Đối soát trước khi sửa tồn kho
So sánh kết quả đếm với số dư cùng thời điểm. Giải thích các lần nhận và xuất xen giữa, đồng thời giữ chênh lệch chưa giải quyết mở để rà soát.
Đăng nhập để khám phá mẫu và cài đặt một bản sao cho riêng bạn.
So sánh số lượng cùng thời điểm
Phép tính tách chênh lệch giao dịch đã giải thích khỏi sai lệch tồn kho chưa rõ.
Chế độ đầu tiên hiển thị phép tính trong sổ đối soát Jodoo, cùng một lần đếm găng tay chưa giải quyết và vị trí không hàng đã xác nhận. Kết quả thực tế cũng là 22 nên chênh lệch chưa giải thích bằng không. Nếu lần xuất hai thùng đã nằm trong 24 ban đầu, trừ lại là sai. Thời gian ghi sổ và hiệu lực của giao dịch rất quan trọng.
Thực hành đối soát trong Excel
Sổ làm việc đối soát tồn kho
Nhập số lượng ảnh chụp, lần nhận và xuất sau đó, và kết quả đếm thực tế. Xem phần chênh lệch còn lại trước khi ghi quyết định. Có kèm ví dụ giả định.
Sổ có trang trống và ví dụ. Kết quả cố ý không hiển thị khi thiếu đầu vào bắt buộc hoặc lần đếm thực tế. Tham chiếu quyết định ghi việc rà soát, không chứng nhận bút toán.
Đừng ép mọi chênh lệch thành điều chỉnh
Vuốt ngang để xem tất cả cột →
| Tình huống | Vì sao quan trọng | Bước tiếp theo |
|---|---|---|
| Một lần nhận bị ghi hai lần | Số lượng dự kiến bị thổi phồng trước khi so với đếm. | Đối soát chứng từ nguồn và ghi sổ; đừng sửa tồn thực tế để che trùng lặp. |
| Hàng chuyển giữa các ô | Tổng có thể đúng trong khi từng vị trí sai. | Đối soát cả hai vị trí và ghi bằng chứng điều chuyển. |
| Mặt hàng không có số dư đầu | Không thể tính chênh lệch đáng tin từ số không giả định. | Xác lập nguồn ảnh chụp hoặc giữ dòng ở trạng thái chưa giải quyết. |
| Giao dịch sau làm đổi số dư | Điều chỉnh cũ có thể ghi đè hoạt động hợp lệ. | Đối soát số lượng mới trước khi duyệt yêu cầu đang chờ. |
| Đơn vị khác nhau | Chênh lệch số có thể là đóng gói, không phải thiếu hàng. | Xác nhận đơn vị và quy đổi thay vì cộng lượng khác loại. |
Giữ bản ghi hỗ trợ gần quyết định
Bằng chứng
Chọn lần đếm ban đầu trong trang đối soát để lấy SKU, vị trí, ảnh chụp và số lượng quan sát. Thêm các lần nhận/xuất chưa có; Jodoo tính tồn dự kiến và phần chưa giải thích. Giữ đợt đếm, dòng gốc, lần đếm lại và tham chiếu luân chuyển liên kết. Lời giải thích nên nêu đúng lần nhận, xuất hoặc kiểm tra vị trí thay vì ghi chung rằng đã rà soát.
Thay đổi được ủy quyền
Kết quả đối soát không cho phép thay đổi. Nếu còn chênh lệch, dùng rà soát chênh lệch và phê duyệt điều chỉnh. Jodoo có thể chuyển sửa đổi đã rà soát qua nhiệm vụ phê duyệt và giữ bản ghi trước–sau. Ví dụ cập nhật số dư riêng; hãy xác định cách thay đổi được phép tới sổ tồn kho và xử lý lỗi tích hợp.
Đối soát đúng cách
Những lần nhận và xuất nào thuộc phần đối soát?
Chỉ đưa vào các luân chuyển giữa ảnh chụp và lần đếm chưa được phản ánh trong số lượng ảnh chụp. Khớp SKU, vị trí, đơn vị và thời gian. Cộng lại một lần nhận đã ghi sổ sẽ tạo lỗi mới thay vì giải thích lỗi ban đầu.
Vì sao kết quả đếm và số dư sổ đều đúng nhưng vẫn khác nhau?
Chúng có thể nói về thời điểm hoặc vị trí khác nhau. Ví dụ, 24 thùng tại ảnh chụp trừ hai thùng đã xuất có chứng từ bằng 22 thùng lúc đếm. Hãy đối soát thời gian trước khi coi chênh lệch hai thùng là mất mát không rõ nguyên nhân.
Sổ Excel có ghi sổ điều chỉnh tồn kho không?
Không. Tệp tính tồn dự kiến và chênh lệch còn lại. Tham chiếu quyết định ghi việc rà soát nhưng không hạch toán tồn kho hoặc kế toán. Dùng quy trình điều chỉnh được ủy quyền để thực hiện sửa đổi.
Có thể cộng các đơn vị khác nhau thành một tổng không?
Đừng cộng thùng, chiếc và kilogram như thể có thể thay thế. Đối soát từng cặp mặt hàng–vị trí theo đơn vị đã xác lập. Ghi và kiểm tra mọi phép quy đổi trước khi gộp số lượng.
Tiếp tục với công việc tồn kho liên quan
Lưu phần giải thích cùng với nội dung điều chỉnh
Bắt đầu từ kết quả đối soát, sau đó xem Jodoo lưu quyết định và số dư mẫu chính xác sau điều chỉnh như thế nào.