ ghi nhận số giờ đã đặt nghỉ.
Kế hoạch thay đổi sau đó
Yêu cầu hủy được liên kết đề nghị quản lý hoàn tác lịch nghỉ đã phê duyệt. Lịch nghỉ gốc vẫn được ghi nhận cho đến khi việc hủy được duyệt.
Chỉ thêm câu hỏi về chính sách khi câu trả lời có ích
Với nhóm dịch vụ, thêm người liên hệ bàn giao khách hàng có thể giúp quản lý quyết định. Với lịch làm việc có số giờ khác nhau, phần giải thích giờ rõ ràng có thể quan trọng hơn. Quản trị viên nghiệp vụ có thể thay đổi các trường này và thời điểm hiển thị trong bước xét duyệt trên Jodoo.
Thư viện ảnh hiển thị ví dụ đã điền. Đăng nhập để xem trước mẫu, cài đặt và kết nối tài khoản nhân viên cùng người xét duyệt thực tế trước khi tiếp nhận yêu cầu.
Câu hỏi về biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép
Biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép nên có những thông tin gì?
Cần có người xin nghỉ và tài khoản phép áp dụng, ngày nghỉ, số giờ theo lịch và thông tin bàn giao đủ để quản lý quyết định. Không cho nhân viên chỉnh sửa các trường quyết định của người xét duyệt và tác động đến số dư.
Nhân viên có nên nhập ID hoặc tên quản lý không?
Không. Ví dụ này tự tạo mã yêu cầu và cho chọn tài khoản phép của nhân viên. Người xét duyệt phụ trách được lấy từ tài khoản đó, không phải từ tên do nhân viên nhập.
Có thể sửa yêu cầu đã bị trả lại không?
Có. Thao tác trả lại tạo nhiệm vụ sửa đổi cho người yêu cầu. Họ có thể sửa các trường được phép rồi gửi lại cùng bản ghi, giữ nội dung trao đổi ban đầu và quyết định sau đó ở cùng một nơi.
Biểu mẫu có xử lý nghỉ nửa ngày không?
Có. Chọn yêu cầu nghỉ một phần ngày và nhập số giờ làm việc theo lịch. Nửa ngày có thể là bốn giờ theo lịch này nhưng chỉ ba giờ theo lịch khác, nên hãy giải thích thời gian thực tế thay vì mặc định một giá trị chung.
Có thể dùng làm biểu mẫu công khai mà không cài ứng dụng không?
Bản xem trước mẫu minh họa biểu mẫu. Việc giao nhiệm vụ cho thành viên và quy trình phê duyệt liên kết được thiết kế cho ứng dụng Jodoo đã cài đặt, có tài khoản nhân viên, chính sách và thiết lập truy cập của bạn. Hãy cài đặt và cấu hình trước khi tiếp nhận yêu cầu thực tế.