- Đơn yêu cầu mua hàng chungGửi yêu cầu mua hàng chung với mã ngân sách, nhu cầu nghiệp vụ và thông tin đủ điều kiện phê duyệt trước khi bắt đầu tìm nguồn cung.
- Quy trình Phê duyệt Mua sắmQuản lý yêu cầu mua hàng, nhà cung cấp, số tiền, người phụ trách ngân sách, cấp phê duyệt, ghi chú ngoại lệ và trạng thái quyết định.
- Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập yêu cầu mua với chi tiết mục, bối cảnh ngân sách, ghi chú nhà cung cấp, xác nhận định tuyến tính, giao dịch tay, và tiếp theo P-up.
Tình huống sử dụng
Hệ thống đề nghị mua hàng
Lập kế hoạch hệ thống đề nghị mua hàng cho khâu tiếp nhận, thông tin ngân sách, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, tạo PO và khả năng theo dõi cho người yêu cầu.
- Thu thập người yêu cầu, mặt hàng, số lượng, ngân sách, trung tâm chi phí, thông tin nhà cung cấp, tệp đính kèm và ngày cần hàng.
- Định tuyến đề nghị qua các bước phê duyệt, bổ sung thông tin bị trả lại, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi tiếp PO.
- Kết nối bản ghi đề nghị với quy trình phê duyệt mua sắm, yêu cầu mua hàng, phê duyệt PO và theo dõi PO.
Đội ngũ mua sắm đang chuẩn hóa khâu tiếp nhận đề nghị trước khi bắt đầu mua hàng.Các đối tác tài chính cần thông tin ngân sách trước khi phê duyệt mua sắm.Đội ngũ vận hành muốn thay thế bảng tính yêu cầu mua hàng bằng một quy trình dễ theo dõi.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Một hệ thống đề nghị mua hàng nên làm được nhiều hơn là chỉ thu thập tên mặt hàng. Tình huống sử dụng này kết nối khâu tiếp nhận đề nghị, các trường dữ liệu về ngân sách và trung tâm chi phí, trạng thái phê duyệt, rà soát của bộ phận mua hàng, so sánh nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng và cập nhật cho người yêu cầu.
Thu thập người yêu cầu, mặt hàng, số lượng, ngân sách, trung tâm chi phí, thông tin nhà cung cấp, tệp đính kèm và ngày cần hàng.
Định tuyến đề nghị qua các bước phê duyệt, bổ sung thông tin bị trả lại, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi tiếp PO.
Kết nối bản ghi đề nghị với quy trình phê duyệt mua sắm, yêu cầu mua hàng, phê duyệt PO và theo dõi PO.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
9 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
17 mẫu
Tự động hóa quy trình mua sắm
Tự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung29 mẫuMẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng8 mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàng
Yêu cầu mua quyền điều khiển, phê chuẩn, nhà cung cấp, giao hàng, nhận ngoại lệ, và đóng cửa với phần mềm quản lý mua hàng có thể cấu hình.
Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng / Trình theo dõi đơn mua hàng11 mẫuPhần mềm mua sắm điện tử
Xây dựng quy trình mua sắm điện tử cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, theo dõi PO, tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung10 mẫuPhần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán
Quá trình công việc phê duyệt thiết kế hướng các yêu cầu theo số lượng, rủi ro, bộ phận hoặc chính sách, sau đó giữ cho quyết định, công việc trả lại, bằng chứng và tình trạng hiển thị.
Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Phê duyệt đơn mua hàng / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sáchSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Một hệ thống đề nghị mua hàng nên bao gồm những gì?
Hãy bắt đầu với các bản ghi, người phụ trách, trạng thái, tài liệu minh chứng và các bước theo dõi tiếp giúp quy trình dễ theo dõi. Sau đó, chọn mẫu Jodoo phù hợp nhất và điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem và quy tắc tự động hóa theo đội ngũ của bạn.
Đây là một mẫu riêng lẻ hay một quy trình rộng hơn?
Trang này giải thích tình huống sử dụng rộng hơn và liên kết đến các mẫu có thể hỗ trợ. Hãy dùng trang này khi bạn muốn so sánh các điểm khởi đầu trước khi mở một mẫu ứng dụng Jodoo có thể chỉnh sửa.
