Cẩm nang

Checklist tiếp nhận nhà cung cấp và hướng dẫn về tài liệu bắt buộc

Xác định các tài liệu, người phụ trách, bước rà soát và trường dữ liệu thiết lập mà checklist tiếp nhận nhà cung cấp cần có trước khi kích hoạt nhà cung cấp.

Việc tiếp nhận nhà cung cấp dễ bị gián đoạn khi tài liệu được gửi từ nhiều nơi khác nhau và không ai biết nhà cung cấp đã sẵn sàng để thiết lập hay chưa. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định checklist, tài liệu bắt buộc, người phụ trách rà soát và các trường dữ liệu bàn giao trước khi kích hoạt nhà cung cấp hoặc chuyển sang các quy trình mua hàng và thanh toán.

Rà soát checklistMở mẫu tiếp nhận nhà cung cấp

Bắt đầu từ: Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp

Bắt đầu từ quyết định mà checklist của bạn cần hỗ trợ

Checklist tiếp nhận nhà cung cấp không chỉ là danh sách thu thập tệp. Nó cần giúp đội ngũ quyết định liệu bản ghi nhà cung cấp đã đủ đầy để thiết lập, đánh giá đủ điều kiện, mua hàng hay phê duyệt thanh toán hay chưa.

Nhu cầu kinh doanh hoặc người yêu cầu nào là cơ sở để tạo bản ghi nhà cung cấp?
Những tài liệu nào là bắt buộc trước khi có thể bắt đầu thiết lập?
Ai sẽ rà soát thông tin pháp lý, thuế, ngân hàng, bảo hiểm và tuân thủ?
Trạng thái nào cần chặn mua hàng hoặc thanh toán cho đến khi bộ hồ sơ hoàn tất?

Chuẩn hóa sớm các tài liệu bắt buộc

Tài liệu cụ thể sẽ khác nhau theo quốc gia, loại nhà cung cấp và mức độ rủi ro, nhưng quy trình tiếp nhận cần giúp các tệp bắt buộc hiển thị rõ ràng và dễ kiểm toán về sau.

Biểu mẫu thuế, thông tin đăng ký, tên pháp nhân và địa chỉ doanh nghiệp.
Thông tin ngân hàng hoặc thông tin chuyển khoản kèm trạng thái rà soát và kiểm soát thay đổi.
Bảo hiểm, chứng nhận, giấy phép hoặc xác nhận đã đọc chính sách.
Đầu mối liên hệ cho đặt hàng, tài chính, hỗ trợ, hợp đồng và các tuyến xử lý leo thang.

Phân công người phụ trách rà soát giúp tiếp nhận không bị đình trệ

Bộ hồ sơ tiếp nhận thường bị chậm vì ai cũng nhìn thấy thông tin còn thiếu nhưng không ai phụ trách hành động tiếp theo. Hãy thêm các trường dữ liệu về người phụ trách, ngày đến hạn, trạng thái và ngoại lệ để mỗi vấn đề tài liệu đều có hướng xử lý rõ ràng.

Tách riêng các trường dữ liệu cho người yêu cầu, người phụ trách nhà cung cấp, người rà soát tài chính và người rà soát tuân thủ.
Theo dõi thông tin còn thiếu, tài liệu bị từ chối và ghi chú theo dõi tiếp với nhà cung cấp.
Dùng trạng thái sẵn sàng trước khi chuyển nhà cung cấp sang các quy trình thiết lập hoặc mua hàng.
Tách riêng phê duyệt thiết lập với đánh giá đủ điều kiện cuối cùng của nhà cung cấp khi mức độ rủi ro cao hơn.

Cách tiếp nhận bàn giao sang thiết lập và đánh giá

Một checklist tiếp nhận rõ ràng sẽ cung cấp dữ liệu tốt hơn cho các quy trình tiếp theo. Thiết lập nhà cung cấp có thể tái sử dụng bản ghi nhà cung cấp, đánh giá có thể tái sử dụng bằng chứng và kiểm toán có thể xem lại bộ hồ sơ gốc khi phát sinh vấn đề.

Dùng thiết lập nhà cung cấp khi bản ghi nhà cung cấp cần các trường dữ liệu về thuế, ngân hàng và kích hoạt.
Dùng đánh giá nhà cung cấp khi cần điểm số hoặc khuyến nghị về đủ điều kiện.
Dùng so sánh nhà cung cấp khi cần lựa chọn nhiều nhà cung cấp song song.
Dùng kiểm toán nhà cung cấp khi các nhà cung cấp đã được phê duyệt cần được rà soát định kỳ hoặc có hành động khắc phục.

Trường dữ liệu checklist

Các trường dữ liệu tài liệu bắt buộc cần có

Dùng cấu trúc checklist này để bộ hồ sơ nhà cung cấp dễ rà soát, dễ tìm kiếm và sẵn sàng cho bước thiết lập hoặc đánh giá đủ điều kiện tiếp theo.

