Bộ quy trình

Bộ quy trình phê duyệt thanh toán

Kết nối yêu cầu thanh toán, phê duyệt hóa đơn, kiểm soát giải ngân ACH, yêu cầu thanh toán bằng séc, theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và theo dõi tiếp của bộ phận AP.

Bộ này dành cho các đội ngũ tài chính cần quy trình phê duyệt thanh toán để lưu giữ đầy đủ bối cảnh yêu cầu, chứng từ nhà cung cấp, liên kết hóa đơn hoặc PO, mức độ sẵn sàng giải ngân và trạng thái thanh toán sau phê duyệt trong cùng một lịch sử theo dõi.

Xem các giai đoạn quy trìnhMở mẫu khởi đầu

Các đội ngũ tài chính đang chuẩn hóa phê duyệt thanh toán cho nhà cung cấp và kiểm soát giải ngân.Các đội ngũ AP cần trạng thái hóa đơn và trạng thái thanh toán trong cùng một góc nhìn vận hành.Các kiểm soát viên tài chính cần đầy đủ bằng chứng trước khi giải ngân ACH, séc hoặc thanh toán cho nhà cung cấp.

Biểu mẫu yêu cầu thanh toán

Yêu cầu thanh toán mua hàng

Quy trình phê duyệt hóa đơn AP

01Tiếp nhận yêu cầu thanh toán02Xác minh hóa đơn và bối cảnh AP03Kiểm soát giải ngân thanh toán04Theo dõi tiếp thanh toán

Các giai đoạn quy trình

Cách các mẫu được kết nối trong toàn bộ quy trình

Tiếp nhận yêu cầu thanh toán

Thu thập người yêu cầu, nhà cung cấp, số tiền, lý do, ngày đến hạn, phương thức thanh toán và tệp đính kèm trước khi bộ phận tài chính rà soát.

Biểu mẫu yêu cầu thanh toánThu thập yêu cầu thanh toán với thông tin người thụ hưởng, tài liệu đính kèm và trạng thái sẵn sàng phê duyệt hiển thị rõ trước khi giải ngân.Yêu cầu thanh toán mua hàngThu thập yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp kèm hóa đơn, trạng thái nhận hàng và bàn giao phê duyệt hiển thị rõ trước khi giải ngân.Mẫu phiếu yêu cầu kiểm traDùng phiếu yêu cầu kiểm tra để thu thập thông tin người nhận, tệp đính kèm, trạng thái rà soát, quyết định của người phụ trách và các bước theo dõi của bộ phận tài chính.

Xác minh hóa đơn và bối cảnh AP

Liên kết công việc thanh toán với phê duyệt hóa đơn, tuổi nợ AP, trạng thái mã hóa, lý do tạm giữ và mức độ sẵn sàng thanh toán.

Quy trình phê duyệt hóa đơn APĐịnh tuyến hóa đơn nhà cung cấp qua bước rà soát mã hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ, dấu vết kiểm toán và mức độ sẵn sàng để phát hành trong đợt thanh toán.Trình theo dõi công nợ phải trảTheo dõi hóa đơn AP theo nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.

Kiểm soát giải ngân thanh toán

Rà soát thông tin ACH, ủy quyền, người phụ trách giải ngân, thông tin đối soát thanh toán và bằng chứng phê duyệt trước khi tiền được chuyển.

Biểu mẫu yêu cầu ACHMẫu yêu cầu ACH để thu thập chi tiết yêu cầu, định tuyến công việc đến đúng người phụ trách và duy trì hiển thị trạng thái từ lúc tiếp nhận đến khi theo dõi tiếp.Biểu mẫu yêu cầu thanh toán ACHThu thập yêu cầu thanh toán ACH với thông tin ngân hàng của nhà cung cấp, số tiền hóa đơn, ngày đến hạn, thông tin chuyển tiền, trạng thái phê duyệt và theo dõi phát hành đợt thanh toán.Mẫu biểu mẫu ủy quyền thanh toánSử dụng Biểu mẫu ủy quyền thanh toán để thu thập thông tin thanh toán, tệp đính kèm, trạng thái rà soát, quyết định của người phụ trách và các bước AP cần theo dõi.

