Hủy được phê duyệt
Hủy được duyệt: lịch nghỉ gốc chuyển thành Đã hủy và số giờ đã đặt nghỉ về không. Yêu cầu gốc cùng yêu cầu hủy vẫn được lưu để xem lại.
Quy trình yêu cầu nghỉ phép
Phê duyệt nghỉ phép với bước tiếp theo rõ ràng
Mỗi yêu cầu đều có người xét duyệt và bước tiếp theo được ghi nhận. Trả lại yêu cầu thiếu thông tin, chỉ phê duyệt sau khi kiểm tra số giờ và người làm thay, đồng thời xử lý hủy mà vẫn giữ lịch nghỉ gốc.
Đăng nhập để xem trước. Cài đặt kèm dữ liệu mẫu để tự thử tạo và xử lý yêu cầu và quyết định.
Biết ai xử lý tiếp và khi nào giờ phép bị trừ
Nhân viên gửi một yêu cầu. Quản lý được chỉ định xem xét số giờ và bàn giao, trả lại để bổ sung thông tin hoặc ghi nhận quyết định. Chỉ yêu cầu đã được phê duyệt mới giảm số giờ phép còn lại của nhân viên.
- Yêu cầu
Nhân viên gửi thông tin
Tài khoản phép được chọn cung cấp người xét duyệt phụ trách. Ngày nghỉ, số giờ theo lịch và thông tin bàn giao được gửi cùng yêu cầu.
Chưa ghi nhận giờ nghỉ - Xét duyệt
Quản lý kiểm tra số giờ và người làm thay
Người xét duyệt xem thông tin yêu cầu và kiểm tra hạn mức hiện đã ghi nhận. Ghi rõ việc làm thay đã được thống nhất hay không cần bố trí.
Nhiệm vụ có người chịu trách nhiệm - Trả lại
Người yêu cầu sửa cùng bản ghi
Trả lại yêu cầu thiếu thông tin kèm nhận xét cụ thể. Người yêu cầu sửa các mục được phép rồi gửi lại để xét duyệt lần nữa.
Giữ lại lịch sử - Quyết định
Phê duyệt hoặc từ chối
Khi phê duyệt hoàn tất, số giờ đã đặt nghỉ được ghi nhận. Từ chối kết thúc yêu cầu mà không trừ giờ. Thiếu người làm thay hoặc không đủ hạn mức sẽ chặn phê duyệt thông thường.
Tác động đến số dư rõ ràng
Tách thông tin yêu cầu khỏi quyền quyết định
| Trách nhiệm | Nhân viên hoặc người yêu cầu | Người xét duyệt được chỉ định | Người quản trị nghỉ phép |
|---|---|---|---|
| Chi tiết yêu cầu | Nhập ngày, số giờ và bàn giao; sửa yêu cầu được trả lại | Đọc yêu cầu và đề nghị làm rõ | Duy trì trường dữ liệu và hướng dẫn chính sách |
| Người phê duyệt | Lấy từ tài khoản đã chọn | Nhận nhiệm vụ được giao | Duy trì người xét duyệt tài khoản; chủ động giao lại nhiệm vụ đang mở |
| Phê duyệt và bố trí người làm thay | Không thể sửa quyết định của quản lý | Ghi kết quả và đánh giá phương án làm thay | Duy trì quy tắc xét duyệt |
| Hạn mức phép | Không thể tự ghi nhận cấp giờ cho mình | Kiểm tra tài khoản trước khi quyết định | Xét duyệt khoản cấp và điều chỉnh tăng/giảm |
| Số giờ bị trừ theo lịch nghỉ | Không thể sửa trực tiếp | Phê duyệt kích hoạt việc ghi nhận số giờ bị trừ | Đối soát bản ghi lịch nghỉ và điều chỉnh |
Đây là các trách nhiệm được thiết kế cho ứng dụng đã cài đặt. Liên kết thành viên thực tế và kiểm tra riêng quyền của nhân viên, quản lý, quản trị viên trước khi triển khai.
Xem các trường nhân viên điền trong yêu cầu →Xét duyệt hủy bằng quyết định riêng
Sửa trực tiếp yêu cầu đã phê duyệt khiến khó biết nội dung ban đầu đã thống nhất. Yêu cầu hủy riêng tham chiếu yêu cầu gốc và đề nghị người xét duyệt hoàn tác lịch nghỉ đó.
Hủy bị từ chối
Hủy bị từ chối: lịch nghỉ gốc giữ nguyên. Trong ví dụ, yêu cầu nghỉ bốn giờ của Maya vẫn bị trừ sau khi quản lý từ chối hủy.
Nếu đổi ngày hoặc số giờ, trước tiên thống nhất cách hủy lịch nghỉ cũ và gửi yêu cầu thay thế. Tránh vô tình giữ cả hai ở trạng thái đã duyệt nghỉ.