Yêu cầuTại sao quan trọngCần ghi nhậnNgười phụ trách rà soát

Bộ phận bảo trợ kinh doanhXác nhận lý do cần nhà cung cấp và ai phụ trách mối quan hệ này.Người yêu cầu, phòng ban, danh mục, lý do kinh doanh, mức chi tiêu dự kiến.Người yêu cầu hoặc người phụ trách nhà cung cấp

Thông tin pháp lý của nhà cung cấpNgăn bản ghi nhà cung cấp bị trùng lặp, thiếu sót hoặc không khớp.Tên pháp lý, địa chỉ, số đăng ký, thông tin liên hệ.Quản lý nhà cung cấp

Tài liệu thuế và tuân thủHỗ trợ thiết lập, báo cáo và rà soát chính sách trước khi kích hoạt.Biểu mẫu thuế, chứng nhận, xác nhận đã đọc chính sách, ghi chú rủi ro.Tài chính hoặc tuân thủ

Thông tin ngân hàng hoặc chuyển khoảnBảo vệ bước thiết lập thanh toán và giúp người rà soát có bản ghi phê duyệt.Tên ngân hàng, chi tiết tài khoản, liên hệ nhận chuyển khoản, trạng thái xác minh.Tài chính

Bảo hiểm và chứng nhậnCho thấy nhà cung cấp có đáp ứng yêu cầu vận hành hoặc rủi ro hay không.Tệp bảo hiểm, giấy phép, chứng nhận, ngày hết hạn.Tuân thủ hoặc vận hành

Mẫu

Biến tài liệu tiếp nhận thành một quy trình được kiểm soát

Dùng checklist để xác định những gì cần thu thập, rồi kết nối bản ghi tiếp nhận với các mẫu thiết lập, đánh giá đủ điều kiện, so sánh và kiểm toán.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp

Bắt đầu từ đây khi bộ hồ sơ nhà cung cấp cần tập hợp thông tin nhà cung cấp, biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng, đầu mối liên hệ, chứng chỉ và trạng thái rà soát trong một bản ghi tiếp nhận duy nhất.

Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấpThu thập biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, giấy chứng nhận và trạng thái rà soát trước khi thiết lập nhà cung cấp hoặc phê duyệt thanh toán.

Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấpMẫu biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp để thu thập mã số thuế, điều khoản thanh toán, tệp W-9, thông tin liên hệ và ghi chú rà soát tài chính.

Biểu mẫu thông tin nhà cung cấpThu thập thông tin pháp lý, thuế, ngân hàng, liên hệ và tuân thủ của nhà cung cấp trong một biểu mẫu thông tin nhà cung cấp trước khi bắt đầu thiết lập hoặc rà soát thanh toán.

Yêu cầu nhà cung cấp mớiYêu cầu nhà cung cấp mới kèm nhu cầu kinh doanh, danh mục, thông tin liên hệ, bối cảnh rủi ro, đánh giá của bộ phận mua hàng và trạng thái quyết định tiếp nhận.

Biểu mẫu đăng ký nhà cung cấpThu thập hồ sơ đăng ký nhà cung cấp với thông tin doanh nghiệp, chi tiết thuế và ngân hàng, chứng nhận, tệp tuân thủ và trạng thái rà soát.

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấpSo sánh nhà cung cấp bằng bảng điểm, tiêu chí, ghi chú rủi ro, bằng chứng và trường đề xuất trước khi lựa chọn hoặc phê duyệt.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu nhà cung cấp liên quan

Mẫu quản lý nhà cung cấp Mẫu quy trình mua sắm

Quy trình liên kết

Xem toàn bộ quy trình tiếp nhận

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp & đánh giá đủ điều kiện nhà cung ứng

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về checklist tiếp nhận nhà cung cấp

Checklist tiếp nhận nhà cung cấp có giống biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp không?

Không. Checklist xác định những thông tin và tài liệu mà đội ngũ phải rà soát. Biểu mẫu là mô hình quy trình trong Jodoo dùng để thu thập các trường dữ liệu, tệp, người phụ trách và trạng thái đó.

Những tài liệu nào của nhà cung cấp nên được yêu cầu?

Các điểm khởi đầu phổ biến gồm thông tin nhận diện nhà cung cấp, biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng hoặc chuyển khoản, đầu mối liên hệ, bảo hiểm, chứng nhận và bằng chứng tuân thủ. Bộ tài liệu bắt buộc nên thay đổi theo mức độ rủi ro và danh mục nhà cung cấp.

Tiếp nhận nhà cung cấp có nên bao gồm đánh giá nhà cung cấp không?

Có thể bao gồm bước kiểm tra mức độ sẵn sàng, nhưng với nhà cung cấp rủi ro cao, thường nên có bảng điểm đánh giá riêng để tiêu chí, bằng chứng và khuyến nghị luôn rõ ràng.

Ai nên phụ trách tiếp nhận nhà cung cấp?

Bộ phận mua sắm hoặc quản lý nhà cung cấp thường phụ trách quy trình, trong khi bộ phận tài chính và tuân thủ sẽ rà soát các trường dữ liệu về thuế, thanh toán và rủi ro trước khi kích hoạt.

Bước tiếp theo

Mở mẫu tiếp nhận nhà cung cấp

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh tài liệu bắt buộc, hàng đợi người rà soát, trường dữ liệu thiết lập và quy tắc phê duyệt theo quy trình tiếp nhận nhà cung cấp của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá