Gửi yêu cầu
Người yêu cầu, danh mục, số tiền hoặc tác động, trường bắt buộc, tệp, phép tính và ngữ cảnh cần để định tuyến vụ việc.
Tình huống sử dụng
Phần mềm tự động hóa biểu mẫu cho định tuyến, phê duyệt và theo dõi
Biến mỗi biểu mẫu đã gửi thành công việc được giao với định tuyến điều kiện, phê duyệt, nhắc việc, luồng trả lại, hồ sơ theo dõi và báo cáo truy xuất chi tiết.
- Mọi biểu mẫu hợp lệ đều đến đúng người chịu trách nhiệm
- Công việc bị trả lại và quá hạn luôn hiển thị
- Dashboard mở được hồ sơ nguồn phía sau từng giai đoạn
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.
Dành cho chủ quy trình, đội vận hành, tài chính, nhân sự, mua sắm và quản trị viên CNTT.Dùng khi biểu mẫu đã gửi và công việc nó khởi tạo phải lưu người phụ trách, bằng chứng, ngoại lệ và hành động tiếp theo.Quản trị viên đã được đào tạo có thể cập nhật điều kiện, người phê duyệt, luồng trả lại, nhắc việc, quyền trường, chế độ xem làm việc và dashboard trong cùng ứng dụng.
Cách phần mềm tự động hóa biểu mẫu vận hành
Tự động hóa công việc sau khi gửi mà không tách biểu mẫu khỏi người phụ trách, quyết định, ngoại lệ và kết quả.
Phần mềm tự động hóa biểu mẫu phải làm nhiều hơn việc gửi email xác nhận. Nó phải xác thực phản hồi, chọn luồng chịu trách nhiệm, lưu từng quyết định, hiển thị công việc quá hạn hoặc bị trả lại và tạo hồ sơ có trách nhiệm tiếp theo khi quy trình tiếp tục.
Một yêu cầu có thể truy vết
Giữ mọi lần gửi, quyết định và theo dõi trong một hồ sơ có thể truy vết
Phản hồi phải mang theo người phụ trách, luồng xử lý, lý do trả lại, thời hạn, bằng chứng và kết quả cuối thay vì trở thành một dòng rời rạc trong bảng tính.
Quyết định định tuyến
Kết quả quy tắc, người phụ trách, người phê duyệt, hạn, thông báo, quyền và lý do chọn một nhánh.
Ngoại lệ
Bằng chứng thiếu, yêu cầu bị trả lại, từ chối, phân công lại, bước quá hạn, bàn giao thất bại và hành động tiếp theo.
Kết quả
Hồ sơ được duyệt, tác vụ hoặc bước theo dõi đã tạo, bằng chứng hoàn tất, lịch sử quyết định và trạng thái báo cáo.
Từ khi gửi đến khi xử lý xong
Định tuyến dữ liệu gửi hợp lệ, trả lại phần thiếu và khởi động hành động tiếp theo
Một luồng đáng tin cậy xác thực yêu cầu, chỉ rõ người phụ trách tiếp theo, lưu từng quyết định và tạo bước theo dõi hiển thị rõ khi quy trình tiếp tục.
- 1Xác thực hồ sơ đã gửiNgười yêu cầu, danh mục, số tiền hoặc tác động, trường bắt buộc, tệp, phép tính và ngữ cảnh cần để định tuyến vụ việc.
- 2Chọn người phụ trách và luồng xử lýKết quả quy tắc, người phụ trách, người phê duyệt, hạn, thông báo, quyền và lý do chọn một nhánh.
- 3Phê duyệt, trả lại hoặc chuyển cấpBằng chứng thiếu, yêu cầu bị trả lại, từ chối, phân công lại, bước quá hạn, bàn giao thất bại và hành động tiếp theo.
- 4Tạo công việc theo dõi và đo lường kết quảHồ sơ được duyệt, tác vụ hoặc bước theo dõi đã tạo, bằng chứng hoàn tất, lịch sử quyết định và trạng thái báo cáo.
Quyết định và ngoại lệ
Thiết kế luồng trả lại trước khi tự động hóa trường hợp thuận lợi
Kiểm thử dữ liệu gửi chưa đầy đủ, quyết định bị trả lại, người phụ trách quá hạn và lỗi ở bước sau. Tự động hóa chỉ hữu ích khi đội ngũ biết khâu nào dừng, vì sao và ai xử lý tiếp.
Điều chỉnh luồng xử lý khi chính sách và trách nhiệm thay đổi
Điều chỉnh luồng khi chính sách hoặc trách nhiệm thay đổi
Quản trị viên đã được đào tạo có thể cập nhật điều kiện, người phê duyệt, luồng trả lại, nhắc việc, quyền trường, chế độ xem làm việc và dashboard trong cùng ứng dụng.
Dùng Jodoo khi phản hồi biểu mẫu trở thành công việc có trách nhiệm rõ ràng
- Yêu cầu, phê duyệt, đăng ký, vụ việc, kiểm tra và tiếp nhận vận hành.
- Quy trình có người phụ trách, thời hạn, bằng chứng, luồng trả lại và hồ sơ theo dõi.
