Mở và phân loại hồ sơ
Ghi nhận nguyên nhân khởi tạo, sản phẩm được phản ánh, các định danh, ngày liên quan, rủi ro ban đầu và người chịu trách nhiệm điều phối.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ THU HỒI SẢN PHẨM
Phần mềm quản lý thu hồi sản phẩm để xác định phạm vi, thực hiện hành động và xác minh hoàn tất
Từ vấn đề được phản ánh, xác lập danh sách có bằng chứng về hàng tồn kho, chuyến hàng, nơi nhận bị ảnh hưởng và các hành động đã hoàn thành.
Ứng dụng có sẵn dữ liệu về hồ sơ truy xuất đang mở, các lô bị ảnh hưởng, tồn kho còn lại, chuyến hàng đến khách hàng, hành động bị chặn và bằng chứng hoàn tất đã được xác minh.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Thư viện hiển thị dữ liệu mẫu có sẵn trong ứng dụng Jodoo. Mở bất kỳ chế độ xem nào để tìm hiểu hồ sơ và các quyết định xử lý, sau đó cài đặt một bản sao để tùy chỉnh trường thông tin và quy trình.
Phạm vilô, tồn kho và nơi nhận hàng
Người phụ trách + hạn hoàn thànhcho từng hành động thu hồi
Đã xác minhbằng chứng trước khi đóng hồ sơ
Phối hợp xử lý và duy trì đầy đủ thông tin truy xuất sản phẩm
Thu hồi vừa là quá trình điều tra, vừa là chuỗi hành động được kiểm soát.
Xác định phạm vi ảnh hưởng
Truy ngược về nguồn đầu vào và truy xuôi đến tồn kho còn lại, các công đoạn chuyển đổi, chuyến hàng và nơi nhận; đánh dấu rõ những thông tin chưa chắc chắn.
Giao nhiệm vụ xử lý tại nơi nhận
Tạo nhiệm vụ rõ ràng cho việc cách ly, thông báo, thu hồi hàng, thay thế, đối soát hoặc các biện pháp ứng phó khác đã được phê duyệt.
Xác minh và phê duyệt đóng hồ sơ
Kiểm tra bằng chứng và các ngoại lệ chưa xử lý trước khi đưa ra quyết định riêng để đóng hồ sơ.
Làm rõ những gì bị ảnh hưởng trước khi thống kê hành động
Danh sách nhiệm vụ dài không chứng minh rằng đã xác định đúng sản phẩm và nơi nhận bị ảnh hưởng.
Định danh bị ảnh hưởng
Xác định mặt hàng, lô hàng, lô sản xuất hoặc số sê-ri, đồng thời giải thích tiêu chí đưa các lô sản xuất liên quan vào hoặc loại khỏi phạm vi.
Tồn kho còn lại
Xác định số lượng tại từng vị trí và lưu lại trạng thái cách ly hoặc xử lý của chúng.
Sản phẩm đã giao
Liên kết các định danh bị ảnh hưởng với chuyến hàng và nơi nhận, bao gồm giao hàng từng phần và các lần chuyển tiếp sau đó nếu có thông tin.
Thông tin chưa rõ và các giả định
Tiếp tục hiển thị các phần phả hệ còn thiếu, số lượng chưa đối soát được và nơi nhận chưa xác định cho đến khi có bằng chứng làm rõ.
Đo lường tiến độ và phân biệt rõ đã gửi với đã hoàn thành
Mỗi hành động cần có đối tượng xử lý, người phụ trách, kết quả và bước xác minh.
Cách ly
Ghi nhận vị trí, số lượng, phương pháp và xác nhận rằng hàng bị ảnh hưởng đã bị chặn sử dụng hoặc xuất kho.
Phản hồi từ nơi nhận hàng
Theo dõi tình trạng liên hệ, số lượng bên nhận xác nhận, kết quả thu hồi hoặc xử lý và các bước tiếp theo cần thực hiện.
Đối chiếu
Đối chiếu số lượng đã xác định trong sản xuất, tồn kho và tại nơi nhận, đồng thời giải thích các chênh lệch đáng kể.
Duyệt đóng hồ sơ
Người xét duyệt kiểm tra các hành động bắt buộc và bằng chứng; công việc bị trả lại vẫn được giữ ở trạng thái mở cho đến khi được khắc phục.
Phân biệt rõ điều tra, xử lý và xác minh
Trạng thái hồ sơ cần cho biết vì sao công việc chưa hoàn tất.
