讓第一線團隊提交採購進件明細，並附上審查人所需的文件與背景資訊。
採購進件表單範本
在採購需求正式轉成採購單、詢源流程或供應商後續追蹤工作流程前，先收集前端申請資料。
專為需要單一進件管道的採購團隊打造，集中收集業務需求、支出背景、偏好供應商、檔案與採購團隊分派資訊。
可自訂表單、檢視、角色與自動化設定，貼合您的工作流程。 先預覽採購進件表單工作流程，再依團隊需求自訂此範本。
互動式工作流程主要預覽
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總覽
此範本可協助您管理的內容
採購團隊可在正式採購工作流程開始前，先使用此進件表單收集資料。它可彙整業務需求、預算背景、偏好供應商資訊、附件與申請人備註，協助採購團隊判斷後續應進入詢源、供應商審查、合約後續追蹤或採購申請。
適用對象
最能從此範本受益的團隊
讓審查人先檢查缺漏項目，再將案件推進到下游工作。
協助流程負責人降低因進件不完整、缺少檔案或重複後續追蹤造成的返工。
包含內容
此範本包含的工作流程與元件
主要工作流程
採購進件工作流程。
收集每筆採購進件所需的關鍵欄位、背景資訊、負責人與支援細節。
提交審查與就緒檢查。
收集審查人需要的資料，及早標示缺漏資訊，並將完整提交推進到下一步。
狀態更新與協作。
在單一共享工作流程中追蹤進度、簽核、留言、提醒與交接。
進件狀態可視性。
提供團隊可搜尋的記錄、負責人歷程與狀態可視性，支援報表與重複性作業。
包含的元件
- 採購進件表單
- 提交後續追蹤備註
- 採購進件表單清單
- 新提交佇列
- 提交審查佇列
- 負責人通知
- 未完整提交提醒
- 狀態提醒
- 第一線使用者
- 主管
- 營運團隊
團隊使用它的原因
此工作流程有效的原因
- 在單一共享工作流程中清楚掌握採購進件表單的狀態、負責歸屬與下一步。
- 在採購進件進入下游工作前，先收集審查人所需的資訊。
- 減少提交不完整、缺少檔案與可避免的進件返工。
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採購進件表單清單。
在單一佇列中檢視新進採購進件提交、缺漏資訊與最新更新。
採購進件表單。
在同一份進件表單中收集採購進件明細、支援檔案與審查備註。
採購進件表單清單。
在單一佇列中檢視新進採購進件提交、缺漏資訊與最新更新。
運作方式
從設定到上線
提交人填寫採購進件表單，提供關鍵明細、檔案與支援背景資訊。
審查人檢查內容是否完整，標示缺漏資訊，並在需要時要求更新。
當提交內容準備完成後，該記錄會流轉至下游的審查、簽核或履行流程。
團隊會保留已提交記錄，方便後續追蹤、報表分析與日後查閱。
常見問題
關於此範本的常見問題
這個採購進件表單範本包含哪些內容？
範本包含進件收集、審查檢視與提醒機制，協助團隊在收集與審查採購進件提交時不遺漏關鍵細節。
欄位和工作流程可以自訂嗎？
可以。您可依流程需求調整表單欄位、驗證邏輯、審查狀態、檢視與自動化設定。
團隊可以在行動裝置上使用嗎？
可以。團隊可透過桌機或行動裝置提交、審查及更新記錄。
審查人可以在案件往下推進前先攔下不完整的提交嗎？
可以。團隊可先審查提交內容、標示缺漏資訊、通知提交人，並將完整項目推進到下一個工作流程步驟。
這個範本最適合哪些團隊？
適合採購、財務與供應商管理團隊，在進入詢源、簽核或供應商後續追蹤前，需要一致且完整的進件資訊。
AI 可以協助調整這個範本嗎？
可以。您可先從此範本開始，再用 AI 協助調整欄位、檢視、自動化與工作流程步驟，以符合您的採購進件流程。
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