- Biểu mẫu tiếp nhận mua sắmTiếp nhận yêu cầu mua sắm với nhu cầu kinh doanh, thông tin nhà cung cấp, bối cảnh ngân sách, tệp, ghi chú rủi ro, định tuyến phê duyệt và bàn giao cho bộ phận mua hàng.
- Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập yêu cầu mua với chi tiết mục, bối cảnh ngân sách, ghi chú nhà cung cấp, xác nhận định tuyến tính, giao dịch tay, và tiếp theo P-up.
- Đơn yêu cầu mua hàng chungGửi yêu cầu mua hàng chung với mã ngân sách, nhu cầu nghiệp vụ và thông tin đủ điều kiện phê duyệt trước khi bắt đầu tìm nguồn cung.
Tình huống sử dụng
Tự động hóa quy trình mua sắm
Tự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.
- Thu thập nhu cầu kinh doanh, người yêu cầu, số tiền, bối cảnh ngân sách, thông tin nhà cung cấp, ngày cần hoàn tất, tệp đính kèm và danh mục mua hàng.
- Định tuyến phê duyệt theo ngưỡng, trạng thái nhà cung cấp, kết quả so sánh nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách, người phụ trách ngân sách hoặc người rà soát mua sắm.
- Giữ việc bàn giao cho bộ phận mua hàng, rà soát rủi ro, tạo PO, thông tin được trả lại và cập nhật cho người yêu cầu luôn hiển thị sau khi phê duyệt.
Đội ngũ mua sắm đang thay thế email yêu cầu, bảng tính dùng chung và việc theo dõi tiếp PO thủ công.Đội ngũ tài chính và vận hành cần bằng chứng phê duyệt trước khi cam kết chi tiêu.Các đội ngũ nhỏ và vừa đang thử nghiệm tự động hóa quy trình mua sắm trước khi triển khai nền tảng mua sắm chuyên sâu hơn.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Tự động hóa quy trình mua sắm hoạt động hiệu quả nhất khi bản ghi mua hàng được làm rõ trước khi áp dụng quy tắc. Tình huống sử dụng này kết nối tiếp nhận mua sắm, yêu cầu mua hàng, so sánh nhà cung cấp, đánh giá nhà cung cấp, rà soát ngân sách, rủi ro mua sắm, bàn giao đơn đặt hàng và theo dõi tiếp để đội ngũ có thể tự động hóa lớp quy trình mà không định vị Jodoo như một bộ ERP mua sắm đầy đủ.
Thu thập nhu cầu kinh doanh, người yêu cầu, số tiền, bối cảnh ngân sách, thông tin nhà cung cấp, ngày cần hoàn tất, tệp đính kèm và danh mục mua hàng.
Định tuyến phê duyệt theo ngưỡng, trạng thái nhà cung cấp, kết quả so sánh nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách, người phụ trách ngân sách hoặc người rà soát mua sắm.
Giữ việc bàn giao cho bộ phận mua hàng, rà soát rủi ro, tạo PO, thông tin được trả lại và cập nhật cho người yêu cầu luôn hiển thị sau khi phê duyệt.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
17 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
9 mẫu
Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc
Đánh giá phần mềm tự động hóa quy trình làm việc cho các biểu mẫu, hồ sơ, quy tắc định tuyến, phê duyệt, nhắc nhở, ngoại lệ, tích hợp, bảng điều khiển và lịch sử sẵn sàng kiểm toán.
Quy trình phê duyệt chi phí / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn29 mẫuMẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng14 mẫuPhần mềm quản lý nhà cung cấp
Lập kế hoạch các quy trình quản lý nhà cung cấp cho tiếp nhận, đánh giá, so sánh, dữ liệu nhà cung cấp, rủi ro, hợp đồng, hiệu suất và theo dõi tiếp.
Checklist tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp21 mẫuKiểm soát vòng đời hợp đồng & nhà cung cấp
Kiểm soát tiếp nhận hợp đồng, phê duyệt, ngày gia hạn, nghĩa vụ, tiếp nhận nhà cung cấp, bản ghi nhà cung cấp, rà soát rủi ro và người phụ trách theo dõi tiếp.
Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng9 mẫuBảng tổng quan quản lý hợp đồng
Xây dựng bảng tổng quan quản lý hợp đồng từ các bản ghi phê duyệt, nghĩa vụ, gia hạn, rủi ro, đối tác, người phụ trách, ngày đến hạn, điểm nghẽn và theo dõi tiếp.
Phần mềm theo dõi hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng11 mẫuPhần mềm quản lý chất lượng nhà cung cấp (SQMS)
Kết nối đánh giá năng lực nhà cung cấp, chất lượng đầu vào, hành động khắc phục, xem xét hiệu suất và quyết định trạng thái nhà cung cấp trong một không gian có thể truy xuất.
Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp / Danh sách kiểm tra tiếp nhận hàng9 mẫuHệ thống đề nghị mua hàng
Lập kế hoạch hệ thống đề nghị mua hàng cho khâu tiếp nhận, thông tin ngân sách, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, tạo PO và khả năng theo dõi cho người yêu cầu.
Đơn yêu cầu mua hàng chung / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng11 mẫuPhần mềm mua sắm điện tử
Xây dựng quy trình mua sắm điện tử cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, theo dõi PO, tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung29 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu từ đây để chi tiêu, chi phí, thanh toán, chi trả, trả lại, theo đuổi AR, và phê duyệt tài chính mà cần kiểm soát mạnh hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí28 mẫuMẫu quản lý vendor
Sắp xếp onboarding nhà cung cấp, thiết lập, đánh giá, so sánh, đánh giá nhà cung cấp, rủi ro nhà cung cấp và công việc CAPA với bộ quy trình quản lý vendor rõ ràng hơn.
Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấpSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Tự động hóa quy trình mua sắm là gì?
Tự động hóa quy trình mua sắm biến tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, bàn giao cho bộ phận mua hàng, theo dõi tiếp PO và theo dõi ngoại lệ thành một quy trình hiển thị rõ ràng thay vì các cập nhật rời rạc qua email và bảng tính.
Jodoo có thể thay thế mô-đun mua sắm trong ERP không?
Jodoo phù hợp nhất cho lớp quy trình có thể cấu hình xoay quanh yêu cầu mua sắm, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp và theo dõi tiếp. Các đội ngũ cần kế toán chuyên sâu, tính giá tồn kho hoặc mua hàng theo danh mục vẫn có thể dùng hệ thống ERP song song với Jodoo.
Đội ngũ nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với tiếp nhận mua sắm hoặc phê duyệt yêu cầu mua hàng nếu các yêu cầu thường thiếu thông tin. Hãy bắt đầu với đánh giá điều kiện nhà cung cấp hoặc kiểm tra tuân thủ nếu quyết định mua phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp.
Bộ quy trình
Quy trình đầy đủ có bao gồm tình huống sử dụng này
13 mẫu
Quy trình tiếp nhận nhà cung cấp: Tiếp nhận, rà soát và kích hoạt
Kết nối yêu cầu, đăng ký, tài liệu có điều kiện, thẩm định, rà soát rủi ro và tuân thủ, phê duyệt, thiết lập dữ liệu gốc và kích hoạt.
01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Rà soát tài liệu và mức độ sẵn sàng03 Định tuyến rủi ro và phê duyệt04 Thiết lập bản ghi nhà cung cấpBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp17 mẫuQuy trình quản lý nhà cung cấp: Từ yêu cầu đến rà soát vòng đời
Kết nối yêu cầu, đánh giá điều kiện, phê duyệt, kích hoạt, dữ liệu gốc, giám sát, hiệu suất, rủi ro, khắc phục, gia hạn và quyết định chấm dứt.
01 Duy trì bản ghi nhà cung cấp02 Đánh giá điều kiện và rà soát nhà cung cấp03 Theo dõi hợp đồng và gia hạn04 Hoàn tất công việc kiểm toán và khắc phụcBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp10 mẫuBộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO
Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo PO và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.
