Заявители отправляют данные по заявке на пропуск для посетителя с достаточным контекстом для быстрой проверки.
Шаблон заявки на пропуск для посетителя
Собирайте данные по заявкам на пропуск для посетителей, направляйте каждую заявку нужному ответственному и сохраняйте видимость статуса от приема заявки до последующих действий в одном структурированном рабочем процессе.
Создано для команд по эксплуатации объектов, безопасности и стойки регистрации, которым нужны согласования от принимающей стороны, подготовка пропуска и инструкции по прибытии в одном рабочем процессе для пропусков посетителей.
Настраивайте формы, представления, роли и автоматизации под свой рабочий процесс. Посмотрите предпросмотр рабочего процесса заявки на пропуск для посетителя, а затем настройте шаблон под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой шаблонПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Открыть живой предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Руководителям команд, согласующим и операционным командам нужен понятный процесс приема заявок на пропуск для посетителей, чтобы заявители могли отправлять все нужные данные, ответственные быстро проверяли заявки, а статус оставался видимым после отправки.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Ответственные сортируют входящие заявки и отслеживают, по каким из них нужно выполнить следующее действие.
Менеджеры отслеживают объем заявок, узкие места и последующие действия по заявителям по всей команде.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Прием заявок на пропуск для посетителя.
Собирайте ключевые поля, контекст, ответственных и сопутствующие данные, необходимые для каждого пропуска посетителя.
Прием заявок и последующие действия по заявителям.
Собирайте данные по заявке, направляйте работу нужному ответственному и сохраняйте видимость обновлений для заявителя по мере продвижения заявки.
Обновления статуса и совместная работа.
Отслеживайте ход работы, согласования, комментарии, напоминания и передачу задач в одном общем рабочем процессе.
Видимость заявок на пропуск для посетителя.
Дайте командам доступ к записям с поиском, истории ответственных и видимости статуса для отчетности и повторяющихся задач.
Включенные компоненты
- Заявка на пропуск для посетителя
- Журнал последующих действий по заявителю
- Список заявок на пропуск для посетителя
- Очередь открытых заявок
- Очередь статусов заявителей
- Уведомление ответственному
- Уведомление об обновлении для заявителя
- Напоминание об отправке
- Напоминание о статусе
- Заявитель
- Согласующий
- Операционный ответственный
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Сохраняйте видимость статуса, ответственного и следующих шагов по заявке на пропуск для посетителя в одном общем рабочем процессе.
- Дайте заявителям понятный способ отправлять данные по заявке на пропуск для посетителя без потери контекста после приема заявки.
- Сохраняйте видимость ответственных, статуса очереди и последующих действий по заявителям в одном месте.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Список заявок на пропуск для посетителя.
Проверяйте заявки на пропуск для посетителей по заявителю, ответственному, статусу и следующему действию из одной очереди.
Заявка на пропуск для посетителя.
Собирайте данные по заявке на пропуск для посетителя, сопутствующие файлы и контекст заявителя до проверки или выполнения.
Очередь статусов заявителей.
Отслеживайте объем заявок, срок обработки, нагрузку на ответственных и ожидаемые последующие действия в одном дашборде.
Как это работает
От настройки до запуска
Заявитель отправляет заявку на пропуск для посетителя с данными, которые нужны ответственным для проверки или выполнения.
Назначенный ответственный проверяет заявку, при необходимости запрашивает уточнение и переводит ее в нужный статус.
Очереди и напоминания помогают заявителям и ответственным понимать, что находится в ожидании, согласовано или заблокировано.
Завершенные заявки остаются доступными для поиска для повторяющихся задач, аудита и отслеживания уровня сервиса.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что входит в этот шаблон заявки на пропуск для посетителя?
Он включает прием заявок, маршрутизацию по ответственным, представления статусов и напоминания, чтобы команды могли проверять заявки на пропуск для посетителей и выполнять последующие действия без потери контекста.
Можно ли настроить поля и рабочий процесс?
Да. Вы можете изменить поля приема заявки, маршрутизацию по ответственным, обновления статуса для заявителя, представления и автоматизации под свой процесс.
Могут ли команды использовать его на мобильных устройствах?
Да. Команды могут отправлять, проверять и обновлять записи с компьютера или мобильных устройств.
Могут ли заявители и ответственные видеть обновления статуса в одном месте?
Да. Команды могут назначать ответственных, обновлять статус для заявителя, фиксировать решения и запускать напоминания, чтобы заявки не терялись после приема.
Для кого этот шаблон подходит лучше всего?
Он полезен для руководителей команд, согласующих и операционных команд, которым нужна более понятная подача заявок от заявителей, маршрутизация по ответственным и видимость статусов по заявкам на пропуск для посетителей.
Может ли AI помочь адаптировать этот шаблон?
Да. AI может помочь настроить поля, представления, автоматизации и шаги рабочего процесса под ваш процесс оформления пропусков для посетителей после старта с этого шаблона.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
Пакеты рабочих процессов
Посмотрите, где этот шаблон подходит в полном рабочем процессе
Руководства
Спланируйте процесс за этим шаблоном
Руководство
Руководство по рабочему процессу согласования запросов на доступ
Заранее спланируйте поля запроса на доступ, маршрутизацию согласования, контекст риска, объем доступа, срок действия и подтверждающие материалы по закрытию, прежде чем открывать шаблон доступа.
РуководствоРуководство по рабочему процессу управления посетителями и контроля ключей
Продумайте управление посетителями, согласование с принимающей стороной, выдачу ключей, хранение, сроки возврата и поля для закрытия перед выбором шаблона контроля доступа.
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.