Theo dõi tiếp thanh toán

Theo dõi trạng thái thanh toán cho nhà cung cấp, nghĩa vụ hợp đồng, các mốc thanh toán theo lịch và ghi chú hoàn tất sau khi phê duyệt.

Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấpTheo dõi chi trả cho nhà cung cấp với các hóa đơn bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán trước khi việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp trở thành tồn đọng.Trình theo dõi lịch thanh toán hợp đồngTheo dõi các mốc thanh toán hợp đồng với nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, điều kiện tiên quyết, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.

Chi tiết được kết nối

Giữ nhất quán thông tin quan trọng từ yêu cầu đến theo dõi tiếp

Nhà cung cấp, số tiền, lý do, ngày đến hạn và tệp được chuyển từ yêu cầu thanh toán sang bước rà soát.
Hóa đơn, trạng thái tạm giữ AP, mã hóa và trạng thái phê duyệt liên kết công việc thanh toán với bối cảnh tài chính.
Thông tin ACH, yêu cầu thanh toán bằng séc, ủy quyền và người phụ trách giải ngân hỗ trợ thực hiện thanh toán có kiểm soát.
Trạng thái thanh toán, ghi chú đối soát thanh toán, mốc hợp đồng và người phụ trách hoàn tất giúp việc theo dõi tiếp luôn hiển thị rõ ràng.

Điểm bắt đầu phù hợp nhất

Chọn mẫu đầu tiên theo điểm nghẽn

Bắt đầu với yêu cầu thanh toán nếu vấn đề chính là khâu tiếp nhận và chứng từ hỗ trợ.
Bắt đầu với phê duyệt hóa đơn nếu quyết định thanh toán đang bị chặn bởi bước rà soát AP.
Bắt đầu với yêu cầu thanh toán ACH nếu kiểm soát giải ngân là bước có rủi ro cao nhất.

Mẫu đi kèm

Các mẫu hỗ trợ gói quy trình này

Biểu mẫu yêu cầu thanh toán

Thu thập yêu cầu thanh toán với thông tin người thụ hưởng, tài liệu đính kèm và trạng thái sẵn sàng phê duyệt hiển thị rõ trước khi giải ngân.

Yêu cầu thanh toán mua hàng

Thu thập yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp kèm hóa đơn, trạng thái nhận hàng và bàn giao phê duyệt hiển thị rõ trước khi giải ngân.

Quy trình phê duyệt hóa đơn AP

Định tuyến hóa đơn nhà cung cấp qua bước rà soát mã hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ, dấu vết kiểm toán và mức độ sẵn sàng để phát hành trong đợt thanh toán.

Trình theo dõi công nợ phải trả

Theo dõi hóa đơn AP theo nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.

Biểu mẫu yêu cầu ACH

Mẫu yêu cầu ACH để thu thập chi tiết yêu cầu, định tuyến công việc đến đúng người phụ trách và duy trì hiển thị trạng thái từ lúc tiếp nhận đến khi theo dõi tiếp.

Biểu mẫu yêu cầu thanh toán ACH

Thu thập yêu cầu thanh toán ACH với thông tin ngân hàng của nhà cung cấp, số tiền hóa đơn, ngày đến hạn, thông tin chuyển tiền, trạng thái phê duyệt và theo dõi phát hành đợt thanh toán.

Mẫu phiếu yêu cầu kiểm tra

Dùng phiếu yêu cầu kiểm tra để thu thập thông tin người nhận, tệp đính kèm, trạng thái rà soát, quyết định của người phụ trách và các bước theo dõi của bộ phận tài chính.

Mẫu biểu mẫu ủy quyền thanh toán

Sử dụng Biểu mẫu ủy quyền thanh toán để thu thập thông tin thanh toán, tệp đính kèm, trạng thái rà soát, quyết định của người phụ trách và các bước AP cần theo dõi.

Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấp

Theo dõi chi trả cho nhà cung cấp với các hóa đơn bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán trước khi việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp trở thành tồn đọng.

Trình theo dõi lịch thanh toán hợp đồng

Theo dõi các mốc thanh toán hợp đồng với nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, điều kiện tiên quyết, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.

Quy trình kinh doanh liên quan

Khám phá các tình huống sử dụng đằng sau quy trình này

24 mẫu

Mẫu phê duyệt tài chính

Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.

Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Trình theo dõi công nợ phải trả 9 mẫu

Tự động hóa công nợ phải trả

Lập kế hoạch quy trình tự động hóa công nợ phải trả cho tiếp nhận hóa đơn, rà soát hạch toán, phê duyệt, yêu cầu ACH, trạng thái thanh toán và bảng tổng quan công nợ phải trả.

Trình theo dõi công nợ phải trả / Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Yêu cầu hóa đơn 8 mẫu

Phần mềm phê duyệt hóa đơn

Lập kế hoạch quy trình phần mềm phê duyệt hóa đơn cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, định tuyến người phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và theo dõi tiếp của bộ phận công nợ phải trả.

Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả 23 mẫu

Mẫu quy trình mua sắm

So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng 24 mẫu

Mẫu Quản lý nhà cung cấp

Tổ chức việc tiếp nhận, thiết lập, đánh giá, so sánh và kiểm toán nhà cung cấp với bộ quy trình quản lý nhà cung cấp rõ ràng hơn.

Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp

Thêm gói quy trình

So sánh các gói quy trình tương tự

10 mẫu

Bộ quy trình xử lý khiếu nại khách hàng

Kết nối tiếp nhận khiếu nại, phân loại, điều tra, phê duyệt RMA, rà soát bảo hành, hoàn tiền và theo dõi tiếp hành động khắc phục.

01 Tiếp nhận và phân loại khiếu nại02 Phê duyệt trả hàng hoặc rà soát bảo hành03 Phê duyệt hoàn tiền hoặc thay thế04 Ngăn ngừa vấn đề tái diễnPhần mềm quản lý khiếu nại khách hàng / Phần mềm quản lý trả hàng / Phần mềm RMA / Phần mềm quản lý bảo hành / Mẫu chất lượng & an toàn / Mẫu phê duyệt tài chínhMẫu theo dõi khiếu nại khách hàng / Biểu mẫu khiếu nại khách hàng / Biểu mẫu yêu cầu RMA 9 mẫu

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo PO và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.

01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngMẫu quy trình mua sắm / Mẫu phê duyệt tài chính / Mẫu Quản lý nhà cung cấpBiểu Mẫu Yêu Cầu Vật Tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung 15 mẫu

Bộ quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính

Đưa phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, CapEx, tín dụng và bút toán vào một quy trình kiểm soát tài chính rõ ràng hơn.

01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Rà soát ngân sách và bối cảnh chính sách03 Định tuyến phê duyệt có kiểm soát04 Theo dõi thanh toán và xử lý tiếpMẫu phê duyệt tài chính / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu Quản lý nhà cung cấpQuy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Yêu cầu hóa đơn 8 mẫu

Bộ quy trình công nợ phải trả, phê duyệt hóa đơn và kiểm soát thanh toán

Kết nối tiếp nhận hóa đơn AP, phê duyệt mã hạch toán, kiểm soát phát hành ACH, trạng thái thanh toán và lịch thanh toán gắn với hợp đồng.

01 Thu thập hóa đơn và ngữ cảnh thanh toán02 Định tuyến mã hạch toán AP và phê duyệt hóa đơn03 Chuẩn bị phát hành thanh toán có kiểm soát04 Theo dõi tuổi nợ AP và nghĩa vụ theo hợp đồngMẫu phê duyệt tài chính / Mẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu quy trình mua sắmTrình theo dõi công nợ phải trả / Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán ACH 16 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp & đánh giá năng lực nhà cung cấp

Kết nối tiếp nhận nhà cung cấp, thiết lập nhà cung cấp, rà soát năng lực, so sánh, kiểm tra và theo dõi hành động khắc phục trong một quy trình quản lý nhà cung cấp.

