คู่มือเช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนผู้ขายและเอกสารที่จำเป็น

คู่มือเช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนผู้ขายและเอกสารที่จำเป็น

วางโครงเอกสาร ผู้รับผิดชอบ ขั้นตอนการตรวจสอบ และฟิลด์การตั้งค่าที่เช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนผู้ขายควรเก็บก่อนเปิดใช้งานซัพพลายเออร์

การขึ้นทะเบียนผู้ขายมักสะดุดเมื่อเอกสารถูกส่งมาหลายที่และไม่มีใครรู้ว่าซัพพลายเออร์พร้อมสำหรับการตั้งค่าหรือยัง คู่มือนี้ช่วยให้ทีมกำหนดเช็กลิสต์ เอกสารที่จำเป็น ผู้รับผิดชอบการตรวจสอบ และฟิลด์สำหรับส่งต่องาน ก่อนเปิดใช้งานผู้ขายหรือส่งต่อไปยังเวิร์กโฟลว์การจัดซื้อและการชำระเงิน

ฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขายเริ่มจาก: ฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขาย
01

เริ่มจากการตัดสินใจที่เช็กลิสต์ของคุณต้องรองรับ

เช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนผู้ขายไม่ใช่แค่รายการเก็บไฟล์ แต่ควรช่วยให้ทีมตัดสินใจได้ว่าเรคคอร์ดซัพพลายเออร์ครบถ้วนพอสำหรับการตั้งค่า การประเมินคุณสมบัติ การจัดซื้อ หรือการอนุมัติการชำระเงินหรือไม่

  • ความต้องการทางธุรกิจหรือผู้ขอรายใดเป็นเหตุผลในการสร้างเรคคอร์ดซัพพลายเออร์นี้?
  • เอกสารใดบ้างที่ต้องมีก่อนเริ่มการตั้งค่า?
  • ใครเป็นผู้ตรวจสอบข้อมูลด้านกฎหมาย ภาษี การธนาคาร ประกันภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนด?
  • สถานะใดควรใช้บล็อกการจัดซื้อหรือการชำระเงินจนกว่าชุดเอกสารจะครบถ้วน?
02

เอกสารที่จำเป็นที่ควรมาตรฐานตั้งแต่ต้น

เอกสารที่ต้องใช้จริงอาจแตกต่างกันตามประเทศ ประเภทซัพพลายเออร์ และระดับความเสี่ยง แต่เวิร์กโฟลว์การขึ้นทะเบียนควรทำให้ไฟล์ที่จำเป็นมองเห็นได้ชัดและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

  • แบบฟอร์มภาษี รายละเอียดการจดทะเบียน ชื่อนิติบุคคล และที่อยู่ธุรกิจ
  • รายละเอียดการธนาคารหรือการรับชำระเงิน พร้อมสถานะการตรวจสอบและการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
  • ประกันภัย ใบรับรอง ใบอนุญาต หรือการรับทราบนโยบาย
  • ผู้ติดต่อสำหรับการสั่งซื้อ การเงิน ซัพพอร์ต สัญญา และช่องทางการส่งต่อกรณีเร่งด่วน
03

การกำหนดผู้รับผิดชอบการตรวจสอบช่วยไม่ให้งานขึ้นทะเบียนหยุดค้าง

ชุดเอกสารการขึ้นทะเบียนมักค้างอยู่เพราะทุกคนเห็นว่าข้อมูลยังขาด แต่ไม่มีใครเป็นเจ้าของงานถัดไป เพิ่มฟิลด์เจ้าของงาน วันครบกำหนด สถานะ และข้อยกเว้น เพื่อให้ทุกปัญหาเกี่ยวกับเอกสารมีเส้นทางดำเนินการที่ชัดเจน

