- Trình theo dõi yêu cầu tài chínhSử dụng trình theo dõi yêu cầu tài chính để theo dõi số tiền, người phụ trách ngân sách, trạng thái phê duyệt, chứng từ, tiến độ thanh toán hoặc hoàn ứng, và các trường hợp tạm giữ.
- Biểu mẫu yêu cầu thanh toánGhi nhận yêu cầu thanh toán, tài liệu đính kèm, phê duyệt và trạng thái chi trả trong một quy trình tài chính được xây dựng trên Jodoo.
- Yêu cầu thanh toán mua hàngThu thập yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp kèm hóa đơn, trạng thái nhận hàng và bàn giao phê duyệt hiển thị rõ trước khi giải ngân.
Tình huống sử dụng
Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính
Định tuyến yêu cầu tài chính, phê duyệt thanh toán, rà soát hóa đơn, hoàn ứng, kiểm tra ngân sách, CapEx và theo dõi tiếp thanh toán với bằng chứng rõ ràng hơn.
- Thu thập thông tin người yêu cầu, số tiền, ngữ cảnh nhà cung cấp hoặc nhân viên, trung tâm chi phí, tệp đính kèm, trạng thái phê duyệt và lý do ngoại lệ.
- Kết nối các quy trình ngân sách, hóa đơn, thanh toán, hoàn ứng, CapEx, ACH, séc và thanh toán nhà cung cấp.
- Sử dụng bảng tổng quan để theo dõi phê duyệt đang chờ, yêu cầu bị chặn, bằng chứng còn thiếu, mức độ sẵn sàng thanh toán và các mục theo dõi tiếp chưa hoàn tất.
Các đội ngũ tài chính đang chuẩn hóa hàng chờ yêu cầu và phê duyệt nội bộ.Lãnh đạo các bộ phận gửi yêu cầu về ngân sách, thanh toán, hoàn ứng hoặc CapEx.Các đội ngũ vận hành cần trạng thái tài chính và bằng chứng đi kèm mà không phải thêm nhiều bảng tính.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Công việc xử lý yêu cầu tài chính cần đủ ngữ cảnh trước khi phê duyệt và đủ khả năng hiển thị trạng thái sau khi phê duyệt. Tình huống sử dụng này kết nối tiếp nhận yêu cầu, ngữ cảnh ngân sách, phê duyệt hóa đơn, mức độ sẵn sàng thanh toán, theo dõi hoàn ứng, rà soát CapEx, phát hành ACH hoặc séc và theo dõi thanh toán nhà cung cấp mà không định vị Jodoo là phần mềm kế toán, thuế, tiền lương, cho vay hay quản lý ngân quỹ.
Thu thập thông tin người yêu cầu, số tiền, ngữ cảnh nhà cung cấp hoặc nhân viên, trung tâm chi phí, tệp đính kèm, trạng thái phê duyệt và lý do ngoại lệ.
Kết nối các quy trình ngân sách, hóa đơn, thanh toán, hoàn ứng, CapEx, ACH, séc và thanh toán nhà cung cấp.
Sử dụng bảng tổng quan để theo dõi phê duyệt đang chờ, yêu cầu bị chặn, bằng chứng còn thiếu, mức độ sẵn sàng thanh toán và các mục theo dõi tiếp chưa hoàn tất.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
18 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
64 mẫu
Kiểm soát Back Office
Kết nối các quy trình hợp đồng, nhà cung cấp, tài chính, quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, bằng chứng kiểm toán và khắc phục bằng các mẫu Jodoo có thể chỉnh sửa.
Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng29 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí9 mẫuTự động hóa công nợ phải trả
Lập kế hoạch quy trình tự động hóa công nợ phải trả cho tiếp nhận hóa đơn, rà soát hạch toán, phê duyệt, yêu cầu ACH, trạng thái thanh toán và bảng tổng quan công nợ phải trả.
Trình theo dõi công nợ phải trả / Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Yêu cầu hóa đơn8 mẫuPhần mềm phê duyệt hóa đơn
Lập kế hoạch quy trình phần mềm phê duyệt hóa đơn cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, định tuyến người phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và theo dõi tiếp của bộ phận công nợ phải trả.
Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả9 mẫuHệ thống phê duyệt công tác
Xây dựng hệ thống phê duyệt công tác cho yêu cầu đi công tác, kiểm tra chính sách, xét duyệt của quản lý, tạm ứng công tác, bàn giao hoàn ứng và khả năng theo dõi cho bộ phận tài chính.
Mẫu hoàn trả chi phí đi lại / Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác / Mẫu biểu mẫu yêu cầu tạm ứng công tác9 mẫuPhần mềm quy trình phê duyệt cho yêu cầu, quy tắc và nhật ký kiểm toán
Xây dựng quy trình phê duyệt cho yêu cầu, ngưỡng phê duyệt, người rà soát, ngoại lệ, lịch sử trạng thái và bàn giao sẵn sàng cho kiểm toán.
Phê duyệt đơn đặt hàng / Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí21 mẫuKiểm soát vòng đời hợp đồng & nhà cung cấp
Kiểm soát tiếp nhận hợp đồng, phê duyệt, ngày gia hạn, nghĩa vụ, tiếp nhận nhà cung cấp, bản ghi nhà cung cấp, rà soát rủi ro và người phụ trách theo dõi tiếp.
Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng29 mẫuMẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàngCâu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Một quy trình phê duyệt yêu cầu tài chính nên bao gồm những gì?
