VẬN HÀNH PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG
Phần mềm quản lý đề nghị mua hàng từ yêu cầu đến bàn giao PO
Cung cấp cho người yêu cầu, người phê duyệt, tài chính và người mua một hồ sơ về những gì cần thiết, lý do cần thiết, chi phí, ai phải quyết định và những gì xảy ra tiếp theo.
Theo dõi các yêu cầu đã điền và các mục chi tiết thông qua các nhiệm vụ phê duyệt, công việc trả lại, quyết định ngân sách, chuẩn bị PO và kết thúc trong một không gian làm việc kết nối.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Một hệ thống phiếu đề nghị mua hàng nên bảo lưu chuỗi quyết định, không chỉ thu thập một biểu mẫu
Hồ sơ được chuyển qua nhiều người. Mỗi lần bàn giao phải có đủ thông tin để người tiếp theo quyết định mà không phải dựng lại yêu cầu trong email.
- 01
Ghi nhận nhu cầu trước khi gán mã kế toán
Một nhân viên ghi lại mục hoặc dịch vụ, nhu cầu kinh doanh, thời gian, giá trị ước tính, thông tin nhà cung cấp và các tệp hỗ trợ. Bộ phận mua sắm có thể làm rõ yêu cầu trước khi yêu cầu nhân viên hiểu các trung tâm chi phí hoặc ngưỡng phê duyệt.
- 02
Lập phiếu đề nghị mua hàng
Các yêu cầu được chấp nhận trở thành phiếu đề nghị mua hàng với các hạng mục, số lượng, thông số kỹ thuật, trung tâm chi phí, loại chi tiêu, yêu cầu giao hàng, chủ ngân sách, người phê duyệt phòng ban và chủ sở hữu mua sắm.
- 03
Điều hướng các quyết định đúng
Ngân sách, phòng ban, số tiền, nhà cung cấp và xem xét mua sắm vẫn là các quyết định riêng biệt với những người xem xét được đặt tên, ngày đến hạn, kết quả, lý do và các đường trả lại.
- 04
Chỉ chuyển giao công việc đã được phê duyệt
Hồ sơ bàn giao để chuẩn bị PO gồm số tiền đã duyệt, nhà cung cấp, điều khoản, địa điểm giao hàng, người mua và ngoại lệ chưa xử lý. Hồ sơ nhận hàng và kết thúc hoàn thiện lịch sử vận hành mà không thay thế ERP hoặc AP.
Theo dõi mọi yêu cầu mở đến bản ghi cơ sở của nó
Ví dụ thực tế kết nối yêu cầu ban đầu, phiếu đề nghị mua hàng, nhiệm vụ phê duyệt, chuẩn bị PO và kết thúc để mỗi trạng thái đều có người phụ trách và hành động tiếp theo.
Hiện những trường hợp khó xử trước khi chúng trở nên khẩn cấp
Một con đường thuận lợi, suôn sẻ thì dễ trình diễn. Việc chấp nhận thực sự phụ thuộc vào hệ thống xử lý thế nào khi thông tin, ngân sách, trạng thái nhà cung cấp hoặc cấp phép chưa đầy đủ.
Thiếu đặc tả
Trả lại phiếu đề nghị mua hàng kèm một yêu cầu sửa cụ thể, giữ nguyên quyết định trước đó và chuyển hồ sơ đã sửa về đúng bước cũ thay vì khởi động lại một chuỗi không được ghi nhận.
Ngân sách không có sẵn
Hiển thị trung tâm chi phí được chọn, khả năng hiện tại, số tiền, người sở hữu và đường dẫn ngoại lệ. Một quyết định ngân sách được trả lại không được để yêu cầu trông như đã được phê duyệt hoặc sẵn sàng cho PO.
Ngưỡng hoặc đường dẫn khẩn cấp
Sử dụng số tiền và mức khẩn cấp để thêm người xem xét cần thiết trong khi vẫn giữ quyền hiển thị lý do kinh doanh, người yêu cầu và thời hạn giao hàng. Khẩn cấp không có nghĩa là ủy quyền bị vô hình.
