- Biểu mẫu tiếp nhận mua sắmTiếp nhận yêu cầu mua sắm với nhu cầu kinh doanh, thông tin nhà cung cấp, bối cảnh ngân sách, tệp, ghi chú rủi ro, định tuyến phê duyệt và bàn giao cho bộ phận mua hàng.
- Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.
- Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chungGửi yêu cầu mua hàng chung với mã ngân sách, nhu cầu kinh doanh và đầy đủ thông tin sẵn sàng cho phê duyệt trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.
Tình huống sử dụng
Tự động hóa quy trình mua sắm
Tự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.
- Thu thập nhu cầu kinh doanh, người yêu cầu, số tiền, bối cảnh ngân sách, thông tin nhà cung cấp, ngày cần hoàn tất, tệp đính kèm và danh mục mua hàng.
- Định tuyến phê duyệt theo ngưỡng, trạng thái nhà cung cấp, kết quả so sánh nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách, người phụ trách ngân sách hoặc người rà soát mua sắm.
- Giữ việc bàn giao cho bộ phận mua hàng, rà soát rủi ro, tạo PO, thông tin được trả lại và cập nhật cho người yêu cầu luôn hiển thị sau khi phê duyệt.
Đội ngũ mua sắm đang thay thế email yêu cầu, bảng tính dùng chung và việc theo dõi tiếp PO thủ công.Đội ngũ tài chính và vận hành cần bằng chứng phê duyệt trước khi cam kết chi tiêu.Các đội ngũ nhỏ và vừa đang thử nghiệm tự động hóa quy trình mua sắm trước khi triển khai nền tảng mua sắm chuyên sâu hơn.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Tự động hóa quy trình mua sắm hoạt động hiệu quả nhất khi bản ghi mua hàng được làm rõ trước khi áp dụng quy tắc. Tình huống sử dụng này kết nối tiếp nhận mua sắm, yêu cầu mua hàng, so sánh nhà cung cấp, đánh giá nhà cung cấp, rà soát ngân sách, rủi ro mua sắm, bàn giao đơn đặt hàng và theo dõi tiếp để đội ngũ có thể tự động hóa lớp quy trình mà không định vị Jodoo như một bộ ERP mua sắm đầy đủ.
Thu thập nhu cầu kinh doanh, người yêu cầu, số tiền, bối cảnh ngân sách, thông tin nhà cung cấp, ngày cần hoàn tất, tệp đính kèm và danh mục mua hàng.
Định tuyến phê duyệt theo ngưỡng, trạng thái nhà cung cấp, kết quả so sánh nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách, người phụ trách ngân sách hoặc người rà soát mua sắm.
Giữ việc bàn giao cho bộ phận mua hàng, rà soát rủi ro, tạo PO, thông tin được trả lại và cập nhật cho người yêu cầu luôn hiển thị sau khi phê duyệt.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
17 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
29 mẫu
Mẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng14 mẫuPhần mềm quản lý nhà cung cấp
Lập kế hoạch các quy trình quản lý nhà cung cấp cho tiếp nhận, đánh giá, so sánh, dữ liệu nhà cung cấp, rủi ro, hợp đồng, hiệu suất và theo dõi tiếp.
Checklist tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp21 mẫuKiểm soát vòng đời hợp đồng & nhà cung cấp
Kiểm soát tiếp nhận hợp đồng, phê duyệt, ngày gia hạn, nghĩa vụ, tiếp nhận nhà cung cấp, bản ghi nhà cung cấp, rà soát rủi ro và người phụ trách theo dõi tiếp.
Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng9 mẫuBảng tổng quan quản lý hợp đồng
Thiết kế bảng tổng quan quản lý hợp đồng cho phê duyệt, người phụ trách, nghĩa vụ, ngày đến hạn, gia hạn, trạng thái rủi ro và theo dõi tiếp.
Theo dõi hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng11 mẫuHệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp
Xây dựng quy trình chất lượng nhà cung cấp cho bằng chứng nhà cung cấp, hỗ trợ đánh giá, đánh giá định kỳ, hành động khắc phục, rủi ro và rà soát hiệu suất.
Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp / Danh sách kiểm tra kiểm nhận hàng hóa8 mẫuHệ thống đề nghị mua hàng
Xây dựng hệ thống đề nghị mua hàng để tiếp nhận yêu cầu, bổ sung ngữ cảnh ngân sách, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, tạo PO và giúp người yêu cầu theo dõi trạng thái.
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng11 mẫuPhần mềm mua sắm điện tử
Xây dựng quy trình mua sắm điện tử cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, theo dõi PO, tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung29 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí28 mẫuMẫu quản lý vendor
Sắp xếp onboarding nhà cung cấp, thiết lập, đánh giá, so sánh, đánh giá nhà cung cấp, rủi ro nhà cung cấp và công việc CAPA với bộ quy trình quản lý vendor rõ ràng hơn.
Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấpSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Tự động hóa quy trình mua sắm là gì?
Tự động hóa quy trình mua sắm biến tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, bàn giao cho bộ phận mua hàng, theo dõi tiếp PO và theo dõi ngoại lệ thành một quy trình hiển thị rõ ràng thay vì các cập nhật rời rạc qua email và bảng tính.
Jodoo có thể thay thế mô-đun mua sắm trong ERP không?
Jodoo phù hợp nhất cho lớp quy trình có thể cấu hình xoay quanh yêu cầu mua sắm, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp và theo dõi tiếp. Các đội ngũ cần kế toán chuyên sâu, tính giá tồn kho hoặc mua hàng theo danh mục vẫn có thể dùng hệ thống ERP song song với Jodoo.