Nên bao gồm thông tin người yêu cầu, số tiền, mục đích, ngữ cảnh nhà cung cấp hoặc nhân viên, tệp hỗ trợ, người phê duyệt, bước kiểm tra chính sách hoặc ngân sách, lý do trả lại, mức độ sẵn sàng thanh toán và trạng thái hoàn tất.
Giải pháp này có thể thay thế phần mềm kế toán không?
Không. Giải pháp này hỗ trợ quản lý quy trình xoay quanh việc tiếp nhận yêu cầu, bằng chứng phê duyệt, ngoại lệ và theo dõi tiếp. Các yêu cầu về kế toán, thuế, tiền lương và thực thi thanh toán vẫn nên được xử lý trong các hệ thống phù hợp và bởi đúng người phụ trách.
Đội ngũ nên bắt đầu với quy trình tài chính nào?
Hãy bắt đầu với yêu cầu gây chậm trễ hoặc phát sinh làm lại nhiều nhất: yêu cầu thanh toán, phê duyệt hóa đơn, hoàn ứng chi phí, phê duyệt ngân sách hoặc rà soát CapEx.
Bộ quy trình
Quy trình đầy đủ có bao gồm tình huống sử dụng này
13 mẫu
Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp
Kết nối khâu tiếp nhận nhà cung cấp, tài liệu bắt buộc, rà soát thiết lập, kiểm tra rủi ro, trạng thái phê duyệt và bàn giao cho bộ phận mua hàng hoặc thanh toán.
01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Rà soát tài liệu và mức độ sẵn sàng03 Định tuyến rủi ro và phê duyệt04 Thiết lập bản ghi nhà cung cấpBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp17 mẫuBộ quy trình quản lý nhà cung cấp
Kết nối khâu tiếp nhận nhà cung cấp, dữ liệu gốc, đánh giá điều kiện nhà cung cấp, kiểm tra rủi ro, kiểm toán, nghĩa vụ hợp đồng, gia hạn và theo dõi tiếp khắc phục.
01 Duy trì bản ghi nhà cung cấp02 Đánh giá điều kiện và rà soát nhà cung cấp03 Theo dõi hợp đồng và gia hạn04 Hoàn tất công việc kiểm toán và khắc phụcBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp12 mẫuBộ quy trình yêu cầu thanh toán
Kết nối khâu tiếp nhận yêu cầu tài chính, yêu cầu thanh toán, ngữ cảnh hóa đơn, bằng chứng phê duyệt, giải ngân qua ACH hoặc séc và theo dõi thanh toán.
01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Xác minh ngữ cảnh hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán03 Định tuyến phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân04 Theo dõi sau thanh toánTrình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng11 mẫuBộ quy trình phê duyệt hoàn ứng
Kết nối yêu cầu hoàn ứng chi phí, phê duyệt của quản lý, rà soát của tài chính, chứng từ hóa đơn, các trường hợp ngoại lệ và theo dõi thanh toán.
01 Thu thập thông tin hoàn ứng02 Định tuyến phê duyệt của quản lý03 Hoàn tất rà soát tài chính04 Theo dõi thanh toánYêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí / Quy trình phê duyệt chi phí / Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác7 mẫuBộ quy trình phê duyệt CapEx
Kết nối yêu cầu chi tiêu vốn, rà soát ngân sách, phê duyệt tài chính, tệp đính kèm, bàn giao tài sản và theo dõi sau phê duyệt.
01 Tiếp nhận yêu cầu CapEx02 Rà soát ngân sách và ngưỡng phê duyệt03 Kết nối tài sản, dự án hoặc hợp đồng04 Theo dõi phê duyệt và các việc cần làm về thanh toánBiểu mẫu yêu cầu chi tiêu vốn / Quy trình phê duyệt ngân sách / Trình theo dõi yêu cầu tài chính11 mẫuBộ quy trình phê duyệt hóa đơn
Kết nối tiếp nhận hóa đơn, rà soát AP, mã hóa, định tuyến phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán, thông tin nhà cung cấp và hoàn tất xử lý.
01 Thu thập thông tin ngữ cảnh hóa đơn02 Rà soát AP và mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp03 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ04 Chuyển sang trạng thái sẵn sàng thanh toánQuy trình phê duyệt hóa đơn AP / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả11 mẫuBộ mẫu quy trình yêu cầu cấp quyền truy cập
Kết nối tiếp nhận yêu cầu cấp quyền truy cập, phê duyệt của quản lý, quyền truy cập thư mục, yêu cầu phần mềm, tài sản IT, trạng thái cấp quyền và bằng chứng hoàn tất.
01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát phê duyệt và ngoại lệ03 Phối hợp cấp quyền và tài sản04 Hoàn tất bằng chứng truy cậpBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Mẫu biểu mẫu yêu cầu quyền truy cập thư mục12 mẫuBộ quy trình yêu cầu thay đổi CNTT
Kết nối kiểm soát thay đổi, yêu cầu phần mềm, tác động quyền truy cập, rà soát giấy phép, tài sản CNTT, phê duyệt, tác vụ triển khai và bằng chứng xác thực.
01 Tiếp nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát tác động về quyền truy cập, giấy phép và rủi ro03 Điều phối triển khai04 Xác thực và hoàn tấtPhần mềm kiểm soát thay đổi / Biểu mẫu yêu cầu phần mềm / Mẫu biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềmBước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.