Ngoại lệ nhà cung cấp hoặc điều khoản
Giữ đánh giá nhà cung cấp mới, cơ sở độc quyền, các điều khoản không chuẩn và các ngoại lệ đã được chấp nhận trong bàn giao để chuẩn bị PO thay vì chôn chúng trong email của người mua.
Sử dụng hồ sơ riêng khi trách nhiệm thay đổi
Điều này giữ cho mỗi màn hình tập trung trong khi vẫn giữ được ngữ cảnh mà người đánh giá cần.
| Hồ sơ | Chủ sở hữu chính | Sẵn sàng khi |
|---|---|---|
| Yêu cầu mua hàng ban đầu | Nhân viên hoặc phòng ban | Đủ ngữ cảnh để chấp nhận, làm rõ, hoặc từ chối tiếp nhận |
| Phiếu đề nghị mua hàng | Người yêu cầu và phòng mua sắm | Hoàn thành các hạng mục, mã hóa, ngân sách, và kết quả phê duyệt |
| Quyết định phê duyệt | Người đánh giá được nêu tên | Ngày phê duyệt, trả lại, hoặc quyết định từ chối kèm lý do |
| Bàn giao để chuẩn bị PO | Người mua và người phê duyệt PO | Nhà cung cấp đã được phê duyệt và chi tiết thương mại sẵn sàng để phát hành |
| Nhận và kết thúc | Người yêu cầu, người nhận và bàn giao tài chính | Giao hàng được chấp nhận, ngoại lệ đã được giải quyết và trạng thái kết thúc được ghi nhận |
Cung cấp cho mỗi vai trò bối cảnh cần thiết cho quyết định của họ
Yêu cầu giống nhau không nên ép tất cả người tham gia vào cùng một màn hình hoặc tiết lộ kết quả chỉ dành cho người đánh giá cho những người tham gia thông thường.
Người yêu cầu
Gửi nhu cầu, trả lời một yêu cầu làm rõ chính xác, theo dõi giai đoạn hiện tại và xem hành động tiếp theo mà không chỉnh sửa kết quả phê duyệt.
Các phòng ban và chủ ngân sách
Xem xét mục đích, số tiền, các mục chi tiết, thời gian, ngân sách khả dụng và các phương án thay thế; ghi lại quyết định chịu trách nhiệm thay vì trả lời một cách mơ hồ "đồng ý".
Điều phối viên mua sắm
Kiểm tra tính đầy đủ, phương án nhà cung cấp, báo giá hoặc tài liệu ngoại lệ, thời gian tồn đọng và việc bàn giao cần thực hiện sau khi phê duyệt.
Người mua và người phê duyệt PO
Xác minh phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhà cung cấp, giá cả, điều khoản, chi tiết nơi giao hàng và quyền hạn trước khi đơn hàng được phát hành.
Sử dụng Jodoo khi quy trình mua nội bộ phải duy trì tính linh hoạt
Jodoo phù hợp với các nhóm cần thay đổi quy tắc yêu cầu, phê duyệt và bàn giao mà không phải chờ dự án phát triển thông thường.
Phù hợp mạnh: kiểm soát liên chức năng có thể cấu hình
Chọn Jodoo khi các phòng ban, số tiền, con đường nhà cung cấp, tài liệu, tầng phê duyệt và bảng điều khiển khác nhau theo đơn vị kinh doanh và các quản trị viên doanh nghiệp đã được đào tạo cần thay đổi chúng mà không cần chu kỳ phát triển thông thường.
Giữ ERP và AP có tính quyền lực ở nơi chúng đã hoạt động
Sử dụng ERP cho việc ghi sổ tài chính, đơn đặt hàng chính thức, nhận hàng tồn kho, thuế, đối chiếu hóa đơn và thực hiện thanh toán khi những khả năng đó đã được thiết lập. Jodoo có thể phối hợp yêu cầu và chuyển giao.
Giữ nguồn cung chiến lược trong quy trình chuyên biệt của nó.
Khám phá nhà cung cấp, mạng đấu thầu, soạn thảo hợp đồng, phân tích chi tiêu và chiến lược danh mục là những khả năng riêng biệt. Kết nối những hệ thống hoặc quy trình đó thay vì yêu cầu ứng dụng phiếu đề nghị mua hàng thay thế chúng.