Chọn phản hồi giải quyết đúng vấn đề
| Tình huống | Bước tiếp theo hữu ích | Tránh ghi |
|---|---|---|
| Ngày và số giờ không khớp | Trả lại yêu cầu để giải thích hoặc sửa | Đoán lịch làm việc của nhân viên |
| Hạn mức còn lại quá thấp | Giảm số giờ hoặc trả lại yêu cầu; xét riêng khoản điều chỉnh có căn cứ | Coi ghi chú ngoại lệ nhập tay là hạn mức bổ sung |
| Chưa có ai nhận bàn giao | Bố trí đủ người làm thay trước khi phê duyệt thông thường | Đánh đồng tên người làm thay được đề xuất với việc đã đồng ý |
| Hai người xét duyệt có thể cùng phê duyệt trên một số dư hạn chế | Chỉ định một người xét duyệt quyết định lần lượt các yêu cầu đó và làm mới số dư giữa các quyết định | Phê duyệt cả hai cùng lúc vì khi mở mỗi yêu cầu đều hiển thị đủ giờ |
| Người phê duyệt không thể xử lý | Giao lại nhiệm vụ đang mở qua chức năng quản trị được cấp quyền | Để nhân viên chọn người phê duyệt khác |
| Nhân viên muốn rút lại lịch nghỉ đã duyệt | Dùng quy trình hủy có liên kết | Xóa lịch sử phê duyệt ban đầu |
Thay đổi bước xét duyệt mà không cần hệ thống mới
Yêu cầu của đội ngũ thay đổi
Ban đầu đội ngũ dùng ngày, số giờ và một ghi chú bàn giao. Sau đó, việc nghỉ của nhóm hỗ trợ khách hàng cần thêm người liên hệ làm thay và hạn bàn giao.
Cập nhật yêu cầu và bước xét duyệt
Quản trị viên có thể thêm các trường đó trong Jodoo, yêu cầu điền với loại yêu cầu phù hợp và hiển thị cho người xét duyệt. Tài khoản, lịch nghỉ và lịch sử yêu cầu hiện có không cần chuyển sang ứng dụng riêng.
Đổi người xét duyệt tài khoản tác động đến yêu cầu mới; nhiệm vụ đang mở cần được chủ động giao lại. Khi đổi trường yêu cầu, kiểm tra nhân viên có thể điền, quản lý có thể xem và yêu cầu được duyệt vẫn trừ đúng số giờ.
Thử các tình huống đội ngũ sẽ thực sự dùng
- Yêu cầu nghỉ cả ngày với số dư đủ và người làm thay đã thống nhất
- Yêu cầu nghỉ một phần ngày theo lịch làm sáu giờ hoặc ngày làm ngắn hơn
- Yêu cầu được trả lại, sửa và gửi lại
- Yêu cầu bị từ chối và tài khoản không đổi
- Một yêu cầu hủy được duyệt và một yêu cầu hủy bị từ chối
- Tài khoản đăng nhập nhân viên và quản lý riêng, với quyền truy cập bản ghi đúng dự kiến
Thử các tình huống này theo chính sách của bạn, bằng tài khoản nhân viên và quản lý riêng trước khi mời đội ngũ. Bản ghi mẫu là hư cấu. Không có sẵn tích lũy phép tự động, tính ngày lễ, tính lương hay quyết định nghỉ theo luật định; hãy xét lần lượt các yêu cầu dùng chung một tài khoản có hạn mức.
Lập kế hoạch cho quy trình quản lý nghỉ phép liên quan →Câu hỏi về quy trình phê duyệt nghỉ phép
Trả lại và từ chối yêu cầu khác nhau thế nào?
Trả lại yêu cầu người gửi sửa cùng bản ghi rồi gửi lại. Từ chối đóng yêu cầu mà không phê duyệt. Trong ví dụ này, cả hai kết quả đều không ghi nhận giờ đã đặt nghỉ.
Giờ phép bị trừ khi nào?
Khi quy trình xét duyệt kết thúc bằng phê duyệt, số giờ đã đặt nghỉ của yêu cầu được ghi nhận trừ. Yêu cầu chờ duyệt hoặc chữ phê duyệt do nhân viên tự nhập không tự tạo lịch nghỉ đó.
Người yêu cầu có thể tự duyệt nghỉ cho mình không?
Bước nhập của người yêu cầu không hiển thị trường quyết định của quản lý. Người xét duyệt phụ trách được thiết lập trên tài khoản phép. Cấu hình quan hệ thành viên và nhóm quyền thực tế để tránh vô tình chỉ định một người xét duyệt chính mình.
Hủy có xóa yêu cầu gốc không?
Không. Đó là bản ghi riêng liên kết với yêu cầu gốc. Nếu được duyệt, nó hoàn tác số giờ bị trừ ban đầu; nếu bị từ chối, lịch nghỉ gốc giữ nguyên. Cả hai quyết định đều có thể xem lại.
Hai quản lý có thể cùng lúc duyệt yêu cầu từ một số dư không?
Dùng một người xét duyệt để quyết định lần lượt các yêu cầu đó. Dù phê duyệt có kiểm tra số dư hiện tại, ví dụ này không bảo đảm hai quyết định xảy ra đúng cùng lúc sẽ giữ riêng số giờ. Nếu cần phê duyệt đồng thời, hãy bổ sung và kiểm tra cơ chế bảo vệ đó trước khi triển khai.
Nhân viên có cần cài ứng dụng riêng không?
Doanh nghiệp cài đặt và cấu hình mẫu một lần, sau đó cấp quyền phù hợp cho thành viên truy cập ứng dụng dùng chung. Bản xem trước mẫu chứa ví dụ, không phải lịch sử yêu cầu thực tế của nhân viên bạn.