  • แยกฟิลด์ผู้ขอ เจ้าของผู้ขาย ผู้ตรวจสอบฝ่ายการเงิน และผู้ตรวจสอบด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด
  • ติดตามข้อมูลที่ขาด เอกสารที่ถูกปฏิเสธ และบันทึกการติดตามงานกับซัพพลายเออร์
  • ใช้สถานะความพร้อมก่อนย้ายผู้ขายไปยังเวิร์กโฟลว์การตั้งค่าหรือการจัดซื้อ
  • แยกการอนุมัติการตั้งค่าออกจากการประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์ขั้นสุดท้ายเมื่อมีความเสี่ยงสูง
04

การขึ้นทะเบียนส่งต่องานไปยังการตั้งค่าและการประเมินอย่างไร

เช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนที่ชัดเจนช่วยให้เวิร์กโฟลว์ถัดไปมีข้อมูลที่ดีกว่า การตั้งค่าผู้ขายสามารถใช้เรคคอร์ดซัพพลายเออร์เดิม การประเมินสามารถใช้หลักฐานเดิม และการตรวจสอบสามารถย้อนดูชุดเอกสารต้นทางได้เมื่อมีปัญหา

  • ใช้การตั้งค่าผู้ขายเมื่อเรคคอร์ดซัพพลายเออร์ต้องมีฟิลด์ภาษี การธนาคาร และการเปิดใช้งาน
  • ใช้การประเมินซัพพลายเออร์เมื่อต้องมีคะแนนหรือคำแนะนำด้านคุณสมบัติ
  • ใช้การเปรียบเทียบผู้ขายเมื่อกำลังคัดเลือกซัพพลายเออร์หลายรายแบบเทียบกัน
  • ใช้การตรวจสอบซัพพลายเออร์เมื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติต้องมีการทบทวนเป็นระยะหรือการแก้ไขปรับปรุง

ฟิลด์เอกสารที่จำเป็นที่ควรรวมไว้

ใช้โครงสร้างเช็กลิสต์นี้เพื่อให้ชุดเอกสารผู้ขายตรวจสอบได้ ค้นหาได้ และพร้อมสำหรับการตั้งค่าหรือการประเมินคุณสมบัติในขั้นถัดไป

ข้อกำหนดเหตุผลที่สำคัญสิ่งที่ต้องเก็บผู้รับผิดชอบการตรวจสอบ
ผู้สนับสนุนทางธุรกิจยืนยันว่าทำไมจึงต้องมีผู้ขายรายนี้ และใครเป็นเจ้าของความสัมพันธ์นี้ผู้ขอ แผนก หมวดหมู่ เหตุผลทางธุรกิจ ยอดใช้จ่ายที่คาดการณ์ผู้ขอหรือเจ้าของผู้ขาย
ข้อมูลนิติบุคคลของซัพพลายเออร์ป้องกันเรคคอร์ดผู้ขายที่ซ้ำ ไม่ครบถ้วน หรือข้อมูลไม่ตรงกันชื่อตามกฎหมาย ที่อยู่ เลขทะเบียน รายละเอียดผู้ติดต่อทีมจัดการผู้ขาย
เอกสารภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดรองรับการตั้งค่า การรายงาน และการทบทวนนโยบายก่อนเปิดใช้งานแบบฟอร์มภาษี ใบรับรอง การรับทราบนโยบาย บันทึกความเสี่ยงการเงินหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด
รายละเอียดการธนาคารหรือการรับชำระเงินช่วยปกป้องการตั้งค่าการชำระเงิน และทำให้ผู้ตรวจสอบมีเรคคอร์ดการอนุมัติชื่อธนาคาร รายละเอียดบัญชี ผู้ติดต่อรับชำระเงิน สถานะการยืนยันการเงิน
ประกันภัยและใบรับรองแสดงให้เห็นว่าซัพพลายเออร์ตรงตามข้อกำหนดด้านการดำเนินงานหรือความเสี่ยงหรือไม่ไฟล์ประกันภัย ใบอนุญาต ใบรับรอง วันหมดอายุการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือฝ่ายปฏิบัติการ
ฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขายฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขายรวบรวมแบบฟอร์มภาษีของผู้ขาย รายละเอียดบัญชีธนาคาร ผู้ติดต่อ ใบรับรอง และสถานะการตรวจสอบ ก่อนตั้งค่าซัพพลายเออร์หรืออนุมัติการชำระเงินฟอร์มตั้งค่าผู้ขายฟอร์มตั้งค่าผู้ขายเทมเพลตฟอร์มตั้งค่าผู้ขายสำหรับรวบรวมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เงื่อนไขการชำระเงิน ไฟล์ W-9 รายชื่อติดต่อ และบันทึกการตรวจสอบของทีมการเงินฟอร์มข้อมูลผู้ขายฟอร์มข้อมูลผู้ขายรวบรวมข้อมูลผู้ขายด้านกฎหมาย ภาษี ธนาคาร ข้อมูลติดต่อ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดไว้ในฟอร์มข้อมูลผู้ขายเดียว ก่อนเริ่มการตั้งค่าหรือการตรวจสอบการชำระเงินคำขอเพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่คำขอเพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่ส่งคำขอเพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่พร้อมเหตุผลทางธุรกิจ หมวดหมู่ รายละเอียดการติดต่อ บริบทความเสี่ยง การตรวจทานของทีมจัดซื้อ และสถานะการตัดสินใจออนบอร์ดฟอร์มสมัครผู้ขายฟอร์มสมัครผู้ขายรวบรวมใบสมัครผู้ขายพร้อมโปรไฟล์บริษัท รายละเอียดภาษีและบัญชีธนาคาร ใบรับรอง ไฟล์ด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และสถานะการตรวจสอบฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์เปรียบเทียบผู้ขายด้วยตารางคะแนน เกณฑ์ หมายเหตุด้านความเสี่ยง หลักฐาน และฟิลด์ข้อเสนอแนะก่อนคัดเลือกหรืออนุมัติ