01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Thiết lập bản ghi nhà cung cấp03 Đánh giá và so sánh nhà cung cấp04 Kiểm tra và theo dõi hành động khắc phụcMẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu phê duyệt tài chínhBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp 17 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận hàng vào kho & kiểm soát tồn kho

Kết nối yêu cầu vật tư, kiểm tra tiếp nhận, xuất kho, hàng trả lại, cảnh báo sắp hết hàng, bổ sung hàng, kiểm tra và điều chỉnh tồn kho.

01 Yêu cầu và xuất vật tư02 Tiếp nhận và kiểm tra hàng nhập kho03 Kiểm soát hàng trả lại và ngoại lệ04 Bổ sung hàng và đối soát khoMẫu Kho hàng & Tồn kho / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu chất lượng & an toàn / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịBiểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu Mẫu Yêu Cầu Vật Tư / Biểu Mẫu Yêu Cầu Vật Tư Trường Học 6 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt và gia hạn hợp đồng

Kết nối tiếp nhận hợp đồng, định tuyến phê duyệt, theo dõi hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách và theo dõi gia hạn hoặc kéo dài thời hạn hợp đồng.

01 Tiếp nhận yêu cầu hợp đồng02 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ03 Theo dõi nghĩa vụ và mốc thời gian04 Quản lý kéo dài thời hạn và gia hạn hợp đồngMẫu quy trình mua sắm / Mẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu phê duyệt tài chínhBiểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Theo dõi hợp đồng 10 mẫu

Bộ mẫu quy trình yêu cầu của nhân viên & tiếp nhận nhân viên mới

Kết nối các quy trình yêu cầu nghỉ phép, tác vụ tiếp nhận nhân viên mới, phê duyệt bảng chấm công, đào tạo nhân viên, hoàn trả chi phí, chấm công và thiết lập quyền truy cập.

01 Tiếp nhận yêu cầu của nhân viên02 Định tuyến phê duyệt của quản lý và HR03 Quản lý mức độ sẵn sàng tiếp nhận nhân viên mới04 Theo dõi đào tạo và công việc theo dõi tiếp với nhân viênMẫu yêu cầu nhân sự cho nhân viên / Mẫu phê duyệt tài chính / Mẫu quy trình truy cập và bảo mật / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịBiểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép / Trình theo dõi hội nhập nhân viên / Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới

Hướng dẫn

Làm rõ tiêu chí cho quy trình này

Hướng dẫn

Hướng dẫn tự động hóa quy trình khoản phải trả

Lập kế hoạch quy trình tự động hóa khoản phải trả cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và bảng tổng quan theo dõi tiếp.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp về gói quy trình này

Phê duyệt thanh toán có giống với phê duyệt hóa đơn không?

Không. Phê duyệt hóa đơn quyết định liệu một hóa đơn có thể được xử lý tiếp hay không. Phê duyệt thanh toán kiểm soát thời điểm, cách thức và người thực hiện giải ngân.

Bộ này có hỗ trợ yêu cầu ACH và thanh toán bằng séc không?

Có. Quy trình có thể hỗ trợ yêu cầu ACH, ủy quyền thanh toán, yêu cầu thanh toán bằng séc và theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp dưới dạng các bản ghi riêng biệt nhưng được kết nối với nhau.

Theo dõi AP phù hợp ở bước nào?

Theo dõi AP cung cấp cho bộ phận tài chính góc nhìn tồn đọng trên toàn bộ hóa đơn, các khoản tạm giữ, mức độ sẵn sàng thanh toán và việc theo dõi tiếp của người phụ trách trước khi giải ngân.

Bước tiếp theo

Bắt đầu từ mẫu phù hợp nhất, rồi điều chỉnh quy trình

Xem trước mẫu đầu tiên trong gói quy trình này, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, người phụ trách, trạng thái và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.

Xem trước mẫu khởi đầu