- Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chungGửi yêu cầu mua hàng chung với mã ngân sách, nhu cầu kinh doanh và đầy đủ thông tin sẵn sàng cho phê duyệt trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.
- Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.
- Phê duyệt đơn đặt hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.
Tình huống sử dụng
Hệ thống đề nghị mua hàng
Xây dựng hệ thống đề nghị mua hàng để tiếp nhận yêu cầu, bổ sung ngữ cảnh ngân sách, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, tạo PO và giúp người yêu cầu theo dõi trạng thái.
- Thu thập thông tin người yêu cầu, mặt hàng, số lượng, ngân sách, trung tâm chi phí, bối cảnh nhà cung cấp, tệp đính kèm và ngày cần hàng.
- Định tuyến các đề nghị qua các bước phê duyệt, bổ sung thông tin khi bị trả lại, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi tiếp PO.
- Kết nối các bản ghi đề nghị mua hàng với yêu cầu mua sắm, phê duyệt PO, theo dõi PO và các quy trình mua sắm.
Đội ngũ mua sắm muốn chuẩn hóa khâu tiếp nhận đề nghị trước khi bắt đầu mua hàng.Các đối tác tài chính cần có ngữ cảnh ngân sách trước khi phê duyệt mua hàng.Đội ngũ vận hành muốn thay thế bảng tính yêu cầu mua hàng bằng một quy trình minh bạch.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Một hệ thống đề nghị mua hàng không chỉ nên dừng lại ở việc thu thập tên mặt hàng. Tình huống sử dụng này kết nối khâu tiếp nhận đề nghị, các trường dữ liệu về ngân sách và trung tâm chi phí, trạng thái phê duyệt, rà soát của bộ phận mua hàng, so sánh nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng và cập nhật cho người yêu cầu.
Thu thập thông tin người yêu cầu, mặt hàng, số lượng, ngân sách, trung tâm chi phí, bối cảnh nhà cung cấp, tệp đính kèm và ngày cần hàng.
Định tuyến các đề nghị qua các bước phê duyệt, bổ sung thông tin khi bị trả lại, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi tiếp PO.
Kết nối các bản ghi đề nghị mua hàng với yêu cầu mua sắm, phê duyệt PO, theo dõi PO và các quy trình mua sắm.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
8 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
23 mẫu
Mẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng8 mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàng
Lập kế hoạch quản lý đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, phê duyệt, bàn giao nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, thay đổi và thông tin tiếp nhận hàng.
Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng / Theo dõi đơn đặt hàng9 mẫuPhần mềm quy trình phê duyệt
So sánh các mô hình phần mềm quy trình phê duyệt cho yêu cầu, ngưỡng phê duyệt, người duyệt, ngoại lệ, lịch sử trạng thái và bàn giao sẵn sàng cho kiểm toán.
Phê duyệt đơn đặt hàng / Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phíCâu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Một hệ thống đề nghị mua hàng nên bao gồm những gì?
Hãy bắt đầu với các bản ghi, người phụ trách, trạng thái, tài liệu minh chứng và các bước theo dõi tiếp để quy trình minh bạch, dễ theo dõi. Sau đó, chọn mẫu Jodoo phù hợp nhất và điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem và quy tắc tự động hóa theo đội ngũ của bạn.
Đây là một mẫu đơn lẻ hay một quy trình rộng hơn?
Trang này giải thích tình huống sử dụng rộng hơn và liên kết đến các mẫu có thể hỗ trợ. Hãy dùng trang này khi bạn muốn so sánh các điểm khởi đầu trước khi mở một mẫu ứng dụng Jodoo có thể chỉnh sửa.
Đội ngũ nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với mẫu giúp nắm bắt phần ngữ cảnh còn thiếu sớm nhất. Nếu khâu tiếp nhận chưa rõ ràng, hãy bắt đầu với một biểu mẫu yêu cầu. Nếu chưa rõ ai phụ trách, hãy bắt đầu với một bảng theo dõi hoặc quy trình phê duyệt.
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.