คำถามเกี่ยวกับเช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนผู้ขาย

เช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนผู้ขายเหมือนกับฟอร์มขึ้นทะเบียนผู้ขายหรือไม่?

ไม่เหมือนกัน เช็กลิสต์ใช้กำหนดว่าทีมต้องตรวจสอบข้อมูลและเอกสารใดบ้าง ส่วนฟอร์มคือรูปแบบเวิร์กโฟลว์ใน Jodoo ที่ใช้เก็บฟิลด์ ไฟล์ ผู้รับผิดชอบ และสถานะเหล่านั้น

เอกสารผู้ขายใดบ้างที่ควรกำหนดให้เป็นเอกสารบังคับ?

จุดเริ่มต้นที่พบบ่อย ได้แก่ ข้อมูลยืนยันตัวตนของซัพพลายเออร์ แบบฟอร์มภาษี รายละเอียดการธนาคารหรือการรับชำระเงิน ผู้ติดต่อ ประกันภัย ใบรับรอง และหลักฐานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยชุดเอกสารที่ต้องใช้ควรเปลี่ยนไปตามความเสี่ยงและหมวดหมู่ของซัพพลายเออร์

การขึ้นทะเบียนผู้ขายควรรวมการประเมินซัพพลายเออร์ด้วยหรือไม่?

สามารถรวมการตรวจสอบความพร้อมได้ แต่ซัพพลายเออร์ที่มีความเสี่ยงสูงมักควรมีแบบประเมินแยกต่างหาก เพื่อให้เกณฑ์ หลักฐาน และคำแนะนำชัดเจน

ใครควรเป็นเจ้าของการขึ้นทะเบียนผู้ขาย?

โดยทั่วไปทีมจัดซื้อหรือทีมจัดการผู้ขายมักเป็นเจ้าของเวิร์กโฟลว์ โดยมีฝ่ายการเงินและทีมการปฏิบัติตามข้อกำหนดช่วยตรวจสอบฟิลด์ด้านภาษี การชำระเงิน และความเสี่ยงก่อนเปิดใช้งาน

เปิดเทมเพลตการขึ้นทะเบียนผู้ขาย

ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับเอกสารที่จำเป็น คิวผู้ตรวจสอบ ฟิลด์การตั้งค่า และกฎการอนุมัติให้เข้ากับกระบวนการขึ้นทะเบียนผู้ขายของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้