| Trạng thái | Ý nghĩa | Bước kiểm soát tiếp theo |
|---|---|---|
| Đang xác định phạm vi | Đang xác định các mã định danh và nơi nhận bị ảnh hưởng | Bổ sung các mắt xích truy xuất còn thiếu và ghi lại các giả định |
| Đang xử lý | Phạm vi đã đủ rõ để triển khai và các biện pháp ứng phó được giao đang được thực hiện | Theo dõi các nơi nhận có hành động quá hạn hoặc bị vướng mắc |
| Chờ xác minh | Người phụ trách đã báo cáo hoàn tất nhưng bằng chứng chưa được chấp nhận | Người xét duyệt kiểm tra hồ sơ và số lượng |
| Đã hoàn trả | Bằng chứng để đóng hồ sơ hoặc kết quả đối soát chưa đầy đủ | Khắc phục thiếu sót đã được chỉ rõ và gửi lại để xét duyệt |
| Đã đóng | Người xét duyệt có thẩm quyền chấp nhận phạm vi, hành động và bằng chứng | Lưu giữ lịch sử và theo dõi các cải tiến tiếp theo |
VÌ SAO ĐỘI NGŨ XÂY DỰNG QUY TRÌNH NÀY TRÊN JODOO
Thiết lập không gian quản lý thu hồi trước khi tình huống khẩn cấp xảy ra
Jodoo kết nối dữ liệu truy xuất, sổ theo dõi hành động và quy trình đóng hồ sơ trong một ứng dụng. Các nhóm có thể điều chỉnh vai trò, mức độ nghiêm trọng, loại hành động và bảng điều khiển mà không phải chờ phát triển phần mềm riêng.
Các nhóm có thể thiết lập quy trình thu hồi trong vài giờ và cải tiến sau mỗi lần diễn tập, đồng thời lưu giữ đầy đủ lịch sử quyết định và hành động.Bắt đầu từ hồ sơ vận hành đang sử dụng
Tận dụng các liên kết đến hồ sơ nhập hàng, phả hệ sản phẩm, tồn kho và giao hàng thay vì nhập thêm một bảng tính mới khi có tình huống khẩn cấp.
Đóng hồ sơ phải có quyết định xét duyệt
Sử dụng nhiệm vụ xét duyệt tích hợp với khả năng trả lại để khắc phục, bảo đảm báo cáo hoàn tất không được tự động chấp nhận.
Nhận biết những vướng mắc trong quá trình ứng phó
Bảng điều khiển hiển thị các nơi nhận chưa xác nhận, hành động quá hạn, hàng tồn kho đang bị giữ và các hạng mục đối soát chưa hoàn tất.
Sử dụng ứng dụng truy xuất nguồn gốc có thể tùy chỉnh khi quy trình cần sự linh hoạt
Jodoo hỗ trợ điều phối hoạt động truy xuất nguồn gốc và thu hồi. Các quyết định về pháp lý, quy định, truyền thông công khai và đặc thù sản phẩm vẫn thuộc trách nhiệm của người có chuyên môn phù hợp.
Rất phù hợp với
Các nhóm vận hành có thể định danh lô hàng, lô sản xuất hoặc số sê-ri và cần kết nối tiếp nhận, sản xuất, luân chuyển, giao hàng và xử lý tiếp theo mà không phải đặt phát triển phần mềm riêng.
Lập kế hoạch tích hợp
Kết nối ERP, MES, WMS, hệ thống in nhãn hoặc dữ liệu máy móc khi các hệ thống này vẫn là nguồn dữ liệu chính thức cho giao dịch hoặc thu thập dữ liệu tự động.
Khi nào vẫn cần hệ thống chuyên dụng
Ứng dụng mẫu không phải là hệ thống eBR dược phẩm đã được thẩm định, giải pháp đã được chứng nhận đáp ứng quy định hay bằng chứng tự động về tuân thủ. Doanh nghiệp vẫn cần các biện pháp kiểm soát, thẩm định và quản trị phù hợp.
Câu hỏi về phần mềm quản lý thu hồi sản phẩm
Phần mềm quản lý thu hồi sản phẩm cần theo dõi những gì?
Theo dõi nguyên nhân khởi đầu, các mã định danh bị ảnh hưởng, cơ sở xác định phạm vi, tồn kho còn lại, các đợt giao hàng và nơi nhận, hành động, người phụ trách, thời hạn, bằng chứng ứng phó, đối soát số lượng và quyết định đóng hồ sơ.
Jodoo có thể tự động thông báo cho khách hàng không?
Jodoo có thể hỗ trợ thông báo và tích hợp, nhưng nội dung truyền thông, việc phê duyệt và các kênh gửi thông báo cần tuân theo kế hoạch thu hồi cùng các nghĩa vụ áp dụng.
Làm thế nào để tránh đóng hành động quá sớm?
Phân biệt giữa việc báo cáo hoàn tất và việc đã được xác minh hoàn tất. Yêu cầu bằng chứng phù hợp cùng quyết định của người xét duyệt, đồng thời trả lại các hành động chưa đầy đủ kèm yêu cầu khắc phục cụ thể.
Ứng dụng có hỗ trợ diễn tập thu hồi không?
Có. Sử dụng hồ sơ diễn tập, ghi lại thời gian thực hiện và các mắt xích truy xuất còn thiếu, rồi tạo hành động cải tiến mà không coi cuộc diễn tập là hoạt động thu hồi thực tế trên thị trường.
KHÁM PHÁ ỨNG DỤNG CÓ SẴN DỮ LIỆU
Chuẩn bị không gian quản lý thu hồi trước khi cần dùng
Mở ví dụ đã có dữ liệu để xem phạm vi bị ảnh hưởng và trạng thái hành động, sau đó sao chép ứng dụng và điều chỉnh theo kế hoạch thu hồi cùng trách nhiệm của từng bên.
Sử dụng ứng dụng quản lý thu hồi này