Người gửi cung cấp thông tin yêu cầu kiểm tra với đủ bối cảnh để rà soát nhanh.
Mẫu phiếu yêu cầu kiểm tra
Thu thập thông tin yêu cầu kiểm tra, điều phối từng yêu cầu đến đúng người phụ trách, và theo dõi trạng thái từ lúc tiếp nhận đến khi hoàn tất theo dõi trong một ứng dụng Jodoo có thể tùy chỉnh.
Dành cho các nhóm tài chính, AP và vận hành cần quy trình tiếp nhận có cấu trúc, phân công rõ ràng, theo dõi trạng thái minh bạch và ghi nhận đầy đủ các bước theo dõi.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để khớp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình phiếu yêu cầu kiểm tra trực tiếp, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Các nhóm tài chính, AP và vận hành dùng phiếu yêu cầu kiểm tra này để thu thập thông tin thanh toán, tệp hỗ trợ, phê duyệt, ngoại lệ, trạng thái và theo dõi trước khi xử lý.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phụ trách sàng lọc yêu cầu đầu vào và theo dõi mục nào cần xử lý tiếp theo.
Quản lý theo dõi khối lượng yêu cầu, điểm nghẽn và việc theo dõi với người gửi trên toàn đội.
Đội vận hành chuẩn hóa cách tiếp nhận và theo dõi phiếu yêu cầu kiểm tra.
Quản lý xem tải công việc của người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các mục theo dõi quá hạn.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận dữ liệu cho quy trình yêu cầu kiểm tra
Thu thập các trường chính, bối cảnh, người phụ trách và thông tin hỗ trợ cần cho từng yêu cầu kiểm tra.
Tiếp nhận yêu cầu và theo dõi với người gửi
Thu thập chi tiết yêu cầu, điều phối công việc đến đúng người phụ trách và giữ hiển thị các cập nhật cho người gửi khi hạng mục tiến triển.
Tiếp nhận hồ sơ và sẵn sàng rà soát
Thu thập thông tin mà người duyệt cần, phát hiện sớm phần còn thiếu và chuyển các yêu cầu đã đầy đủ sang bước tiếp theo.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu yêu cầu kiểm tra
- Nhật ký theo dõi người gửi yêu cầu
- Ghi chú theo dõi hồ sơ gửi
- Danh sách biểu mẫu yêu cầu kiểm tra
- Hàng đợi yêu cầu đang mở
- Hàng đợi trạng thái của người gửi yêu cầu
- Hàng đợi hồ sơ mới
- Thông báo cho người phụ trách
- Thông báo cập nhật cho người gửi yêu cầu
- Nhắc nhở gửi hồ sơ
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ trạng thái biểu mẫu yêu cầu kiểm tra, người phụ trách và các bước tiếp theo hiển thị rõ trong một quy trình dùng chung.
- Tạo cho người gửi yêu cầu một cách rõ ràng để nộp thông tin yêu cầu kiểm tra mà không mất ngữ cảnh sau khi tiếp nhận.
- Giữ người phụ trách, trạng thái hàng đợi và việc theo dõi người gửi yêu cầu hiển thị tại một nơi.
- Cung cấp cho người phụ trách và quản lý các hàng đợi rõ ràng cho công việc quá hạn, bị chặn, ưu tiên cao và sẵn sàng đóng.
- Làm cho người phụ trách, trạng thái và các bước tiếp theo hiển thị rõ với toàn bộ nhóm.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Biểu mẫu yêu cầu kiểm tra
Thu thập chi tiết biểu mẫu yêu cầu kiểm tra cùng tệp đính kèm, phân công người phụ trách, trạng thái xem xét và yêu cầu theo dõi.
Hàng đợi theo dõi biểu mẫu yêu cầu kiểm tra
Ưu tiên công việc đang mở theo người phụ trách, trạng thái, ngày đến hạn, lý do ngoại lệ và hành động theo dõi.
Bảng điều khiển kiểm soát biểu mẫu yêu cầu kiểm tra
Theo dõi khối lượng công việc, cơ cấu trạng thái, các mục quá hạn, xu hướng danh mục và tiến độ đóng hồ sơ ngay trên bảng điều khiển.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người gửi yêu cầu nộp biểu mẫu yêu cầu kiểm tra với đầy đủ thông tin mà người phụ trách cần để xem xét hoặc xử lý.
Người phụ trách được phân công xem xét yêu cầu, hỏi bổ sung khi cần và chuyển sang trạng thái phù hợp.
Các hàng đợi và nhắc nhở giúp người gửi yêu cầu và người phụ trách luôn thống nhất về nội dung đang chờ, đã phê duyệt hoặc đang bị chặn.
Các yêu cầu đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm lại cho công việc lặp lại, kiểm toán và theo dõi mức dịch vụ.
Một thành viên trong nhóm gửi bản ghi biểu mẫu yêu cầu kiểm tra với các thông tin bắt buộc và bằng chứng kèm theo.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu biểu mẫu yêu cầu kiểm tra này bao gồm những gì?
Bao gồm tiếp nhận yêu cầu, phân công người phụ trách, chế độ xem trạng thái và nhắc việc, để các nhóm có thể xem xét và theo dõi yêu cầu kiểm tra mà không mất ngữ cảnh.
Có thể tùy chỉnh các trường và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường tiếp nhận, phân công người phụ trách, cập nhật trạng thái cho người yêu cầu, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Các nhóm có thể dùng trên thiết bị di động không?
Có. Các nhóm có thể gửi, xem xét và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật trạng thái ở một nơi không?
Có. Các nhóm có thể phân công người phụ trách, cập nhật trạng thái cho người yêu cầu, ghi lại quyết định và kích hoạt nhắc việc để yêu cầu không bị bỏ quên sau khi tiếp nhận.
Mẫu này phù hợp nhất cho ai?
Mẫu này hữu ích cho các nhóm tài chính, AP và vận hành cần bản ghi yêu cầu chi nhất quán, theo dõi người chịu trách nhiệm rà soát và theo dõi xử lý tiếp theo.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Bộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
10 mẫu
Bộ quy trình phê duyệt thanh toán
Kết nối yêu cầu thanh toán, phê duyệt hóa đơn, kiểm soát giải ngân ACH, yêu cầu thanh toán bằng séc, theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và theo dõi tiếp của bộ phận AP.
01 Tiếp nhận yêu cầu thanh toán02 Xác minh hóa đơn và bối cảnh AP03 Kiểm soát giải ngân thanh toán04 Theo dõi tiếp thanh toánBiểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng / Quy trình phê duyệt hóa đơn AP15 mẫuBộ quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính
Đưa phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, CapEx, tín dụng và bút toán vào một quy trình kiểm soát tài chính rõ ràng hơn.
01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Rà soát ngân sách và bối cảnh chính sách03 Định tuyến phê duyệt có kiểm soát04 Theo dõi thanh toán và xử lý tiếpQuy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Yêu cầu hóa đơnMẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.