- Đội ngũ cần thay đổi quy tắc và chế độ xem khi quy trình phát triển.
Dùng tự động hóa chuyên dụng khi bộ máy tự động hóa chính là sản phẩm
Đánh giá sản phẩm điều phối, RPA, tích hợp hoặc quy trình theo quy định chuyên dụng khi xử lý sự kiện khối lượng lớn, robot máy tính, giao dịch hệ thống sâu, kiểm soát được xác thực hoặc tự động hóa theo ngành định hình yêu cầu.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
5 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
9 mẫu
Phần mềm quản lý biểu mẫu nghiệp vụ có kiểm soát
Quản trị biểu mẫu nghiệp vụ tái sử dụng, người phụ trách, quyền, hồ sơ đã gửi, thay đổi, chế độ xem làm việc và quyết định ngừng dùng giữa các đội.
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng5 mẫuTrình tạo biểu mẫu trực tuyến bảo mật cho dữ liệu nghiệp vụ có kiểm soát
Đánh giá quyền truy cập biểu mẫu, hiển thị trường, quyền theo vai trò, lịch sử phê duyệt, chế độ xem hồ sơ, xuất dữ liệu và quản trị cho tiếp nhận nghiệp vụ nhạy cảm.
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùngSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
4 mẫu
Phần mềm tạo biểu mẫu tốt nhất: so sánh 5 mô hình
So sánh năm lựa chọn trình tạo biểu mẫu về trải nghiệm người điền, quy trình, hồ sơ, quyền, dashboard, tích hợp, quản trị và thế mạnh chuyên biệt.
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Mẫu danh sách kiểm tra kiểm soát chất lượng4 mẫuGiải pháp thay thế Google Forms cho quy trình nghiệp vụ
So sánh Google Forms và Jodoo về biểu mẫu trực tuyến, phản hồi di động, quy trình, hàng đợi người phụ trách, hồ sơ liên kết, quyền, ngoại lệ và dashboard.
Biểu mẫu phản hồi khách hàng / Phần mềm biểu mẫu đăng ký sự kiện / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng4 mẫuGiải pháp thay thế Microsoft Forms cho công việc nghiệp vụ được kết nối
So sánh Microsoft Forms và Jodoo về khảo sát và tiếp nhận, phê duyệt, hàng đợi người phụ trách, hồ sơ đã gửi, quyền, ngoại lệ và dashboard.
Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu Cầu Hoàn Trả Chi PhíCâu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Phần mềm tự động hóa biểu mẫu là gì?
Phần mềm tự động hóa biểu mẫu phải làm nhiều hơn việc gửi email xác nhận. Nó phải xác thực phản hồi, chọn luồng chịu trách nhiệm, lưu từng quyết định, hiển thị công việc quá hạn hoặc bị trả lại và tạo hồ sơ có trách nhiệm tiếp theo khi quy trình tiếp tục.
Phần mềm tự động hóa biểu mẫu nên có những gì?
Ứng dụng phải kết nối lần gửi, quyết định định tuyến, ngoại lệ và kết quả từ xác thực hồ sơ đã gửi đến tạo theo dõi và đo kết quả. Đội ngũ phải thấy người phụ trách, bằng chứng, ngoại lệ và hành động tiếp theo ngay trên hồ sơ chịu trách nhiệm.
Có thể dùng Jodoo làm phần mềm tự động hóa biểu mẫu không?
Jodoo phù hợp với chủ quy trình, đội vận hành, tài chính, nhân sự, mua sắm và quản trị viên CNTT cần biểu mẫu, quy trình, chế độ xem vai trò, hồ sơ đã gửi và dashboard có thể cấu hình. Phù hợp cho yêu cầu, phê duyệt, đăng ký, vụ việc, kiểm tra và tiếp nhận vận hành.
Dùng tự động hóa chuyên dụng khi bộ máy tự động hóa chính là sản phẩm
Đánh giá sản phẩm điều phối, RPA, tích hợp hoặc quy trình theo quy định chuyên dụng khi xử lý sự kiện khối lượng lớn, robot máy tính, giao dịch hệ thống sâu, kiểm soát được xác thực hoặc tự động hóa theo ngành định hình yêu cầu.
Đội ngũ nên kiểm thử ứng dụng này như thế nào?
Chạy một trường hợp bình thường từ xác thực hồ sơ đã gửi đến tạo theo dõi và đo kết quả, rồi kiểm thử trường hợp thiếu, bị trả lại, quá hạn hoặc ngoại lệ quyền trên thiết bị thật đội ngũ sẽ dùng.
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Bước tiếp theo
Kiểm thử một biểu mẫu đã gửi và công việc được khởi tạo thực tế từ lúc nhập đến hành động có trách nhiệm
Mở ứng dụng biểu mẫu Jodoo và chạy từ “Xác thực hồ sơ đã gửi” đến “Tạo công việc theo dõi và đo lường kết quả”. Sau đó kiểm thử trường hợp thiếu, bị trả lại, quá hạn hoặc ngoại lệ quyền trước khi điều chỉnh trường, quy tắc, vai trò, quy trình, chế độ xem và dashboard.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.