Đội ngũ nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với mẫu giúp ghi nhận phần thông tin còn thiếu sớm nhất. Nếu khâu tiếp nhận chưa rõ ràng, hãy bắt đầu với một biểu mẫu yêu cầu. Nếu chưa rõ người phụ trách, hãy bắt đầu với một trình theo dõi hoặc quy trình phê duyệt.
Bộ quy trình
Quy trình đầy đủ có bao gồm tình huống sử dụng này
10 mẫu
Purchase Request to PO Workflow Pack
Connect purchase intake, budget review, buyer follow-up, purchase order creation, and PO status tracking in one procurement workflow.
01 Capture the buying request02 Route approval and budget review03 Move approved demand into PO work04 Track changes and order statusBiểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng13 mẫuBộ quy trình từ mua hàng đến thanh toán
Kết nối yêu cầu mua hàng, phê duyệt, đơn đặt hàng, bằng chứng nhận hàng, kiểm tra hóa đơn và theo dõi thanh toán trong một quy trình xuyên suốt.
01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Luân chuyển phê duyệt và bàn giao đơn mua hàng03 Ghi nhận bằng chứng nhận hàng04 Kiểm tra hóa đơn và theo dõi thanh toánBiểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sáchHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Cẩm nang
Cẩm nang tự động hóa quy trình mua sắm
Lập kế hoạch tự động hóa quy trình mua sắm cho khâu tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, đơn đặt hàng và theo dõi tuân thủ.
Cẩm nangCẩm nang phương pháp hay nhất cho quản lý hợp đồng
Áp dụng các phương pháp hay nhất cho quản lý hợp đồng để xây dựng quy trình tiếp nhận, phê duyệt, gia hạn, rủi ro, tuân thủ và kết thúc.
Cẩm nangHướng Dẫn Chuyển Bảng Tính Quản Lý Hợp Đồng Thành Ứng Dụng
Biến bảng tính quản lý hợp đồng thành một ứng dụng có cấu trúc với trường dữ liệu hợp đồng, nhắc gia hạn, chế độ xem theo người phụ trách và bản ghi quy trình.
Cẩm nangCẩm nang Quy trình Rà soát Hợp đồng
Lập kế hoạch quy trình rà soát hợp đồng với các trường tiếp nhận, vai trò người rà soát, kiểm tra rủi ro, quyết định phê duyệt và bản ghi theo dõi tiếp.
Cẩm nangCẩm nang quy trình quản lý rủi ro hợp đồng
Lập kế hoạch quy trình quản lý rủi ro hợp đồng với nhóm rủi ro, người phụ trách giảm thiểu, bằng chứng, ngày rà soát và chế độ xem leo thang.
Cẩm nangCách Thiết Lập Hệ Thống Đơn Mua Hàng
Thiết lập hệ thống đơn mua hàng với khâu tiếp nhận yêu cầu, định tuyến phê duyệt, thông tin nhà cung cấp, theo dõi PO, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Cẩm nangCẩm nang rủi ro trong quản lý hợp đồng
Xác định các rủi ro phổ biến trong quản lý hợp đồng và lên kế hoạch về trường dữ liệu, người phụ trách, bằng chứng, nhắc việc và quy trình để kiểm soát chúng.
Cẩm nangCẩm nang thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp
Áp dụng các thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp để tổ chức quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất và bản ghi nhà cung cấp được phê duyệt.
Cẩm nangCẩm nang quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp
Lập kế hoạch quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp với tiêu chí scorecard, bằng chứng đánh giá, tần suất rà soát, CAPA, rủi ro và quyết định về nhà cung cấp.
Cẩm nangCẩm nang quy trình và phê duyệt yêu cầu mua hàng
Lên kế hoạch cho các trường dữ liệu, bước phê duyệt và bàn giao trong quy trình yêu cầu mua hàng trước khi mở một mẫu mua sắm.
Cẩm nangHướng dẫn các trường dữ liệu và danh sách kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng
Sử dụng hướng dẫn này để lập kế hoạch các trường dữ liệu phiếu đề nghị mua hàng, hồ sơ minh chứng, kiểm tra ngân sách và định tuyến phê duyệt trước khi bắt đầu mua sắm.
Cẩm nangCẩm nang phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng
Lập kế hoạch các trường dữ liệu cho phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng và thay đổi trong quy trình theo dõi đơn đặt hàng.
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.