Xác định dịch vụ bao gồm những gì, nhân viên cần cung cấp thông tin nào, ai phụ trách thực hiện và có cần phê duyệt không. Liên kết các định nghĩa này với yêu cầu phát sinh.
Khám phá với dữ liệu mẫu. Điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem và quy trình cho đội ngũ.
Mô tả kết quả bằng ngôn ngữ nhân viên dễ hiểu. Nêu điều kiện tiên quyết và ai được yêu cầu; không dùng mã phòng ban nội bộ làm tên dịch vụ.
Dịch vụ đã công bố có thể được chọn trên biểu mẫu yêu cầu. Xác nhận người phụ trách, người xét duyệt và thông tin cần cung cấp trước khi đổi trạng thái trong danh mục.
Ẩn dịch vụ khỏi lựa chọn mới nhưng giữ các yêu cầu liên kết. Khi gửi, hệ thống cũng kiểm tra dịch vụ còn được cung cấp hay không, nên lựa chọn đã cũ chưa đủ để tạo yêu cầu hợp lệ.
Danh mục mô tả điều kiện sử dụng; bản thân danh mục không phải chính sách kiểm soát truy cập hay công cụ cấp tài khoản. Cấu hình quyền thành viên cho dịch vụ hạn chế và thực hiện cấp phát kỹ thuật trong hệ thống có thẩm quyền.
“Thiết lập thiết bị” cần cho nhân viên biết dịch vụ có bao gồm máy tính xách tay, bộ sạc, đế kết nối và lịch hẹn nhận hay không. Nêu nơi cung cấp, thời gian cần báo trước và người giải đáp. Mô tả rõ giúp nhân viên không hiểu tên ngắn trong danh mục là cam kết đáp ứng không giới hạn.
Ngừng nhận yêu cầu mới khi dịch vụ không còn được cung cấp. Rà soát yêu cầu đang thực hiện với người phụ trách: hoàn tất bàn giao đã thỏa thuận hoặc thông báo dịch vụ thay thế. Giữ yêu cầu và phê duyệt gốc để thay đổi chính sách về sau không khiến quyết định trước đó trở nên khó hiểu.
Không. Một định nghĩa dịch vụ hữu ích phải nêu rõ hạng mục bàn giao, thông tin bắt buộc, người phụ trách, mục tiêu và chính sách phê duyệt. Biểu mẫu yêu cầu thu thập nhu cầu của từng nhân viên theo định nghĩa đó.
Có. Ví dụ này có các trường riêng cho văn phòng phẩm, thiết bị và quyền truy cập hệ thống. Nhân viên không cần điền thông tin thiết bị khi yêu cầu văn phòng phẩm.
Bộ chọn dịch vụ liệt kê các dịch vụ đã công bố, và hệ thống kiểm tra tình trạng cung cấp khi gửi. Bản ghi dịch vụ đã ngừng vẫn được giữ để tra cứu các yêu cầu trước đây.
Không nên mặc định như vậy. Thông tin đã chọn được giữ trên yêu cầu. Người phụ trách dịch vụ cần quyết định điều khoản thay đổi ảnh hưởng thế nào đến công việc đang mở và thông báo cam kết đã điều chỉnh.
Dùng quyền thành viên và bản ghi của Jodoo, rồi kiểm tra chính sách truy cập trong ứng dụng đã cài đặt. Nội dung điều kiện trong danh mục giúp người đọc hiểu quy định, nhưng chỉ mô tả bằng văn bản thì không thực thi được quy định đó.
Mô tả rõ từng dịch vụ, chỉ định người phụ trách và thử quy trình yêu cầu trước khi mở rộng danh mục.
