従業員・休暇区分・期間ごとに一つの口座
Balancesシートには、口座キー、従業員、休暇の種類、規程の適用日、付与時間を登録します。PTOと病気休暇は別口座です。申請と残時間を結び付けるのは、従業員名ではなくキーです。
編集可能なExcelテンプレートとJodooアプリ
残時間が明確な従業員休暇管理
従業員、休暇規程、期間ごとに休暇と病気休暇を管理します。入力済みのExcelブックから始めるか、申請と判断を関連付けて管理できるJodooアプリを使えます。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
ログインしてプレビュー。サンプルデータ付きでインストールし、自社の業務で試せます 申請と判断.
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二つのシートに12件の口座例と九件の休暇申請、編集可能な入力欄、ステータスの選択リスト、残時間の計算式を収録した管理表をダウンロードできます。範囲を拡張せずに30口座、100申請まで入力できます。
XLSX形式。ダウンロードに登録は不要です。判断はブックに手動で記録します。承認タスクの送信やアプリとの同期は行いません。
口座と申請を分けて管理
申請ごとに一行
Requestsシートには、口座、日付、所定労働時間、判断状況、確認者、引き継ぎを記録します。確定した休暇時間は、承認済み（Approved）の行から計算します。取り消し済み（Canceled）、却下（Rejected）、差し戻し（Returned）、承認待ち（Pending）の行は差し引きません。
Mayaの口座には80時間が付与されています。取り消された16時間の申請による現在の差し引きはなく、別途承認された四時間の申請は確定した休暇予定として残ります。残時間は80 − 4 = 76です。
四つの手順でスプレッドシートを設定
- 1
サンプルの口座を置き換える
黄色のセルに従業員名、口座キー、休暇区分、規程の適用日、付与時間を入力します。口座ごとに一意のキーを付けてください。灰色の数式セルはそのまま残します。
- 2
所定労働時間を入力
従業員の実際の勤務形態に合わせます。所定労働時間が四時間の金曜日だけ休む場合は、四時間と入力します。八時間でも、経過時間の24時間でもありません。このファイルは祝日や自動付与を計算しません。
- 3
合意した判断を記録
ステータス（Status）の選択リストを使い、承認済み申請には確認者を入力します。取り消し申請があっても、判断待ちの間は元の行を承認済み（Approved）のままにし、引き継ぎ欄や備考欄に申請があったことを記入してください。取り消しに合意してから取り消し済み（Canceled）に変更します。
- 4
入力の警告を確認
申請IDの重複、不明な口座キー、無効な日付、対象期間外の申請、ゼロ以下の時間、未入力のステータス、確認者のない承認済み行を検出します。集計値を使う前に解消してください。
データが連動するアプリで何が変わるか
| 日々の業務 | Excelブック | Jodooアプリ |
|---|---|---|
| 申請の受付 | 管理担当者が行を追加 | 従業員が設定済みフォームを送信 |
| 修正の依頼 | メッセージを送り、行を更新 | 申請者に申請を差し戻し |
| 承認の記録 | ステータスと確認者を入力 | 割り当てられた確認タスクを完了 |
| 確定した休暇の取り消し | 元のステータスを更新し、理由を記載 | 関連付けた取り消し申請を確認し、個別に判断 |
| プロセスの変更 | ブックを編集し、最新版を配布 | 共有アプリのフィールド、確認者のルール、ビューを更新 |
共有ブックを分かりやすく管理
- 管理するファイルを一つにする
- 付与時間とステータスを変更できる人を決めてください。スプレッドシートの選択リストは、アクセス制御や上司の承認を代わりに行うものではありません。
- 数式の参照範囲を維持
- 付属の集計式は、Balancesの7–36行とRequestsの7–106行を対象としています。行を増やす場合は、数式、入力規則、集計の参照先を一緒に拡張してください。
- インポート前に照合
- ブックの残時間は、申請とは別に追加する付与時間ではありません。期首付与時間と現在の確定した休暇予定を一度ずつ取り込み、算出された口座の残時間を照合してください。
Excel休暇管理表に関する質問
Excelの休暇管理表は無料でダウンロードできますか？
はい。このページのXLSXダウンロードに登録は不要です。データが連動するJodooアプリは別の選択肢であり、アカウント、機能、プランにそれぞれ利用条件があります。
休暇と病気休暇は分けて管理できますか？
はい。従業員ごとに、休暇区分と期間別の口座キーを設けます。申請行で該当する口座を選ぶことで、別々に集計できます。
このテンプレートはPTOの定期付与を計算しますか？
いいえ。規程の対象期間に付与された時間を入力し、変更時には承認済みの調整を反映してください。ブックはその入力から、確定した休暇時間、申請中の時間、残時間を計算します。給与期間や勤続年数に応じて休暇時間を自動で付与する機能はありません。
申請中の時間が表示されても差し引かれないのはなぜですか？
申請中の時間は、希望されている休暇の量を示します。このブックの残時間は、付与時間から承認済みの休暇時間を差し引いたものです。社内で異なる定義を使う場合は、数式やラベルを変更する前に定義を統一してください。
行を追加できますか？
はい。付属の計算範囲は口座30行、申請100行です。それを超える場合は、残時間の数式、申請の参照式、選択リスト、チェックに使う範囲を拡張してください。表の行を追加するだけで、シート間の参照がすべて更新されるとは限りません。