Điều chỉnh mô hình phê duyệt mà không cần xây dựng lại ứng dụng.
Lợi thế thực tế của Jodoo là cách mà một quản trị viên có thể thay đổi quy tắc vận hành nhanh chóng khi doanh nghiệp thay đổi.
- Thêm ngưỡng phê duyệt hoặc người duyệt chỉ trong các trường hợp ngoại lệ.
- Chỉ hiển thị câu hỏi của nhà cung cấp khi một nhà cung cấp mới hoặc độc quyền được chọn.
- Tạo một hàng đợi cho các yêu cầu trả lại với sửa đúng chính xác và ngày đến hạn.
- Thêm bảng điều khiển ngân sách, danh mục, thời gian tồn đọng, hoặc PO-sẵn sàng từ các bản ghi được kết nối.
Các câu hỏi về Phần mềm quản lý phiếu đề nghị mua hàng
Sử dụng những câu trả lời này để quyết định quy trình phiếu đề nghị mua hàng cần ghi lại những gì, ai nên duyệt và khi nào phòng mua hàng có thể tiến hành.
Phần mềm quản lý phiếu đề nghị mua hàng là gì?
Nó ghi lại nhu cầu mua nội bộ, biến nó thành một phiếu đề nghị mua hàng hoàn chỉnh, phân luồng các quyết định ngân sách và phê duyệt, xử lý trả lại và gửi lại, và chuyển công việc được phê duyệt cho bộ phận mua hàng. Nó nên giữ nguyên chủ sở hữu, giai đoạn, số tiền, lý do, ngày đến hạn và lịch sử.
Yêu cầu mua hàng ban đầu khác phiếu đề nghị mua hàng như thế nào?
Yêu cầu mua hàng ban đầu có thể là biểu mẫu ngắn để nhân viên nêu nhu cầu. Phiếu đề nghị mua hàng là hồ sơ phê duyệt nội bộ chính thức, gồm các hạng mục, mã kế toán, thông tin ngân sách, người phê duyệt và lịch sử quyết định. Một số nhóm gộp hai bước, nhưng trách nhiệm vẫn phải rõ ràng.
Điều này có thay thế hệ thống đơn đặt hàng hoặc ERP không?
Không nhất thiết. Jodoo có thể quản lý yêu cầu, xem xét, phê duyệt và chuyển giao sẵn sàng lập PO trong khi ERP hoặc hệ thống mua sắm vẫn là quyền hạn chính về phát hành đơn hàng, kế toán, nhận kho, đối chiếu hóa đơn và thanh toán.
Jodoo có thể hỗ trợ các ngưỡng phê duyệt khác nhau không?
Vâng. Bạn có thể cấu hình các trường, điều kiện, quy trình công việc, người duyệt, quyền hạn, hàng đợi và bảng điều khiển xoay quanh phòng ban, số tiền, danh mục, mức độ khẩn cấp hoặc một ngoại lệ. Kiểm tra chính xác lộ trình quyết định và quyền hạn trước khi triển khai.
Chúng ta nên kiểm tra gì trước khi thay thế phê duyệt qua email?
Kiểm tra một yêu cầu hoàn chỉnh, thiếu thông số kỹ thuật, ngân sách không đủ, yêu cầu khẩn cấp, quyết định bị trả lại, nộp lại sau khi sửa, bàn giao được phê duyệt, ngoại lệ nhà cung cấp, nhận chậm, và thay đổi của quản trị viên. Xác minh cả kết quả hồ sơ và những gì mỗi vai trò có thể chỉnh sửa.
Xem không gian phiếu đề nghị mua hàng có sẵn dữ liệu trước khi tự thiết kế
Mở ví dụ trực tiếp để theo dõi các hồ sơ thông thường, khẩn cấp, đã trả lại, đã phê duyệt, sẵn sàng lập PO, đã đặt hàng, đã nhận và đã đóng. Sau đó sao chép ứng dụng và điều chỉnh các trường, luồng, chế độ xem và bảng điều khiển theo chính sách mua hàng thực tế của bạn.
Sử dụng ứng dụng theo dõi phiếu đề nghị mua hàng