01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngBiểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng19 mẫuGói quy trình Tiếp nhận nhà cung cấp & Đánh giá điều kiện nhà cung cấp
Kết nối tiếp nhận nhà cung cấp, thiết lập nhà cung cấp, rà soát điều kiện, so sánh, kiểm tra và theo dõi hành động khắc phục trong một quy trình quản lý nhà cung cấp.
01 Tiếp nhận thông tin nhà cung cấp02 Thiết lập bản ghi nhà cung cấp03 Đánh giá và so sánh nhà cung cấp04 Kiểm tra và theo dõi hành động khắc phụcBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp7 mẫuGói quy trình Tiếp nhận, Phê duyệt & Gia hạn hợp đồng
Kết nối tiếp nhận hợp đồng, định tuyến phê duyệt, theo dõi hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách và theo dõi gia hạn hoặc kéo dài hợp đồng.
01 Tiếp nhận yêu cầu hợp đồng02 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ03 Theo dõi nghĩa vụ và mốc thời gian04 Quản lý gia hạn và kéo dài hợp đồngBiểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Phần mềm theo dõi hợp đồngHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Cẩm nang
Cẩm nang tự động hóa quy trình mua sắm
Lập kế hoạch tự động hóa quy trình mua sắm cho khâu tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, đơn đặt hàng và theo dõi tuân thủ.
Cẩm nangCẩm nang phương pháp hay nhất cho quản lý hợp đồng
Áp dụng các phương pháp hay nhất cho quản lý hợp đồng để xây dựng quy trình tiếp nhận, phê duyệt, gia hạn, rủi ro, tuân thủ và kết thúc.
Cẩm nangHướng Dẫn Chuyển Bảng Tính Quản Lý Hợp Đồng Thành Ứng Dụng
Biến bảng tính quản lý hợp đồng thành một ứng dụng có cấu trúc với trường dữ liệu hợp đồng, nhắc gia hạn, chế độ xem theo người phụ trách và bản ghi quy trình.
Cẩm nangCẩm nang Quy trình Rà soát Hợp đồng
Lập kế hoạch quy trình rà soát hợp đồng với các trường tiếp nhận, vai trò người rà soát, kiểm tra rủi ro, quyết định phê duyệt và bản ghi theo dõi tiếp.
Cẩm nangCẩm nang quy trình quản lý rủi ro hợp đồng
Lập kế hoạch quy trình quản lý rủi ro hợp đồng với nhóm rủi ro, người phụ trách giảm thiểu, bằng chứng, ngày rà soát và chế độ xem leo thang.
Cẩm nangCách Thiết Lập Hệ Thống Đơn Mua Hàng
Thiết lập hệ thống đơn mua hàng với khâu tiếp nhận yêu cầu, định tuyến phê duyệt, thông tin nhà cung cấp, theo dõi PO, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Cẩm nangCẩm nang rủi ro trong quản lý hợp đồng
Xác định các rủi ro phổ biến trong quản lý hợp đồng và lên kế hoạch về trường dữ liệu, người phụ trách, bằng chứng, nhắc việc và quy trình để kiểm soát chúng.
Cẩm nangCẩm nang thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp
Áp dụng các thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp để tổ chức quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất và bản ghi nhà cung cấp được phê duyệt.
Cẩm nangCẩm nang quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp
Lập kế hoạch quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp với tiêu chí scorecard, bằng chứng đánh giá, tần suất rà soát, CAPA, rủi ro và quyết định về nhà cung cấp.
Cẩm nangCẩm nang quy trình và phê duyệt yêu cầu mua hàng
Lên kế hoạch cho các trường dữ liệu, bước phê duyệt và bàn giao trong quy trình yêu cầu mua hàng trước khi mở một mẫu mua sắm.
Cẩm nangHướng dẫn các trường dữ liệu và danh sách kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng
Sử dụng hướng dẫn này để lập kế hoạch các trường dữ liệu phiếu đề nghị mua hàng, hồ sơ minh chứng, kiểm tra ngân sách và định tuyến phê duyệt trước khi bắt đầu mua sắm.
Cẩm nangCẩm nang phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng
Lập kế hoạch các trường dữ liệu cho phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng và thay đổi trong quy trình theo dõi đơn đặt hàng.
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.