Đội ngũ nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với tiếp nhận mua sắm hoặc phê duyệt yêu cầu mua hàng nếu các yêu cầu thường thiếu thông tin. Hãy bắt đầu với đánh giá điều kiện nhà cung cấp hoặc kiểm tra tuân thủ nếu quyết định mua phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp.
Bộ quy trình
Quy trình đầy đủ có bao gồm tình huống sử dụng này
13 mẫu
Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp
Kết nối khâu tiếp nhận nhà cung cấp, tài liệu bắt buộc, rà soát thiết lập, kiểm tra rủi ro, trạng thái phê duyệt và bàn giao cho bộ phận mua hàng hoặc thanh toán.
01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Rà soát tài liệu và mức độ sẵn sàng03 Định tuyến rủi ro và phê duyệt04 Thiết lập bản ghi nhà cung cấpBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp17 mẫuBộ quy trình quản lý nhà cung cấp
Kết nối khâu tiếp nhận nhà cung cấp, dữ liệu gốc, đánh giá điều kiện nhà cung cấp, kiểm tra rủi ro, kiểm toán, nghĩa vụ hợp đồng, gia hạn và theo dõi tiếp khắc phục.
01 Duy trì bản ghi nhà cung cấp02 Đánh giá điều kiện và rà soát nhà cung cấp03 Theo dõi hợp đồng và gia hạn04 Hoàn tất công việc kiểm toán và khắc phụcBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp10 mẫuBộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO
Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo PO và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.
01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngBiểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng19 mẫuGói quy trình Tiếp nhận nhà cung cấp & Đánh giá điều kiện nhà cung cấp
Kết nối tiếp nhận nhà cung cấp, thiết lập nhà cung cấp, rà soát điều kiện, so sánh, kiểm tra và theo dõi hành động khắc phục trong một quy trình quản lý nhà cung cấp.
01 Tiếp nhận thông tin nhà cung cấp02 Thiết lập bản ghi nhà cung cấp03 Đánh giá và so sánh nhà cung cấp04 Kiểm tra và theo dõi hành động khắc phụcBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp7 mẫuGói quy trình Tiếp nhận, Phê duyệt & Gia hạn hợp đồng
Kết nối tiếp nhận hợp đồng, định tuyến phê duyệt, theo dõi hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách và theo dõi gia hạn hoặc kéo dài hợp đồng.
01 Tiếp nhận yêu cầu hợp đồng02 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ03 Theo dõi nghĩa vụ và mốc thời gian04 Quản lý gia hạn và kéo dài hợp đồngBiểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Theo dõi hợp đồngHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Cẩm nang
Cẩm nang tự động hóa quy trình mua sắm
Lập kế hoạch tự động hóa quy trình mua sắm cho khâu tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, đơn đặt hàng và theo dõi tuân thủ.
Cẩm nangCẩm nang phương pháp hay nhất cho quản lý hợp đồng
Áp dụng các phương pháp hay nhất cho quản lý hợp đồng để xây dựng quy trình tiếp nhận, phê duyệt, gia hạn, rủi ro, tuân thủ và kết thúc.
Hướng dẫnHướng Dẫn Chuyển Bảng Tính Quản Lý Hợp Đồng Thành Ứng Dụng
Biến bảng tính quản lý hợp đồng thành một ứng dụng có cấu trúc với trường dữ liệu hợp đồng, nhắc gia hạn, chế độ xem theo người phụ trách và bản ghi quy trình.
Cẩm nangCẩm nang Quy trình Rà soát Hợp đồng
Lập kế hoạch quy trình rà soát hợp đồng với các trường tiếp nhận, vai trò người rà soát, kiểm tra rủi ro, quyết định phê duyệt và bản ghi theo dõi tiếp.
Cẩm nangCẩm nang quy trình quản lý rủi ro hợp đồng
Lập kế hoạch quy trình quản lý rủi ro hợp đồng với nhóm rủi ro, người phụ trách giảm thiểu, bằng chứng, ngày rà soát và chế độ xem leo thang.
Hướng dẫnCách Thiết Lập Hệ Thống Đơn Mua Hàng
Thiết lập hệ thống đơn mua hàng với khâu tiếp nhận yêu cầu, định tuyến phê duyệt, thông tin nhà cung cấp, theo dõi PO, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Cẩm nangCẩm nang rủi ro trong quản lý hợp đồng
Xác định các rủi ro phổ biến trong quản lý hợp đồng và lên kế hoạch về trường dữ liệu, người phụ trách, bằng chứng, nhắc việc và quy trình để kiểm soát chúng.
Cẩm nangCẩm nang thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp
Áp dụng các thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp để tổ chức quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất và bản ghi nhà cung cấp được phê duyệt.
Cẩm nangCẩm nang quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp
Lập kế hoạch quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp với tiêu chí scorecard, bằng chứng đánh giá, tần suất rà soát, CAPA, rủi ro và quyết định về nhà cung cấp.
Cẩm nangCẩm nang quy trình và phê duyệt yêu cầu mua hàng
Lên kế hoạch cho các trường dữ liệu, bước phê duyệt và bàn giao trong quy trình yêu cầu mua hàng trước khi mở một mẫu mua sắm.
Hướng dẫnHướng dẫn các trường dữ liệu và danh sách kiểm tra cho phiếu đề nghị mua hàng
Dùng hướng dẫn này để lên kế hoạch cho các trường dữ liệu của phiếu đề nghị mua hàng, minh chứng hỗ trợ, kiểm tra ngân sách và định tuyến phê duyệt trước khi bắt đầu mua hàng.
Cẩm nangCẩm nang phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng
Lập kế hoạch các trường dữ liệu cho phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng và thay đổi trong quy trình theo dõi đơn đặt hàng.
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.